Переделать трудовую книжку

Если работодатель задержит выдачу работнику сведений, заменяющих трудовую книжку, ему придется возместить работнику не полученный им заработок.

При трудоустройстве на новую работу работник сможет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или в МФЦ на бумажном носителе, или полученные в ПФР либо посредством сайта госуслуг на бумажном носителе или в электронном виде.

Сведения о трудовой деятельности в информационной системе ПФР будут храниться в течение жизни работника аналогично сроку хранения индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Срок хранения работодателем сведений о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде планируется установить 3 года.

Сроки

Законопроект предусматривает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. 📌 Реклама

С 1 января 2020 года работник вправе написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. В случае, если работник не написал данное заявление, с 1 января 2021 года работодатель выдает трудовую книжку на хранение работнику и освобождается от ответственности за ее хранение.

В период с 1 января 2021 года до 1 января 2027 года заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе вправе написать работник:

заключающий трудовой договор впервые;

изменивший место работы;

временно отсутствовавший до 1 января 2021 года, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы.

С 1 января 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе не ведутся.

Подготовка

Предлагаемые изменения затрагивают порядка 4,2 млн юрлиц и 58,4 млн человек, занятых трудовой деятельностью в организациях, отметили в Минтруде. 📌 Реклама

Работодатели должны провести следующие подготовительные мероприятия:

  • подготовка, принятие или изменение локальных нормативных актов;
  • внесение изменений в соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
  • уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства, в том числе о его праве написать заявление на ведение бумажной трудовой книжки.

Планируется, что законопроект вступит в силу с 1 января 2020 года.

ИЛС

В связи с переводом трудовой книжки в электронный вид подготовлены поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ, согласно которым индивидуальный лицевой счет дополняется разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Там будут содержаться сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и должности, сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Исправление ошибочных записей в трудовых книжках

Материал подготовлен с использованием

правовой информации по состоянию

на 3 января 2014 г.

Правовое регулирование:

● Трудовой кодекс Республики Беларусь;

● постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников» (в ред. от 12 октября 2012 г.; далее – Постановление № 1635);

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в ред. от 1 июня 2011 г.; далее – Инструкция № 30).

Этап 1. Обнаружение необходимости корректировки сведений, содержащихся в трудовой книжке.

Шаг 1. Обнаружение ошибки или обстоятельств, позволяющих предполагать о возможной недействительности трудовой книжки.

В процессе ведения трудовой книжки на практике нередко возникает необходимость в корректировке записей, внесенных в нее. В зависимости от характера ошибки или состояния трудовой книжки работник, ответственный за ведение трудовых книжек, может скорректировать сведения способами, приведенными в схеме 1.

Корректировка сведений, содержащихся в трудовой книжке, посредством

внесения изменений и дополнений в трудовую книжку

внесения исправлений в трудовую книжку

выдачи новой трудовой книжки, дубликата или справки при признании трудовой книжки недействительной

Схема 1. Способы корректировки сведений в трудовой книжке

Под изменением в данном случае понимается корректировка сведений о фамилии, собственном имени, отчестве, наименовании нанимателя, профессии (должности) и т.п. в случаях, когда они первоначально были внесены правильно, но в процессе трудовой деятельности они изменились (например, работница вышла замуж и взяла фамилию мужа, в Единый квалификационный справочник должностей служащих были внесены изменения и наименование должности стало другим, наниматель был реорганизован и поменял свое наименование и т.п.).

Под дополнением понимается корректировка сведений посредством внесения новых сведений, которые не изменяют прежние, но их дополняют. Как правило, это касается сведений об образовании, профессии и квалификации.

Исправление имеет место в случаях, когда первоначальные сведения были внесены неправильно или неточно, за исключением сведений о работнике (на титульном листе трудовой книжки). Например, неправильно указано наименование нанимателя, наименование должности работника и структурного подразделения, в которое принят работник и т.п.

Выдача новой трудовой книжки может быть в случае первичного неправильного заполнения бланка трудовой книжки. Например, неправильно была первоначально записана фамилия работника, дата рождения и т.п.

Выдача дубликата производится в случае, когда трудовая книжка пришла, например, в негодность: вырваны страницы, страницы трудовой книжки разрисованы (например, детьми работника), трудовая книжка обгорела, замокла и т.п.

