Срок рассмотрения заявлений работника работодателем

Ответ: Трудовым законодательством предусмотрено право работника на получение документов или их копий, связанных с работой. Но конкретный перечень, где указывалось бы, какие документы работодатель обязан представить, а какие нет, отсутствует. Поэтому между работниками и работодателями зачастую возникают споры и дело даже доходит до суда. Рассмотрим, какие же документы или копии документов работодатель обязан выдать, кому и на каких основаниях.

Какие документы работодатель обязан представить?

О том, какие документы или их копии должны быть выданы работнику, говорится лишь в нескольких статьях Трудового кодекса. Так, в силу ст. 62 работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Там же приводится их примерный (открытый) перечень:

1) копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;

2) выписка из трудовой книжки;

3) справки:

— о заработной плате;

— о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

— о периоде работы у данного работодателя.

Кроме того, не так давно в эту статью было внесено дополнение о том, что работодатель в целях обязательного социального страхования должен выдать работнику на основании его заявления трудовую книжку.

В ст. 68 ТК РФ установлено, что по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. А в ст. 84.1 ТК РФ говорится о документах, которые работодатель должен выдать работнику при увольнении в последний день его работы (трудовой книжке и других документах, связанных с работой). В тот же день следует выдать работнику такие документы, хранящиеся у работодателя, как медицинская книжка, военный билет.

Обратите внимание! Трудовую книжку работодатель выдает только при увольнении или для представления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование. Причем работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки от этого органа вернуть ее работодателю (ч. 3 ст. 62 ТК РФ).

Статьей 89 ТК РФ установлено, что работник также имеет право на получение копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Помимо перечисленного, работодатель в соответствии с иными федеральными законами обязан предоставить работнику и другие документы:

— справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ);

— справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»);

— справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (ст. 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»);

— информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»);

— копию сведений персонифицированного учета (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Часто работники обращаются и за копиями локальных нормативных актов, таких как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании. И работодатели часто отказывают, а зря, поскольку данные документы являются связанными с работой и с ними работодатель должен ознакомить каждого работника перед заключением трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Обязанность предоставлять работникам копии таких актов не установлена, но если работник затребовал их в письменном виде, отказать ему работодатель не может. Это подтверждается и судебной практикой (см. Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 16.04.2013 по делу N 33-1860-2013).

Обратите внимание! Отказать можно только в выдаче копий тех документов, которые не имеют отношения к трудовой деятельности работника, составляют государственную или служебную тайну или содержат персональные данные других работников (например, штатное расписание).

Можно сделать вывод, что выдаются сотруднику любые документы, связанные с его работой. Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня получения от сотрудника заявления.

Вы обязаны выдать работнику, в том числе и бывшему, в течение 3 рабочих дней со дня получения от него письменного запроса документы, связанные с его работой у вас. Почти все кадровые документы должны храниться в компании бессрочно или 75 лет. Нужно это, в частности, и для того, чтобы даже давно уволившийся сотрудник мог получить касающиеся его документы со старой работы.

При этом обязанность человека объяснять в своем запросе, для чего ему понадобились такие бумаги, законодательством не установлена. Поэтому вы не вправе требовать таких объяснений.

Предупреждаем руководителя, что если работодатель откажется выдать копии необходимых документов работнику по его письменному запросу, а тот пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафовать фирму на 30000 — 50000 руб., а руководителя — на 1000 — 5000 руб.

В законе также нет конкретного перечня «документов, связанных с работой». Некоторые из них прямо указаны в ТК РФ. Среди них:

— копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;

— выписки из трудовой книжки;

— справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Поэтому если у вас есть письменный запрос работника о выдаче какого-либо из таких документов, то безоговорочно выдайте ему этот документ.

Еще есть документы, связанные с работой, обозначенные в ТК РФ как «…и другое». К ним могут относиться, в частности, акты о несчастном случае, графики сменности, копия трудового договора, документы о прохождении обязательных аттестаций, специализированных курсов повышения квалификации, копии локальных нормативных актов (например, положения о внутреннем трудовом распорядке, о премировании).

