Поощрения в трудовой книжке

Как оформить трудовую книжку первый раз и как сделать запись о приеме на работу, мы рассказывали в статье «Трудовые книжки работников: оформление и заполнение». Сегодня рассмотрим ситуации, как и когда нужно внести записи о поощрении и увольнении, в случае восстановления работника на работе, а также как исправить ошибки, выдать дубликат или вкладыш в трудовую книжку

В течение трудовой деятельности периодически возникает необходимость вносить записи в трудовую книжку работника. Рассмотрим подробнее, какие события являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, а в каких случаях их вносить не нужно.

Сведения о награждениях и поощрениях

На протяжении трудовой деятельности работника в раздел «Відомості про нагородження» трудовой книжки вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины, перечень которых определен в ст. 3 Закона Украины «О государственных наградах Украины» от 16.03.2000 г. № 1549-III.

В раздел «Відомості про заохочення» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины (абз. 5 п. 2.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 г. № 58, далее — Инструкция № 58).

Подчеркиваем, что законодательство не ограничивает виды и условия применения поощрений работников. Так, к работникам предприятия могут применяться любые поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка. Но не может быть поощрен работник, относительно которого не снято дисциплинарное взыскание (ст. 151 КЗоТ).

Порядок внесения сведений о наградах и поощрениях следующий:

  • в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки указывают в виде заголовка наименование предприятия;
  • ниже, в графе 1, указывают порядковый номер записи (нумерация ведется нарастающим итогом в течение всего периода трудовой деятельности работника);
  • в графе 2 проставляется дата награждения или поощрения;
  • в графе 3 записывают, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
  • в графе 4 указывают, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

В случае увольнения работника все записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за период работы на данном предприятии, удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия.

Сведения о награждениях и поощрениях обязательно вносятся в Личную карточку работника типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656.

Как заполнить сведения о награждении в трудовой книжке — см. образец 1.

Сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку в соответствии с абзацем 4 статьи 66 ТК РФ. Основанием внесения записи в трудовую книжку является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя (пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек)).

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, осуществляемыми организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Пунктом 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлен недельный срок, не позднее которого работодатель обязан вносить соответствующие записи в трудовые книжки.

Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентирует порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации; в графе 1 — порядковый номер записи (нумерация идет по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 — дата награждения; в графе 3 — кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В обязательном порядке сведения о поощрениях заносятся также в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Государственного комитета по статистике Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Обратите внимание!

В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, то есть, предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе (пункт 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если же сотрудник получил так называемую «персональную» премию за конкретный личный вклад в работу, то сведения о ней должны быть занесены в его трудовую книжку.

Примечание.

Обращает на себя внимание несовпадение формулировок статей 66 и 191 ТК РФ. Статья 66 ТК РФ требует вносить в трудовую книжку сведения о награждениях за успехи в работе, а внесение записей об иных видах поощрений данной статьей не предусмотрено. Названное несовпадение понятий «награда» и «поощрение» затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. В связи с этим возникло две противоположных точки зрения:

1. Согласно статье 66 ТК РФ работодатель не обязан вносить в трудовую книжку сведения о всех поощрениях работника, а только сведения о его награждениях.

2. Более широкое толкование термина «поощрение» предполагает, что те поощрения, которые не являются по существу наградами, но также характеризуют работника с позитивной стороны, должны отражаться в трудовой книжке в его интересах.

Таким образом, работник вправе настаивать на внесении в трудовую книжку соответствующей записи о любом из примененных к нему видов поощрений, если она не была внесена.

Более подробно с вопросами, касающимися особенностей документального оформления поощрений за труд, и порядка внесения сведений о поощрениях и награждениях в трудовую книжку работника, Вы можете ознакомиться в книге «Поощрение за труд» авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ».

Поощрение за труд – это вознаграждение, одобрение, признание достижений работника в форме какой-либо награды с целью побудить его трудиться еще лучше и эффективнее. Трудовое законодательство предусматривает 2 основных вида поощрений: за трудовые успехи в организации и за особые трудовые заслуги перед обществом и государством.

Наиболее распространенные виды поощрений: объявление благодарности, выдача премий по результатам работы, награждение ценным подарком, почетной грамотой, нагрудным знаком, занесение на Доску почета, присвоение почетных званий, действующих в данной организации.

