Срок хранения протоколов

Сколько хранить документы СНТ?

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у СНТ копится много документов. Если власть в СНТ меняется, что называется «с боем», то вопроса сколько хранить документы не возникает. Они просто не передаются т председателя председателю и правление, отвоевавшее себе власть, начинает восстанавливать что возможно. А вот если в Вашем СНТ мир и покой, документов должно накопиться много. В данной статье разберем, как долго их нужно хранить?

Сроки хранения документов установлены Законом о бухгалтерском учете, НК РФ, специальным законом (ФЗ № 217-ФЗ) и другими нормативными актами.

Протоколы общих собраний членовхранятся 49 лет. Даже если в Вашем товариществе раньше их не хранили, теперь придется, так как это требование ФЗ № 217-ФЗ. Наказания за неисполнение данной нормы закона не предусмотрено. Но, без протоколов общих собраний будут в дальнейшем сложности с взысканием задолженности по взносам членов и платежам индивидуальных садоводов, а также проблемы с ведением реестра. Нет протокола о принятии в члены — нет основания для внесения в реестр членов. Более того, хранить желательно не только протоколы, но и приложения к ним: листы регистрации, сметы, ФЭО, отчеты и т.п.

Техническая документация, в т.ч. на объекты инфраструктуры, документы о выделении земли, генпланы, документы по учёту основных средств и прочие, имеющие непосредственное отношение к имуществу общего пользованияхраним столько, сколько существует СНТ. Причем продиктовано это не столько нормами законодательства, сколько судебной практикой. Никогда не знаешь, когда в очередной раз придется доказывать, что твое — это твое.

Первичные учетные документы храним не менее пяти лет: кассовые книги, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты, переписку, документы о получении зарплаты и выплате пособий.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие — проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет хранятся документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

Срок хранения документов учетной политики отсчитывают от года, в котором они в последний раз использовались при составлении бухгалтерской отчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те технические средства, которые помогают воспроизвести электронные документы и проверить электронную подпись.

Регистры бухучетахранятся не менее пяти лет после отчетного года.

Годовая бухгалтерская отчетностьхранится постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год.

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Но если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то такие документы хранят до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов. В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам. Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Что касается всемогущего общего собрания, то повлиять на сроки хранения документов СНТ, оно некомпетентно. Был в нашей практике случай, когда общим собранием членов было принято решение сжигать протоколы общих собраний по прошествии полугода с даты проведения собрания. Для взыскания долгов по взносам в судебном порядке, пришлось восстанавливать протоколы за последние три года. В данном случае все протоколы сохранились электронном виде и участники собраний (секретарь и председательствующий) согласились поставить свои подписи под дубликатами. Если бы решение оспаривалось в судебном порядке, едва ли садоводы пожелали бы расписываться в листах регистрации давно прошедшего собрания, а наличие кворума нужно было бы подтверждать…

Для записи на личный прием по всем бухгалтерским вопросам, касающимся деятельности СНТ, ДНП, ТСН.
позвоните по номеру +7 (499) 380-78-78 или оставьте заявку в форме ниже.

Судья Лопатина И.В. Дело №33-253

НИЖЕГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД

АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Нижний Новгород 16 февраля 2016 года

Судебная коллегия по гражданским делам Нижегородского областного суда в составе:

председательствующего судьи Паршиной Т.В.

судей Карпова Д.В., Заварихиной С.И.

при секретаре Семенове А.В.

с участием представителя СНТ «Линда»

рассмотрела в открытом судебном заседании

апелляционную жалобу СНТ «Линда»

на решение Московского районного суда г.Н.Новгорода от 13 октября 2015 года

по гражданскому делу по иску СНТ «Линда» к Фадеевой Л.Б. о взыскании денежных средств и обязании передачи бухгалтерских документов,

заслушав доклад судьи Нижегородского областного суда Карпова Д.В., судебная коллегия

УСТАНОВИЛА:

СНТ «Линда» обратилось в суд с иском к Фадеевой Л.Б., в котором (с учетом изменения) просило взыскать остаток подотчетных денежных средств в сумме <…> руб., а также обязать передать следующие бухгалтерские документы:

приходные и расходные документы по кассовым операциям (приходные ордеры, расходные ордеры, товарные чеки, договоры, акты выполненных работ) за период с 15.07.2012 г. по 01.05.2014 г.,

документы по учету материальных ценностей за период с 15.07.2012 г. по 01.05.2014г.,

ведомость показаний приборов учета потребляемой электроэнергии (персонифицировано по каждому садоводу за период с 15.07.2012 г. по 01.05.2014г.),

платежные ведомости на выдачу заработной платы и премиальных штатным работникам товарищества, а также премиальных активу товарищества за период с 15.07.2012г. по 01.05.2014 г.,

отчет по задолженностям вступительных, членских и целевых взносов, оплат за электроэнергию персонифицировано по каждому садоводу по состоянию на 01.05.2014 г.

