Приказ об отмене командировки

Содержание

Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление

Если был издан приказ о направлении в служебную поездку, то она должна состояться в соответствии с его предписанием. Для отмены командировки необходимо издать отдельный образец, который будет указывать на соответствующую причину:

  • командирование работника перестает быть востребованным;
  • наличие личных обстоятельств, из-за которых сотрудник не может исполнить поручение;
  • невозможность отбыть в установленный срок из-за болезни;
  • имеются чрезвычайные обстоятельства — стихийные бедствия, аварии или иные обстоятельства, препятствующие исполнению обязанностей.

Текст приказа об отмене командировки должен включать в себя основание — документ, по которому отменяется назначение. Обычно им является служебная записка, которая и указывает на причину. Соответственно она же прилагается к основному акту.

Также при составлении необходимо указать, какой документ отменяется текущим приказом. Если процедура выдачи командировочных уже была осуществлена, то следует также оговорить и возврат денег, а также возмещение убытков, связанных с возвратом билетов и других предварительных расходов.

Для лучшего понимания данных моментов, можно рассмотреть примеры отмены командировок на отдельных образцах.

Приказ об отмене командировки в связи с болезнью

Вопрос об отмене командирования по болезни может иметь различные решения. Можно выделить следующие варианты:

  • болезнь командированного работника до отправления;
  • заболевание в ходе самой поездки;
  • болезнь одного из командируемых, вследствие которой отменить назначение приходится всем.

Если работник заболел уже после отправки, то его необходимо отозвать из назначения. Однако при его согласии и незначительности заболевания можно издать приказ о продлении командировки на тот период, который необходим сотруднику. В этом случае по прибытию он должен будет представить больничный лист.

Отмена командировки по семейным обстоятельствам

Отменить командирование по личным или семейным обстоятельствам достаточно непросто. Дело в том, что законодательством не регламентируются причины, которые в данной ситуации могут считаться обоснованными. То есть, решение о том, отменять поездку в связи с указанными причинами или нет, остается за работодателем.

Однако имеется категория работников, которые по закону не могут быть направлены в служебную поездку:

  • беременные женщины;
  • сотрудники, на попечении которых находятся недееспособные родственники.

Если к примеру командируемая сотрудница узнала о своей беременности, то она подает служебную записку. В этой ситуации работодатель не имеет права направлять ее по служебному заданию. В остальных случаях решение остается за руководителем.

Приказ об отмене командировки генерального директора

Оформление документации при командировании директора ничем не отличается от соответствующего образца для рядового сотрудника. Есть только два вопроса, которые в данной ситуации стоит рассмотреть:

  • кем подписывается приказ об отмене командировки генерального директора;
  • как передаются полномочия на время отсутствия.

Командировочные документы могут оформляться директором на собственное имя. Законодательством это не запрещается. На время передачи обязанностей образец может оформляться и уполномоченным лицом. Поэтому во избежание вопросов, если обязанности уже были переданы, то отменить командирование лучше заместителю.

Передача полномочий со своей стороны требует издания отдельных нормативов: приказа о наделении дополнительными обязанностями и соответствующая доверенность.

Отмена командировки и возмещение стоимости билетов

Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.

Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы — все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.

Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.

Оформляем приказ об отмене командировки

Распоряжение работодателя обязательно должно быть оформлено в виде приказа. Это касается и решения об отмене командировки конкретного сотрудника.

Но командировка может быть отменена не только по инициативе работодателя, но и по другим причинам.

Основания для издания

Причин для отмены командировки может быть несколько. Её могут отменить по инициативе работодателя, так и по инициативе работника.

Основания для отмены могут быть следующие:

  • Необходимость в служебной поездке отпала по некоторым причинам, которые не зависят от работника.
  • Болезнь командированного сотрудника.
  • Другие причины.

О том, как оформляется приказ о переносе командировки на другой срок, вы можете узнать из нашей статьи.

Информацию про командировки государственных гражданских служащих вы найдете .

Требования к документу

Документ составляется на фирменном бланке предприятия или же на обычном листе, но с указанием необходимой информации.

Приказ об отмене командировки должен содержать в себе следующие пункты:

  • информация о работодателе;
  • название документа;
  • его порядковый номер, дата и место издания;
  • основание для издания приказа;
  • должность руководителя от предприятия;
  • его подпись и расшифровка;
  • подпись сотрудника — означает, что сотрудник ознакомился с документом.

