В табеле прогул

Содержание

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи таблицы.

Коды для табеля учета рабочего времени (2020 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Код

буквенный

цифровой

Продолжительность работы в дневное время

Я

Продолжительность работы в ночное время

Н

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

РВ

Продолжительность сверхурочной работы

С

Продолжительность работы вахтовым методом

ВМ

Служебная командировка

К

Повышение квалификации с отрывом от работы

ПК

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

ПМ

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

У

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

УВ

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

УД

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Р

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

ОЖ

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

ДО

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

ОЗ

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

ДБ

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству

Б

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Т

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

ЛЧ

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

ПВ

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Г

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

ПР

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

НС

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

ОВ

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

НВ

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

ЗБ

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

Время простоя по вине работодателя

РП

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

НП

Время простоя по вине работника

ВП

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием), в соответствии с законодательством

НО

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

НБ

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

НЗ

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе за выходные и праздничные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?

Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени, пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.

Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Форма № 52н (ф. 0504421)

Скачать

Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы — пятидневка?

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствие по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

Как отмечать в табеле выходной с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу?

По сути эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например, НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если работники в этот период работают, им ставится код Я или его цифровой аналог 01.

С 12.05.2020 года отменили режим нерабочих оплачиваемых дней, но в регионах по-прежнему в некоторых отраслях работать нельзя, как отмечать этот период?

Согласно пункту 3 Указа президента от 11.05.2020 № 316, в случае принятия главами регионов решения о продлении режима приостановки деятельности отдельных предприятий, за работниками таких предприятий сохраняется заработная плата. По сути речь идет о тех же нерабочих оплачиваемых днях, только в данном случае на региональном уровне. Отмечать данный период в табеле придется либо кодом НОД в случае приостановки деятельности, либо Я — если выполняются работы.

В случае принятия решения об объявлении простоя на данный период по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Оплата этого времени ложится на плечи работодателя в размере 2/3 от ставки или оклада работника.

Е. И. Пересыпкина

Журнал «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение» № 9/2016

Что такое вынужденный прогул? По каким правилам рассчитывается средний заработок за время вынужденного прогула? Надо ли удерживать с данных выплат НДФЛ и начислять на них страховые взносы? Как отразить зарплату за время вынужденного прогула в бухгалтерском учете?

Что такое вынужденный прогул?

Вынужденный прогул – это время, в течение которого работник по вине работодателя не мог выполнять свои трудовые обязанности. Такая ситуация может возникнуть в следующих случаях:

  • если работник был уволен незаконно;
  • если организация своевременно не выдала уволенному работнику трудовую книжку.

К сведению

Если работодатель не выдал работнику трудовую книжку в день увольнения и это помешало ему устроиться на новую работу, время с момента увольнения до дня фактической выдачи трудовой книжки считается вынужденным прогулом.

Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться, возникает в соответствии со ст. 234 ТК РФ.

Обратите внимание

В случае признания увольнения работника незаконным орган, рассматривающий индивидуальный трудовой спор, принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула (ст. 394 ТК РФ).

В соответствии со ст. 395 ТК РФ денежные требования работника, которые были признаны обоснованными органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор, удовлетворяются в полном размере.

Действия работодателя после признания увольнения работника незаконным.

Статьей 396 ТК РФ установлено требование о немедленном исполнении решения суда о восстановлении на работе незаконно уволенного работника.
На основании судебного решения работодатель должен:

  • издать приказ о восстановлении сотрудника на работе с обязательной отменой приказа об увольнении;
  • внести в трудовую книжку запись о признании недействительной предыдущей записи об увольнении;
  • издать приказ, в котором указывается, за какой период и какие выплаты нужно произвести (для бухгалтерии он будет являться основанием для начисления и выплаты компенсации за время вынужденного прогула);
  • выплатить средний заработок за время вынужденного прогула: предварительно рассчитанную для суда сумму, не оспариваемую компанией, если она указана в решении, или сумму, рассчитанную после издания приказа;
  • выплатить денежную компенсацию морального вреда, если она присуждена судом;
  • учесть в трудовом стаже работника время вынужденного прогула (ст. 121 ТК РФ).

Важно помнить, что требование о восстановлении на работе считается исполненным с момента, когда осуществлены два действия: вернувшийся сотрудник приступил к исполнению прежних трудовых обязанностей и приказ о его увольнении отменен (определения КС РФ от 15.07.2008 № 421-О-О, от 15.11.2007 № 795-О-О).