Обнаружение ошибок и обстоятельств, требующих корректировки сведений в трудовой книжке, могут быть обнаружены при приеме трудовой книжки от работника (при приеме его на работу), в процессе ведения трудовой книжки самим нанимателем, проверяющими органами или работником (при ознакомлении его с записями, внесенными в трудовую книжку под подпись).

Шаг 2. Определение способа корректировки сведений в трудовой книжке и нанимателя (иного лица), имеющего право внести соответствующую корректировку.

Способы корректировки уже были приведены в схеме 1, а правомочное лицо, на внесение корректировки определяется по правилам, приведенным в таблице 1.

Таблица 1. Правила определения лица, правомочного внести корректировку в трудовую книжку

п/п

Правила выбора правомочного лица

Пункт Инструкции № 30

В случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, она исправляется нанимателем, допустившим ошибку или неточность

Пункт 35

В случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя исправление в неправильную или неточную запись, внесенную в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая организация, Министерство труда Республики Беларусь, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, – при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись

Пункт 37

Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату

Пункт 38

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней)

Пункт 52

Этап 2. Корректировка сведений в трудовой книжке.

Вариант 1. Исправление ошибок (неправильных или неточных записей)

Ошибки, допущены в разделе «Сведения о работнике» (на титульном листе трудовой книжки)

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Поэтому возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей на титульном листе. Официальный ответ на этот вопрос в Постановлении № 1635, в Инструкции № 30 отсутствует.

Инструкцией № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в разделы, посвященные сведениям о работе, о награждениях и поощрениях.

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, следовательно, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. Это подтверждается п. 59 Инструкции № 30, которым предусмотрено, что на испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт согласно приложению 1 к Инструкции № 30. В пункте 38 Инструкции № 30 говорится об изменении записей о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации на основании соответствующих документов, а не об исправлении их как ошибочных.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк.

Пример оформления акта о списании испорченного бланка трудовой книжки

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Версаль»

Степанова Т.В. Степанова

М.П.

АКТ

03.02.2014 г. Минск

Нами, главным бухгалтером Шабусовой В.А. и специалистом по кадрам Максимовой Л.А., составлен настоящий акт в том, что за период с 01.01.2014 по 31.01.2014 в ООО «Версаль» испорчен по причине неправильного первичного заполнения один бланк трудовой книжки серии ПК № 123456 на русском и белорусском языках, который 03.02.2014 уничтожен путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченного бланка трудовой книжки с подотчета ООО «Версаль».

Главный бухгалтер

Шабусова

В.А. Шабусова

Специалист по кадрам

Максимова

Л.А. Максимова

Ситуация 1

Трудовая книжка была оформлена много лет назад и ошибки на ее титульном листе не были замечены своевременно.

Как поступить, если на титульном листе трудовой книжки обнаружена ошибка?

Поскольку порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки не установлен, автор рекомендует практикам поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, о заключении брака, и т.п.) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью нанимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью. Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», а также замазывать.

Ошибки, допущены в разделе «Сведения о работе»

Общие правила исправления ошибок и неточных записей в данном разделе приведены в таблице 2.

Таблица 2. Правила исправления ошибок в разделе «Сведения о работе»

Можно исправлять

Нельзя исправлять

Путем признания соответствующих записей недействительными и внесения правильных записей (п. 36 Инструкции № 30)

Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием –»Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 36 Инструкции № 30)

Записи производятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета (п. 14 Инструкции № 30)

Подчищать и замазывать штрихом

Порядок исправления ошибки

В пункте 36 Инструкции № 30 закреплен следующий порядок исправления неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника в разделе «Сведения о работе»:

● в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи;

● в графе 2 – дата внесения записи;

● в графе 3 – «запись номер … недействительна» и далее правильный вариант сведений;

● в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.

Примечание

Пунктом 36 Инструкции № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в графу 3 раздела «Сведения о работе», но не урегулирован порядок исправления ошибочных записей, внесенных соответственно в графу 1 (нумерация записей), графу 2 (дата) и графу 4 (основание внесения записей).

Примеры исправления неправильной нумерации, а также ее внесение при ее отсутствии (графа 1):

Ошибка: изначально не велась нумерация записей.