Пункты и их описания

Каждый пункт содержит в себе определённую информацию:

  • Информация о работодателе: в самом верху в центре указывается его полное и сокращенное фирменное наименование. Здесь нужно указать именно так, как указано в учредительных документах.
  • Название документа. В данном случае, это «Приказ». Это слово указывается в середине листа, сразу же после наименования работодателя.
  • Реквизиты документа: номер документа по порядку, дата составления приказа, а также место, где он был составлен.
  • Основания для издания. В данном случае это «Отмена командировки конкретного сотрудника (ФИО)». Далее следует указать причины, по которым командировка отменяется.
  • Также здесь нужно указать: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, которого ранее собирались отправить в служебную поездку; ФИО сотрудника; город или название муниципального образования, куда он был командирован; реквизиты приказа, по которому была назначена командировка; ФИО и должность сотрудника, который назначается ответственным за исполнение данного приказа; основание (то есть документ), по которому командировка отменяется.

В самом конце документа нужно указать должность руководителя предприятия, его подпись и обязательно расшифровку.

Далее подпись сотрудника. Это обязательное условие. Это говорит о том, что сотрудник ознакомился с приказом.

Нужно ли вносить пункт о возврате подотчетных сумм?

Командированному выдают определённую сумму денежных средств для осуществления необходимых расходов в служебной поездке. Так как командировка отменяется, то средства необходимо вернуть в кассу предприятия.

В п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 сказано, что сотрудник, получивший под отчёт денежные средства, должен их вернуть в позднее 3-ёх дней после окончания командировки.

Но так как поездка не состоялась, то целесообразнее оговорить срок возврата в приказе об отмене командировки.

Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 N 18

Но может возникнуть 2 ситуации:

  • Сотрудник не потратил ни копейки из подотчётных средств. Тогда он просто сдаёт всю сумму в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. В нём будет указано основание возврата «приказ №….от ….. об отмене командировки».
  • Часть выданных подотчётных средств была потрачена, но купленное оборудование может быть использовано в деятельности предприятия в дальнейшем. Тогда сотрудник заполняет авансовый отчёт, сдаёт оставшиеся день и предъявляет чеки.

Образец составления:

Какими документами сопровождается?

Основание для издания приказа является служебная записка руководителя структурного подразделения, из которого сотрудник направлялся в поездку.

В записке должна быть указана причина, по которой командировку следует отменить.

Про оформление отпуска во время командировки читайте на нашем сайте.

Что входит в расчет средней заработной платы? Узнайте .

Как посчитать суточные при командировке? Пример вы найдете в этой статье.

Кем подписывается?

Как и любой другой приказ, этот документ подписывается руководителем от работодателя или другим сотрудником, который уполномочен подписывать такие документы.

Руководителем предприятия может быть один из учредителей или же наёмный сотрудник. Он имеет право действовать без доверенности от имени фирмы, а также подписывать все необходимые документы, включая приказы.

Но руководитель может уйти в отпуск или заболеть. Тогда назначается временно исполняющий его обязанности, который в отсутствие руководителя имеет право подписывать приказы.

Ознакомление работника

Сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с приказом. Это касается не только распоряжения относительно отмены командировки, но и любого другого распоряжения руководителя относительно личного состава работников.

Работник должен поставить свою подпись на приказе. Это говорит о том, что он его прочитал и ознакомился.

Ошибочное мнение, что если сотрудник поставил подпись, то он согласен с распоряжением руководителя. Это не так! Подпись – это осведомление.

Если сотрудник отказывается подписывать приказ, то работодатель должен оформить акт об отказе.

Акт подписывается самим руководителем и 2-мя сотрудниками.

Как и сколько хранится?

Срок хранения документов на командировку зависит от продолжительности самой поездки.

Если командировка краткосрочная, то приказ должен храниться в отделе кадров 5 лет. Если же командировка долгосрочная – то 75 лет.

Долгосрочная командировка – это от 6 месяцев до года, а краткосрочная – от нескольких дней до 2-ух месяцев.

Приказ об отмене командировки – это обычный кадровый документ, который составляется на фирменном бланке предприятия.

Если такого бланка не разработано, то можно составить его на обычном листе, но с обязательным указанием всех необходимых реквизитов предприятия.

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

  • название организации (полное или сокращенное – неважно);
  • наименование самого документа;
  • его номер, дату и место его формирования.

Далее переходите к основной части. Тут напишите:

  • обоснование и основание для создания распоряжения
  • должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
  • указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
  • ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Отмена командировки

Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

Рассмотрим более подробно все эти нюансы.

Причины

Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.

В связи с болезнью/больничным

При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.

Нахождение на больничном листе предполагает выплату государственного пособия по временной нетрудоспособности. В период болезни работник не может исполнять свои трудовые обязанности, в том числе служебное поручение.

Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.

Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.

По семейным/личным обстоятельствам

Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.

Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

Из-за погодных условий

Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.

Возможна ли командировка внешнего совместителя? Информация — в нашей статье.

Чем отличается аккордная оплата труда от сдельной? Узнайте .

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

  • сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины отмены;
  • издание приказа об отмене командировки;
  • возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Документы

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

  • приказ;
  • служебная записка;
  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Решение:

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Авансовый отчет-ao-1

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

  • документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
  • справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

  • удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
  • цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Проводки

Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:

Д-т К-т Наименование хозяйственной операции
71 50 Выданы средства из кассы
20 71 Списание издержек на билеты без НДС
20 71 Списание издержек на гостиницу без НДС
20 71 Списаны суточные
50 71 Сотрудником возвращен остаток средств в кассу

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса

Если суточные были выплачены

Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.

Возврату будет подлежать сумма денежных средств, исходя из количества фактически не проведенных вне места работы дней.

Если работник успел потратить все денежные средства, организация может:

  • потребовать возмещения путем удержания необходимой суммы из дохода следующего расчетного периода работника;
  • не требовать возмещения.

Если средства не были получены работником

Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится.

В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.

Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.

Любой сотрудник и работодатель может столкнуться с необходимостью осуществления поездки в другой город или регион по рабочему вопросу. Но особые проблемы могут возникать, если присутствует необходимость отмены поездки или ее переноса на определенный срок в связи с не зависящими от нас причинами. Необходимо основательно разобраться в вопросе того, как правильно и грамотно осуществить процедуру отмены командировки и возврата сотрудника на рабочее место.

Из данной статьи вы узнаете:

  • может ли потребоваться отмена командировки;
  • каков порядок действий при отмене командировки;
  • какие встречаются примеры служебной записки и приказа об отмене командировки;
  • как правильно вернуть авансовые средства, не используемые из-за отмены командировки.

Никто не застрахован от возникновения проблемных ситуаций, и даже основательно планируемая поездка может окончиться, так и не начавшись. Именно в таких случаях, если они касаются предстоящего путешествия по осуществлению рабочих вопросов (подписание договоров, налаживание связей со структурными подразделениями в других регионах) необходимо знать, как правильно оформить операцию переноса или полной отмены командировки.

Порядок действий при отмене командировки

Следует сразу уточнить, что любые изменения в планах командировки должны подкрепляться отдельным указом или распоряжением начальника, а вводить какие-либо изменения в уже изданный и подписанный документ запрещается.

Причинами для отмены поездки могут служить:

Необходимость работника отправиться на больничный

Данный фактор может возникнуть перед поездкой или, непосредственно, во время осуществления трудовых обязанностей. Во втором случае работника необходимо отозвать из командировки и выписать соответствующий приказ, после чего лицо имеет право отправиться на больничный.

По личным или семейным обстоятельства

Законодательством не установлена классификация семейных обстоятельств, по которым сотрудник может быть отозван из командировки. Соответственно, работодателю необходимо отразить данный момент в уставных документах предприятия.

Из-за плохих погодных условий;

Данный вопрос так же нуждается в отображении в локальных актах организации.

Правильным будет следующий порядок отмены командировки:

  • выявление причин отмены поездки и сбор необходимой документации;
  • составление служебной записки с четкой формулировкой и указанием причины;
  • издание и подписание руководителем соответствующего приказа;
  • составление авансового отчета и возврат неиспользованных материальных и финансовых средств (командировочных).

Для документального подтверждения отменяемой поездки потребуются: приказ, авансовый отчет, служебная записка, документы, которые подтвердят фактическое использование определенной части финансовых средств.

Примеры служебной записки и приказа об отмене командировки

Докладная или служебная записка оформляется в соответствующем образце и адресуется непосредственному директору предприятия или ответственному лицу, который составлял документальное обеспечение предстоящей командировки. В документе должна быть отображена причина отмены поездки и цель, для которой она планировалась. Так же, в служебной записке необходимо указать номер приказа и должность сотрудника, которого отозвали из командировки.

Приказ, как и служебная записка, составляется в произвольной форме, но документ должен включать в себя следующие пункты:

  • непосредственное распоряжение директора фирмы об отмене поездки;
  • должность, фамилию, имя и отчество отзываемого из командировки сотрудника;
  • информацию о назначении ответственного работника, отвечающего за возврат всех материальных средств и оформление авансового отчета;
  • указать основание, служащее отменой поездки.