Обратите внимание

Обязанность работодателя выплатить заработную плату за время вынужденного прогула наступает одновременно с отменой им приказа об увольнении и восстановлением работника в прежней должности, являясь неотъемлемой частью процесса восстановления на работе (Определение ВС РФ от 23.04.2010 № 5-В09-159).

Следует отметить, что согласно ч. 4 ст. 394 ТК РФ в случае признания увольнения незаконным суд по заявлению работника может принять решение об изменении формулировки основания для увольнения на увольнение по собственному желанию. В силу ч. 7 той же статьи, если в случаях, предусмотренных данной статьей, после признания увольнения незаконным суд выносит решение не о восстановлении работника, а об изменении формулировки основания для увольнения, дата увольнения должна быть изменена на дату вынесения судом решения. В случае, когда к моменту вынесения указанного решения работник после оспариваемого увольнения вступил в трудовые отношения с другим работодателем, дата увольнения должна быть изменена на дату, предшествующую дню начала работы у этого работодателя.
Если работодатель собирается оспаривать решение суда, подготовку соответствующих документов и непосредственно обращение в суд следует осуществить после восстановления работника на работе.

По каким правилам рассчитывается средний заработок за время вынужденного прогула?

Положениями ст. 234 ТК РФ предусмотрено, что при признании судом или комиссией по трудовым спорам увольнения работника незаконным ему должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.
Согласно правовой позиции, изложенной в п. 62 Постановления Пленума ВС РФ № 2, средний заработок для оплаты времени вынужденного прогула определяется в порядке, предусмотренном ст. 139 ТК РФ. Поскольку Трудовым кодексом установлен единый порядок исчисления средней заработной платы для всех случаев определения ее размера, по таким же правилам следует определять средний заработок при взыскании денежных сумм:

  • за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи уволенному работнику трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ);
  • при вынужденном прогуле в связи с неправильной формулировкой причины увольнения (ч. 8 ст. 394 ТК РФ).

Особенности порядка исчисления средней заработной платы, установленного ст. 139 ТК РФ, определяются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Такой порядок определен в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее – Положение). Согласно данному постановлению средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п. 15 Положения, на количество фактически отработанных в этот период дней (п. 9 Положения).
На практике судебные разбирательства по вопросам восстановления на работе и взыскания заработной платы за вынужденный прогул могут затянуться, а за это время в организации чаще всего происходит увеличение заработной платы.
В связи с этим в п. 17 Положения предусмотрен особый порядок расчета. Средний заработок, определенный для оплаты времени вынужденного прогула, увеличивается на специальный коэффициент.
Итак, если за время вынужденного прогула в организации (филиале, структурном подразделении) повышались тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, коэффициент определяется по следующей формуле:

При этом в отношении выплат, установленных в фиксированном размере и в абсолютном размере, действуют правила п. 16 Положения: при повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются.

Обратите внимание

При взыскании среднего заработка в пользу работника, восстановленного на прежней работе, выплаченное ему выходное пособие подлежит зачету (Постановление Пленума ВС РФ № 2, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 01.04.2015 № 33-4234/2015).

Выплаты за вынужденный прогул и «зарплатные» налоги.

Налог на доходы физических лиц.

По общему правилу, установленному в п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
Согласно официальной позиции Минфина сумма среднего заработка, причитающаяся работнику за время вынужденного прогула, подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, приведен в ст. 217 НК РФ, а доход в виде среднего заработка за время вынужденного прогула в указанном перечне не поименован (письма Минфина РФ от 24.07.2014 № 03 04 05/36473, от 13.04.2012 № 03 04 05/3 502, ФНС РФ от 04.04.2006 № 04 1 04/190). Поддерживают контролеров и арбитры (постановления ФАС МО от 26.04.2007, 04.05.2007 № КА-А40/3164 07 по делу № А40-70555/06 4 304, ФАС СЗО от 06.07.2006 № А56-53997/2005).
Есть и другая точка зрения. Дело в том, что в ст. 394 ТК РФ выплата за время вынужденного прогула, производимая работнику в виде среднего заработка, определена как компенсация. Учитывая данную норму, УМНС по г. Москве в Письме от 27.02.2004 № 28-11/12809 заключило, что компенсация в виде выплаты работнику среднего заработка за время вынужденного прогула относится к компенсациям, установленным законодательством РФ, и подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ. К такому же выводу пришел ФАС МО в Постановлении от 08.12.2008 № КА-А40/11341 08 по делу № А40-6313/08 33 28.
Однако на практике лучше руководствоваться более поздними разъяснениями чиновников.
Иначе обстоит дело в ситуации, когда вместе с выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула работнику производится компенсация морального вреда, присужденная судом. Выплаченная по решению суда сумма возмещения морального вреда, причиненного физическому лицу, является компенсационной выплатой, предусмотренной п. 3 ст. 217 НК РФ, и, следовательно, не подлежит налогообложению (Письмо УФНС по г. Москве от 17.03.2011 № 20-14/3/024651@).

