Проделанной работе

Содержание

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

С понятием «служебная записка» сталкивался хотя бы раз каждый работающий человек. Многие уверены, что это то же самое, что и докладная.

Но это не совсем так. Безусловно, сходство между этими документами есть, однако есть и принципиальные различия.

И главное из них, пожалуй – иерархическая составляющая. Ведь служебную записку могут адресовать друг другу люди одного должностного статуса…

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Определение

Его использует специалист, чтобы донести до другого служащего или руководителя рациональное предложение, сведения об изменениях или другую важную информацию.

Служебная записка – всегда внутренний документ. Он может быть адресован любым специалистом организации на или производства, причем как человеку вышестоящей должности, так и рядовому специалисту другого отдела (например, предложение о совмещении).

В этом ее главное отличие от докладной и объяснительной (где при заполнении всегда соблюдается иерархический принцип: человек нижестоящей должности пишет на имя начальства). Помимо этого, как уже говорилось, докладные записки бывают и внешними, то есть адресоваться руководящему составу сотрудничающих организаций, тогда как служебные ходят только внутри одной компании (или с обособленными подразделениями). О том, что такое служебная записка и как ее правильно оформить, читайте здесь.

Для чего нужна?

Такой документ пишется в связи с целью информировать другого сотрудника о некоей возникшей или могущей возникнуть внештатной ситуации, разрешение которой зависит именно от того работника (или его отдела), которому адресуется записка.

То есть, по сути это означает: «возникла ситуация, она находится вне ведения моего подразделения, ее в силах разрешить вы, для чего я вам предлагаю следующие способы».

Это и есть главное ее отличие от докладной – если в докладной записке строго соблюдается иерархический принцип «снизу- наверх», то есть, вы информировали главу фирмы о чем-то важном, дальше он сам разберется, как на это реагировать, то в служебной записке оговаривается не только сама проблема, но и описываются варианты ее решения.

Какие виды существуют?

Служебные записки могут быть самыми разными и их разделяют на несколько типов, в зависимости от того, о чем в них идет речь.

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Например:

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

  1. Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
  2. При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

На оборудование

Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

Например:

Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

Кузину Петру Кузьмичу

14 июля 2017 года

служебная записка №4

Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Александров Александр Александрович (подпись).

Если вам необходимо написать служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера, а вы не знаете, как это сделать правильно, то предлагаем прочитать эту статью, а о написании данного документа о каких либо действиях, связанных с оборудованием, мы расскажем здесь.

На совмещение

Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

Например:

Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

12 мая 2017 года

служебная записка № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И.А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

Максимов Максим Максимович (подпись).

Другие примеры составления данной бумаги на совмещение должностей вы найдете в этом материале, а если вы хотите узнать, как оформить бумагу на замещение во время отпуска или о его переносе, то предлагаем прочитать эту статью.

На премирование

Здесь обязательно пишется, кому полагается премия (указать должность и паспортные данные), в каком размере (если имеется в виду именно денежное поощрение) и за что именно.

Например:

Генеральному директору ООО «Визор – Альфа»

15 мая 2015 года

служебная записка № 3

Прошу вас издать приказ о присвоении премии старшему менеджеру отдела продаж Зотову Ивану Сидоровичу в размере 50 000 рублей за его высокие показатели по продажам в период с 1 января по 1 мая 2015 года.

Начальник отдела продаж

Теплов Александр Александрович (подпись).

Еще примеры оформления служебной записки на премирование вы найдете в этой статье.

Требования к оформлению — общее содержание

Единой формы служебной записки не существует. Тем не менее, для исполнения она обязательно должна содержать следующие реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • кто кому адресует;
  • наименование бумаги и ее регистрационный номер;
  • суть вопроса;
  • предлагаемые варианты решения, указание на действия;
  • дата, подпись.

Например:

Директору ООО «Анарион-М»

15 января 2016 года

Представляю вам список кандидатов для участия в семинаре в Солт-Лейк-Сити:

  1. Иванов Иван Петрович – менеджер по продажам;
  2. Сидорова Мария Никифоровна – менеджер по продажам.

Вышеуказанные кандидаты по нашему мнению заслуживают участия в семинаре, поскольку именно они за отчетный период представили наиболее высокие результаты по продажам. Более того, они работают в ООО «Анарион-М» с 2013 года и с самого начала работы показали личную заинтересованность и усердие, а значит – могут делиться опытом продаж и построения команды.