Копии подобных документов тоже проще сразу отдать работнику, если они касаются именно его работы. Предположим, запрошена копия приказа о премировании. Если таким приказом премировалось несколько работников, то по запросу одного из них вы можете сделать из приказа выписку. Передавать весь приказ, содержащий персональные сведения других работников, без их согласия запрещено ТК РФ.

Если вы никак не отреагируете на запрос работника или сделаете отписку типа: «Не дадим, потому что экземпляр трудового договора был выдан вам на руки при приеме на работу/с локальными нормативными актами вы были ознакомлены под роспись», работник может обратиться в суд. И вас обяжут выдать работнику запрошенные им бумаги, а возможно, и выплатить ему компенсацию морального вреда.

Но предположим, суд признает, что к примеру, копии приказов о направлении в командировку можно не выдавать, поскольку это внутренняя техническая документация, не связанная с работой конкретного сотрудника. Времени на судебное разбирательство вы все равно потратите больше, чем если сразу передадите документы по запросу работника.

Совет. Чтобы вы могли доказать отправку запрошенных бывшим работником документов:

(или) передавайте их работнику под роспись. Если с заявлением от работника за документами пришел не сам работник, а, предположим, его родственник, то безопаснее запросить у последнего нотариально заверенную доверенность от работника на получение документов, касающихся работы, и паспорт. И тоже выдать документы этому человеку под роспись;

(или) отправляйте их по почте ценным письмом с описью вложения.

Статья 235. Материальная ответственность работодателя за ущерб, причиненный имуществу работника.

Работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре.

Заявление работника о возмещении ущерба направляется им работодателю. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Данная информация содержится в документах из Информационных Банков:
«Пресса и книги (бюджетные организации)», «Бухгалтерская пресса и книги», «Российское законодательство (Версия Проф)».

Вопрос: Обязаны ли мы выдавать копии документов, касающихся работы, нашему сотруднику, если он никак не мотивировал, для чего они ему нужны? Если обязаны, то как правильно их оформить для него? («Главная книга», 2014, N 21) { КонсультантПлюс }

ст. 235, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) { КонсультантПлюс }

Подготовлено на основе материалов СПС Консультант Плюс.
Нет КонсультантПлюс? Закажите полную версию документа!

Минтруд России в письме от 13.03.2020 № 14-2/В-260 разъяснил, какой нормой следует руководствоваться при выдаче трудовой книжки работнику, подавшему работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В письме рассмотрено обращение, поступившее в Минтруд России от одной из компаний. Она в январе и феврале 2020 г. уже начала принимать от работников заявления о предоставлении им сведений о трудовой деятельности и выдавать работникам на руки их трудовые книжки.

С принятием от работников и выдачей им трудовых книжек у компании появилась обязанность предоставлять этим работникам сведения об их трудовой деятельности. Для этих сведений предусмотрена специальная форма СТД-Р. Она утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н, который вступил в силу 7 марта 2020 г. Поскольку передача работнику сведений о его трудовой деятельности стала возможной только с марта 2020 г., у компании возник вопрос: правомерно ли она принимала в январе и феврале 2020 г. от работников заявления и выдавала им на руки трудовые книжки?

Пунктом 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон № 439-ФЗ) предусмотрено, что заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности работники должны подать в срок по 31 декабря 2020 г. включительно. На основании полученного от работника заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает такому работнику его трудовую книжку на руки (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Специалисты трудового ведомства указали, что действующим законодательством не предусмотрена специальная норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. По мнению Минтруда России, при выдаче работнику трудовой книжки следует руководствоваться положениями ст. 62 ТК РФ. Согласно им по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой.

Из сказанного чиновниками следует, что выдача работникам трудовых книжек до вступления в силу приказа, утвердившего форму СТД-Р, трудовое законодательство не нарушает. Поскольку Закон № 439-ФЗ не содержит ограничений на начало подачи работниками заявлений о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, в течение трех рабочих дней со дня получения такого заявления работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку. При этом в нее вносится запись о подаче работником вышеупомянутого заявления (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). О том, как должна выглядеть эта запись, см. «ЭЖ-Бухгалтер», № 09, 2020.