В обоснование иска указало, что Фадеева Л.Б. работала в товариществе с 2005 г. в должности бухгалтер-кассира. 24 мая 2015 г. она была уволена. На момент увольнения у нее находились оригиналы перечисленных бухгалтерских документов. Также согласно отчету ревизионной комиссии за 2013 — 2014 г. остаток денежных средств у Фадеевой Л.Б. на 15.07.2014 г. составил <…>рубля <…>копеек.

Решением Московского районного суда г.Н.Новгорода от 13 октября 2015 года в иске отказано.

В апелляционной жалобе и дополнениях к ней СНТ «Линда» поставлен вопрос об отмене решения суда первой инстанции как незаконного и необоснованного.

В качестве доводов к отмене решения заявитель указывает на необоснованность выводов суда о пропуске истцом срока обращения в суд. Считает, что срок обращения в суд с иском об истребовании документов должен исчисляться с момента увольнения истца – 24.05.2015 года, а по требованиям о взыскании денежных средств — с момента выявления ревизионной комиссией неправомерного удержания истцом денежных средств, то есть с 09.08.2014 г.

Также указывает, что судом не мотивировано, каким именно требованиям закона не соответствует отчет ревизионной комиссии и почему он не может быть принят во внимание.

С выводом суда об отсутствии доказательств нахождения у истца заявленных документов СНТ «Линда» также не согласно, поскольку Фадеева Л.Б. сама подтвердила, что спорные бухгалтерские документы находятся у нее.

Ответчиком направлены возражения на апелляционную жалобу, в которых просит оставить решение суда без изменения, жалобу – без удовлетворения.

Законность и обоснованность решения суда первой инстанции проверена судебной коллегией по гражданским делам Нижегородского областного суда в порядке, установленном главой 39 ГПК РФ, с учетом ч.1 ст.327.1 ГПК РФ, по смыслу которой повторное рассмотрение дела в суде апелляционной инстанции предполагает проверку и оценку фактических обстоятельств дела, и их юридическую квалификацию в пределах доводов апелляционных жалобы, представления, и в рамках тех требований, которые уже были предметом рассмотрения в суде первой инстанции в пределах доводов апелляционной жалобы.

В заседание судебной коллегии ответчик не явилась, судебной коллегией приняты меры по их извещению в соответствии с гл. 10 ГПК РФ.

Неявка лица, извещенного в установленном порядке о времени и месте рассмотрения дела, является его волеизъявлением, свидетельствующим об отказе от реализации своего права на непосредственное участие в судебном разбирательстве дела и иных процессуальных прав, поэтому не является преградой для рассмотрения судом дела по существу.

Суд апелляционной инстанции считает, что нежелание ответчика непосредственно являться в суд для участия в судебном заседании, свидетельствует о ее уклонении от участия в состязательном процессе, и не может влечь неблагоприятные последствия для суда, в связи с чем, полагает возможным рассмотреть дело в их отсутствие.

Проверив материалы дела, обсудив доводы апелляционной жалобы, заслушав в ее поддержку представителя СНТ «Линда», судебная коллегия приходит к следующему.

Согласно ст.419 ТК РФ лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Заявляя настоящие требования, СНТ «Линда» указало на неправомерное удержание ответчиком после увольнения находившихся у нее в связи с работой бухгалтерских документов и денежных средств в сумме <…>руб.

Отказывая в иске, суд первой инстанции исходил из недоказанности факт причинения ущерба, удержания спорных документов, а также из факта пропуска срока для обращения в суд.

Доказательствами по делу подтверждается, что Фадеева Л.Б. с 2005 г. работала в должности бухгалтера-кассира в СНТ «Линда».