Начальник отдела продаж

Сергеев Сергей Сергеевич (подпись).

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

Об оформлении данной бумаги на списание материальных ценностей мы писали тут.

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

  • причину, по которой вы хотите его заменить;
  • тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
  • дата, подпись.

Правила написания

  1. Писать следует на листе формата А4, от первого лица, четко и грамотно, без двусмысленных фраз и ошибок. Обязательно следует подписываться и правильно указывать названия подразделений, должностей, паспортные данные человека. Печать на этой бумаге не ставится.
  2. Документ может быть оформлен в классическом – «бумажном» варианте, либо в электронном (что обычно и бывает). Никаких особенных отличий и ограничений по объему для электронного варианта не существует, единственное, без чего можно обойтись – упоминание в тексте адресата, для этого нужно всего лишь ввести корректный адрес в поле адресной строки письма.

Более того, необходимо обязательно ставить функцию уведомления о прочтении. Это будет в нужное время служить доказательством того, что вы действительно отправляли тому или иному человеку такой документ.
Если же отправляется именно бумажный вариант, необходимо удостовериться, что письмо зарегистрировано в журнале у секретаря. Это гарантия того, что оно дойдет до того, кому адресовано. Многие фирмы ведут специальный журнал для такого рода бумаг, где указывается дата, регистрационный номер, кто писал и на какую тему.

Все правила написания данного документа вы найдете в этом материале, а каковы требования к оформлению по ГОСТУ читайте здесь.

Ошибки при составлении

Часто сотрудники допускают грамматические или орфографические, что недопустимо в деловом бумажном обороте, да и вообще в любой речи. Также имеют место быть: неверное указание должности, неправильное наименование организации.

Тем более неграмотным и неэтичным является коверканье паспортной информации человека. Или же указывают только проблему, не указывая, чего хотят от того, к кому обращаются, не предлагают вариантов решения – словом, получателю из текста не понятно, чего от него этим оповещением хотят добиться, какой реакции.

Ответ на документ

После прочтения документа и сочтя его полезным, получатель ставит на нем резолюцию, например » Принято к сведению». Однако если бумага подразумевает написание ответа, то он должен воспоследовать.

Унифицированной формы ответа не существует, обычно таковая составляется специалистами внутри организации. Обычно ответ представляет собой пояснительную записку, в которой указывается, что было сделано в соответствии с полученным сообщением от работника.

Что касается сроков, то здесь строгих рамок также нет. Зависит от ситуации, а также от локальных установок фирмы. Например, если речь идет о лишении премии, то ответ на такую записку должен поступить в десятидневный срок. О составлении служебной записки на депремирование или премирование читайте здесь, а все подробности о том, как правильно написать ответ на служебную записку, вы можете прочитать в этой статье.

Итак, служебная записка, как и докладная, не имеет строго прописанного шаблона, нет для нее и четких сроков ответа. Тем не менее, это письменный документ и без рассмотрения, а значит и без ответа остаться он не может. Для этого нужно оформлять документ грамотно и корректно, четко изложить суть и далее обозначить варианты решения вопроса. И конечно же – обязательно заверить своей личной подписью.

Полезное видео

Смотрите видео о видах и особенностях служебных записок:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Во многих компаниях внедрена или внедряется система еженедельной отчетности. Руководителю важно быть в курсе дел в компании – сложностях, проблемах и успехах. Для этого руководитель проводит еженедельные совещания, на которых сотрудники отчитываются о проделанной работе. Как создать идеальный еженедельный кадровый отчет?

Еженедельный кадровый отчет на совещании – идеальный отчет

С целями все понятно. Цель еженедельного отчета – показать процент выполнения ранее поставленных задач, обсудить проблемы и предложить решения.

Как должен выглядеть идеальный еженедельный кадровый отчет:

  1. В первую очередь, он должен иметь четкую и прозрачную структуру. На совещании времени очень мало и надо подать всю важную информацию предельно структурировано.
  2. Из первого пункта логично появляется второй – информация в отчете должна быть четкой, измеримой и конкретной. На совещание руководителю не нужны пространственные размышления о том, что сотрудники ленятся. Говорите конкретно: какой процент ленивых, в каких департаментах, как объясняют и что можно сделать (предлагайте пути решения). Подкрепляйте информацию цифрами и фактами.
  3. И последнее – оформление отчета очень важно. Необходимо представить сухую информацию цифр наглядно: используйте диаграммы и графики, красивое визуальное оформление. Не думайте, что внешний вид неважен. В первую очередь, мы воспринимаем информацию визуально — и это первый шаг к тому, что ваш отчет внимательно просмотрят или выслушают.

