Расходный кассовый ордер — что это?

Расходно-кассовый ордер как юридическая категория

Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.

Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

Бланк РКО вы можете скачать по ссылке.

Скачать бланк

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению кассовых операций:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Обязательно ли оформление расходного кассового ордера

В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.

Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые операции должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.

В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок — для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.

Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.

Подробнее о кассовой дисциплине читайте .

В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера

Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:

  • в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
  • в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.

В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:

  • Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
  • Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
  • Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
  • Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
  • Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.

Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры

Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:

  • если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
  • нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
  • в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
  • дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
  • сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
  • в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
  • аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».

Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.

Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец РКО

Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере

В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.

Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.

Итоги

Форма расходных кассовых ордеров утверждена законодательно и является обязательной к применению для всех субъектов предпринимательства. Исключение сделано только для ИП – при соблюдении ряда условий. У банковских организаций есть своя форма РКО.

О последних изменениях в порядке ведения кассовых операций читайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2020 году».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

1) руководитель и главный бухгалтер;

2) только главный бухгалтер;

3) только руководитель.

25. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации оформляется первичным документом.Это:

1) приходный кассовый ордер;

2) расходная накладная;

3) расходный кассовый ордер.

26. Какие первичные документы и регистры служат основой для записи по счету 50:

1) отрывные листы кассовой книги и приложенные к ним пер­вичные документы;

2) выписки банка;

3) первичные документы?

27. Контроль за правильным ведением кассовой книги возла­гается на:

1) главного бухгалтера; 2) руководителя организации;

3) кассира; 4) финансового директора.

28. В расходном кассовом ордере допущена ошибка при на­числении суммы. Способ исправления ошибки:

1) способ «красным сторно»;

2) документ должен быть ликвидирован и выписан новый;

3) корректурный;

4) дополнительная запись.

29. Каким способом можно исправить ошибки в кассовой книге:

1) корректурным способом, заверенным подписями кассира;

2) корректурным способом;

3) корректурным способом, заверенным подписями кассира иглавного бухгалтера?

30. Приходные кассовые ордера (Ф № КО-1) нумеруются по порядку с начала:

1) месяца; 2) квартала;

3) года; 4) работы организации.

31. Для контроля за полнотой и правильностью осуществле­ния кассиром операций по кассе используются:

1) журнал-ордер № 2 и ведомость № 2;

2) приходные и расходные кассовые ордера;

3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых доку­ментов;

4) Кассовая книга.

32. Информации о движении денежных средств в кассе обоб­щается в:

1) приходных кассовых ордерах;

2) расходных кассовых ордерах;

3) журнале-ордере № 1 и ведомости № 1;

4) Кассовой книге.

33. Выявленное при инвентаризации кассы превышение фак­тического наличия денежных средств по сравнению с данными бухгалтерского учета отражается следующими проводками:

1) Дт сч. 50 Кт сч. 99

2) Дт сч. 50 Кт сч. 98

3) Дт сч. 50 Кт сч. 91

34. Кроме денежной наличности, в кассе организации могут храниться:а) денежные документы; б) приходные и расходные кас­совые ордера; в) бланки строгой отчетности; г) журналы-ордера по счету «Касса»; д) ценные бумаги. Варианты ответов:


1) а, б, в; 2) а, в, д;

3) в, г, д; 4) а, г, д.

35. Получены и оприходованы в кассу денежные средства с расчетного счета организации. В учете сделана бухгалтерская проводка:

1)Дт сч. 51 Кт сч. 50

2) Дт сч. 50 Кт сч. 51

3) Дт сч. 50 Кт сч. 71 .

36. За сохранность денежных средств в кассе отвечает:

1) главный бухгалтер;

2) кассир;

3) руководитель организации.

37. Важным условием проведения проверки денежной налич­ности в кассе является:

1) внезапность;

2) быстрота;

3) сплошной охват объектов проверки;

4) присутствие кассира.

38. Положительная разница, образовавшаяся в результате роста иностранной валюты по отношению к рублю, в части ино­странной валюты, находящейся в кассе организации, отража­ется в учете:

1)Дт 50 Кт 98

2) Дт 50 Кт 91

3) Дт 50 Кт 99

39. При поступлении денежных средств в кассу организации за проданную продукцию (работы, услуги) дается следующая запись:

1) Дт сч. 50 Кт сч. 90 субсчет 1

2) Дт сч. 50 Кт сч. 62

3) Дт сч. 60 Кт сч. 50

40. Возврат в кассу подотчетным лицом остатка денежных средств по ранее выданному авансу отражается записью:

1) Дт сч. 50 Кт сч. 90

2) Дт сч. 71 Кт сч. 50

3) Дт сч. 50 Кт сч. 71

Задание 2.