Разрешая спор, установив обстоятельства прекращения между сторонами трудовых отношений, суд первой инстанции сделал вывод о том, что СТН «Линда» еще 09 апреля 2014 г. было известно о том, что у Фадеевой Л.Б. могут находиться подотчетные бухгалтерские документы и подотчетные денежные средства.

Судебная коллегия, обсудив доводы апелляционной жалобы о необоснованности выводов суда первой инстанции о пропуске истцом срока обращения в суд, находит их заслуживающими внимания.

В соответствии с ч. 2 ст. 392 Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.

Согласно разъяснениям, содержащимся в абз. 2 п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16 ноября 2006 г. N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если о пропуске срока до вынесения судом решения заявлено ответчиком и истцом не будут представлены доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут служить основанием для его восстановления (часть третья статьи 392 ТК РФ). К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствовавшие подаче искового заявления.

Исходя из указанных правоположений, судебная коллегия указывает, что срок обращения в суд по требованиям об истребовании документов должен исчисляться с момента увольнения истца – 24.05.2015, а по требованиям о взыскании денежных средств — с момента, когда СНТ «Линда» выявило недостачу – даты инвентаризации 09.08.2014. Кроме того, учитывая, что такой способ защиты права как истребование документов не имеет имущественного характера и не подлежит оценке, следовательно, не охватывается понятием материальной ответственности работника перед работодателем. Для такого рода правовосстановительных мер срок для обращения в суд трудовым законодательством не установлен.

Таким образом, учитывая, что настоящее исковое заявление поступило в суд 17.07.2015 г., срок для обращения в суд истцом не нарушен.

Нельзя согласиться и с тем, что вопрос о пропуске срока на обращение в суд поставлен судом по своей собственной инициативе, что не отвечает требованиям беспристрастности суда и состязательности сторон (п.2 ст.12 ГПК РФ).

В ходе судебного разбирательства ответчик не отрицала факт нахождения у нее ряда бухгалтерских документов товарищества, в том числе ведомостей на выплату заработной платы работникам СНТ «Линда» за период с 15.07.2012 по 01.05.2014 (л.д.120).

Данным объяснениям в нарушение требований ст.ст.67,68 ГПК РФ суд в решении никакой оценки не дал, что привело к неправильному разрешению спора в части отказа в истребовании платежных ведомостей по заработной плате.

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Учитывая, что ответчиком признан факт удержания ведомостей на выплату заработной платы работникам СНТ, возражения в этой части сводятся лишь к необходимости предоставить документы независимой комиссии, оснований для отказа в данной части исковых требований у суда первой инстанции не имелось, ввиду чего решение суда в этой части подлежит отмене как приятое с нарушением вышеуказанных норм материального и процессуального права (ст.330 ГПК РФ).

В остальной части требований отказ в иске является законным и обоснованным, поскольку СНТ «Линда» не конкретизировало, какие именно документы (их номера, реквизиты) незаконно удерживаются ответчиком, не представило доказательств, что они находятся у ответчика, что по вине ответчика имеется недостача денежных средств СНТ в размере 301 852, 55 руб.

Доводы апелляционной жалобы о том, что Фадеева Л.Б. сама подтвердила, что иные бухгалтерские документы также находятся у нее, не могут явиться достаточным основанием для удовлетворения иска в указанной части, поскольку истец, обращаясь в суд, обязан конкретизировать (индивидуализировать), какие именно документы являются предметом истребования, с целью обеспечения исполнимости решения об обязании совершить действия по их передаче, поскольку в противном случае принудительное исполнение требования абстрактного (неопределенного) характера исключается.

Относительно представленной ответчиком в суд копии расходного кассового ордера от 17.09.2013 о выдаче М. Е.А. <…>руб. (л.д.115) представителем истца в заседании апелляционной инстанции указано, что этот ордер не входит в исковые требования, в связи с чем у судебной коллегии не имеется оснований для возложения обязанности на ответчика о предоставлении данного ордера.

В части требований о возмещении ущерба судебная коллегия указывает следующее.

В соответствии с ч. 1 ст. 232 Трудового кодекса РФ сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Согласно ст.56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Представленные сторонами доказательства могут быть положены в основу удовлетворения заявленных требований при учете, что они являются надлежащими, соответствуют требованиям относимости и допустимости, достаточны, письменные доказательства должны соответствовать ст.71 ГПК РФ и иным требованиям закона в зависимости от особенностей документа, уполномоченного на его составление лица, органа власти.