К сведению

Если возмещение морального вреда осуществляется не на основании судебного решения, данные выплаты не признаются компенсационными выплатами, подпадающими под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, и облагаются НДФЛ в установленном порядке.

В каком порядке удерживается НДФЛ при выплате среднего заработка за время вынужденного прогула? Согласно абз. 1 п. 4 ст. 226 НК РФ удержание суммы НДФЛ производится налоговым агентом непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.На практике нередко встречаются ситуации, когда в исполнительном листе сумма выплаты по решению суда определена без учета подлежащего удержанию НДФЛ. В силу п. 2 ст. 13 ГПК РФ решение суда, предусматривающее обязанность организации выплатить физическому лицу определенную денежную сумму, подлежит обязательному исполнению. При этом организация должна выплатить ту сумму, которая указана в исполнительном листе, без удержания НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 07.10.2009 № 20-14/3/104564@).Минфин в Письме от 07.04.2014 № 03 04 06/15507 заметил: организация-должник имеет возможность обратить внимание суда на необходимость учета требований налогового законодательства при определении подлежащих уплате сумм. Если при вынесении решения суд не разделяет суммы, подлежащие уплате физическому лицу и удержанию с него, налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ с выплат, производимых налогоплательщику по решению суда. Вместе с тем налоговый агент должен удержать налог при осуществлении налогоплательщику иных выплат. В случае отсутствия таких выплат до окончания налогового периода налоговый агент в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ обязан сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и его сумме (Письмо Минфина РФ от 02.11.2015 № 03 04 05/62860).
Как применяются налоговые вычеты при исчислении НДФЛ с суммы среднего заработка, выплачиваемого работнику по решению суда в связи с признанием его увольнения незаконным? Данные выплаты не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей. Минфин в Письме от 28.06.2013 № 03 04 05/24633 разъяснил, что при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе его перечисления на счета налогоплательщика в банках (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это означает, что вычеты могут быть предоставлены только с 1 января того налогового периода, в котором производится оплата вынужденного прогула.

Страховые взносы.

В Письме № 02 07 05/35315 Минфин отметил, что выплата, осуществляемая работнику в размере среднего заработка за время вынужденного прогула, подлежит обложению страховыми взносами, поскольку не включена в перечень выплат, освобождаемых от обложения ими (ст. 9 Федерального закона № 212 ФЗ). При этом объект обложения страховыми взносами возникнет в момент начисления зарплаты независимо от даты ее фактического получения работником и периода, за который она начислена (ст. 11, 15 Федерального закона № 212 ФЗ).
Когда следует начислить страховые взносы? Исчисление страховых взносов с суммы причитающихся работнику выплат осуществляется одновременно с начислением компенсации в размере среднего заработка за время вынужденного прогула на дату восстановления работника в должности по решению суда при отмене приказа об увольнении.
Кстати, в вопросе начисления страховых взносов арбитры также солидарны с контролерами (Постановление ФАС ЗСО от 20.12.2013 № А45-20740/2012).

К сведению

Так как положения ст. 9 Федерального закона № 212 ФЗ в отношении компенсационных выплат при увольнении аналогичны ст. 422 «Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами» НК РФ, после того как вышеназванный закон перестанет действовать и вступит в силу гл. 34 НК РФ, позиция Минфина по вопросу начисления страховых взносов не должна измениться.

Отражение выплат за вынужденный прогул в бухгалтерском учете.

По мнению финансового ведомства, высказанному в Письме от 17.06.2016 № 02 07 05/35315, начисление обязательств перед работником должно быть произведено одновременно с отменой приказа об увольнении и восстановлением работника в прежней должности с отражением в бухгалтерском учете в момент совершения (непосредственно после окончания). Это следует из правила о том, что требование суда о восстановлении на работе незаконно уволенного сотрудника должно быть исполнено немедленно (ст. 396 ТК РФ). Что касается отражения фактов хозяйственной жизни в бухучете, оно должно быть произведено при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Сумма среднего заработка за время вынужденного прогула, выплачиваемая работнику, а также начисленные на нее страховые взносы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3, 4 п. 8 ПБУ 10/99).