Еженедельный кадровый отчет на совещании – проблемы

С какими проблемами и сложностями сталкивается любой специалист по кадрам при составлении отчета?

  • Много источников данных.
    Обычно в компании используется Excel, 1С, внутренние системы отчетности. И для каждого отчета нужно залезть в каждую из систем и отчетов, сделать выгрузку, скопировать и вставить в сводный отчет.
  • Много самих данных.
    Зачастую, если сотрудников в компании больше 20 делать регулярную кадровую отчетность становится все сложнее. А если сотрудников больше 100 или 1000? Много сотрудников, много данных по каждому сотруднику, информация о сотруднике хранится в разных источниках… См. пункт 1.
  • И наконец, главная проблема – вся информация в отчеты вносится менеджерами вручную (!). Сейчас у нас 2018 год и большинство работ можно и нужно автоматизировать. Делайте собственно бизнес-анализа и не тратьте свое рабочее время на сбор отчетов.

Еженедельный кадровый отчет на совещании – примеры

Казалось бы, отчеты делаются в Excel – и никуда от этого не денешься. Это самый доступный, гибкий и функциональный инструмент.

Но можно создавать вот такие красивые интерактивные отчеты, которые собираются как конструктор – используя мышку, вы просто переносите нужные компоненты на экран, выстраиваете их красиво и распечатываете или отправляете по почте руководителю.

Еженедельный кадровый отчет на совещании – автоматизируй!

Как можно создать красивый и наглядный отчет быстро? Как не тратить свое время или время сотрудников на механический «копи-паст» данных? Есть 2 пути:

  • Вы можете внедрить сложные аналитические системы, чьи имена достаточно известны. Но понятно, что для этого придется заложить достаточно длительное время и определенный бюджет – а покупку решения, на специалистов, которые будут внедрять и поддерживать это решение.
  • Если отчеты и анализ нужен здесь и сейчас, то лучший выход – это так «коробочные» аналитические продукты, типа Tableau.

Еженедельный кадровый отчет на совещании – Tableau

В чем преимущество таких аналитических программ? Их функции, формулы, вычисления, визуальный ряд – такой же как у «больших» собратьев. Но:

  • Их легко устанавливать (скачиваете на свой рабочий компьютер)
  • Легко изучать (эти программы были специально разработаны для обычных специалистов, менеджеров различных сфер, которые не имеют знаний программиста или статиста, но должны регулярно создавать отчеты)
  • Нет скрытых платежей – фиксированная плата в месяц за полный функционал (от 2100 рублей в месяц на март 2018)

Наши клиенты говорят, что после начала использования Tableau время на сбор кадровых отчетов сократилось с 6-8 часов до 15-20 минут!

Интересно? Мы знаем все про Tableau, являемся официальным представителем в России (работаем со всеми регионами) и готовы провести консультацию, презентацию, сессию ответов на вопросы по Skype или у вас в офисе:

Задайте вопрос

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

В деловой практике широко применяется отчетность подчиненных перед руководителем, ведь это помогает поддерживать конкурентоспособность фирмы за счет индивидуальных качеств отдельных работников. Рассмотрим, как правильно написать отчет о проделанной работе, какие типы отчетов бывают и какие из них приходится писать людям разных профессий.

Отчеты в различных предприятиях

На каждом предприятии предусмотрена своя степень отчетности, которая зависит от специфики работы организации, количества сотрудников, величины предприятия и многих других факторов.

Например, составление отчета для сотрудников в детском саду предусмотрено на конец года, т. к. в документе освещаются итоги обучения и воспитания детей за весь учебный год.

Детский сад, как и другие муниципальные образовательные организации, ориентирован на программы обучения, предусмотренные Федеральным государственным образовательным стандартом (ФГОС).

Поэтому сотруднику детского сада, прежде всего, следует указать в своем отчете характеристику групп детей, программы развития (в соответствии со стандартом), успехи в обучении и дальнейшие перспективы.

Доклад о проделанной работе в другом муниципальном учреждении, например, в доме культуры, может быть составлен сотрудником за годовой период работы, за квартал, месяц и даже за отдельно проведенное мероприятие. В нем сотрудник указывает развернутую характеристику учреждения, которая даст определение последующему содержанию отчета, описывает успехи организации и ориентированность на будущие мероприятия.

