Срок хранения платежных ведомостей

Платежная ведомость — документ, предназначенный для выдачи работникам заработной платы, премий, пособия по временной нетрудоспособности или других выплат.

В платежной ведомости указываются только табельный номер работника, его фамилия, имя и отчество, сумма выплаты, причитающейся к выдаче на руки, и выделяется графа для расписки в получении денег.

Форма платежной ведомости

Платежная ведомость заполняется по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (форма N Т-53).

Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

Следует заметить, что по платежной ведомости (расчетно-платежной ведомости) осуществляется выплата заработной платы лицам, состоящим в списочном составе штата хозяйствующего субъекта.

Выплаты по гражданско-правовым договорам или договорам возмездного оказания услуг учитываются отдельно.

Преимущества использования платежной ведомости

По одной платежной ведомости можно выдавать зарплату нескольким сотрудникам.

И еще одно преимущество платежной ведомости заключается в том, что выплата по платежной ведомости может проводиться в течение нескольких дней.

Порядок заполнения платежной ведомости

В платежной ведомости бухгалтеру следует указывать сумму денежных средств, которая причитается к выплате сотруднику, то есть за вычетом всех обязательных изъятий — НДФЛ, сумм по исполнительным листам, сумм возмещения ущерба работодателю по вине работника.

Платежная ведомость состоит из трех частей:

  • титульной части;

  • табличной части;

  • итоговой части.

Титульная часть содержит наименование предприятия (фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя) и, при наличии, его структурное подразделение.

В верхнем правом углу следует проставить определенный руководителем предприятия срок, в течение которого производятся выплаты.

Такой срок не может быть более пяти дней, включая день снятия наличных денежных средств с банковского счета.

Кроме этого, в титульной части ведомости в графе «Дата составления» указывается дата её составления, а в графе «Номер документа» платежной ведомости проставляется номер в соответствии с регистрацией в журнале.

При этом дата составления ведомости не должна быть позже даты подписи главного бухгалтера и времени выплаты денежных средств.

Также в титульной части указывается числами и прописью общая сумма денежных средств, которые предполагается выдать сотрудникам.

Табличная часть ведомости содержит сведения о выплатах.

При этом заполняются следующие графы:

  • в графе 1 надо указать порядковый номер сотрудника.

  • в графе 2 надо указать табельный номер сотрудника на основании личной карточки работника.

  • в графе 3 надо указать фамилию, имя и отчество сотрудника.

  • в графе 4 цифрами указывается сумма, которая должна быть начислена каждому работнику. При этом сумму надо записывать не по середине графы, а вплотную к левой вертикальной черте графы.

  • последняя строка является итоговой строкой, по которой подсчитывается общая сумма.

После оформления табличной части и заполнения титульного листа, платежная ведомость передается кассиру на проверку.

Если платежная ведомость оформлена неверно, то в этом случае ведомость возвращается обратно в бухгалтерию на исправление.

Если все реквизиты заполнены правильно, то кассир приступает к выдаче денег сотрудникам из кассы на основании платежной ведомости.

При получении денежных средств каждый сотрудник напротив своей фамилии должен расписаться в графе 5.

Только собственноручная подпись работника может подтвердить факт получения им денежных средств. В случае если денежные средства по какой-либо причине не будут выплачены работнику, в этой графе делается отметка об их депонировании.

В графе 6 указываются все необходимые документы, которые связаны с осуществлением денежных выплат из кассы.

Такими документами могут быть доверенность на получение денежных средств, паспорт и прочие документы. В отсутствие таких документов в платежной ведомости ставятся прочерки.

В итоговой части в конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка, в которой кассир указывает выплаченные и невыплаченные суммы, в том числе суммы подлежащие депонированию и последующему возврату в банк.

Эти суммы кассир заверяет своей подписью и оформляет один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных сотрудникам денег. При этом номер и дата составления расходного кассового ордера указываются в платежной ведомости.

После этого платежная ведомость передается в бухгалтерию и заверяется подписью главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии платежная ведомость заверяется подписью руководителя.

Кто может производить выплату наличных денег по платежной ведомости

Непосредственную выплату денежных средств по платежной ведомости может осуществлять кассир или другой работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия или индивидуальным предпринимателем.

При этом это лицо должно быть в обязательном порядке ознакомлено со своими правами и обязанностями.

С документами, содержащими информацию о правах и обязанностях, работник должен быть ознакомлен под роспись перед допущением к работе.

Предприниматель или руководитель юридического лица вправе и самостоятельно производить выплаты.

Регистрация платежных ведомостей

Все платежные ведомости регистрируются в журнале, который заводится в организации на один год и хранится в ней пять лет.

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах — платежных ведомостях.

Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии.