К сведению

При выплате среднего заработка за время вынужденного прогула организация признает данные расходы в месяце вступления в силу решения суда (п. 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по отражению выплат в связи с восстановлением сотрудника на работе производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Пример.

Работник организации, уволенный в феврале, обратился в суд с иском о признании его увольнения незаконным. Суд удовлетворил требования истца и обязал организацию восстановить в должности незаконно уволенного работника и выплатить ему сумму среднего заработка за время вынужденного прогула в размере 110 000 руб. На основании полученного исполнительного листа организация в сентябре восстановила работника в должности и выплатила ему из кассы присужденную судом сумму.
На дату начисления среднего заработка за время вынужденного прогула:

  • у работника нет права на получение стандартных вычетов по НДФЛ;
  • сумма выплат, произведенных организацией в пользу работника, исчисленная с начала текущего года нарастающим итогом, не превышает предельную величину, установленную для начисления страховых взносов.

Как отразить в учете оплату вынужденного прогула незаконно уволенному работнику, восстановленному на работе по решению суда?
В связи с выплатой работнику среднего заработка за время вынужденного прогула бухгалтер должен сделать следующие записи:

В декабре 2016 года по инициативе работодателя был уволен сотрудник.
Решением суда в октябре 2017 года увольнение работника признано незаконным, также решением суда были изменены дата увольнения и основание увольнения (по инициативе работника). Датой его увольнения следует считать август 2017 года. В выплате каких-либо компенсаций, в том числе за время вынужденного прогула, работнику решением суда было отказано.
Необходимо ли в данном случае корректировать табели учета рабочего времени в отношении этого работника за период с даты увольнения, признанного незаконным, до даты увольнения, обозначенной в решении суда?

28 ноября 2017

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель ведет учет времени, фактически отработанного каждым работником. В государственных органах власти используется форма 0504421 табеля учета использования рабочего времени, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (п. 1 данного Приказа).
В соответствии с Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов , утвержденных тем же Приказом (далее — Методические указания), форма 0504421 применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, в том числе для отражения количества дней (часов) неявок (явок). Заполненный табель подписывается лицом, на которое возложено его ведение, и он вместе с другими документами, подписанными ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдается в бухгалтерию для проведения расчетов. При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление табеля факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и других документов), лицо, ответственное за составление табеля, обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий табель, составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения.
Отметим, что, как следует из части первой ст. 121, части второй и части третьей ст. 394 ТК РФ, период с даты незаконного увольнения работника до даты, в которую он решением суда признается уволенным по другому основанию, является периодом вынужденного прогула. Следовательно, на основании решения суда, признавшего незаконным увольнение работника в определенную дату и предписавшего считать его уволенным с другой даты по другому основанию, а также на основании приказов работодателя, отменяющих предыдущий приказ об увольнении и оформляющих увольнение с иной даты по иному основанию, работодатель обязан произвести корректировку табеля учета рабочего времени.
Тот факт, что Методическими указаниями не предусмотрены цифровые или буквенные коды для обозначения в табеле учета рабочего времени формы 0504421 времени вынужденного прогула, сам по себе не препятствует отражению указанного периода в таком табеле. Ведь Методические указания предусматривают для работодателя возможность самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики. Поэтому работодатель, внеся соответствующие изменения в документацию об учетной политике, вправе отразить период вынужденного прогула в табеле установленными им буквенными или цифровыми кодами, использовав для этого, например, буквенный код «ПВ» или цифровой «22», предусмотренные для обозначения времени вынужденного прогула формой табеля учета рабочего времени N Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

ОД

дополнительный оплачиваемый

ДО

административный (без сохранения ЗП)

У

учебный с сохранением ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребенком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

работа в дневное время

Н

в ночное время

РВ

работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином

С

сверхурочная

ВМ

вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К

служебная командировка

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Т

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

В

выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

забастовка

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

ВАЖНО! Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2020), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Что считается прогулом

Согласно ТК РФ прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте согласно рабочему графику без уважительных причин. Он признается грубым нарушением работником трудовой дисциплины и условий трудового договора с работодателем, а также несоблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

На нашем сайте вы можете ознакомиться с порядком составления правил трудового распорядка и скачать образец заполнения данного документа. Читайте статью «Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2020».