Поощрение работника необходимо отразить в кадровых документах: трудовой книжке, приказе, докладной записке.

Из этой статьи вы узнаете, как внести запись о поощрении работника в трудовую книжку и как составить приказ о поощрении работника.

Для поощрения работника за труд необходимо оформить ряд документов. От вида поощрения зависят записи в документах.

Виды поощрений работников за труд определяются локальными нормативными правовыми актами нанимателя (далее – ЛНПА): коллективным договором, соглашением, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (часть вторая ст. 196 ТК).

Поощрение в ЛНПА

Конкретный вид поощрения за труд определяется:

– в правилах внутреннего трудового распорядка;

– коллективном договоре (например, может быть предусмотрено присвоение звания «Ветеран труда» за многолетний добросовестный труд в организации);

– уставе;

– соглашении (республиканском, отраслевом, местном).

Справочно:
за особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам в соответствии с законодательством.

Закон не запрещает применять к работнику несколько мер поощрения одновременно. Например, за сдачу проекта в срок можно объявить работнику благодарность и выдать денежную премию.

Правила и порядок документального оформления решения нанимателя о поощрении работника могут содержаться в инструкции по кадровому делопроизводству или альбоме форм организационно-распорядительных документов (если эти документы разработаны в организации).

Справочно:
определите в инструкции по кадровому делопроизводству правила оформления представления к поощрению и приказа (распоряжения) о поощрении.

Приказ о поощрении работника

На практике чаще всего приказ о поощрении работника составляется на основании докладной записки руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Докладной запиской ходатайствующий вносит руководителю предложение о поощрении работника.

В докладной записке отражаются причины ее составления и предлагается вид поощрения работника.

Образец приказа о поощрении работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

В приказе о поощрении работника указываются:

– фамилия, имя, отчество работника;

– структурное подразделение, в котором он работает;

– его должность (специальность, профессия);

– мотив награждения (например, за успешную реализацию проекта, в связи с определенными событиями и датами – юбилеями, профессиональными праздниками и др.);

– вид поощрения;

– сумма вознаграждения (для денежных вознаграждений).

Приказы о поощрении работников хранятся в течение 75 лет (п. 21 Перечня типовых документов).

​Документ:
постановление Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в редакции от 12.12.2014) «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (вместе с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения) (далее – Перечень типовых документов)

Действия специалиста по кадрам

Шаг 1. Составьте проект приказа о поощрении работника.

Шаг 2. Подпишите проект приказа о поощрении работника у нанимателя.

Шаг 3. Зарегистрируйте приказ о поощрении работника.

Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом о поощрении.

Шаг 5. Включите копию приказа о поощрении в личное дело (если оно ведется).

Вносим запись в трудовую книжку работника

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения (часть четвертая ст. 50 ТК).

Основанием для внесения в трудовую книжку является приказ (распоряжение) нанимателя.

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:

– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;

– присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;

– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;

– поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).

Справочно:
основанием для внесения в трудовую книжку записей о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.

Записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, в трудовые книжки не вносятся (п. 46 Инструкция № 40). Это значит, что в трудовую книжку не вносятся записи, отражающие текущее премирование работника, премии по итогам работы за месяц, квартал.

Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40
«О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).

При внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях указывают:

– в гр. 1 – порядковый номер записи (нарастающей нумерацией в течение всего периода трудовой деятельности работника);

– гр. 2 – дату награждения и (или) поощрения;

– гр. 3 – в виде заголовка полное наименование нанимателя; кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;

– гр. 4 – основание внесения записи, дату, номер и наименование документа.

При увольнении работника запись о поощрении заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть первая п. 71 Инструкции № 40).

Образец записи в трудовой книжке о поощрении работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Документ:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция о личных делах работников).

Внесение сведений в личное дело работника

Приложение 3 к Инструкции о личных делах работников содержит форму «Дополнение к личному листку по учету кадров». В разд. 2 этой формы производятся отметки о следующих учетных сведениях:

– о награждении правительственными наградами;

– присвоении ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней;

– образовании;

– знании языков;

– участии в составе выборных законодательных и представительных органов.

В трудовой книжке отражаются не только сведения о прохождении работы, но и информация о поощрениях, которые работник получает за добросовестную профессиональную деятельность и достигнутые успехи в труде.