Документ может быть составлен сотрудником в свободной форме с соблюдением минимальных требований к оформлению. Однако к составлению любого документа следует подходить максимально ответственно, т. к. некоторые предприятия требуют строгую форму подотчетности для соблюдения регламента в бухгалтерии. Лучше всего при составлении отчета пользоваться образцом.

Например, отчет сотрудника Совета ветеранов (добровольного общественного объединения), в первую очередь, должен включать в себя информацию об организации и количестве членов объединения (желательно указать заслуги ветеранов, объединив их в большие группы).

После вводной части следует описание работ, которые были осуществлены за указанный период, и имена должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий.

В конце следует рассказать о достигнутых успехах и сделать общий вывод.

При составлении отчетов нельзя забывать, что в любых докладах о проделанной работе внимание уделяется не только положительным сторонам деятельности, но и отрицательным тоже. Обусловлено это тем, что знание неудач организации или отдельных работников и поиск способа решения проблем поможет скорректировать деятельность учреждения, сделав его работу более эффективной.

За различные периоды времени

Различают 4 типа отчетов по временному периоду:

  1. Ежедневный отчет.
  2. Еженедельный отчет.
  3. Ежемесячный или квартальный отчет.
  4. Годовой отчет.

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Для профессий

Сотрудник дошкольного образовательного учреждения, взаимодействующий с детьми, составляет готовой отчет, в котором подводит итоги учебного года и проводит анализ освоения детьми программы ФГОС. План отчета воспитателя о проделанной работе:

Для депутатов содержание доклада о проделанной работе зависит, прежде всего, от направленности деятельности сотрудника Госдумы.

В соответствии с этим формируется состав сведений, которые содержит документ, и его объем, соответственно, зависит от типа отчета. Доклад может быть составлен в любой форме. Общее содержание годового или квартального отчета депутата включает в себя следующие пункты:

  • название, максимально полно раскрывающее содержание документа;
  • список проведенных работ (мероприятий);
  • подробный анализ наиболее приоритетных направлений деятельности;
  • подведение итогов;
  • планы на период, следующий за отчетным.

Для таких профессий, как художественный или музыкальный руководитель, отчетность может носить самый разный характер, т. к. это зависит от организации, в которой работает данный сотрудник. Если это государственное образовательное учреждение, то доклады будут преимущественно годовыми или квартальными. Если с сотрудником был заключен временный трудовой договор, то, скорее всего, наниматель потребует от него отчет за проведение одного мероприятия или еженедельную отчетность с примерным содержанием:

Для офисных профессий, таких как секретарь или бухгалтер, чаще всего руководителями предусмотрена еженедельная, квартальная и иногда ежедневная отчетность ввиду сложности выполнения должностных обязанностей. При написании отчета необходимо руководствоваться должностными инструкциями, которые составляет работодатель. Если инструкции нет, то перечень должностных обязанностей можно найти в трудовом договоре. В документе следует указать количество выполненных работ и предложить несколько вариантов рационализации условий труда.

Людям, занимающим такие должности, как менеджер по персоналу, подойдет формат ежедневной отчетности, т. к. данная профессия предполагает выполнение ежедневного плана, составляемого непосредственно начальством. В качестве формы отчетности следует выбрать бланк с заполняемыми полями, где указываются:

  • запланированный объем работ на текущий день;
  • информация о выполненной работе;
  • причины невыполнения плана;
  • причины перевыполнения плана;
  • ФИО ответственного лица;
  • дата и подпись сотрудника организации.

Отчет сотрудника, связанного со сферой медицинской (старшей медсестры, врача, заведующего отделением и т. д.), чаще всего является квартальным или годовым и имеет формальное значение с примерным содержанием:

  • название, содержащее в себе наименование профессии составителя;
  • характеристика составителя;
  • характеристика учреждения;
  • характеристика отделения, в котором работает сотрудник;
  • перечень профессиональных обязанностей;
  • документы, в соответствии с которыми осуществляется профессиональная деятельность;
  • структура деятельности;
  • показатели отделения (желательно использовать формат таблицы);
  • повышение квалификации;
  • подведение итогов;
  • предложения по улучшению условий труда.

Документ чаще составляется в свободной форме за исключением тех пунктов, где требуется указать табличные данные.

