Заявление на командировочные

Содержание

Служебная поездка

Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.

Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:

  • провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
  • поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
  • провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
  • транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.

Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.

За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.

В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.

Направление работника в командировку всегда предполагает какую-то цель. Факт невыполнения цели предполагает неисполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей и в некоторых случаях может стать причиной применения к работнику дисциплинарных мер.

Законодательная база

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса России командировкой является служебная поездка, в которую направляется сотрудник для выполнения своих обязательств. Перед сотрудником ставится конкретная цель и сроки выполнения.

Если человек имеет разъездной характер работы, то это не считается командировкой. Регламентируется вопрос по служебным поездкам Положением №749 от 13.10.08 года.

Заявление на командировку подается работником на имя руководства компании. Каждый человек должен несколько изменить условия поездки, например, изменить дату выезда или попросить выдать деньги подотчет.

Каждый такой процесс сопровождается особенностями и нюансами при оформлении. Поэтому нужно изначально ознакомиться со всем вопросами.

На изменение дат

Перенос поездки со стороны работодателя возможен как на конкретный срок, так и на неопределенный. И возможно это по нескольким причинам. Например, болезнь или семейные обстоятельства. Именно в этом случае все денежные средства, если выдача уже происходила, остаются у специалиста.

Обоснование переноса даты лучше написать в заявлении. Это не является обязательным, но носит желательный характер.

В документе указываются все причины, позволяющие отсрочить время поездки. На основании заявления переносятся сроки и решаются вопросы о возврате выданных денежных средств.

Процесс направления в командировку должен корректно оформляться по документам. Грамотное оформление позволяет избежать спорных вопросов и денежных конфликтов.

О выдаче денег подотчет

Любая организация позволяет человеку перед командировкой получить денежные средства под отчет. Для этого необходимо подать заявление установленного образца.

Документ необходим не только для подтверждения факта передачи денег, но и позволяет обязать гражданина предоставить отчетную документацию.

Официальный документ направляется на имя руководства, но обрабатывается заявка бухгалтерией.

В справке проставляется отметка об отсутствии долговых обязательств перед предыдущими поездками.

В бланке прописывается ссылка на приказ, который считается основанием для отправки гражданина в служебную командировку. И в тексте письма работник требует выдать денежные средства, но в то же время он обязуется предоставить все подтверждающие документы о тратах. Он также знакомится со всеми правилами оформления.

В бланке присутствуют отдельные отметки, которые предусматриваются для ответственных лиц.

Главное условие – погашение задолженности по ранее выданным средствам по предыдущим командировкам. Возможно получить средства как на банковскую карту, так и наличными.

На личном транспорте

Действующее законодательство позволяет выбрать самостоятельно вид транспорта для поездки.

Строгих рамок по выполнению ни в Трудовом кодексе, ни в Налоговом не прописывается. Только этот момент необходимо согласовывать с руководством работодателя.

Из транспорта может быть:

  • железнодорожный транспорт;
  • автобусы;
  • авиатранспорт;
  • служебный или личный автомобиль.

Как правило, руководство всегда выбирает самый выгодный вариант по финансам.

При передвижении на собственном транспорте могут учитываться расходы на бензин в виде командировочных расходов.

Для этого необходимо предоставить заявителю паспорт технического средства, который подтвердит владельца, а также написать заявление о поездке в командировку на собственном транспорте.

Нужен пример служебной записки о необходимости командировки? Смотрите тут.

За счет принимающей стороны

В соответствии с Трудовым кодексом России, все расходы работника должны быть возмещены. То есть это могут быть затраты по поездке до места назначения, проживание и питание, иные расходы. И возместить эти расходы вправе как отправляющая сторона, так и принимающая.

В любом случае, при отправлении работника обе стороны заключают соглашение, где прописывается сторона, возмещающая убытки.

Оплата производится только после предоставления всей документации, которая подтвердит расходы работника.

Заявление на командировку в 2018 году можно и отменить. Отмена возможна по нескольким причинам:

  • заболевание работника;
  • изменение общих обстоятельств;
  • отсутствие возможности поездки.

Особых нюансов при оформлении этого нет. Но если выдача денежных средств уже состоялась, то необходимо возвратить деньги. Если они не потрачены, то работник обязуется их возвратить в течение трех дней.

Но законодательство допускает и другие ситуации. Если деньги потрачены на билет, оплату недвижимости, то они относят их к коммерческим расходам или убыткам.

Как написать?

Командировка – дело сложное. Оформление занимает несколько часов. Ведь нужно учесть командировочные расходы. А если выдача денежных средств уже состоялась, а произошла отмена командировки, то и вовсе нужно списать это по бухбалансу.

