Правила внутреннего трудового распорядка как часто утверждаются

Использование наемного труда предполагает, что он должен быть как-то организован, то есть установлены режимы работы и отдыха, определены взаимные обязанности работодателя и работников.

Документом, который регламентирует все эти условия, являются Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила). Кроме того Правила призваны создать соответствующие условия труда, повысить его продуктивность, рационально использовать рабочее время, укрепить дисциплину.

Правила внутреннего трудового распорядка — это локальный (то есть конкретного работодателя) нормативный документ, которые регламентирует организацию труда.

Для чего нужны Правила внутреннего трудового распорядка?

Во-первых, наличие — обязательно!

Наличие данного документа является обязательным, независимо от количества работников. Это определено Кодексом законов Украины о труде:

  • согласно ч. 1 ст. 21 КЗоТ работник обязуется выполнять работу по трудовому договору и должен придерживаться внутреннего трудового распорядка;
  • в ст. 142 КЗоТ предусмотрено, что трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях определяется правилами внутреннего трудового распорядка;
  • до начала работы по заключенному договору работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором (п. 2 ст. 29 КЗоТ).

Поэтому отсутствие данных правил является нарушением требований законодательства о труде и влечет административную ответственность должностных лиц (независимо от формы собственности и количества работников) в виде наложения штрафа от 30 до 100 необлагаемых минимумов (от 510 грн. до 1700 грн.), — ч. 1 ст. 41 КоАП Украины.

Кроме этого, отсутствие правил внутреннего трудового распорядка может привести к возникновению спорных моментов в случае конфликтных ситуаций с работником, нарушающим дисциплину. Допустим, работник может настаивать на том, что его никто не ознакомил с требованиями трудового распорядка — ни устно, ни под подпись. Это безусловно не пойдет на пользу работодателю, уволившего работника за нарушение трудовой дисциплины, если дело дойдет до разбирательства в суде.

Во-вторых, Правила могут быть эффективным инструментом.

С умом, а не только для «галочки», разработанные Правила могут быть эффективным инструментом, позволяющим решить много организационных проблем. Так же в Правилах целесообразно прописать решения для вопросов, недостаточно урегулированных законодательством. Например:

  • на протяжении какого срока работник должен предоставить листок нетрудоспособности после болезни?
  • за сколько дней «мамочка» должна уведомить работодателя о прерывании отпуска по уходу за ребенком?
  • должны ли работники выходить на работу в день отъезда/возвращения из командировки?
  • как должен быть организован процесс «передачи дел» при увольнении?
  • какие «меры воздействия» можно применять к работнику за несоблюдение дресс-кода, неуважительного обращения с коллегами, нецензурную лексику и т.д.

Как разработать и утвердить?

В соответствии с законодательством данные Правила разрабатываются на каждом конкретном предприятии собственником (или уполномоченным им органом) с представителем профсоюза. На практике их составление поручают сотрудникам отдела кадров (соответственно, предприниматели такие документы разрабатывают сами). Затем разработанный проект передается на утверждение трудовому коллективу: для ознакомления и внесения предложений.

Для справки!

Законодательство не содержит требований к работодателю в обязательном порядке учитывать все предложения, внесенные в проект работниками предприятия. Правила вступают в силу после того, как они утверждены трудовым коллективом и решение оформлено протоколом собрания.

Общая структура

Для определения разделов, которые должны содержаться в Правилах, руководствуемся структурой Правил внутреннего трудового распорядка, рекомендованной Государственной архивной службой Украины в Сборнике организационно-распорядительных документов (протокол от 22.12.2015 р. № 7). Так же на основании данного Сборника, титульный лист Правил внутреннего трудового распорядка, должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование юридического лица;
  • код формы документа согласно Государственному классификатору управленческой документации (ГКУД — 0202048);
  • гриф утверждения документа (протокол общего собрания трудового коллектива);
  • название документа (Правила внутреннего трудового распорядка);
  • текст документа (название разделов);
  • подпись ответственного лица;
  • визы;
  • гриф согласования (при необходимости).

Что должно быть в содержании?