Фев 1, 2018 zakonadmnin

Главное предназначение отчета о проделанной работе — письменная фиксация итога конкретных действий. Образец, шаблон, пример можно скачать бесплатно.

Отчет о проделанной работе — абстрактное понятие. Этот документ, сопровождающий какое-либо деяние субъекта правоотношений, имеет свободную форму исполнения. Главное предназначение рассматриваемого акта — письменная фиксация конкретных действий. На странице имеется пример, шаблон и образец отчета о проделанной работе . По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать нужный текст. Простейший формат позволит изменить некоторые тезисы бумаги в текстовом редакторе word, и применить бланк в собственной практике.

Отчет о проделанной работе будет необходим разным профессиям и специальностям: воспитателю детского сада, председателю ТСЖ, медсестре и иным профессиям. Поскольку обсуждаемый пакт имеет цель подведения каких-либо итогов, его написание требует от автора особенного внимания. Составляя отчет о проделанной работе, нужно максимально исключить грамматические и пунктуационные ошибки в тексте. Содержание необходимо проверить несколько раз и только после этого придавать публичности и огласке.

Обязательные пункты отчета о проделанной работе

:

  • Утверждение директором, вверху справа;
  • Название итогового регламента;
  • Период за который предоставляются сведения, ФИО подотчетного лица;
  • Затем в виде таблицы или пунктов вносятся показатели функционирования;
  • В конце подводятся итоги, ставится подпись лица и расшифровка.

Итоговый регламент о проделанной работе имеет уникальные свойства и значения. Информация, полученная читателем в процессе изучения материалов, должна быть усвоена и понятна. Процесс не получит должного внимания и развития, если итоги о проделанной работе составлены не качественно и не компетентным специалистом. Не стоит вносить лишние факты в содержание. Однако, изложение всей картины проведенных процедур также важно. Стоит выдержать краткость и одновременную достаточность подачи материала для удобства читателя.

Были ли в вашей практике случаи, когда вы не покладая рук, ног и других частей тела пахали 24 часа в сутки. Идеально подготовили объект к продаже. Уже раскачали рынок своими коммерческими предложениями, наметили план дальнейших действий и, в полной гармонии с собой, ждете закономерного результата в виде сделки и последующего получения честно заработанных комиссионных.

Но в какой-то момент на экране телефона высвечивается номер вашего клиента и вы, ничего не подозревая, спокойно берете трубку. Но вместо благодарности вы слышите множество претензий, начиная с того, что вы вообще ничего не делаете и заканчивая требованием расторгнуть договор и угрозами. Знакомо?

Прежде чем возмущаться, поставьте себя на его место…

Человек заключил с вами эксклюзивный договор. Доверил вам возможно самое дорогое имущество, которым он обладает. Он вам поверил, он решил, что вы почти волшебник только и способный ему помочь. Но потом, все время, что вы работаете не покладая рук, он о вас и о вашей работе ничего НЕ СЛЫШИТ И НЕ ЗНАЕТ! Соответственно растет подозрение, что ничего и не происходит. Более того, всегда найдутся «добрые советчики» из числа родственников, друзей и знакомых, которые будут капать ему на мозги и запугивать страшилками про «обманщиков», о «черных риэлторах» и о том «как это дорого, да за такую работу». Поэтому дней через 7-10 происходит вполне логичный и закономерный взрыв.

На самом деле существует очень простой способ не допустить такого развития событий. Достаточно отправлять клиенту эженедельный отчет о проделанной работе.

Регулярно, по заранее сформированному шаблону, составляйте отчет, в котором будут перечислены все выполненные за прошедшее время действия и мероприятия. И присылайте продавцу по почте. И клиент доволен – он понимает, что происходит, что о нем не забыли, по его теме работают, и вы всегда будете защищены от необоснованных претензий.

Теперь сформируем требования к документу «Отчет о проделанной работе»:

Что обязательно должно быть в отчете

    • Номер договора
    • Контакты агента
    • Перечень выполненных действий и проведенных мероприятий
    • Дата создания отчета и подпись

Способы передачи

    • электронная почта
    • распечатать и передать лично в руки

Время передачи отчета

    • Оптимально вечер пятницы, (когда у вас есть итоги недельной работы)
    • Либо после последних осмотров на выходных

ВАЖНО!

