Сроки хранения типовых документов устанавливаются кем

В процессе деятельности любой компании образуется много документов. Для них законодательством установлены определенные сроки хранения. Посмотрим, как следует исчислять эти сроки и что делать с документами после истечения сроков их хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Он применяется с 18 февраля 2020 г. В дополнение к Перечню Росархив издал инструкцию, в которой разъяснено, как этот Перечень применять (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, далее — Инструкция).

В Инструкции при разъяснении особенностей хранения некоторых документов используется понятие «источники комплектования государственных и муниципальных архивов». Попробуем разобраться, относится ли к таким источникам коммерческая организация.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами признаются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон № 125-ФЗ).

К архивным относятся документы, которые хранятся в силу их значимости для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). В Архивный фонд РФ включаются архивные документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ (п. 8 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).

Значимость документов и возможность их включения в Архивный фонд РФ определяется в процессе экспертизы ценности документов (п. 16 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). Ее проводит созданная в организации экспертная комиссия (п. 4.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). Экспертиза ценности документов проводится ежегодно (п. 4.11 Правил). Окончательное решение о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов принимается экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (п. 4.4 Правил).

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы. Негосударственные организации и граждане включаются в эти списки на основании договора, заключенного с архивом (п. 2 ст. 20 Закона № 125-ФЗ).

Таким образом, коммерческая организация будет являться источником комплектования государственных и муниципальных архивов, только если она заключит соответствующий договор с архивом.

Виды сроков хранения документов

В Перечне используются сроки хранения пяти видов: временно, постоянно, до ликвидации организации, до минования надобности, до замены новыми. Каждый из них имеет свои особенности.

Временные сроки хранения

Временными считаются сроки хранения документов в течение ограниченного периода, указанного в Перечне (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет). Временные сроки начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. А по реестрам, книгам, журналам — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции).

Разберемся, когда документы считаются законченными делопроизводством. Из положений п. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ следует, что термин «законченные делопроизводством» нужно применять в значении, предусмотренном п. 17 ст. 3 Закона № 125-ФЗ. В этой норме речь идет об упорядочении архивных документов. Под ним понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Следовательно, документы считаются законченными делопроизводством, когда эти документы сформированы в дела, которые описаны и оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 1.1.2 Методических указаний по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанных Росархивом в 2018 г., и п. 3.5.1 Основных Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Таким образом, отсчет временного срока хранения документов нужно начинать с 1 января года, следующего за годом, в котором эти документы были исполнены и сформированы в дела.

В пункте 5.15 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, сказано, что документ считается исполненным после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам. Из этого определения следует, что исполненными являются документы, которые выполнили свою функцию и более не используются компанией. Например, приказы — после выполнения всех содержащихся в них распоряжений, договоры — после выполнения по ним сторонами всех взятых на себя обязательств, налоговые документы — после того, как они в последний раз были использованы для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов (письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829), бухгалтерские документы — после их использования для составления бухгалтерской отчетности.

Пример

Компания в феврале 2020 г. сформировала в дело счета-фактуры, которые последний раз были использованы при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2019 г.

Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет (п. 317 Перечня). Следовательно, сформированные в дело счета-фактуры компания должна хранить по 31 декабря 2025 г. включительно.

Организация вправе продлить временные сроки хранения документов сверх установленных Перечнем, если это вызвано особенностями ее работы и практическими потребностями. Продление производится при проведении экспертизы ценности документов (п. 4.11 Инструкции). А вот снижать установленные сроки хранения компании не вправе (п. 4.10 Инструкции).

После того, как временный срок хранения документов истек, они подлежат уничтожению (п. 4.3 Инструкции).

Прочие сроки хранения

По ряду документов срок их хранения указан в Перечне как «Постоянно». Например, такой срок хранения установлен для штатных расписаний организации (п. 40 Перечня), актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений (п. 544 Перечня), протоколов, постановлений, решений контрольных и ревизионных органов организации (п. 18 Перечня).

Срок хранения «Постоянно» не означает, что документы с этим сроком должны постоянно храниться в организации. В пункте 4.4 Инструкции указано, что для организаций, не являющихся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы должны храниться не менее 10 лет. То есть для большинства коммерческих компаний срок хранения «Постоянно» является временным сроком хранения, по истечении которого документы, как мы уже говорили выше, подлежат уничтожению.

Временно хранят такие документы также организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов. Но они по истечении временного срока хранения, установленного в договоре с архивом, документы со сроком хранения «Постоянно» передают в Архивный фонд РФ для постоянного хранения (п. 4.4 Инструкции). Таким образом, постоянно такие документы хранятся только в государственных и муниципальных архивах.