Согласно ст. 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (часть первая); результаты оценки доказательств суд обязан отразить в решении, в котором приводятся мотивы, по которым одни доказательства приняты в качестве средств обоснования выводов суда, другие доказательства отвергнуты судом, а также основания, по которым одним доказательствам отдано предпочтение перед другими (часть четвертая).

Судебная коллегия, анализируя материалы дела, констатирует, что суд первой инстанции в соответствии с требованиями ст.ст.56,67,60,59 ГПК РФ обоснованно отклонил в качестве надлежащего доказательства отчет ревизионной комиссии СНТ «Линда», достаточных и достоверных доказательств факта недостачи, размера недостачи, вины ответчика в причинении ущерба, наличия причинной связи между ее поведением и наступившим ущербом не установил, в связи с чем правомерно в данном требовании отказал.

Отвергая доводы апелляционной жалобы в этой части, судебная коллегия обращает также внимание на то, что акт ревизии от 09.08.2014 не подписан одним из членов ревизионной комиссии – Л. С.В. (л.д.73-75, 120), что влечет недействительность результатов ревизии.

При этом одной из причин выявленной недостачи является непредставление ответчиком расходных документов, об истребовании которых предъявлен настоящий иск. Следовательно, исковые требования СНТ «Линда» в указанной части носят взаимоисключающий характер.

С учётом изложенного, судебная коллегия не находит оснований для отмены решения суда в данной части.

На основании изложенного и руководствуясь ст. ст. 328, 329 ГПК РФ, судебная коллегия по гражданским делам Нижегородского областного суда

ОПРЕДЕЛИЛА:

Решение Московского районного суда г.Н.Новгорода от 13 октября 2015 года отменить в части отказа в требовании об обязании передачи ведомостей на выплату заработной платы.

Принять в указанной части новое решение.

Обязать Фадееву Л.Б. в течение 1 месяца с момента принятия апелляционного определения передать СНТ «Линда» ведомости на выплату заработной платы работникам СНТ «Линда» за период с 15.07.2012 по 01.05.2014.

В остальной части решение суда оставить без изменения, апелляционную жалобу СНТ «Линда» — без удовлетворения.

Председательствующий

Судьи

Существуют установленные законом предельные сроки хранения документов, которые создаются в результате деятельности той или иной организации и образования (приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 г.). Конечно, общее собрание МКД не имеет статуса юридического лица, поэтому обязательным для целей хранения документов общего собрания этот приказ считать нельзя. Но поскольку конкретных указаний в законе для общего собрания МКД не предусмотрено, можно использовать принцип аналогии закона. Так, вышеупомянутый приказ устанавливает срок хранения протоколов общих собраний пайщиков. Эти документы должны храниться бессрочно. Возможно, в будущем будут приняты указ, распоряжение, закон или другой документ, устанавливающий сроки хранения документов общего собрания МКД, но, пока его нет, целесообразно сохранять документы.

Когда возможно признание протокола общего собрания МКД недействительным

Любой протокол общего собрания МКД может быть оспорен. Поскольку вышестоящей инстанции не существует, то решение этого вопроса происходит только в судебных органах. Спорными могут быть не только протокол и решение собрания, но и сам факт его проведения. Собственно, недействительность данного документа влечет за собой вариабельность решения и позволяет считать проведенное собрание собственников незаконным. При этом спорным протокол будет не только в том случае, если в нем будет отражена неверная процедура организации и проведения общего собрания, но и даже в том случае, если форма протокола будет нарушена. В этом смысле важно строго соответствовать требованиям приказа Минстроя. Недействительность протокола и утрата силы принятых решений только на основании допущения незначительных ошибок и отступлений – это следствие, которое является крайне нежелательным как для организаторов, так и для участников собрания. Чаще всего в суде оспариваются реестр собственников, которые принимали участие в голосовании, а также правильность подсчета голосов по вопросам повестки дня. Тем не менее доказать факт подделки протокола очень непросто. В случае возникновения судебной тяжбы наиболее приемлемым способом искоренения проблемы может стать проведение собрания для решения тех же самых вопросов в самом ближайшем будущем.

Как обжаловать решение общего собрания собственников помещений в МКД

Протокол общего собрания собственников помещений по новой форме .docx (24 Кб)

Примерный Комплект документов для проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном .docx (61 Кб)

Доверенность.doc (28 Кб)

admin