    • Если в вашем отчете присутствует перечень интернет ресурсов, на которых вы разместили объявления, – обязательно укажите ссылки именно на эти объявления
    • Если вы делали публикации в СМИ, приложите фото или скрин объявления
    • Если вы создали отдельную презентацию , не забудьте приложить ее к отчету

Выполняя все эти нехитрые действия, вы быстро сведете количество подобных звонков к минимуму. И, к слову, вам станет гораздо проще контролировать ситуацию. Ну а чтобы максимально упростить эту и без того непыльную работу по созданию отчетов, предлагаем вам скачать пример готового шаблона.

Об авторе

Татьяна Порубаймих . Организатор и руководитель консалтингового центра Arsenal consult. По совместительству идейный вдохновитель проекта и генератор идей. А также и консультант. Основное направление: маркетинг и копирайтинг. Татьяна — маркетолог, в портфолио у которого успешно реализованные проекты в самых разнообразных направлениях.

Удостовериться в выполнении задания, которое по договору оказания услуг взял на себя исполнитель, необходимо для определения добросовестного выполнения им условий соглашения и решении вопроса о выплате вознаграждения.

Так как договорные отношения с исполнителем зачастую заключаются в письменной форме, то и отчёт об оказанных услугах, его образец, который подтверждает работу исполнителя, также должен быть представлен в виде письменного документа.

Отчёт исполнителя

Исполнитель, составляя письменный отчёт для заказчика услуги, таким образом подводит результат всей проделанной работы, взятой на себя по договору.

Причём, как правило, конечный результат уже известен заказчику и в отчёте требуется расписать, какие шаги были предприняты для достижения результата, что для этого потребовалось и какие последствия принесло каждое такое действие.

Как правило, отчёт — это сводная таблица, произвольно составляемая исполнителем. В такой таблице по пунктам указываются произведённые операции, если дело коммерческое, расходы, понесённые исполнителем, и результаты, которые были достигнуты при совершении каждого отдельного действия. В конце подводится итог, может быть закреплена какая-то конечная сумма.

Письменный отчёт, который заказчик принял и одобрил, является бесспорным свидетельством того, что исполнитель выполнил свою работу и не нарушил условия договора. После подписания отчёта об оказанных услугах, образец, можно требовать оплаты исполненных услуг.

Обоснования отчёта исполнителя

Простого письменного документа о сделанной работе недостаточно для установления факта исполнения обязательств по договору.

К отчёту требуется приложить документальные свидетельства того, что каждое указанное в отчёте действие имело место и каждая потраченная сумма была направлена именно на то, что указанно в отчёте.

Так, подтверждением заключённых сделок, обязательно должны быть копии договоров или иные документы. Траты подтверждаются чеками или квитанциями в получении денег, если требовалось посетить какие-либо места, документальные свидетельства оттуда.

Так как оказание услуг — довольно широкая область деятельности, сами договоры об этих услугах, как и формы отчётности, могут принимать различные формы. Всё зависит от конкретного задания, взятого исполнителем к реализации.

Важно знать, что письменная форма отчёта необходима при заключении письменного соглашения. В отчёте информация должна быть донесена так, чтобы у заказчика не осталось сомнений в том, что исполнитель как-либо нарушил условия и взятых на себя обязательств.

Ниже расположен типовой отчет об оказанных услугах, образец и бланк, вариант которого можно скачать бесплатно.

Руководитель предприятия в связи со служебной необходимостью отправляет сотрудника в командировку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для этого должен быть оформлен соответствующий . В нем указывается должность и фамилия сотрудника, место назначения и цель поездки.

После приезда работник составляет отчет о командировке. В документе он подробно описывает, что было проделано во время поездки и была ли достигнута ее цель.

Рассмотрим более подробно, что представляет отчет о командировке, приведем пример написания, обозначим, какие к нему применяются требования, как правильно нужно отчитаться и в какие сроки это необходимо сделать.

Что это за документ?

Каждый документ на предприятии относиться к определенной группе документооборота.

Отчет о командировке входит в список командировочных документов. Также в него входит приказ о командировке, командировочное удостоверение и .

Проверка командировочных документов относится к компетенции налоговых органов — в частности, при проверке НДФЛ и налога на прибыль. Поэтому при составлении отчета о командировке бухгалтерии следует обратить особое внимание на правильность их заполнения.

Отчет о командировке должен составлять сотрудник, отправленный в поездку по служебной необходимости.