Способ исправления: надо пронумеровать. Нумерация предписана п. 19 Инструкцией № 30, при отсутствии нумерации сложно внести исправление неправильных записей, т.к. п. 36 Инструкции № 30 установлен единый порядок исправления неправильных записей: «Запись за … недействительна».

Ошибка: допущена ошибка в нумерации. Например, после порядкового номера 3 вместо номера 4 стоит номер 10.

Способ исправления: надо поставить цифру 4, написать «Запись за номером 10 недействительна». И повторить всю запись.

Пример исправления неправильной даты (графа 2):

Порядок исправления: в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью; в графу 2 ставится дата внесения корректирующей записи; в графу 3 – «Запись № недействительна», и после этого вписывается правильная запись в соответствии с п. 36 Инструкцией № 30 с указанием правильной даты, а в графе 4 пишутся правильные реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Пример оформления исправления ошибки, допущенной в графе 2 трудовой книжки

(была проставлена неправильная дата)

Нумар запiсу

Номер записи

Дата

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)

Чысло

Число

Месяц

Месяц

Год

Год

1

2

3

4

Общество с ограниченной ответственностью

«Версаль»

Принята секретарем

Приказ от

20.02.2014 № 23-к

Запись за № 14 недействительна

Принята 21.02.2014 секретарем

Приказ от

21.02.2014 № 23-к

Примеры исправления ошибочных записей, внесенных в графу 3

Исправление записей, вносимых до записей о приеме на работу:

Ошибка: записи, которые согласно п. 12 Инструкции № 30 должны быть внесены до записей о приеме на работы, своевременно не внесены в трудовую книжку.

Способ исправления: законодательством Республики Беларусь прямо не предусмотрен порядок действий нанимателя в случае невнесения своевременно таких записей об образовании работника.

Если работник вовремя не представил нанимателю документы, необходимые для внесения соответствующих записей, то у нанимателя не было основания внесения какой-либо записи в трудовую книжку работника. В таком случае согласно нормам законодательства нанимателю следует внести такую запись при представлении работником соответствующего документа.

При наличии других причин, по которым прежний наниматель в установленном порядке не внес соответствующую запись об образовании в трудовую книжку работника, новый наниматель не должен оставлять данную ошибку без изменений. Новому нанимателю следует внести соответствующую запись, руководствуясь требованиями Инструкции № 30, касающимися порядка оформления записей в трудовых книжках работников, т.е. такая запись вносится в трудовую книжку до записи о приеме на работу в раздел «Сведения о работе», ей присваивается следующий порядковый номер. Затем согласно общим правилам заполнения трудовых книжек вносится запись о приеме на работу к новому нанимателю.

Исправление записей о приеме на работу:

Ниже приведены примеры оформления исправления ошибочных записей о приеме на работы. Правила исправления таких записей закреплены в п. 36 Инструкции № 30.

Признание записи недействительной, если наименование организации указано неправильно (пример заполнения)

Нумар запiсу

Номер записи

Дата

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)

Чысло

Число

Месяц

Месяц

Год

Год

1

2

3

4

ООО «Версаль М»

Запись о наименовании организации

Недействительна

Общество с ограниченной ответственностью

«Версаль»

Принята секретарем

Приказ от

21.02.2014 № 23-к

Ситуация

В трудовой книжке работника название организации на печати предыдущего нанимателя не полностью совпадает с названием, записанным в трудовой книжке.

В случае если новый наниматель при принятии сотрудника на работу заметил, что название организации (предыдущего нанимателя) на печати не полностью совпадает с названием, записанным в трудовой книжке, то он направляет работника к прежнему нанимателю для исправления неправильной записи, т.к. в случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, она исправляется нанимателем, допустившим ошибку или неточность (п. 35 Инструкции № 30).