Какие поощрения указываются в трудовой книжке

Возможность поощрения сотрудников и формы выражения установлены ст. 191 Трудового кодекса. За добросовестное исполнение возложенных трудовых функций руководитель:

  • объявляет благодарность;
  • выплачивает премию;
  • вручает ценный подарок;
  • награждает почётной премией;
  • присваивает корпоративное звание «Лучший работник» или аналогичное звание.

Помимо прямо предусмотренных Трудовым кодексом, дополнительные виды поощрений могут быть установлены коллективным договором или внутренними положениями. В качестве внутрикорпоративных поощрений распространены:

  • повышение заработной платы;
  • предоставление дополнительных дней отдыха;
  • публичное признание достижений на разнообразных собраниях или путём размещения информации в общем доступе (в корпоративных печатных изданиях);
  • оплата отдыха (путёвок, поездок и пр.);
  • оплата обучения и другое.

Широко практикуются межкорпоративные конкурсы и смотры работников на уровне муниципалитетов и регионов, по результатам которых сотрудники также могут быть награждены грамотой или дипломом, материальным вознаграждением. Существуют системы ведомственных и отраслевых награждений. В особо исключительных случаях за достижения в труде могут быть присвоены и государственные награды.

Вопрос о том, какие поощрения должны быть внесены в трудовую книжку, раскрывается в п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Согласно Правилам, внесению подлежат сведения о награждении (поощрении) работника:

  • государственными наградами, в том числе государственными почётными званиями, за отличия в труде;
  • иными наградами и поощрениями, предусмотренными законодательством;
  • корпоративными почетными грамотами, званиями, знаками отличия и т. д.;
  • иными корпоративными наградами и поощрениями, предусмотренными коллективным договором и внутренними актами работодателя, в т. ч. премии (за исключением выплачиваемых на регулярной основе или включённых в систему оплаты труда), благодарности и прочее.

В данном вопросе имеется некоторая неясность. На нормативном уровне не полностью урегулировано, при каких условиях сведения о поощрении должны быть зафиксированы в основном документе работника.

Применительно к государственным наградам в п. 24 Правил сделана прямая оговорка о внесении записи на основании указов и других решений. В отношении ведомственных, муниципальных и корпоративных мерах поощрения конкретных указаний не сделано.

Из многочисленных индивидуальных разъяснений, сделанных Минтруда и его структурными и подведомственными подразделениями, следует, что информация о награждении должна быть внесена в обязательном порядке при наличии соответствующего официального правового акта (приказа работодателя, распоряжения Главы Администрации города, приказа Министерства и т. п.), и этот акт должен быть указан в трудовой книжке в качестве основания внесения записи. Во всех случаях информация вносится работодателем.

Порядок внесения записи о поощрении

Запись вносится в разделе «Сведения о награждении» в следующем порядке:

  1. В графе 3 приводится полное наименование работодателя и в скобках — сокращённое. Остальные записи делаются со следующей строки.
  2. В графе 1 проставляется порядковый номер исходя из сквозной нумерации в разделе.
  3. В графе 2 указываются соответственно дата, месяц и год награждения.
  4. В графе 3 формулируется основная запись, которая должна содержать в себе: кем осуществлено награждение (директор, Глава города, министр с указанием министерства и т. д.); какие заслуги отмечены наградой (добросовестный труд, досрочное выполнение плановых заданий и т. д.); какая награда произведена (медаль с указанием наименования, премия, оплата туристической путёвки и т. д.).
  5. В графе 5 приводятся реквизиты акта, послужившего основанием для внесения записи (приказ, распоряжение и т. п.).

Сведения о поощрениях должны быть внесены независимо от того, говорится ли об этом в тексте наградного акта. Образец внесения записи в трудовую книжку о награждении сотрудника можно посмотретьздесь.

Записи о наградах не заверяются, но при увольнении награждённого сотрудника необходимо проставить заверительную надпись в общем порядке (наименование должности ответственного за ведение трудовых книжек лица, подпись с расшифровкой и оттиск печати, а также подпись самого работника). Устные благодарности и другие поощрения, не сопровождающиеся изданием соответствующего документа, в трудовую книжку не вносятся.

Внесение информации о награждениях в трудовой документ имеет слабую практическую значимость и направлено в первую очередь на моральное стимулирование работников. Применение мер поощрения положительно сказывается на трудовом здоровье коллектива и способствует повышению производительности и качества труда.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно. Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

admin