Унифицированная форма документа


Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Унифицированная форма документа (УФД)- это созданная с использованием методов унификации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

  • государственные (общероссийские) унифицированные формы;
  • отраслевые (ведомственные) унифицированные формы;
  • унифицированные формы документов субъектов Российской Федерации;
  • унифицированные формы документов объединений, предприятий организаций (4).

Государственная (общероссийская) унифицированная форма документации — созданная с использованием методов унификации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В результате работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3 500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299.

Каждый документ получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право документа на существование и соответствие образцу-эталону, утвержденному для обязательного применения.

Коды форм по ОКУД проставляются в качестве реквизитов во внутренних и внешних документах. Точного единого места этого реквизита для всех форм документов не предусмотрено. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа— этоунифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и т.д.) или для всех организаций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно конкретное ведомство (например, документация страховая, медицинская и пр.).

Законодательством не установлены единые формы введения в практику отраслевой документации. Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные документы, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписывается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отраслевых форм документов.

Унифицированные формы документов организаций— это унифицированные формы локальных документов, предназначенных для внутреннего использования:

  • номенклатура дел предприятия, которая используется как классификатор документов предприятия;
  • Табель форм документов (список унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и Альбом форм (образцов) документов предприятия;
  • инструкция по делопроизводству, исполняющая роль внутреннего стандарта предприятия в области работы с документами и регламента, обязательного для исполнения работниками предприятия.

Один отдельно взятый документ — это акт документирования факта или действия. Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению и используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Унифицированная система документации (УСД)– это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) УСД, УСД организаций (5).

Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той отрасли деятельности, документы которой унифицируются. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Росархив — за систему организационно-распорядительной документации.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с ОКУД функционируют следующие общероссийские унифицированные системы:

1) организационно-распорядительной документации (УСОРД);

2) плановой документации (УСПД);

3) первичной учетной документации (УСПУД);

4) банковской документации (УСБД);

5) финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФБД);

6) документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ).

7) отчетно-статистической документации; (УСОСД);

8) учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);

9) документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ);

10) внешнеторговой документации (УСВД).

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления административно занимаются ответственные за данную функцию ведомства и (или) другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности.

К унифицированным системам документации, обслуживающим конкретную сферу деятельности, относятся:

  • документация по ценообразованию (УСДЦ),
  • документация по торговле (УСДТ),
  • документация по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН),
  • документация по планированию и управлению работой транспортного узла связи (УСДОУТУ);
  • документация по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
  • документация по изобретениям и открытиям (УСДИО);
  • расчетно-денежной документация (УСРДД).

Все УСД включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, комплекты документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Основными принципами разработки унифицированных систем документации являются:

1) единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления;

2) регламентация содержания документов, входящих в каждую систему;

3) исключение из документов дублируемых данных, а также сокращения количества традиционно включаемых в документы данных, но не используемых при решении конкретных задач;

4) единство применяемой терминологии и условных обозначений;

5) определение совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создание единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную разработку, но пригодных и к восприятию человеком;

6) установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных при наличии специфических особенностей (6).

Ответственность за применение форм документов должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти. Однако в настоящее время механизм этого контроля далек от совершенства.

Дата публикования: 2014-11-02; Прочитано: 7713 | Нарушение авторского права страницы

Первичный документ в бухгалтерском и налоговом учете

Все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет (ст. ст. 8, 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 129-ФЗ)). Поэтому к оформлению и хранению данных документов необходимо подходить с особой тщательностью.

Первичный документ в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет представляет собой систему сбора и обобщения информации об имуществе организации и ее обязательствах. Основа бухгалтерского учета — первичные учетные документы, которыми должны быть оформлены все хозяйственные операции, проводимые учреждением. Общие требования к оформлению документов установлены Законом N 129-ФЗ.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и электронных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. Изыматься первичные учетные документы могут только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами внутренних дел на основании их постановлений согласно законодательству РФ.

Унифицированные формы первичных документов

Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы должны составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатываются Госкомстатом.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, при необходимости в унифицированные формы документов (кроме форм по учету кассовых операций) могут быть включены дополнительные реквизиты, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения следует оформить соответствующим приказом (распоряжением).

Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Унифицированные формы первичных учетных документов, подлежащих применению бюджетными учреждениями, представлены в Приложении 2 к Инструкции N 148н <1>.

<1> Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Самостоятельно разработанные формы первичных документов

Документы, форма которых законодательно не утверждена, разрабатываются организациями самостоятельно. При этом они должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Следует отметить, что формы первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, для которых не предусмотрены типовые формы, необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Порядок исправления ошибок в первичных документах

Делать исправления в первичном документе целесообразно в том случае, если он еще не обработан, то есть не отражен в бухгалтерском учете.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя, это установлено п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). В первичные учетные документы исправления вносятся корректурным способом: неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма). Затем здесь же на полях напротив соответствующей строки внесенные изменения специально подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Это требование установлено в п.

Унифицированные документы

5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой "Написанному в исправлении верить".

Сроки хранения первичных учетных документов

Согласно ст. 17 Закона N 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов определены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов. Налоговое же законодательство устанавливает несколько иные сроки: согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, в течение четырех лет.

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Их выдача из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Порядок восстановления первичных документов

Российское законодательство не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.

Однако специалисты налоговых органов в Письме от 13.09.2002 N 26-12/43411 рекомендуют руководителям организации в случае пропажи или гибели первичных документов:

  • назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
  • предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные запросить у контрагентов и т.д.