Исправление неправильной записи о приеме на работу

(пример заполнения)

Нумар запiсу

Номер записи

Дата

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)

Чысло

Число

Месяц

Месяц

Год

Год

1

2

3

4

Общество с ограниченной ответственностью

«Версаль»

Принята секретарем

Приказ от

21.02.2014 № 23-к

Запись за № 14 недействительна

Принята секретарем-референтом

Приказ от

21.02.2014 № 23-к

Исправление записей о переводе:

Исправление неправильной записи о переводе (пример заполнения)

Нумар запiсу

Номер записи

Дата

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)

Чысло

Число

Месяц

Месяц

Год

Год

1

2

3

Общество с ограниченной ответственностью

«Версаль»

Принята секретарем-референтом

Приказ от

21.05.2011 № 23-к

Переведена на должность секретаря

Приказ от

07.10.2013 № 3-к

Запись за № 14 недействительна, восстановлена

Приказ от

на прежней работе

16.02.2013 № 4-к

Исправление записей об увольнении:

Исправление неправильной записи об увольнении (пример заполнения)

Нумар запiсу

Номер записи

Дата

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)

Чысло

Число

Месяц

Месяц

Год

Год

1

2

3

Общество с ограниченной ответственностью

«Версаль»

Принята секретарем-референтом

Приказ от

21.05.2011 № 23-к

Уволена в связи с сокращением штата, п. 1 ст. 42 Трудового кодекса

Приказ от

Республики Беларусь

07 02.2013 № 3-к

Директор Степанова Т.В. Степанова

м.п.

Запись за № 15 недействительна, восстановлена

Приказ от

на прежней работе

22.02.2013 № 4-к

Пример исправления неправильной даты, номера или наименования документа, являющегося основанием для внесения записи (графа 4)

Порядок исправления: в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью; в графу 2 ставится дата внесения корректирующей записи; в графу 3 – «Запись № недействительна», и после этого вписывается правильная запись в соответствии с п. 36 Инструкцией № 30 (т.е. дублируется без изменений запись), а в графе 4 пишутся правильные реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Пример оформления исправления ошибки, допущенной в графе 4 трудовой книжки

(был проставлен неправильный номер приказа)

Нумар запiсу

Номер записи

Дата

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)

Чысло

Число

Месяц

Месяц

Год

Год

1

2

3

Общество с ограниченной ответственностью

«Версаль»

Принята секретарем-референтом

Приказ от

22.02.2013 № 23-к

Запись за № 14 недействительна

Принята 21.05.2012 секретарем-референтом

Приказ от

22.02.2013 № 24-к

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2020 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:

  • В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
  • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
  • В КоАП РФ, где с 2021 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

Так, работодателям:

  • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
  • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
  • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;

Узнайте, как сейчас исправляют неверные записи в трудовых.

  • не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.

Посмотрите образец заверения копии трудовой книжки, который подготовили эксперты КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ.

Работники смогут:

  • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
  • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
  • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
  • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 31.10.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Образец уведомления работников скачайте .

ВАЖНО! Уведомление о переходе на электронные трудовые должно быть персональным. Делать общий документ, в котором предусмотрено проставление всеми работниками подписи об ознакомлении, чиновники не разрешают.

И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланки и дать работникам их заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную. Бланки этих заявлений вы найдете .

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, например, был в отпуске, болел (другие основания см. в п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ), он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Во-вторых, надо сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками.

Изначально на 2020 год был установлен общий для всех кадровых событий срок сдачи отчета — до 15-го числа следующего месяца. Однако эпидемия коронавируса внесла свои коррективы. Срок сдачи отчета на работников, принятых и уволенных с 1 по 27 апреля, назначили на 28.04.2020. Дальше по этим двум кадровым событиям надо отчитываться не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По остальным событиям (переводы, повышения, пр.) срок сдачи формы не изменился (15-е число следующего месяца).

Такой порядок сохранится и в последующие годы. Собственно, его и предусматривали с 01.01.2021. Просто из-за вируса ввели в действие раньше.

Помимо отчетности для фонда предусмотрена и форма для выдачи работникам. С какой периодичностью и в какие сроки ее нужно составлять и выдавать сотрудникам, узнайте из Путеводителя от КонсультантПлюс «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)».

Запасаться бланками для сдачи СЗВ-ТД не обязательно. Формировать отчеты можно автоматически с помощью соответствующего ПО, например, от 1С или других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, в течение 2020 года потребуется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Составить приказ о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет эта статья.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы (для этого предусмотрена специальная форма). Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

  1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
  2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
  3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
  4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
  5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Итоги

Таковы свежие новости об электронных трудовых книжках. Как видим, главный вопрос уже не в том, введут их или нет. Процесс уже запущен. Остается только выполнить требования закона и наладить соответствующий процесс в организации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

admin