Организация получила краткосрочный кредит банка в сумме 800 000 руб.

Перечислено с расчетного счета поставщику за полученные материалы 400 000 руб.

Перечислено с расчетного счета авиакомпании за авиабилеты для работника, направляемого в командировку, -12 000 руб.

Снято по чеку на выплату зарплаты и административных расходов 230 000 руб.

Выдана зарплата работникам 215 000 руб.

Выдано подотчетному лицу на командировочные расходы 10 000 руб. и авиабилеты стоимостью 12 000 руб.

Определить остаток средств на расчетном счете и в кассе организации при условии, что до совершения указанных операций денежные средства на расчетном счете и в кассе отсутствовали.

Задание 3.

Обработать отчеты кассира. На основании отчетов кассира составьте ж\о №1 и ведомость №1.

Дата № к\о От кого получено или кому выдано Приход Расход Д К
3.03 3.03 3.03 Остаток на 1 марта По чеку № 3543 Сергееву С.В. под отчет Носову Н.В. депонированная з\п
Итого:
10.03 10.03 10.03. 10.03 По платежным ведомостям з\п За проданную продукцию Иванову А.Н. под отчет По объявлению на взнос наличными
Итого:
15.03 15.03 15.03 От Сергеева С.В. остаток подотчетных сумм Родионовой Е.Н. единовремен- ная материальная помощь По чеку № 3544
Итого:
23.03 23.03 23.03 Соболеву Р.М. на командировоч- ные расходы По платежной ведомости з\п за отпуск За проданные ценные бумаги
Итого:
29.03 29.03 29.03 29.03 29.03 По чеку № 3545 Перерасход по авансовому отчету Соболеву Р.М. Егорову И.И. депонированная з\п Перерасход по авансовому отчету Иванову А.Н. От кладовщика по недостаче материалов
Итого:

Остаток на 1 апреля ?

Задание 4.

Обработайте выписки банка из р\счёта и составьте ж\о № 2 и ведомость № 2.

(с позиций банка)

Дата Содержание хозяйственных операций Сумма (руб.) Д К
Дебет Кредит
2.02 2.02 2.02 Остаток на 1 февраля По чеку № 0836 По платежному поручению поставщи- кам за материалы Зачислен краткосрочный кредит
Итого:
5.02 5.02 5.02 5.02 По чеку № 0837 По платёжному поручению НДФЛ По платёжному поручению отчисления на соцстрах и в ПФ Зачислено от покупателей за проданную продукцию
Итого:
16.02 16.02 16.02 16.02 По платежному поручению поставщику за материалы По платежному поручению НДС По платежному поручению зачислена дебиторская задолженность По платежному поручению транспортной организации за перевозку материалов
Итого:
27.02 27.02 27.02 По платежному поручению зачислено от покупателей за проданную продукцию По объявлению на взнос наличными из кассы Возвращен краткосрочный кредит
Итого:

Остаток на 1 марта ?

Задание 5.

Указать бухгалтерские проводки.

Сумма Д К
1. Начислена з\п персоналу основного цеха: рабочим за производство продукции рабочим за ремонт оборудования цеха руководителям и специалистам 2. Начислена з\п персоналу управления предприятием: руководителям и специалистам по окладам прочим служащим по окладам 3. Начислено пособие по временной нетрудоспособности 4. Произведены отчисления на социальное страхование и обеспечение в размере 30% от начисленной з\п: 5. Удержано из з\п персонала предприятия: налог на доходы физических лиц за брак продукции по исполнительным листам остаток подотчетных сумм 6. По чеку получены деньги в кассу на выдачу з\п и пособий 7. По платежным ведомостям выдана з\п и пособия, кроме 19700 рублей 8. Депонирована не выданная в срок з\п 9. Депонированная з\п сдана на р\счет 10. Перечислено с р\счета: подоходный налог НДФЛ отчисления на социальное страхование 210 000 83 200 72 000 80 600 41 150 16 000 ? 58 440 3 000 37 600 ? ? ? ? ? ? ?

Задание 6.

Организация приняла к оплате счет поставщика за выполненные работы по ремонту основных средств, используемых в основном производстве. Стоимость работ 28 880 руб. ( в том числе НДС 18%) Счет поставщика оплачен.

Составьте бухгалтерские проводки по учету расчетов с поставщиками.

Задание 7.

Организация приобретает партию материалов на сумму 18 850 руб., в том числе НДС 18%. Согласно договору с поставщиком материалы отгружаются в адрес покупателя только после внесения последним 80% стоимости материалов. После получения материалов организация перечисляет на расчетный счет поставщика оставшиеся 20 % стоимости материалов.

Составьте бухгалтерские проводки по учету расчетов между покупателем и поставщиком.