Правила должны содержать следующую информацию:

  1. общие положения (цель правил и их применения, на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются);
  2. порядок приема на работу работников и увольнения их с работы (перечень документов, которые работник должен предоставить при устройстве на работу, процедура оформления и увольнения работника, условия и срок испытательного срока, основания расторжения трудового договора и т.д.);
  3. права и обязанности работодателя;
  4. права и обязанности работников;
  5. режим работы (время начала и окончания рабочего дня (смены) (ст. 57 КЗоТ), обеденного перерыва, продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, выходные дни, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если такие есть), (ст. 52 КЗоТ);
  6. продолжительность предоставления ежегодных отпусков;
  7. периодичность и сроки выплаты заработной платы;
  8. порядок поощрения за работу;
  9. порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.

Так же при необходимости могут быть добавлены и другие разделы.

Поскольку основные кадровые моменты урегулированы действующим законодательством, Правила внутреннего трудового распорядка должны составляться с учетом его требований. Но в Правила не могут быть включены условия, которые ухудшают положение работников по сравнению с требованиями действующего законодательства. При наличии таких условий, действительными они считаться не будут.

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть составлены в письменном виде, так как они относятся к документом по организации процессов управления. Составляются они на несколько лет, а изменения к ним вносятся при необходимости.

Не правильно утвержденные — не легитимные!

Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя, являются не легитимными. Они должны утверждаться на общем собрании трудового коллектива по представлению работодателя и представителя профсоюза (ст. 142 КЗоТ). А решение трудового коллектива необходимо оформить протоколом общего собрания:

Ознакомление работников

С утвержденными Правилами внутреннего трудового распорядка необходимо ознакомить всех работников под подпись. Для этого можно:

  • завести отдельный журнал;
  • прикрепить к документу так называемый «лист ознакомления».

Вновь принятые работники могут подтверждать факт своего ознакомления с Правилами во время заключения трудового договора, указывая это в своем заявлении о приеме на работу.

Как самостоятельно составить Правила, если у вас нет кадровой службы?

Для этого можно:

  1. Взять за основу ОБРАЗЕЦ ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА. Особое внимание обратите на пункт, в котором прописаны режимы работы (время начала и окончания рабочего дня, перерыв на обед).
  2. Утвердить их на собрании трудового коллектива (даже если у вас один работник). Решение оформить Протоколом (образец на картинке выше).
  3. Составить «лист ознакомления», в котором каждый сотрудник должен поставить свою подпись.
  4. Распечатать и вывесить Правила на видном месте.

Так же напоминаем, что с «Кадровыми документами» сервиса SmartFin:

  • у вас всегда под рукой необходимые шаблоны документов;
  • с ними можно работать в удобном редакторе: заполнять, редактировать, распечатывать, сохранять.

Главная / Архив номеров / № 7 (7) 2011 /Статья Обязательные кадровые документы в организации

Что же мы все о недобросовестных работодателях. Да, такие встречаются, но все же большинство работодателей стремиться соблюдать законы и не нарушать права работников. В данном выпуске Советника предпринимателя мы поможем начинающему предпринимателю организовать кадровую работу – расскажем о том, какие кадровые документы должны храниться в любой организации. Надеемся, что данная таблица поможет Вам провести «инвентаризацию» кадровой документации до того, как придут проверяющие органы.

Обязательные кадровые документы (основные)

Наименование документа

Форма

Срок хранения

Чем предусмотрено

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

Свободная, унифицированной нет

75 лет

Ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ, срок хранения – ст. 657 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

График отпусков

форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

Один год

Ст. 123 ТК РФ, срок хранения – ст. 693 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Трудовые книжки

Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет

Ст. 66 ТК РФ, срок хранения – ст. 664 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек

Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

75 лет

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», срок хранения – ст. 695 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Табель учета рабочего времени

Формы № Т-12 и № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

В течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет

Ст. 91 ТК РФ, срок хранения – ст. 586 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Личная карточка работника

Формы № Т-2 и № Т-2ГС(МС) – утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

75 лет

П. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), срок хранения – ст. 658 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Штатное расписание

Форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

Постоянно

Ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, срок хранения – ст. 71 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Правила внутреннего трудового распорядка

Нет утвержденной формы

ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми

Ст. 189 ТК РФ, срок хранения – ст. 773 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Положение о персональных данных работников

Нет утвержденной формы

Постоянно

Ст. 87 ТК РФ, срок хранения – ст. 655 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ об утверждении расчетного листка