Сотруднику выдается вместе с командировочным удостоверением служебное задание. В нем есть графа с указанием цели командировки и отчета о проделанной работе. Именно во второй графе и должна быть внесена информация о проделанной работе.

Краткий отчет о служебной командировке составляется для пояснения выполнения цели командировки.

Обязателен ли?

До 2019г включительно, при направлении сотрудника в командировку, составление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательно и закреплено в нормативных документах.

С 08.01.15 пункт был упразднен.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе и отчет о командировке, стало необязательно — на усмотрение руководителя и бухгалтерии.

При большом потоке сотруднике, направляемых в командировку, чтобы избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов, рекомендуется составлять отчетные документы, как и раньше.

Это следует отметить в локальном акте.

Преимущества составления отчета о командировке:

  • при начислении зарплаты, бухгалтер документально имеет подтверждение нахождение работника в командировке;
  • при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).

Как составить отчет о командировке?

Согласно законодательству, создана унифицированная форма отчета о командировке.

При составлении документа сотрудник должен ими руководствоваться.

Рассмотрим, какие требования предъявляются к документу, из каких граф он состоит и как правильно его заполнить.

Отчет о проделанной работе по служебной необходимости должен быть составлен не позднее 3 дней после возвращения.

Форма и разделы

С 2013 г. законодательством была разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно.

Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А (образец приведен далее):

Служебное задание выполняет следующие функции:

  • четко прописывается цель командировки и сопутствующие задания;
  • работник составляет отчет о проделанной работе.

Разделы служебного задания

Заполняются начальником подразделения:

  • наименование организации (полное или сокращенное);
  • номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
  • фамилия, имя, отчество сотрудника направляемого в командировку и его табельный номер из личного дела;
  • отдел, к которому прикреплен сотрудник (в небольшой организации указывается ее название, если нет разделения на отделы);
  • должность;
  • место назначения: город и организация;
  • срок командировки: дата начала, окончания общий срок;
  • кто финансирует расходы на командировку: отправляющая или принимающая сторона;
  • основание для командировки: план командировки, служебная необходимость и т.д.;
  • цель командировки и сопутствующие задачи;
  • подписи руководителя подразделения и директора.

Заполняются сотрудником, направленным в командировку:

  • отчет о проделанной работе;
  • подпись сотрудника.

При оформлении командировки служебное задание передается сотруднику с командировочным удостоверением или хранится в бухгалтерии до возвращения работника.

Правила заполнения

Правила заполнения отчета о командировке просты.

Перед отправкой в командировку, руководитель отдела прописывает цели поездки. Соответственно по этим целям сотрудник должен составить отчет о проделанной работе.

Не стоит ограничиваться словом «выполнил». В его задачу входит написать развернутое пояснение о том, что было сделано.

Надо составить отчет таким образом, чтобы при последующей налоговой проверке у специалистов не возникло вопросов в необходимости командировки и в частности направления данного сотрудника.

При невыполнении задачи следует указать причину. Если она будет уважительная, организация может принять решение не взыскивать с сотрудника понесенных расходов на командировку.

При нехватке поля для заполнения отчета можно продолжить его на листе А4. При этом это не будет зачтено, как нарушение законодательства.

Как написать правильно?

Отчет о командировке (образец) представлен ниже:

Кроме того, в организации возможно применение собственной формы отчета о командировке.

Пример такой формы:

Кто подписывает и согласовывает?

Должно быть проставлено минимум 3 подписи:

  • сотрудника, оформлявшего командировку;
  • начальник подразделения – проверяет правильность заполнения;
  • руководителя предприятия – утверждает и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Вернувшись из командировки, согласно Постановлению №749, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе в течение 3 рабочих дней.

Он заполняет отчет о том, что было сделано, предоставляет документы, подтверждающие произведенные расходы.

Сопроводительные документы

При направлении сотрудника в командировку должен быть оформлен следующий комплект сопроводительных документов:

  • (для определенных групп граждан);
  • приказ о направлении в командировку: указывается фамилия, инициалы сотрудника, должность, место назначения поездки, цель и сроки;
  • служебное задание: указывается информация аналогичная приказу, дополнительно появляется графа с отчетом о выполнении задания для сотрудника.

Авансовый отчет составляется одновременно с написанием отчета о командировке.

Оформляется для подтверждения выданного аванса или получение денег, потраченных на командировочные расходы. Сопровождается документальным подтверждением: квитанции, чеки, билеты.

admin