Именно поэтому, нужно корректно заполнять заявление на отправление работника в служебную поездку.

Требования

Документация вправе быть в электроном виде, напечатана на компьютере.

Действующее законодательство не запрещает заявление написать от руки.
В обоих вариантах проставляется дата и подпись вручную заявителем.

Заявление имеет следующую форму:

  • в шапке прописывается, кто и кому направляет документ;
  • в тексте прописывается просьба;
  • в конце проставляется дата и подпись работника.

Графа «Кому» содержит должность, ФИО. «От кого» прописывается должность, ФИО сотрудника. В теле прописывается заявление и текст с просьбой выдачи денежных средств. Далее проставляется дата и подпись с расшифровкой.

Как происходит начисление суточных в командировке? Информация здесь.

Как написать приказ о продлении командировки? Подробности в этой статье.

Для минимизации шансов некорректного заполнения, лучше заполнить заявление по образцу.

Образец заявления на командировку здесь.

Как написать заявление на командировку?

Само заявление на командировку необходимо написать, если руководитель хочет получить от сотрудника письменное согласие. В общем порядке получать согласие нет необходимости. Однако в законе установлен ряд лиц, в отношении которых получение согласия является обязательным.

К таким категориям относятся:

  • Сотрудники с детьми-инвалидами на иждивении в возрасте до 3-х лет;
  • Сотрудники с родителями (либо иными родственниками) на иждивении;
  • Отцы-одиночки и матери-одиночки, детям которых еще нет пяти лет.

Отдельно существует перечень категорий, которых нельзя в принципе отправлять в служебные поездки. Если же лицо все-таки входит в вышеуказанный список, то от него следует получить заявление, которое нужно написать в свободной форме. Главное – получить письменное подтверждение с фактом его отправления в служебную поездку.

Бланк заявления на командировку

Любая форма заявления на командировку является свободной. Унифицированная форма существует лишь для приказа по служебной поездке. Все документы-обращения от работников в этом отношении принимаются в виде, который предлагается кадровыми сотрудниками.

В кадровой службе должны представить образец. Иногда используются специальные фирменные бланки, где уже указано наименование предприятия, а в шапке – адресат (т.е. директор). В тексте необходимо привести информацию по конкретному факту: о выдаче денег, о согласии отправиться в служебную поездку, о возврате ранее срока по непредвиденным обстоятельствам и т.д. Кстати, о том, как оформляется служебное задание на командировку в 2018 году (образец прилагается), написано тут.

Заявление на командировку — образец

Наиболее важным является заявление на возмещение расходов по командировке. Оно подается заранее и в нем сотрудник просит о выдаче денег под отчет.

Еще одним видом документа является выражение согласия работника с тем, что его направляют в служебную поездку. Его следует написать в ответ на уведомление от работодателя о планировании оформления данной процедуры. Кроме выраженного согласия, в него записывается, что нет никаких противопоказаний медицинского характера. Также работник упоминает, что знает о праве отказа по 259 статье ТК РФ.

На любом предприятии перед отправлением сотрудника в поездку от него требуют написать заявление о выдаче денег под отчет на командировку. Оно нужно не столько для выдачи денежных средств, а столько для того, чтобы получить письменное подтверждение последующего предоставления всех отчетных документов.

Официально направляется оно руководителю предприятия, но рассматривается обращение, прежде всего, бухгалтерскими службами. Как правило, в таких документах есть место для отметки о том, что за человеком не числятся долги по предыдущим служебным поездкам.

Образец заявления на выдачу денег на командировку

В данном бланке есть ссылка на приказ, который является основанием для отправления работника в служебную поездку. В обращении сотрудник просит выдать средства под отчет. В нем же он указывает, что обязуется все отчетные документы предоставить в течение того количества дней, о которым они предварительно договорятся с работодателем. В тексте есть отметка об ознакомлении со всеми правилами.

Отдельные отметки предусмотрены для ответственного лица, которое будет заниматься вопросом возмещения денежных средств. Так как служебные поездки не являются единичным явлением, то важно знать, что направляющийся работник погасил ранее имеющуюся задолженность (если она была). Если работник рассчитывает получить денежные средства не наличными, а на карту, то он не просто упоминает этот факт, но еще и приводит реквизиты своего счета.

> Делопроизводство

Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.

Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.

Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.

Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен приказ на командировку, выдано командировочное удостоверение и служебное задание.

В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.

В каких случаях требуется?

В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.

Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.

Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.

Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.

Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.

По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.

При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.

В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.

Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:

  • сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
  • сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
  • сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.

Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:

  • сотрудники до 18 лет;
  • женщины беременные;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.

С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.

Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.

Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.