Нет утвержденной формы

75 лет

Ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о приеме на работу

Формы № Т-1, № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ст. 68 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о переводе на другую работу

Формы № Т-5, № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ст. 72.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о предоставлении отпуска

Формы № Т-6, № Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ об увольнении

Формы № Т-8, № Т-8а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Инструкции по охране труда

Нет утвержденной формы

Постоянно

П. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ

Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте

Нет утвержденной формы

Постоянно

П. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003

Инструкции, документы о мерах пожарной безопасности, включая журналы ознакомления с документами

Нет утвержденной формы

Постоянно

Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313

Журнал проверок

Утв. утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141

Постоянно

Ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

* При подготовке таблицы использованы материалы Путеводителя по кадровым вопросам СПС «КонсультантПлюс».

Конечно, это далеко не весь перечень документов, перечислены лишь основные. В организации с учетом специфики ее деятельности набор документов может меняться, например, если в организации применяется сменная работа, то должен составляться график сменности, если имеется система обучения, то требуется утвердить положение о системе обучения, в образовательных и научных организациях помимо личной карточки работника применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. В организациях с вредными и опасными условиями труда требуется составлять табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда.

Также при наступлении определенных случаев требуется составление иных документов, например, акта о несчастном случае на производстве, приказа о применении дисциплинарного взыскания и т. д.

К числу необязательных документов относятся:

— коллективный договор

— должностные инструкции

— положение о порядке прохождения испытания

— положение о структурном подразделении

Что касается коллективного договора, то он составляется в интересах работника, в нем могут быть только положения, которые улучшают его положение по сравнению с действующим законодательством. Поэтому работодателю лучше про него подзабыть. Бывают такие курьезные случаи, когда руководство, думая, что составление этого документа обязательно, само инициирует сложную процедуру по его заключению, подписывают (естественно с менее выгодными условиями для себя, чем существовали ранее), а потом берутся за голову, когда кто-нибудь им подсказывает, что заключать его было вовсе не обязательно.

А вот должностные инструкции, напротив, выгодны работодателю, хотя и не обязательны по закону. Во-первых, работник должен знать, что ему делать, если это закреплено, то при неисполнении обязанностей его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Во-вторых, перечень обязанностей, конечно, может быть изложен и в трудовом договоре, но если вы захотите изменить или дополнить обязанности работника, сделать это можно будет только с его согласия путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. А при изменении должностной инструкции требуется лишь ознакомление с ней работника. Поэтому часто в трудовом договоре при описании обязанностей делается только отсылка к должностной инструкции.

Вербицкая Юлия Олеговна, главный редактор Правовой газеты «Статус», юрист Отдела образования Верх-Исетского района, заведующий Юридической клиникой Института юстиции УрГЮА

Опубликовано: Правовая газета «Статус» № 7 (7) 2011 С. 5

Нашими специалистами разработаны образцы некоторых актов, которые вы можете .

Трудовое законодательство позволяет регламентировать большую часть вопросов, касающихся трудовой деятельности сотрудников, на уровне организации. Делать это можно с помощью локальных нормативных правовых актов (ЛНПА).

Что это такое

Определение данного понятия можно найти в ст.1 Трудового кодекса РБ и ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 369-З «О нормативных актах Республики Беларусь». При этом ТК дает более узкое определение: коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.

Создаются и принимаются ЛНПА в первую очередь для того, чтобы уточнить и конкретизировать отдельные нормы законодательства. То есть подробнее описать и определить те вопросы, которые недостаточно детально описаны в Трудовом кодексе или могут стать предметом спора.

Характерные особенности

Для ЛНПА характерно следующее:

1. ЛНПА – это разновидность нормативных правовых актов, поэтому в их основе всегда должны лежать реально существующие правовые нормы. Их цель – конкретизировать данные акты с учетом специфики работы именно вашей организации. Так, например, можно подробно определить действия работников при работе с дебиторской задолженностью или прописать регламент работы комиссии по проведению процедуры закупок.

2. Одно из ключевых требований к локальным актам: они не должны отрицательно сказываться на положении работников.

ЛНПА, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными (ч. 2 ст. 7 ТК Республики Беларусь).

3. ЛНПА могут быть приняты как самостоятельно нанимателем (например, утверждение перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности), так и совместно с профсоюзом (коллективный договор, вопросы, касающиеся рабочего времени и времени отдыха и др.)