Некоторые документы перечня имеют срок хранения «До ликвидации организации» (например, договоры купли-продажи земельных участков, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию (п. 87 Перечня), договоры дарения недвижимого и движимого имущества (п. 90 Перечня)). Такой срок хранения означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации и при ликвидации они подлежат экспертизе ценности (п. 4.5 Инструкции). По ее результатам документы либо отбираются для дальнейшего возможного их включения в состав Архивного фонда РФ, либо уничтожаются (п. 4.5 Инструкции, п. 4.5 Правил).

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения этих документов. При этом такой срок хранения не может быть менее одного года (п. 4.6 Инструкции). Срок хранения «До минования надобности» установлен, например, для проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, штатных расписаний (п. 9, 41 Правил).

Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе (например, к копиям локальных нормативных правовых актов, предусматривающих введение, замену, пересмотр норм труда (п. 394 Перечня)). Такой срок означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции).

В Перечне у некоторых документов срок их хранения указан с отметкой «ЭПК». Например, такая отметка есть у договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, которые хранятся пять лет по истечении срока действия исключительного права (п. 135 Перечня). Указанная отметка свидетельствует о том, что такие документы могут быть отобраны на постоянное хранение в государственных и муниципальных архивах по результатам экспертизы их ценности (п. 4.9 Инструкции). Если в ходе экспертизы выявлено, что документы ценности не имеют, они подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил).

Порядок хранения документов в компании

Все документы формируются в дела согласно номенклатуре дел, установленной в компании (п. 2.1, 2.2, 4.18 Правил). Номенклатура дел является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документов в компании (п. 4.15 Перечня). Она разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения (п. 4.17 Правил) и служит для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве (п. 4.14 Правил).

Ежегодно экспертной комиссией компании проводится экспертиза ценности, в ходе которой производится отбор документов:

  • со сроками хранения свыше 10 лет;

  • со сроками хранения до 10 лет включительно;

  • с истекшим сроком хранения (п. 4.5 Правил, п. 1.1.2 Методических указаний).

Документы со сроками хранения свыше 10 лет передаются в архив организации, но не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве (п. 4.1 Правил). Документы со сроками хранения до 10 лет включительно в архив организации не передаются и хранятся в структурных подразделениях организации (п. 4.2 Правил).

Согласно п. 4.19 Правил дела, которые передаются в архив организации, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

  • нумерацию листов дела;

  • составление листа-заверителя дела;

  • составление внутренней описи документов дела;

  • оформление обложки дела.

Документы в деле подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела подшиваются листы внутренней описи документов, а в конце каждого дела — лист-заверитель дела (п. 4.21 Правил). Все листы дела (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил). Дело не должно содержать более 250 листов и быть толщиной более 4 см (п. 4.20 Правил).

Передача электронных документов в архив организации производится по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Они включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 4.11 Правил). Дела на бумажном носителе передаются на уничтожение (утилизацию) по акту или на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию). При уничтожении электронных документов проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Ответственность за нарушения хранения документов

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрен штраф на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Если АО (ООО) не исполняет обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об АО (ООО), а также нарушает установленные порядок и сроки хранения таких документов, штраф для должностных лиц составит от 2500 до 5000 руб., а для компании — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ).

Отсутствие у компании в течение установленных сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также аудиторского заключения (когда аудит является обязательным) считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету. За это предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Кроме того, за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета организация наказывается штрафом по ст. 120 НК РФ в размере 10 000 руб., а при нарушении в течение более одного налогового периода — 30 000 руб. Если же эти деяния повлекли за собой занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), налагается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 руб.

I \QQ/ *

УДК 006.3

СТАНДАРТЫ ХРАНЕНИЯ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ В СООТВЕТСТВИИ С НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Колесникова А. А., Колесников А. В.

Донской государственный технический

университет, Ростов-на-Дону, Российская

Федерация

annabelay94@mail.ru.

Лекарственная терапия является важным аспектом современной медицины. Однако действие лекарственных средств будет эффективно только при их соответствии требованиям критериев качества. Основная цель авторов данной статьи — анализ нормативных документов Минздрава РФ, регламентирующих хранение лекарственных средств.

Ключевые слова: лекарственные препараты, нормативные документы, сертификация, температурное картирование.

UDC 006.3

MEDICATION STORAGE STANDARDS IN ACCORDANCE WITH THE REGULATIONS

Kolesnikova A. A. Kolesnikov A. V.