К заявлениям на командировку условно относят все заявления, которые были составлены в ее период: возврат раньше срока, возврат из заработной платы не потраченных средств и т.д.

Какие права имеет работник при увольнении? Читайте тут.

Как составить заявление на командировку?

Требования к документу

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. В первом варианте дата и подпись должна быть проставлена вручную заявителем.

Форма и текст

Форма состоит из шапки, текста и заключения:

  • В шапке указывается на кого и от кого составлено заявление.
  • В тексте прописывается сам текст.
  • В заключении ставится дата составления и подпись сотрудника.

Как заполняется заявление:

  • В строке «кому» указывается должность (руководитель, генеральный директор), фамилия инициалы и название организации.
  • В строке «от кого» указывается должность и фамилия, инициалы сотрудника.
  • В теле заявления указывается название «Заявление на командировку» и далее идет текст. Пример заявления приведен далее.
  • После текста заявления ставится дата и подпись сотрудника, отправляемого в командировку. В скобках указывается фамилия, инициалы.

В командировочном удостоверении ставится дата убытия сотрудника на транспорте. Заявление на командировку пишется за несколько дней до поездки.

Приказ оформляется только после принятия и регистрации заявления.

Пример (образец) документа:

Примерный текст заявления

Как написать заявление на командировочные расходы?

Заявление составляется для получения денежных средств на командировочные расходы.

Составляется сотрудником, отправляющимся в командировку.

После написания обязательно должна стоять резолюция руководителя или иного уполномоченного на это лица. Без подписи директора, бухгалтерия не сможет выдать денежные средства на командировку.

Как оформить отмену командировки? Узнайте тут.

Как оформляются командировки на госслужбе? Информация — здесь.

По форме документ состоит из 3х частей: шапка, текст, подпись:

  • Шапка – располагается в правом верхнем углу. В ней указывается на кого составляется заявление. Должность (руководитель, начальник отдела, директор) и название организации. Следующей строкой указывается от кого (должность и фамилия).
  • Текст – название и изложение просьбы. В тексте указывается просьба выдать денежные средства авансом на расходы по командировке. Обязательно указать количество дней нахождения вне рабочего места и на какие цели необходимы деньги.
  • Заключение – дата, подпись, фамилия сотрудника. При распечатывании заявления с компьютера дата и подпись ставятся вручную.

Заявка на командировку составляется за несколько дней до командировки.

При составлении в день поездки сотрудник не успеет получить авансовые средства.

Пример (образец):

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку из определенной категории лиц необходимо получить от него заявление. В нем он указывает, что согласен отправиться в поездку и ознакомлен с возможностью отказа.

При одобрении заявления на командировочные расходы руководителем бухгалтерия перечисляет запрошенную сумму. После прибытия из командировки необходимо документально отчитаться о совершенных расходах.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Заявление на командировку — образец заявления

Деловая командировка явление не редкое – каждый хоть раз ездил по делам фирмы в другой город или страну. За сотрудником на это время оставляется место работы и средний заработок. Целью командирования может быть обмен опытом, необходимость выполнения работ в другой местности, участие в конференциях и выставках (наука, техника, торговля), судебных спорах и иные рабочие моменты. Соответственно, немаловажными являются вопросы правильного оформления сопутствующей документации. Порядок и характерные черты направления сотрудников в должностную командировку регламентируют ТК и постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, которым утверждено соответствующее Положение.

Написание заявления на командировку не нужно, достаточно приказа, где изложены:

  • ФИО и должность направляемого работника;
  • период и цель поездки (участие в конференции, работе ревизионной комиссии, в судебном заседании и т. д.).

Направлению в командировку может предшествовать служебная записка. Временные рамки законом практически не ограничены – от одного дня до одного года. В некоторых случаях возможно составление и выдача командировочного удостоверения.

На федеральном уровне, государство гарантирует защиту прав и законных интересов отдельных работников, устанавливая в ТК РФ перечень субъектов, которые могут быть отправлены в должностную поездку только с их согласия. Это согласие оформляется путем написания соответствующего заявления. К таким сотрудникам можно отнести следующих лиц которые:

  • содержат детей-инвалидов или детей до 3-х лет;
  • содержат отца с матерью или других родственников;
  • самостоятельно растят детей, которым нет 5 лет.

Написанное заявление передается сотруднику кадрового отдела, как правило, за день или два до даты отъезда. Форма заявления на командировку произвольная, на государственном уровне типового образца нет. Соответственно, каждая организация вправе самостоятельно разработать форму анализируемого документа.

Акт составляется в печатном виде или в письменном, но подпись обязательно ставится вручную.