Все необходимые документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приказов и распоряжений. Сверху бланков проставляется регистрационный номер, а в нижнем блоке информации проставляется подписи начальника, ответственного лица и сотрудника, который должен был отправиться в командировку.

Оформление приказа об отмене командировки

Для составления приказа об аннулировании или переносе служебной поездки не предусмотрено унифицированного бланка. Используется свободная форма или внутренний бланк организации. В нем указывается:

  • полное наименование предприятия с указанием формы;
  • название документа, регистрационный номер и дата составления;
  • причина издания;
  • наименование должности и Ф. И. О. сотрудника, в отношении которого оформляется распоряжение;
  • ссылка на отменяемый акт (реквизиты и дата составления);
  • назначение ответственного за ознакомление работника и исполнение;
  • подпись лица, издавшего документ, и руководителя компании.

Сотрудника обязательно ознакомить с приказом под подпись.

Возврат выданных денежных средств

Перед отправкой работника в служебную поездку ему выдаются авансовые денежные средства на расходы. При ее аннулировании все финансы должны быть возвращены в кассу организации. Пункт 11 письма ЦБ РФ регламентирует срок – 3 рабочих дня с даты распоряжения.

Однако возможна ситуация, когда с момента издания указа о служебной поездке до распоряжения об отмене прошло несколько дней, в течение которых часть выданного аванса была потрачена (например, на бронь гостиницы, покупку билетов и т.д). Тогда нужно следовать правилам оформления возврата подотчетных денежных средств, аналогичных применяемым при прибытии сотрудника в штатный срок.

Сотрудник будет обязан в течение трех рабочих дней с даты издания составить и предоставить авансовый отчет с описанием всех совершенных трат. К нему прикладываются чеки и квитанции, подтверждающие целевое расходование денежных средств.

Траты суточных не требуют документального подтверждения. Суточные начисляются за каждый день поездки, до момента возвращения работника.

Если распоряжение об отмене было издано в день назначения поездки, работник возвращает сумму полученных суточных в полном объеме. Если же прошло несколько дней, возврату подлежит только сумма за отмененные дни.

Для чего нужен приказ об отмене командировки?

На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

Так, он может быть подписан:

1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

  • не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
  • превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

Приказ об отмене командировки: структура документа

Приказ об отмене командировки включает:

1. Наименование фирмы-работодателя.

2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

Здесь отражается суть распоряжения руководства:

  • об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
  • об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
  • о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).

5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:

  • документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
  • документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

  • командированный сотрудник;
  • ответственные за исполнение документа.

Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

  • порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
  • порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
  • действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2017».

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Алгоритм действий при отмене служебной командировки

Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках
Образец докладной записки об отмене служебной командировки
Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа
Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки
Правовое регулирование:

  • Трудовой кодекс Республики Беларусь;
  • Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству) и др.

В ряде случаев нанимателям приходится отменять ранее принятое решение о командировке. Действия нанимателя в данной ситуации законодательством также не урегулированы.
Примерный порядок действий в данной ситуации представлен на схеме 1. Как видно, количество действий, которые необходимо произвести после отмены командировки, зависит от того, получен ли был работником аванс и произведены ли были им отдельные командировочные расходы до отъезда в командировку.
Схема 1. Действия при отмене командировки

Заметим, что командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести. Отмена командировки может произойти в любой момент, вплоть до выезда работника в командировку. Нельзя считать отменой командировки ситуацию, когда работник выехал в командировку или уже прибыл на место назначения командировки, возможно, пробыв там несколько дней, и только после этого выяснилось, что в данной командировке нет необходимости и по этой причине она отменяется. В данной ситуации время командировки уже пошло, и командированный, по сути, уже начал выполнять командировочное задание. В подобной ситуации речь фактически идет об изменении срока командировки.
Шаг 1. Регламентация порядка отмены командировки в локальном нормативном правовом акте.
Поскольку на законодательном уровне порядок действий в случае отмены командировки не урегулирован, целесообразно его предусмотреть на локальном уровне, например, в положении о служебных командировках.

Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках

Шаг 2. Установление факта невозможности направления работника в служебную командировку и инициирование отмены командировки.
Инициатором отмены командировки могут быть как наниматель, так и работник. Наниматель принимает решение об отмене командировки, как правило, в тех случаях, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой командировки.
В отдельных случаях командировка невозможна по причинам, связанным с работником. Такие причины могут быть как уважительными (например, временная нетрудоспособность, не позволяющая перенести срок командировки, кража документов, необходимых для командировки, и т.п.), так и неуважительными (например, прогул).