Практическое занятие №9.

Тема: Учет внеоборотных активов.

Понятие, классификация и оценка основных средств. Документальное отражение и учет операций по движению основных средств. Понятие амортизации испособы её начисления.

Понятие НМА, их классификация и оценка. Документальное оформление операций по принятию НМА к учету. Учет поступления, создания и выбытия НМА. Способы начисления амортизации НМА.

Понятие финансовых вложений, их классификация и оценка. Учет финансовых вложений в ценные бумаги. Учет вкладов в уставные капиталы других организаций. Учет финансовых вложений в займы.

Цель практического занятия:

— закрепить теоретические знания и навыки самостоятельной работы, полученные в процессе обучения по теме: «Учет внеоборотных активов»

— развить у студентов теоретические начала и умение самостоятельно мыслить;

— научить формировать бухгалтерскую информацию об основных средствах, нематериальных активах, финансовых вложениях на счетах бухгалтерского учета;

Формируемые компетенции:

— позиционировать электронное предприятие на глобальном рынке, формировать потребительскую аудиторию и осуществлять взаимодействие с потребителями, организовывать продажи в среде Интернет (ПК-11);

— использовать соответствующий математический аппарат и инструментальные средства для обработки, анализа и систематизации информации по теме исследования (ПК-20).

Обеспечение:нормативно-законодательные документы Российской Федерации, регулирующие учет денежных средств организации, План счетов бухгалтерского учета, тестовые вопросы и задачи.

Методические рекомендации:

Для выполнения заданий по данной теме, студенту следует опираться на знания, полученные на лекции и в процессе самостоятельной работы: необходимо применить принципы отражения на счетах бухгалтерского учета операций по учету вложений во внеоборотные активы, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений.

Литература:, , , , , , , , , , , ,

, , , , , , , .

Задание 1.

За регистрацию автомобиля в ГИБДД ООО «Луч» заплатило 1 900 руб., которые предварительно 06.09.2013.г. были выданы из кассы подотчетному лицу, в том числе на оплату выдачи государственного регистрационного номера 1 500 руб., на оплату выдачи свидетельства о государственной регистрации транспортного средства 400 руб.

Оформить бухгалтерскими записями приобретение автомобиля и определить его первоначальную стоимость, если автомобиль был зарегистрирован 20.09.2013г. и введен в эксплуатацию 21.09.2013г.

Задание 2.

Начислить амортизацию по основному средству К-6 (копировальный аппарат) всеми способами, применяемыми в бухгалтерском учете в соответствии с ПБУ 06/01.

Исходные данные:

1. Первоначальная стоимость – 140 000 руб.;

2. Срок полезного использования 5 лет;

3. Коэффициент ускорения – 2 (для способа уменьшения остатка);

4. Объем продукции за весь срок эксплуатации объекта в натуральном выражении –

29 000 шт., объем продукции за отчетный месяц – 600 шт. (для способа пропорционально объему продукции, работ, услуг).

Задание 3.

Списывается по ветхости объект основных средств:

• первоначальная стоимость –125 000 руб.

• износ на день ликвидации – 113 000 руб.

• начислена зарплата рабочим за демонтаж объекта ОС в сумме 5000 руб.

• начислен соцстрах (30 %) -?

• оприходованы на склад материальные ценности (запчасти, лом) от разборки ОС на сумму 11 570 руб.

Составить бухгалтерские проводки и определить финансовый результат от списания основных средств.

Задание 4.

1. Активы организации могут быть приняты к бухгалтерско­му учету как основные средства при единовременном выполне­нии следующих условий:а) использование в производстве продук­ции при выполнении работ или оказании услуг либо для управлен­ческих нужд организации, либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование; б) использование их только для производства продукции; в) использование в тече­ние длительного времени (более 12 месяцев); г) последующая пере­продажа активов не предполагается; д) амортизационный период не превышает пяти лет; е) способность приносить экономические выгоды (доход) в будущем. Варианты ответов:

1) а, б, в, е; 2) а, в, г, е 3) б, в, г, е

2. Основные средства классифицируются:а) по отраслевому признаку; б) по назначению или характеру участия в процессе производства; в) пообъектно; г) по видам; д) степени использова­ния; е) по наличию прав; ж) по степени участия в процессе произ­водства. Варианты ответов:

1) а, б, в, г, ж; 2) а, б, г, д, е; 3) б, в, г, д, ж.

3. ПБУ 6/2001 устанавливает правила формирования в бух­галтерском учете информации:

1) об основных средствах;

2) об основных средствах и инвестициях в материальные ценно­сти;

3) о производственных запасах.

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

  • когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

  • при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

  • при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;

  • когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

  • главный бухгалтер;

  • бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

  • руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» — его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

admin