А что же понимают под прогулом современные работодатели? Конечно, неявка работников на работу вовремя может доставить руководству компании немало хлопот. И работодатели часто припугивают персонал увольнением за опоздание на работу, задержку после обеденного перерыва, ранний уход с работы и т. д. Но перечисленные ситуации, как правило, не являются прогулами.

Ситуации, в которых отсутствие работника на работе (рабочем месте) признается прогулом, рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к К+, переходите к Путеводителю по кадровым вопросам, если доступа нет, получите его бесплатно.

С другой стороны, в ТК РФ нет четкого перечня уважительных причин. Наши законодатели оставляют данный вопрос на усмотрение руководства предприятия. Видимо, руководитель должен самостоятельно оценить степень уважительности причины отсутствия на рабочем месте. К уважительным причинам можно отнести болезнь, смерть близких людей, стихийные бедствия, ДТП на дороге, жилищные проблемы, требующие незамедлительного решения, и др. Каждое подобное отсутствие должно быть подтверждено больничным листом, справкой из медицинского учреждения, ГИБДД, управляющей жилищной компании и т. д.

ВАЖНО! Если сотрудник заранее в устной форме предупредил руководителя о своем отсутствии на работе, прогулом это считаться не будет. Особенно когда данный факт смогут подтвердить другие работники предприятия — непосредственные свидетели.

Прогулы сотрудников могут создать проблемы в деятельности организации, в том числе финансовые. К примеру, сбой в производственном процессе предприятия, функционирующего по непрерывному циклу, неподписанный договор на крупную коммерческую сделку, в результате которой предприятие могло увеличить объем выручки, и т. д.

Важные условия для признания прогула

В судебной практике известны случаи, когда прогульщики выигрывали судебные процессы по причине неправильно оформленного и документально не подтвержденного факта прогула и восстанавливались на работе. Вот почему работодатель должен тщательным образом оформить все документы, связанные с прогулом. При этом не стоит делать это задним числом. Как показывает практика, такие факты доказуемы и суд встанет на сторону сотрудника, допустившего прогулы.

В каких же случаях отсутствие сотрудника на работе расценивается как прогул:

  • При отсутствии работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены (даже если она длится менее 4 часов).

Если за сотрудником документально не закреплено рабочее место и он находился на территории организации, работодатель не сможет поставить ему официальный прогул. Вывод: закрепляйте за каждым сотрудником рабочее место в трудовом договоре при его поступлении на работу.

  • При отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов.

При этом если сотрудника не было ровно 4 часа, такое отсутствие не будет считаться прогулом.

  • При отсутствии на работе по неуважительным причинам.

Каждое свое отсутствие на рабочем месте сотрудник должен подтвердить оправдательными документами. К примеру, больничным листом, вызовом в суд или на дознание, справкой из медицинского учреждения и другими документами. При этом уволить беременную женщину, которая допустила прогул, работодатель не имеет права.

  • При доказанности факта прогула.

Каждый прогул должен быть документально зафиксирован. В противном случае, если работник обратится в суд, правосудие будет не на стороне работодателя.

Статья 81 ТК РФ в 2019-2020 годах

В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.

Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.

В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.

Узнайте, как правильно составить график отпусков, и скачайте его бланк на нашем сайте. Читайте статью «График отпусков – бланк и образец заполнения в 2020 году».

Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.

Вам также могут быть полезны статьи:

  • «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
  • «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск – образец и бланк».

Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.

Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.

Как доказать прогул работника

Основная сложность при документальном оформлении прогула работника состоит в том, чтобы доказать неуважительность причины его отсутствия на рабочем месте. В некоторых случаях работник не может поставить руководителя в известность о своем отсутствии на работе по объективным причинам. К примеру, произошла аварийная ситуация на дороге, сотрудника неожиданно госпитализировали в реанимацию и т. д.

ВАЖНО! Не нужно сразу же день прогула готовить приказ об увольнении или дисциплинарном взыскании. Главное — зафиксировать факт отсутствия человека на его рабочем месте в присутствии нескольких свидетелей.

Для этого отдел кадров должен составить акт об отсутствии сотрудника в произвольной форме на бланке компании. Он подписывается свидетелями, которые могут подтвердить ситуацию. Помимо этого, в акте следует указать место составления, дату и обязательно точное время, Ф. И. О. сотрудника, составившего данный документ, а также свидетелей.