Составляется регистр бухгалтерского учета на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Минфин выпустил Информационное сообщение № ИС-учет-23 от 26.02.2020, в котором поведал об изменениях в бухгалтерском законодательстве.

В документе в частности упоминается об уточнении перечня архивных документов бухгалтерского учета.

Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 утверждена новая редакция Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления, с указанием сроков их хранения.

Новая редакция Перечня заменяет перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558.

Основные новеллы Перечня.

1. Изменены сроки хранения документов по ряду позиций Перечня.

Так, срок хранения документов о недостачах, присвоениях, растратах (позиция 287) увеличен до 10 лет(ранее — 5 лет), о получении заработной платы и других выплат (позиция 295) до 6 лет(ранее — 5 лет), лицевых счетов работников и карточек-справок по заработной плате, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. (позиция 296), сокращен до 50 лет(ранее — 75 лет). 2. В Перечне определен срок хранения для ряда новых документов бухгалтерского учета: 📌 Реклама

а) стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта — 5 лет (позиция 267);

б) консолидированная финансовая отчетность, финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по МСФО: годовая — до ликвидации организации; промежуточная — 5 лет (позиция 275).

Кроме того, в Перечне особо указаны сроки хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физлицами: законченных делопроизводством до 1 января 2003 г. — 75 лет; законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. — 50 лет (позиция 301). 3. Из Перечня исключен ряд позиций, в частности, формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета, заказы на бланки документов учёта и отчетности.

Расчетная ведомость (РВ) считается самым удобным документом для начисления зарплаты. Форма ее отработана многолетней практикой, закреплена законодательно и подходит как организациям, так и индивидуальным предпринимателям.

Чаще всего бланк ведомости используют предприятия, имеющие в штате несколько работников. Но ее успешно применяют и работодатели с одним сотрудником, упрощая сложный образец. По сути, это первичный документ, имеющий и соответствующий срок хранения.

Назначение РВ

Расчетная ведомость обозначена в нормативных актах под грифом Т-51. Эта унифицированная форма была утверждена еще в 2004 году Постановлением Госкомстата. Образец бланка взят с приложения к данному циркуляру. Основное предназначение ее это фиксация сумм, предназначенных к выплатам работникам предприятия. Здесь не ставятся подписи сотрудников в получении средств.

Обратите внимание: Формируется она как при оплате труда в виде наличных средств, так и переводе заработной платы на банковскую карту.

Существует еще и платежная ведомость, бланк которой имеет гриф Т-53, в котором отражаются уже начисленные средства, и работник расписывается в подтверждение получения денег. Ее используют только при оплате наличными.

Как выглядит РВ

Бланк Т-51 состоит из двух частей расположенных по обе стороны листа. Титульный лист содержит юридическое наименование работодателя (полное или сокращенное), соответствующее учредительным документам, ОКПО, название структурного подразделения (если оплата труда исчисляется по его работникам).

Кроме того, расчетная ведомость на заглавном листе содержит поля с описанием номера документа, даты его формирования, срока, за который проводится расчет. Некоторые реквизиты бланка разрешается менять, если того требует вид деятельности предприятия или способ обработки данных.

Другая сторона содержит унифицированную табличную форму, состоящую из 18-и столбцов и стольких строк, сколько работников в штате. Если на предприятии числится много сотрудников, листов с таблицами может быть несколько, все пронумерованы и общее количество вынесено в отдельное поле.

Бланк расчетной ведомости по заработной плате Т-51

Заполнение табличной части

Правила заполнения несложны. В строки бланка вносятся данные расчета по сотрудникам, одна строка – один работник. Суммы отражаются в рублях и копейках и округлений не допускается.

В строке надо заполнить следующие графы:

— номер по порядку;

— номер работника по табелю;

— Ф.И.О. сотрудника;

— занимаемая должность;

— величина оклада, тарифная ставка;

— сколько времени отработано (в часах);

— сколько часов отработано в праздники и выходные;

— начисления;

— изъятия и зачеты за прошлые переплаты (налоги в том числе);

— задолженность компании перед сотрудником;

— задолженность работника перед компанией;

— суммарный итог.

Результаты расчетов заработной платы каждому сотруднику отражаются в поле «к выплате» (№18). По сути, вычисление итога – это решение примера с одним неизвестным – суммой зарплаты.

Обратите внимание: Как только данная унифицированная таблица готова и подписана, вся информация из Т-51 должна быть перенесена в платежную ведомость с грифом Т-53.

Незаполненных полей быть не должно, если показатели отсутствуют, то ставится прочерк.

Образец заполнения расчетной ведомости Т-51 по зарплате

Срок оперативного хранения ведомости ограничен. Как только заканчивается период, отведенный для выдачи заработной платы (5 дней), напротив фамилии сотрудника, не получившего средства, в столбце «к выплате» ставится отметка «депонировано». Сведения о том, что конкретному сотруднику в положенный срок не произведена плата за труд, берется из платежной ведомости Т-53. При необходимости приводится ссылка на соответствующую информацию (ведомость или ордер).