Первичный документ в налоговом учете

Первичные документы, служащие основанием для организации бухгалтерского учета, применяются также для организации налогового учета.

Налоговый учет — это система обобщения информации для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком, на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Налоговым органом при проведении камеральной налоговой проверки могут быть истребованы первичные документы для проверки правильности исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие данные налогового учета (Письмо Минфина России от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224).

В соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Ответственность за принятие к учету первичных документов, не соответствующих требованиям действующего законодательства

Если первичный документ был составлен с нарушением предъявляемых к его форме и содержанию требований, организация может столкнуться с рядом налоговых последствий.

К таким нарушениям можно отнести:

  • отсутствие подписи соответствующего должностного лица на первичных документах, что ставит под сомнение сам факт проведения хозяйственной операции;
  • отсутствие даты в первичном документе, что указывает на невозможность определить, к какому отчетному периоду относится та или иная операция;
  • отсутствие других обязательных реквизитов;
  • несоблюдение установленной формы документа. К примеру, если взять счет-фактуру, несоблюдение ее формы или незаполнение отдельных ее обязательных реквизитов может повлечь за собой невозможность зачета "входного" НДС по оплаченным товарам (продукции, работам, услугам).

Вышеуказанные нарушения приводят к неправильному налоговому учету доходов и расходов (к примеру, неправильному уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль), нерациональному и нецелевому использованию бюджетных средств и, как следствие, привлечению организаций к установленной ответственности, в том числе к уплате штрафных санкций.

Отсутствие самих первичных документов у организации, обосновывающих совершение той или иной операции, в соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которое к организации могут быть применены следующие меры ответственности:

  • штраф в размере 5000 руб., если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • штраф в размере 15 000 руб., если нарушение совершено в течение более одного налогового периода;
  • штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов также относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов и влечет за собой такую же ответственность, что и отсутствие первичных документов. Однако в данном случае для привлечения организации к ответственности факты неправильного заполнения и использования первичных документов должны быть представлены как систематические.

В соответствии с п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать от налогоплательщиков документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления налогов), а также пояснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

За отказ представить документы (в том числе первичные оправдательные) организации могут быть привлечены к налоговой ответственности. Так, в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление налоговому органу первичных документов влечет за собой взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, в случае непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов налоговики вправе согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ определять суммы налогов, подлежащие внесению в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Н.Гридина

Эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Унифицированная форма документа (УФД)- это созданная с использованием методов унификации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

  • государственные (общероссийские) унифицированные формы;
  • отраслевые (ведомственные) унифицированные формы;
  • унифицированные формы документов субъектов Российской Федерации;
  • унифицированные формы документов объединений, предприятий организаций (4).

Государственная (общероссийская) унифицированная форма документации — созданная с использованием методов унификации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В результате работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3 500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299.

Каждый документ получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право документа на существование и соответствие образцу-эталону, утвержденному для обязательного применения.

Коды форм по ОКУД проставляются в качестве реквизитов во внутренних и внешних документах. Точного единого места этого реквизита для всех форм документов не предусмотрено. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа— этоунифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и т.д.) или для всех организаций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно конкретное ведомство (например, документация страховая, медицинская и пр.).

Законодательством не установлены единые формы введения в практику отраслевой документации.

Унифицированная форма документа

Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные документы, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписывается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отраслевых форм документов.

Унифицированные формы документов организаций— это унифицированные формы локальных документов, предназначенных для внутреннего использования:

  • номенклатура дел предприятия, которая используется как классификатор документов предприятия;
  • Табель форм документов (список унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и Альбом форм (образцов) документов предприятия;
  • инструкция по делопроизводству, исполняющая роль внутреннего стандарта предприятия в области работы с документами и регламента, обязательного для исполнения работниками предприятия.

Один отдельно взятый документ — это акт документирования факта или действия. Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению и используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Унифицированная система документации (УСД)– это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) УСД, УСД организаций (5).

Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той отрасли деятельности, документы которой унифицируются. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Росархив — за систему организационно-распорядительной документации.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с ОКУД функционируют следующие общероссийские унифицированные системы:

1) организационно-распорядительной документации (УСОРД);

2) плановой документации (УСПД);

3) первичной учетной документации (УСПУД);

4) банковской документации (УСБД);

5) финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФБД);

6) документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ).

7) отчетно-статистической документации; (УСОСД);

8) учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);

9) документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ);

10) внешнеторговой документации (УСВД).

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления административно занимаются ответственные за данную функцию ведомства и (или) другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности.

К унифицированным системам документации, обслуживающим конкретную сферу деятельности, относятся:

  • документация по ценообразованию (УСДЦ),
  • документация по торговле (УСДТ),
  • документация по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН),
  • документация по планированию и управлению работой транспортного узла связи (УСДОУТУ);
  • документация по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
  • документация по изобретениям и открытиям (УСДИО);
  • расчетно-денежной документация (УСРДД).

Все УСД включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, комплекты документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Основными принципами разработки унифицированных систем документации являются:

1) единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления;

2) регламентация содержания документов, входящих в каждую систему;

3) исключение из документов дублируемых данных, а также сокращения количества традиционно включаемых в документы данных, но не используемых при решении конкретных задач;

4) единство применяемой терминологии и условных обозначений;

5) определение совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создание единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную разработку, но пригодных и к восприятию человеком;

6) установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных при наличии специфических особенностей (6).

Ответственность за применение форм документов должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти. Однако в настоящее время механизм этого контроля далек от совершенства.

Дата публикования: 2014-11-02; Прочитано: 7712 | Нарушение авторского права страницы

admin