После составления акта и до выяснения причин отсутствия потенциального прогульщика на рабочем месте (если оно есть) в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13 проставляется отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам). В дальнейшем, если сотрудник представит оправдательные документы, отметка «НН» исправляется, к примеру, на «Б» (больничный лист). При отсутствии у работника таких документов проставляется «ПР» (прогул).

Пример отражения в табеле (в форме Т-13) прогула подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к К+ и переходите к образцам (в т.ч. в формате excel).

На нашем сайте вы можете узнать порядок заполнения табелей учета рабочего времени, а также скачать их бланки. См. статьи:

  • «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк»;
  • «Унифицированная форма Т-13 – бланк и образец».

Когда сотрудник появится на рабочем месте, с него следует в обязательном порядке взять объяснительную в письменной форме о причинах прогула (при отсутствии оправдательных документов). Известны случаи, когда уволенный за прогул работник подал на своего работодателя исковое заявление в суд о незаконном увольнении и выиграл судебный процесс.

Почему же увольнение может быть признано незаконным, если факт прогула был доказан? Сотрудник может сослаться на последний абзац ст. 192 ТК РФ и тот факт, что работодатель даже не поинтересовался причинами прогула и не оценил тяжесть проступка и обстоятельства его совершения.

ВАЖНО! В случае прогула обязательно требуйте с работника письменное объяснение.

Но бывают случаи, когда работники отказываются давать пояснение о причинах прогула в письменной форме. Тогда работодателю следует выдать работнику под роспись уведомление о необходимости представить объяснительную. В документе нужно указать количество дней, в течение которых работник должен пояснить свое отсутствие. Это 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).

Если работник отказался получать уведомление или не представил объяснительную по истечении установленного времени, это также следует зафиксировать актом в присутствии свидетелей.

Документальное оформление прогула работника

Итак, мы разобрались, в каких случаях отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом и как его доказать. А как оформить прогул работника и его последствия документально?

Окончательное решение о наказании работника за прогул принимает сам работодатель. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

  • Увольнения. При увольнении за прогул не нужно составлять 2 приказа — о наложении дисциплинарного взыскания и расторжении трудового договора. Достаточно приказа о расторжении трудового договора. В качестве основания для такого приказа указываются докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени, то есть документы, которые доказывают факт прогула и обосновывают увольнение.
  • Дисциплинарного взыскания. Оно оформляется приказом руководителя учреждения. Этот приказ не имеет унифицированной формы, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец приказа. За основу можно взять унифицированные формы других приказов, чтобы не забыть указать в документе все необходимые реквизиты. К примеру, приказ по форме Т-6 о предоставлении сотруднику отпуска.

Скачать образец приказа по форме Т-6 вы можете на нашем сайте .

В таком приказе необходимо отразить следующие моменты:

  • факт нарушения работником трудовой дисциплины, то есть самого прогула, с указанием его даты;
  • документы, которые доказывают факт прогула работника (докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени);
  • вид наказания (последствия нарушения): выговор, замечание, лишение очередной премии и т. д.

На нашем сайте вы можете скачать пример бланка приказа о дисциплинарном взыскании. См. статью «Приказ о дисциплинарном взыскании – образец и бланк».

Для того чтобы при необходимости наказать работника за прогул, работодатель должен при приеме на работу ознакомить его с трудовыми обязанностями (трудовым договором, должностной инструкцией) и правилами внутреннего трудового распорядка под личную роспись. Тогда после вынесения решения об увольнении или дисциплинарном взыскании, в случае если сотрудник обратится в суд, будет больше шансов, что правосудие встанет на сторону работодателя.

Итоги

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов в соответствии с рабочим графиком. Это грубое нарушение работником трудовой дисциплины, условий трудового договора с работодателем и правил внутреннего трудового распорядка. Для признания прогула необходимо соблюдение ряда условий:

  • отсутствие работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены;
  • отсутствие сотрудника на его рабочем месте более 4 часов;
  • отсутствие на работе по неуважительным причинам;
  • доказанность факта прогула.

В случае прогула работодатель должен потребовать с работника письменное объяснение его отсутствия на рабочем месте. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

  • увольнения, которое оформляется приказом о расторжении трудового договора с работником;
  • дисциплинарного взыскания, которое также оформляется соответствующим приказом.

Каждый неправильно оформленный документ может повлиять на исход судебного процесса не в пользу работодателя, если сотрудник обратится в суд из-за незаконного увольнения. Так что все документы должны быть составлены надлежащим образом в нужное время и при необходимости подписаны свидетелями данной ситуации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

admin