По каким документам составляется?

Чтобы провести расчет по унифицированной форме Т-51 бухгалтеру требуются данные, которые содержатся в следующих документах предприятия:

  • штатное расписание,
  • табель, предназначенный для учета рабочего времени,
  • документальные сведения о выработке продукции (если оплата сдельная),
  • приказы или распоряжения о назначении поощрительных выплат (премий),
  • приказы или распоряжения о назначении денежных санкций.

Для тех предприятий, которые используют компьютерную обработку данных, вся первичная информация заносится в базу данных и там находится на хранении. Автоматизированная система тоже должна функционировать на основе образца формы Т-51.

Кто составляет форму и кем она заверяется?

Расчетная ведомость создается бухгалтером, в обязанность которого входит, кроме того, последующая передача формы на хранение. В крупных компаниях для исчисления заработной платы выделяют отдельного сотрудника. Это связано с особой важностью мероприятий. Именно он ставит подпись под расчетом на последней странице унифицированной ведомости, причем следует привести и расшифровку с указанием должности и полных Ф.И.О. Виза руководителя здесь в отличие от Т-53 не ставится, поскольку по данному документу деньги не выдаются.

Расчетная ведомость составляется в единственном экземпляре по той причине, что он предназначен для внутреннего пользования.

Обратите внимание: По этой же причине в архиве предприятия срок хранения заполненного бланка составляет 5 лет, а не 75, как предусмотрено для кадровых сведений (Т-53).

Предыдущая статья: Контроль кассы и кассовых операций у ИП Следующая статья: Процедура получения кодов ОКВЭД для ИП и ООО

Сроки хранения документации

Бухгалтерские документы и отчетность подлежат хранению в течение установленного срока. Итак, что это за срок и как он определяется?

Сроки хранения бухгалтерских документов

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций служат первичные документы, в которых фиксируются факты осуществления таких операций. Для обеспечения достоверности информации первичные документы должны быть составлены в ходе осуществления хозоперации, а если это невозможно — непосредственно по ее окончании (ч.1 ст. 9 Закона о бухучете1). Согласно ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, предприятие должно принимать все необходимые меры для предупреждения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, обеспечивать их хранение2 в течение установленного срока. Для выполнения первого требования необходимо обеспечить соответствующую технологию ведения записей в документах, обеспечивающую сохранность записей в течение установленного срока хранения документов, а также невозможность незаметного уничтожения таких записей. Для хранения документов также необходимо создать соответствующие условия: хранить документы в помещениях с ограниченным доступом, противопожарной защитой, с обеспечением необходимых климатических условий и т. п.

Согласно ч. 2 ст. 3 Закона о бухучете основным и обязательным видом учета, который ведут предприятия, является бухгалтерский учет. Налоговая отчетность основывается на его данных, а значит, и на данных первичных бухгалтерских документов. Какие именно документы используются для целей налогового учета, указано в п. 44.1 НКУ. Это первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая отчетность, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Пунктом 44.1 НКУ прямо запрещено формировать показатели налоговой отчетности без подтверждения их документами, указанными в этом пункте.

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем №578/53. Это минимальные сроки согласно п. 1.7 Перечня №578/5.

1 Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

2 Более подробно о вопросах хранения документов читайте в статье А. Кравчука «Хранение и уничтожение документов хоздеятельности» в «ДК» №44/2011.

3 Перечень типовых документов, создаваемых в ходе деятельности госорганов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. №578/5.

Согласно п. 2.10 Перечня №578/5, сроки хранения документов отсчитываются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения бухгалтерских документов за все месяцы 2012 г., с января по декабрь, начнется с 1 января 2013 г. Хранить их нужно будет по 31.12.2015 г. Таким образом, документы за январь 2012 г. будут храниться почти четыре года.

Документы по бухгалтерскому учету и отчетности перечислены в п. 4.2 раздела I Перечня №578/5. Сроки их хранения варьируются от одного года до 75 лет. Например, большая часть бухгалтерских документов хранится 3 года; если документы содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, — 5 лет; расчетно-платежные ведомости — 75 лет. Кадровые документы и ведомости начисления зарплаты подлежат сдаче в архивы после закрытия предприятия и хранятся в течение установленного срока — 75 лет. Столь длительные сроки хранения связаны с тем, что указанные документы могут понадобиться при определении размера пенсии или пересмотре величины уже назначенной пенсии.

Однако некоторые сроки хранения документов применяются с оговорками согласно п. 2.11 Перечня №578/5. Оговорка «при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства… В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения» более конкретно определяет сроки хранения документов. Такие примечания, как «по истечении срока действия договора», «после утверждения», «после замены новыми», «после ввода объекта в эксплуатацию» и т. п., означают, что именно с этого момента начинается отсчет срока хранения документов.