Обязан ли работодатель представлять копии документов в порядке, предусмотренном ст. 62 ТК РФ, своему бывшему работнику, который уволился в январе этого года? Если обязан, то вправе ли работник требовать копии личной карточки работника (форма N Т-2), положения об оплате труда, положения о премировании, правил внутреннего трудового распорядка (являющихся приложением к коллективному договору), справки об уплате НДФЛ за весь период работы, а также копии финансовых документов, подтверждающих факт выплаты зарплаты за весь период работы на предприятии?

24 апреля 2012

1. В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. С учетом общих норм, регламентирующих понятия «работник» и «работодатель» и их статус (ст.ст. 15, 20-22, 56 ТК РФ), можно прийти к выводу о том, что данная норма действует только в отношении лица, состоящего в трудовых отношениях с работодателем на момент запроса копий документов.
Однако при таком подходе указание в ст. 62 ТК РФ на обязанность работодателя выдать приказ об увольнении в течение трех дней с момента подачи заявления становится бессмысленным: приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения. В связи с этим мы полагаем, что, по смыслу ст. 62 ТК РФ, работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с которыми трудовые договоры уже прекращены.
Судебная практика подтверждает данную позицию. Так, в решении Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 10.09.2010 в деле об истребовании документов бывшим работником суд посчитал необоснованными доводы ответчика о том, что в соответствии со ст.ст. 62, 84.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику документы, связанные с его работой, только при наличии трудовых отношений. Суд указал, что по смыслу Трудового Кодекса РФ в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющимся работником на момент совершения указанного действия, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем.
Также в обоснование прав бывших работников на получение копий документов о работе у данного работодателя суды приводят нормы Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4.08.1983 N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Согласно п. 1 Указа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан (определение Московского областного суда от 11.06.2009 по делу N 33-10422).
2. Примерный перечень документов, подлежащих предоставлению по письменному заявлению работника, приводится в ст. 62 ТК РФ. В их числе указаны копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.
При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, в Справке по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, составленной Липецким областным судом (раздел «Другие трудовые споры»), рекомендовано учитывать следующие обстоятельства:
1) перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен (открытый);
2) требуемые документы непременно должны быть связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
3) такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику (при этом необходимо учитывать установленные сроки хранения типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, перечень которых утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень)). Так, согласно п. 658 Перечня личная карточка работника (унифицированная форма N Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) должна храниться в течение 75 лет.
Документы, подтверждающие перечисление заработной платы, уплаты страховых взносов, НДФЛ, являются бухгалтерскими и налоговыми. Документы первичного учета для целей бухгалтерского учета организации обязаны хранить в течение пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», раздел 4.1 Перечня), документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, — в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщик взносов обязан сохранять в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»).
Правила внутреннего трудового распорядка организации (далее — Правила) являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Работодатель под роспись знакомит работника с Правилами при приеме на работу еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ).
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (в том числе с положениями об оплате труда, о премировании) также в силу части второй ст. 22 ТК РФ.
Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, о премировании на предприятии являются документами, непосредственно связанными с работой каждого работника, и работодатель обязан предоставлять копии данных документов по письменному заявлению работников, в том числе бывших.
Таким образом, работодатель обязан выдать своему бывшему работнику следующие документы:
— копию личной карточки работника;
— копии Правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и о премировании;
— справки о доходах работника за период 2008-2011 г.г.;
— документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов в фонд обязательного пенсионного страхования, за период 2006-2011 г.г.;
— копии финансовых документов, подтверждающих факт начисления и выплаты заработной платы, за период 2007-2011 г.г.
Отметим, что если у работодателя есть реальная возможность предоставить документы, срок хранения которых истек, работодатель все равно обязан их предоставить работнику.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Чашина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

admin