Его обязательные элементы:

  • данные о лицах, на кого и от кого оно написано (вверху справа). Например: «Генеральному директору ООО «Агромаш» Иванова И.И. от начальника отдела сбыта Петрова П.П.»;
  • текст документа, где сотрудник указывает на свое согласие и ознакомление с правом на отказ согласно ст. 259, 264 ТК;
  • дата написания и подпись сотрудника.

Как оформить отмену командировки?

Отмена поездки возможна по многим причинам:

  • болезнь сотрудника;
  • изменение обстоятельств;
  • отсутствие необходимости ехать.

Никаких особенных действий со стороны нанимателя не требуется.

Единственный момент – возврат денег, если их выдача уже состоялась. Если деньги не потрачены, то сотрудник должен вернуть их в течение 3-х дней. Но возможно и иные ситуации. Например, за эти деньги были куплены билеты, внесена оплата за жилье, приобретены материалы или оборудование и так далее. В этом случае в зависимости от статьи расходов они могут быть отнесены к коммерческим расходам либо к убытку компании.

Особенности написания заявления на перенос командировки

Перенос поездки возможен как на определенный, так и неопределенный срок по ряду причин (непреодолимые обстоятельства, изменение ситуации на рынке, болезнь, семейные обстоятельства). В этом случае деньги (если их выдача уже произошла) оставляются у работника.

Написание обоснования переноса поездки не обязательно, но желательно. В нем следует указать те причины, которые делают невозможной поездку в настоящее время, а также возможные сроки, на которые она может быть перенесена. Именно с учетом этих сроков будет составлен приказ о переносе и решен вопрос о возврате выданных средств.

Таким образом, процесс направления лица на работу вне места его постоянного жительства должен быть надлежащим образом оформлен кадровым отделом. Грамотное написание всех требуемых документов позволить избежать спорных моментов и обеспечить своевременную выдачу денег на командировочные траты.

Образец заявления сотрудника на командирование

Образец заявления сотрудника на командирование

Прошу командировать меня, (ФИО), (должность – доцента, профессора) (подразделение РГГУ – кафедры, УНЦ), в (название учреждения, город/города, страна назначения) с ____ по ____ 2011 г. (дата командировки) для (цель командировки) в рамках работы по научно-исследовательской теме «______» (название плановой темы НИР, по которой осуществляется работа) с целью подготовки (наименование конкретного результата поездки – статьи, главы в монографии и др.), предназначенной для использования в (названия конкретных курсов и дисциплин, уже преподаваемых командируемым в соответствии с плановой учебной нагрузкой или подготавливаемых им в соответствии с перспективным планом развития университета/кафедры/УНЦ) с оплатой командировочных расходов за счет средств Программы поддержки научно-образовательных проектов и программ.

Учебных занятий в указанный период нет.

Финансовый и научный отчеты обязуюсь предоставить в течение трех рабочих дней после окончания командировки.

(Должность и ученая степень

командируемого) (Инициалы, фамилия)

Зав. кафедрой/директор УНЦ (Инициалы, фамилия)

Контактная информация командируемого (мобильный телефон, e-mail)

Образец служебной записки на командирование сотрудника

Прошу командировать (ФИО, должность – доцента, профессора) (подразделение РГГУ – кафедры, УНЦ), в (название учреждения, город/города, страна назначения) с ____ по ____ 2011 г. (дата командировки) для (цель командировки) в рамках работы по научно-исследовательской теме «_____» (название плановой темы НИР, по которой осуществляется работа) с целью подготовки (наименование конкретного результата поездки – статьи, главы в монографии и др.), предназначенной для использования в (названия конкретных курсов и дисциплин, уже преподаваемых командируемым в соответствии с плановой учебной нагрузкой или подготавливаемых им в соответствии с перспективным планом развития университета/кафедры/УНЦ) с оплатой командировочных расходов за счет средств Программы поддержки научно-образовательных проектов и программ.

Выделенные средства будут распределены следующим образом (все суммы указываются в рублях):

Учебных занятий в указанный период нет.

(Должность и ученая степень командируемого) (Инициалы, фамилия)

Первый проректор – проректор по учебной работе

Начальник Управления кадров

Главный бухгалтер – начальник УБУЭиФ

Начальник планово-экономического отдела УБУЭиФ

Начальник Учебного управления (для ППС)

Декан факультета (Директор института) (Инициалы, фамилия)

Копии заявления на командирование и служебной записки

представлены в Управление по координации

вузовских проектов и программ Отметка УКВПП

Необходимость

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

  • На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
  • У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

  • Приказ руководства — основание для поездки;
  • Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

  • Цели;
  • Сроки отбытия/прибытии;
  • Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

  • Расходы на отели или аренду жилья;
  • Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

Заграничная

Составление записки обязательно.

При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

admin