Сроки хранения документов для целей налогового учета

Такие сроки установлены пунктом 44.3 НКУ — это 1095 дней со дня фактического представления налоговой отчетности, для составления которой использовались такие документы. Если налоговая отчетность не была представлена в установленные сроки, то срок 1095 дней отсчитывается с предельного срока представления налоговой отчетности, предусмотренного НКУ. При этом учитывается сам день представления отчетности или последний день срока ее представления.

В случае ликвидации налогоплательщика все документы, указанные в п. 44.1 НКУ, передаются в архив в установленном законодательством порядке. В архив передаются документы за период не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика. Обратите внимание, что в этом случае период может отличаться от периода, указанного в абзаце первом п. 44.3 НКУ: период 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности (или с последнего дня срока ее представления) может отличаться от периода 1095 дней перед датой ликвидации налогоплательщика. Это связано с тем, что при ликвидации налогоплательщика его снимают с учета в органе Миндоходов согласно ст. 67 НКУ.

Если на предприятии осуществляется проверка или же оно проводит процедуру обжалования налогового уведомления-решения, принятого по результатам проверки, а также находится в состоянии судебного разбирательства, то все документы, связанные с этими процессами, должны храниться до их окончания. Разумеется, срок хранения таких документов не должен быть меньше срока, установленного в п. 44.3 НКУ, — или 1095 дней после подачи декларации, или 1095 дней перед датой ликвидации.

За нарушение норм ст. 44 НКУ, то есть за необеспечение сроков хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, прочих документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, предусмотрен штраф в размере 510 грн, если такое нарушение выявлено впервые, и 1020 грн — если оно выявлено повторно в течение года (п. 121.1 НКУ).

Сроки хранения документов на предприятии

Учитывая то, что общим законодательством (Перечень №578/5) и НКУ установлены разные правила отсчета сроков хранения документов, каждое предприятие может разработать собственные сроки с учетом норм обоих указанных документов. Такие сроки устанавливаются приказом по предприятию. Это делается при утверждении номенклатуры дел, в приказе об учетной политике или об организации документооборота.

При разработке собственных сроков хранения документов необходимо учитывать, что законодательством установлены минимальные сроки их хранения. Каждое предприятие может устанавливать и более длительные сроки.

Например, для расчетно-платежных ведомостей Перечнем №578/5 установлен срок хранения 75 лет, а пунктом 44.3 НКУ — 1095 дней со дня фактического представления налоговой отчетности, для составления которой были использованы эти ведомости. В этом случае предприятие должно установить для таких документов срок хранения 75 лет начиная с 1 января года, следующего за отчетным.

Общий срок в три года с 1 января года, следующего за отчетным (согласно Перечню №578/5), может оказаться короче, чем срок 1095 дней со дня фактического представления налоговой отчетности. Например, для документов за декабрь 2013 г., на основании которых была составлена годовая декларация по налогу на прибыль, «налоговый» срок хранения истечет 02.03.2017 г. (1095 дней после представления декларации, которая может быть подана до 03.03.2014 г. включительно), а «стандартный» срок истечет 31.12.2016 г. — через три года начиная с 01.01.2014 г. И это тоже надо учитывать при утверждении сроков хранения документов. Например, срок хранения приходных накладных можно установить в размере 1521 день со дня выписки документа: 365 дней текущего года + 1095 дней + 1 день високосного года + 60 дней срока подачи декларации.

Юлия ЕГОРОВА, «Дебет-Кредит»

Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности.

Учет документации

В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях. Например, при вычислении положенного работнику объема ежемесячных пенсионных выплат, различных льгот, компенсаций и других социальных выплат. Организации должны самостоятельно обеспечивать должный учет и хранение всей производимой документации, как установлено в перечне типовых управленческих документов. Несоблюдение правил, и сроков хранения грозит юридическим лицам существенными штрафами.

Сроки хранения

Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. В течение 75 лет организации должны хранить следующие документы:
• лицевые счета работников;
• документы на выдачу заработной платы, гонораров и пособий;
• документы на все другие выплаты работникам.

Изменения в архивном деле

В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. То есть, вышеуказанные сроки хранения зарплатной документации на протяжении 75 лет действуют только для архивных дел, сформированных до 2003 года. Также важно отметить, что в связи с этими законодательными изменениями, срок хранения документов теперь отсчитывается не с момента увольнения сотрудника из организации, а с момента создания дела на этого работника. Весь массив архивных документов по заработным платам при сдаче на хранение теперь следует делить на две части: на документы, сдаваемые на 75 лет, и документы, сдаваемые на 50 лет.

admin