Don State Technical University, Rostov-on-Don, Russian Federation

annabelay94@mail.ru alexanderr161@mail.ru

Keywords: drugs, regulations, certification, temperature mapping.

Введение. Сфера обращения лекарственных препаратов является зоной повышенного риска. В связи с этим в большинстве стран на государственном уровне закрепляются меры контроля качества и хранения лекарственных препаратов. В эффективных лекарственных препаратах заинтересованы все — потребители, производители и дистрибьюторы, то есть данный аспект является одним из самых актуальных в последние годы. Задача данной статьи — рассмотреть организацию правильного хранения лекарственных препаратов, основанную на требованиях нормативных документов, в частности, выяснить целесообразность и этапы проведения температурного картирования.

Основная часть. Организация правильного хранения лекарственных препаратов и других товаров аптечного ассортимента относится к лицензионным требованиям и осуществляется строго в соответствии с нормативными документами. Перечень нормативных документов приведен в табл. 1.

Таблица 1

Нормативные документы, регламентирующие хранение лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента

№ Название документа

706н приказ МЗ РФ от 23.08.10 Об утверждении Правил хранения лекарственных средств

377 приказ МЗ РФ от 13.11.96 Об утверждении инструкции по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения

214 приказ МЗ РФ от 16.07.97 О контроле качества ЛС, изготовляемых в аптечных организациях (аптеках)

№ Название документа

ФЗ-61 от 12.04.10 Об обращении лекарственных средств

970 приказ МЗ РФ от 25.09.12 Об утверждении Положения о государственном контроле за обращением медицинских изделий

309 приказ МЗ РФ от 21.10.97 Об утверждении Инструкции по санитарному режиму аптечных организаций (аптек)

646н приказ МЗ РФ от 31.08.16 Об утверждении Правил надлежащей практики хранения и перевозки лекарственных препаратов для медицинского применения

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Лекарственные средства под воздействием температуры, влажности и других климатических условий могут существенно менять свои свойства (органолептические, микробиологические, химические). Определение такого влияния — важнейшая задача служб контроля качества на предприятиях пищевой и фармацевтический промышленности.

С самых древних времен люди учились лечить себя, чтобы спасти свою жизнь. Вначале использовали различные природные лекарственные вещества, чаще всего это были растительные экстракты, но применялись и препараты, которые получали из сырого мяса, дрожжей и внутренних органов животных.

В XXI веке существует множество лекарственных препаратов, которые состоят из различных компонентов растительного и животного происхождения: растворы, настои, отвары, настойки, экстракты, микстуры, слизи, эмульсии и суспензии .

Исследования стабильности являются важной частью процесса сертификации или регистрации лекарственного средства. Свойством, которое документируют в данном конкретном случае, является стабильность лекарственного средства в данных климатических условиях в течение указанного периода времени (срока годности). Производители обязаны хранить документацию об исследовании сроков хранения в широком спектре климатических условий, с учетом транспортировки, хранения и условий при розничном отпуске.

Согласно пункту 7 III главы приказа 706н от 23.08.10 «Об утверждении Правил хранения лекарственных средств», «помещения для хранения лекарственных средств должны быть оснащены приборами для регистрации параметров воздуха (термометрами, гигрометрами (электронными гигрометрами) или психрометрами). Показания этих приборов должны ежедневно регистрироваться в специальном журнале (карте) регистрации на бумажном носителе или в электронном виде с архивацией (для электронных гигрометров), который ведется ответственным лицом. Журнал (карта) регистрации хранится в течение одного года, не считая текущего. Контролирующие приборы должны быть сертифицированы, калиброваны и подвергаться поверке в установленном порядке» .

А в приказе Минздрава РФ от 31.08.2016 № 646н «Об утверждении Правил надлежащей практики хранения и перевозки лекарственных препаратов для медицинского применения», которое вступило в действие 01.03.2017, вводится понятие «температурное картирование», и оно стало обязательным требованием для компаний, работающих в фармакологической отрасли. «В помещениях и (или) зонах должны поддерживаться температурные режимы хранения и влажность, соответствующие условиям хранения, указанным в нормативной документации, составляющей регистрационное досье лекарственного препарата, инструкции по медицинскому применению лекарственного препаратов и на упаковке лекарственного препарата. Для обеспечения требуемых условий хранения лекарственных препаратов в помещениях (зонах), используемых для хранения лекарственных препаратов, производителями лекарственных

препаратов и организациями оптовой торговли лекарственными препаратами осуществляется изучение распределения температуры (далее — температурное картирование)» .