Уважительность причины в последнем случае важна для решения вопроса о компенсации уже понесенных работником расходов (например, на покупку проездных билетов).
В случае если причины отмены командировки исходят от работника, нередко происходит замена командируемого работника.
Основанием к отмене служебной командировки могут являться докладная или служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится работник, командировку которого планируется отменить, полученные от работника документы, подтверждающие невозможность его направления в командировку (листок нетрудоспособности и т.п.).
Образец докладной записки об отмене служебной командировки

Шаг 3. Издание приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения.
В соответствии со ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь, п. 2 Инструкции № 35 направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.
Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок – 3 года, для длительных (более месяца) – 75 лет (подп. 21.3, 21.4 Перечня типовых документов № 140*).
Соответственно, отмена командировки также производится аналогичным правовым актом с таким же сроком хранения и регистрационным индексом «л» (подп. 142.3 Инструкции по делопроизводству).
Распорядительная часть приказа об отмене командировки оформляется в соответствии с частью 12 п. 99 Инструкции по делопроизводству, согласно которой в случае если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ… от… №…».

*Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

В приказе об отмене командировки, как правило, указывается также причина отмены командировки и дается распоряжение командированному работнику и другим должностным лицам нанимателя осуществить определенные действия, которые необходимы в связи с отменой командировки.
Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа

Шаг 4. Внесение корректирующей записи в журнал учета работников, выбывающих в командировки, аннулирование командировочного удостоверения.
В случае если согласно п. 2 Инструкции № 35 была сделана запись в журнале учета работников, выбывающих в командировки, выдано командировочное удостоверение, то целесообразно их аннулировать на основании приказа об отмене командировки.
Действующим законодательством не установлен порядок отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, а также порядок аннулирования командировочного удостоверения, а только утверждены их формы (соответствующие приложения к Инструкции № 35).

Возможный вариант отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, приведен ниже.
Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки

Аналогичные исправления вносятся в журнал регистрации командировочных удостоверений.
Шаг 5. Возврат работником аванса и предоставление им авансового отчета, если часть выданных средств уже была израсходована.
Командированный работник после принятия решения об отмене командировки должен вернуть в кассу предприятия выданный ранее аванс, а также представить авансовый отчет, если часть выданных ранее средств на командировку была израсходована.
Заметим, что согласно подп. 4.1 Инструкции № 35 в случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.
Примечание. В случае командирования за границу и отмены такой командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании документов, подтверждающих расходы в соответствии с законодательством (п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115). При этом работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем решения об отмене служебной командировки за границу, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК. По решению нанимателя при отсутствии израсходованных сумм иностранной валюты или белорусских рублей работник не представляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты (см. п. 34-1 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).
Действующие нормативные документы не устанавливают сроки возврата наличности в случае отмены командировки. На практике, как правило, при отмене командировки руководствуются общими сроками, установленными для их возврата.
Однако, поскольку день возвращения из командировки, от которого исчисляются указанные сроки, в рассматриваемом случае отсутствует, отсчет можно начинать со дня:

  • отмены командировки, не считая дня отмены (даты издания приказа);
  • ознакомления работника с приказом об отмене командировки;
  • выхода на работу после болезни (при отмене командировки по причине болезни работника).

В локальном нормативном правовом акте (например, в положении о служебных командировках) или в приказе об отмене командировки целесообразно закрепить, с какого дня следует начинать отсчет.
Владимир Эдуардович Самосейко, юрист

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Перенос служебной поездки

Иногда возникает необходимость не в отмене, а в переносе даты служебной поездки.

Причинами переноса могут являться:

  • семейные обстоятельства;
  • обстоятельства непреодолимой силы;
  • болезнь сотрудника;
  • производственная необходимость переноса.

Как оформить?

Перенос оформляется следующим образом:

  • выявление причин, по которым возник перенос командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины переноса;
  • издание приказа о переносе командировки.

Как оформляется приказ на командировку на директора? Узнайте из нашей статьи.

Как оформляется командировка с последующим отпуском? Читайте .

Информация про командировки гражданских служащих — .

Необходима следующая документация:

  • приказ руководителя о переносе командировки;
  • служебная записка;
  • документы, свидетельствующие о причинах переноса.

Пример приказа:

Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.

Возврату будет подлежать сумма денежных средств, исходя из количества фактически не проведенных вне места работы дней.

Если работник успел потратить все денежные средства, организация может:

  • потребовать возмещения путем удержания необходимой суммы из дохода следующего расчетного периода работника;
  • не требовать возмещения.

Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится.

В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.

Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.

admin