4. Обязательно должны быть в письменной форме. Но, чтобы акт имел юридическую силу, мало его просто напечатать, необходимо также указать реквизиты организации, поставить дату, печать, подпись.

Создание каждого ЛНПА проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение. Утвердить можно соответствующим грифом и собственноручной подписью должностного лица прямо в документе (пишем «УТВЕРЖДАЮ»), либо отдельным приказом/распоряжением (пишем «УТВЕРЖДЕНО»).

Обращаем ваше внимание, что Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, установлен перечень документов создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20). Данный перечень является исчерпывающим и состоит из 303 документов. В частности в перечень вошли: графики дежурств работников, графики трудовых отпусков, графики работ (сменности), проекты приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций, уставов организаций, документы по их разработке (докладные записки, справки, сведения, отзывы и др.), регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций и др. Т.о. можно сказать, что в основной массе законодатель пока допускает создавать и хранить в электронном виде только подготовительные документы к ЛНПА.

Справочно: c 7 сентября 2017 г. вступили в силу дополнения и изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, которые утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167. Это обусловлено введением в действие с 01.06.2017 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Сроки составления некоторых ЛНПА утверждены законодательством.

Так, график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

6. Доминирующим субъектом локального нормотворчества является наниматель, который может (а в отдельных случаях — обязан) принимать локальные нормативные акты в пределах своей компетенции.

Остановимся на актах, принятие которых обязательно в любой организации. К их числу относятся:

7. ЛНПА предназначены только для использования внутри конкретной компании. Акты могут распространятся и на несколько компаний, но только в случае с корпорациями и холдингами).

8. Наниматель обязан довести до сведения и зафиксировать факт ознакомления работника с ЛНПА.

Ст. 54 ТК установлена обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.

Для ознакомления работников можно использовать лицевую сторону последнего листа, либо его оборотную сторону, либо лист/журнал ознакомления с каждым видом ЛНПА, где учиняется подпись работника с расшифровкой подписи и указанием должности и даты.

!Ознакомить работника с содержанием ЛНПА в области трудовых отношений важно для работника, и для нанимателя, так как неисполнение требований ЛНПА нанимателя является поводом для привлечения работника к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

Также обязанностью нанимателя будет внесение изменений в ЛНПА в случае изменения законодательства. При этом будет необходимо ознакомить с этими изменениями сотрудников. Внести изменения наниматель может и по собственной инициативе, но здесь важно помнить, что не допускается принятие актов, ухудшающих положение работников.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором ЛНПА разрабатывался и утверждался.

9. Возможность оперативно реагировать на изменения в организации труда.

10. Позволяют создать более благоприятный климат в копании и более комфортные условия труда для сотрудников. Например, с помощью ЛНПА можно установить привлекательные моральные и материальные стимулы. Это может помочь привлекать и удерживать ценные кадры, тем самым повышая конкурентоспособность компании.

11. Полный перечень ЛНПА законодательно не установлен. То есть, помимо обязательных по закону и типовых актов, наниматель вправе принимать и другие акты, если это необходимо.

Например, с их помощью можно закрепить деловые обычаи, корпоративные традиции (чествование передовиков производства), эстетические нормы (дресс-код). Однако, их наличие необязательно.

Места и сроки хранения

Оригиналы утвержденных актов, как правило, хранят в одном месте. Это может быть канцелярия, отдел кадров или другое подразделение компании. А те отделы, деятельность которых регулируется тем или иным актом, должны иметь у себя его копию.

Хранение ЛНПА осуществляется по правилам делопроизводства (составляются описи дел, устанавливается номенклатура), а срок хранения устанавливается Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Для тех документов, которые хранятся в электронном виде, применимы те же сроки, что и для бумажных. Если срок хранения электронного документа превышает 10 лет, он отображается на бумажном носителе в случае отсутствии в организации технических возможностей по хранению такого документа.

Как правило, разработкой ЛНПА занимается кадровая или юридическая служба компании. Независимо от того, есть в организации такие службы или нет, разработка локальных актов может быть передана независимым юристам или юридическим организациям. В любом случае, не рекомендуется поручать разработку ЛНПА специалисту, основные обязанности которого относятся к другой сфере деятельности. Так или иначе, если вы не уверены в собственных силах, лучше обратиться за квалифицированной помощью.

admin