Чтобы понять, насколько важны данные выдержки из приказов, требуется сначала определить целесообразность и этапы проведения температурного картирования.

Температурное картирование — процесс изучения распределения температуры воздуха в помещении, где хранятся лекарственные средства.

Температурное картирование является обязательным для любого участка, предназначенного для хранения и переработки продуктов с указанной на маркировке температурой хранения, включая морозильные камеры, холодовые комнаты, температурно-контролируемые склады, зоны карантина и площадки приёмки и разгрузки. Они также могут включать лаборатории.

Картирование описывает распределение температуры в картируемой зоне и определяет горячие и холодные точки. Собранные данные представляют собой существенный источник информации для обеспечения правильного хранения лекарственных средств в установленном температурном диапазоне. Картирование также может использоваться для идентификации зон, которые требуют корректировки; например, путем изменения существующего распределения воздуха для устранения горячих и холодных точек или модернизации нового оборудования распределения воздуха для уменьшения температурного расслоения на многоярусных складах.

Температурное картирование включает в себя следующие этапы:

— выбор организации, занимающейся температурным картированием;

— проведение картирования;

— исполнение рекомендаций путём реализации корректирующих и иных действий, указанных в отчете о картировании. Впоследствии может потребоваться повторное картирование для подтверждения эффективности корректирующих действий.

Отчет о картировании должен включать следующие разделы:

— введение, где будут описаны цели картирования;

— резюме: описание и обсуждение результатов в виде последовательного списка, изложенного в протоколе картирования, включая все зафиксированные отклонения (если таковые имеются);

— выводы и рекомендации: общее заключение по всем проверкам и замечаниям, включая пригодность оборудования для эксплуатации;

— приложения к отчету: обследование участка с указанием расположения датчиков съема информации; данные в форме динамической электронной таблицы и соответствующие температурные графики для каждого температурного датчика, используемого для картирования; необработанные результаты анализа данных, включая горячие и холодные точки; основные документы и записи, любой другой вспомогательный материал, подготовленный во время картирования; сертификаты калибровки для всех используемых температурных датчиков.

Заключение. Таким образом можно сделать вывод о том, что температурное картирование выполняется по определенному алгоритму, с использованием определенных методик, с особым расположением и распределением автономных регистраторов температуры. После снятия данных и их обработки предприятия пищевой и фармацевтический промышленности получают подробные документы — протокол и отчет с соответствующими приложениями. На основе анализа рисков и данных температурного картирования дается заключение о местах установки стационарных датчиков системы мониторинга и их количестве. Все эти требования свидетельствуют о том, что наличие широкой номенклатуры лекарственных средств на современном фармацевтическом рынке (более 17 тысяч наименований) нуждается в систематизации и комплексной оценке .

Залог успешного лечения возможен при условии использования качественных лекарственных препаратов.

Библиографический список

1. Степанов, Е. Г. Основы курортологии / Е. Г. Степанов. — Харьков : ХНАГХ, 2006. — 326 с.

1. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче из структурного подразделения в архив организации (при его наличии):
По истечении пяти лет их хранения в структурном подразделении
По истечении трех лет
По истечении двух лет
По истечении одного года
После окончания календарного года
По усмотрению структурного подразделения

2. Обязанности члена экспертной комиссии предприятия:
проверять сохранность документов в подразделениях
оценивать степень секретности документов
проверять правильность составления документов
проводить экспертизу ценности документов
контролировать исполнение документов

4. Сотрудник службы ДОУ доводит до исполнителей содержания соответствующего распоряжения в форме:
ознакомления с текстом приказа и проставлением подписи «ознакомлен»
устно при встрече передать содержание распоряжения
оформления выписки из приказа
изготовления лишней копии приказа
изготовления копии для личного дела

5. Дела из архива организации выдаются работникам структурных подразделений данной организации на срок:
не более 10 дней
не более 21 дня
не более 30 дней.

6. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

7. «Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий … :
обобщенные сведения по одному вопросу
систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований
перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации

8. Проверка наличия и состояния дел в архиве (исключая чрезвычайные происшествия, смену заведующего архивом и т.п.) проходит с периодичностью:
Два раза в год
Один раз в 3 года
Один раз в 5 лет

9. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать если текст …
составлен по одному вопросу
отражает решение нескольких вопросов
оформлен на бумаге формата А4
оформлен на бумаге формата А5

10. Подготовка к архивному хранению переписки предприятия происходит следующим образом:
переписка хранится от 1 года до 5 лет, затем передается в архив
переписка хранится от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передается
переписка хранится от 3 до 5 лет, затем передается в архив

11. Экспертиза ценности документов — это …
восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа
отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

12. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка — направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

13. Перед сдачей документов на архивное хранение следует …
сгруппировать и подшить документы в папки
оформить и описать дела
составить опись документов и переплести их
систематизировать и уточнить документы
скопировать особо важные документы

14. При оформлении дел временного (до 10 лет) хранения не следует производить:
уточнение записей на обложке
проверку физического состояния документов
исключение лишних копий
брошюровк

15. Документ, имеющий в тексте пометку к срочному исполнению, должен быть исполнен в …
день поступления
течение суток
3-дневный срок
десятидневный срок

16. При поступлении в учреждение не регистрируются …
запросы
справки
циркулярные письма
рекламные письма
постановления

17. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению:
не позднее дня, предшествующего выходному
не позднее дня, следующего за выходным
за два дня до выходного
на усмотрение специалиста ДОУ

18. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы …
включаются в дело прошлого года с указанием его индекса
включаются в дело текущего года без ссылки на индекс дела
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года
формируются произвольно, по усмотрению специалиста ДОУ

19. Документооборот учреждения реализуется в виде … документопотоков.
внешних и внутренних;
официальных и личных;
информационных и распорядительных;
входящих, исходящих, внутренних.

20. Номенклатура дел организации согласовывается с архивным учреждением не реже:
одного раза в год
одного раза в 3 года
одного раза в 5 лет

21. Чаще всего документы группируются:
за один календарный год
за два календарных года
за три календарных года
за пять календарных лет
за десять календарных лет

22. Дело формируется …
в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
до достижения максимального объема в листах, т. е. до 250 л.
по усмотрению организации
до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков

23. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

24. Сводная номенклатура дел фирмы вводится в действие:
с 1 января следующего календарного года
с декабря текущего года
каждые полгода текущего периода
по мере надобности

25. Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:
заместитель руководителя
любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
руководитель фирмы, организации
в зависимости от статуса запрашиваемой информации

26. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования …
1 год
2 года
3 года
передаются в архив сразу после завершения формирования

27. За формирование дел отвечает:
руководитель организации
заместитель руководителя организации
секретари структурных подразделений
руководители структурных подразделений

28. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …
действует бессрочно
ежегодно вводится в действие приказом руководителя
переутверждается один раз в пять лет

29. Выдача дел из архива для работников других организаций оформляется …
актом о выдаче дел во временное пользование в другие организации
заказом на выдачу дел во временное пользование в другие организации
заявлением на выдачу дел во временное пользование в другие организации

30. Сроки хранения типовых документов устанавливаются:
Органами местной администрации
Вышестоящей организацией
Самим предприятием
Федеральной архивной службой России
Местным государственным или муниципальным архивом

31. Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …
вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел
вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
не отражаются в текущей номенклатуре

32. Документ, имеющий в тексте пометку НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО должен быть исполнен в …
день поступления
течение суток
3-дневный срок
десятидневный срок

33. Протоколы общих собраний сотрудников фирмы хранятся…
5 лет
постоянно
75 лет
3 года
до минования надобности

34. При подготовке дела к передаче в архив внутренняя опись документов, содержащихся в деле помещается …
в конце дела
в начале дела
на лицевой стороне обложки дела
в самостоятельное дело

35. Номенклатура дел — это …
перечень заголовков дел и сроков их хранения
список всех дел, имеющихся на предприятии
перечень дел для передачи в архив
список особо важных документов

36. На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:
срок хранения;
индекс дела;
количество листов, содержащихся в деле
заголовок дела
дата заведения дела

37. Документы регистрируют:
в день поступления, отправки
в день оформления, согласования
в день передачи на исполнение
после исполнения
на этапе направления в дело

38. Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится…
руководителем
начальником канцелярии
заместителем руководителя по общим вопросам
любым из исполнителей
сотрудником службы ДОУ, отвечающим за данное направление работы

39. Решение о продлении срока исполнения документа принимается:
в день истечения срока исполнения
за день до истечения срока исполнения
за два дня до истечения срока исполнения
за 3 дня до истечения срока исполнения

40. Снятие документа с контроля исполнения оформляется:
отметкой об исполнении и направлении в дело
отметкой о контроле исполнения
отметкой об исполнителе
отметкой для автоматического поиска документа (код-идентификатор электронной копии документа)

admin