Отчет о проведении акции

Каждый месяц предоставляете стандартные отчеты? А как же подвести итоги календарного года или, если у клиента сезонный бизнес, то итоги сезона?

Ежегодный отчет

Временной срез. В отчет нужно добавить динамику по всем важным kpi в разрезе по месяцам за год. В зависимости от вида работ и kpi это будут позиции в поисковых системах, количество посетителей, перешедших на сайт с рекламы или социальных сетей, затраты, продажи, стоимость ключевых целей.

Естественно динамика всех показателей не будет линейной. Готовьтесь еще раз ответить за провалы (если вы с ними справились, то даже они могут быть плюсом) и напомнить об успехах.

Сводка за год. Помимо динамики, нужно свести все данные за год. Указываются полные расходы за год на продвижение, по рекламным каналам/кампаниям, итоговые CPA и средняя стоимость каждой конверсии. Если для клиента важна статистика по отдельным направлениям/категориям товаров, то сводим данные и по ним.

Минимум воды, максимум стратегии. По возможности исключите из итогового отчета все балластные данные. Например, если вы дополнительно предоставляете сводную динамику по всем каналам трафика, то в этот раз делайте акцент только на тех, за которые вы отвечаете. Добавьте в отчет планы на следующий год, желательно с конкретными цифрами по затратам и планами по достижению kpi.

Отчет по итогам сезона

Если у клиента сезонный бизнес, то готовьтесь предоставлять отчеты по итогам сезона. Что должно входить в такой отчет?

Динамика важных показателей по месяцам. Помогает выявить самый «горячий» месяц сезона. В следующий раз именно на этот месяц следует выделять самые большие бюджеты.

Сводные расходы за сезон. Сводим данные по всем рекламным каналам и кампаниям.

Список самых горячих категорий/направлений. Какие из них отработали лучше всего, а какие стали провальными? Можем ли мы масштабировать успехи в следующем сезоне, например увеличив бюджет на самые популярные товары? Почему отдельные категории отработали плохо? Это связано со спросом или активностью конкурентов?

План по поддержке в низкий сезон

Сезонный бизнес редко может позволить себе полностью заморозить рекламу в низкий сезон. Тем более, спрос даже на товары с ярко выраженной сезонностью продолжается круглый год. Кто-то покупает велосипед в январе чтобы сэкономить, кто-то ищет лыжи в июне подарок на день рождения. Не говоря уже о том, что есть категория товаров, которые активно покупают не только летом, но и перед зимними отпусками: купальники, солнцезащитные очки и пр.

Однако, возможности бизнеса в низкий сезон ограничены и тут особенно важно выбрать правильные категории для продвижения, например, самые высокомаржинальные или те, спрос на которые затухает не так сильно. Важно продумать акции которые будут усиливать продажи в самые «провальные» месяца.

Например, предлагать купить товар до сезонного повышения цен тем, кто откладывает его покупку (а может быть и вовсе не купит его в сезон из-за активности конкурентов). Полезно планировать популярные акции типа «черной пятницы», закладывать затраты на относительно недорогие инструменты типа рассылок, по минимуму выбирать охватные инструменты и работать с теми, которые направлены на обработку уже существующего спроса, например с контекстной рекламой.

Если вы не продумываете стратегию на низкий сезон — будьте готовы к приостановке сотрудничества и выбору других специалистов на высокий.

Прогноз на следующий сезон

Итак, у вас есть ретроспектива за прошедший сезон. Время готовить планы на следующий. Какие выводы сделаны по итогам прошедшего сезона? Какие затраты планируются по месяцам? Какие новые инструменты рекомендуется подключить? А может быть у вас уже есть идеи по новым акциям и готовы предварительные медиапланы? Когда следует начинать разработку новых или обновление старых рекламных кампаний перед началом высокого сезона? Следует ли обновить креативы и когда они должны быть готовы? Поверьте, клиент будет счастлив, если вы дадите всю эту информацию заранее, по итогам прошедшего сезона, когда у него есть время ее изучить и уже можно представить ее руководству (помните, что не только вы отчитываетесь по рекламным кампаниям и продвижению).

Отчет по итогам рекламной акции

В отчеты этого типа включаются:

Описание и сроки проведения рекламной акции. Это важно для того, чтобы даже через несколько лет было понятно к чему относятся представленные данные (например, если подобную акцию захочется повторить).

Планируемые и фактические затраты и kpi. Удалось ли остаться в рамках выделенного бюджета, было ли его слишком много или наоборот недостаточно? Достигнуты ли обозначенные kpi? Если не достигнуты, но рекламу все равно можно назвать эффективной (например, вы планировали привлечь людей в оффлайн-магазины, но они заказывали через интернет), то это также нужно указать.

Сводка по эффективности каналов продвижения и рекламных кампаний

Приведите сводные данные по всем важным показателям и затратам в разрезе используемых инструментов и рекламных кампаний.

Самые эффективные креативы/каналы продвижения. Укажите, какие инструменты и креативы отработали отлично, а какие не стоит использовать в следующий раз.

Выводы. Рекомендуете ли вы проводить подобные акции в будущем? Если да, то в каком формате?

В каком формате представлять итоговый отчет?

Если отчет содержит большие объемы данных и медиапланы (например, как в случае с годовым отчетом), то рекомендуется представлять его в 2-х форматах: краткая выжимка и основные графики в виде презентации и расширенный формат в виде таблицы.

Даже если вы обычно отправляете отчет письмом, то презентацию итогового отчета лучше проводить в виде встречи или во время онлайн-конференции, чтобы лично ответить на все вопросы и объяснить представленные данные. Особенно, если представление такого отчета сопряжено с допродажами.

Исключением являются отчеты по рекламным акциям, их, если в ходе проведения акции не возникло каких-либо проблем, можно представлять в обычном формате.

Обязательно планируйте подготовку итоговых отчетов помимо стандартных. Они позволяют отвлечься от операционки, провести внутренний аудит выполненных работ, оценить эффективность работы в масштабе и подумать о стратегии.

Ответ: Отчет о проведении рекламной акции необходимо оформлять по итогам проведения каждой такой акции по самостоятельно установленной форме. Для подтверждения расходов в целях налога на прибыль в отчете следует отразить в том числе обязательные реквизиты первичного документа, в том числе графы «Материально ответственное лицо» и «Наименование рекламной продукции» (с расшифровкой).

Обоснование: Налоговое законодательство не содержит требований к составу документов, которыми должны подтверждаться расходы налогоплательщика.

По смыслу п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик вправе подтверждать расходы любыми документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Одним из таких документов при проведении рекламной акции может быть отчет.

В отчете о проведении рекламной акции следует отразить в том числе обязательные реквизиты первичного документа, например, отчет может содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

— название рекламной акции;

— цель (например, увеличение объема продаж товара, работ, услуг, сохранение и расширение традиционных и освоение новых рынков сбыта, стимулирование спроса на товары, работы, услуги);

— дату проведения рекламной акции;

— место проведения рекламной акции;

— сведения о рекламодателе (организаторе рекламной акции);

— сведения о рекламораспространителе;

— сведения о потребителях рекламы — неопределенном круге лиц;

— рекламную информацию (например, информацию о самом товаре, работе, услуге, торговой марке, изготовителе, качественные характеристики товара, работы, услуги);

— порядок проведения рекламной акции;

— сведения о юридических лицах, индивидуальных предпринимателях, физических лицах, задействованных в проведении рекламной акции;

— перечень товаров, распространенный в ходе рекламной акции неопределенному кругу лиц, какое количество и каких товаров материально ответственное лицо получило и какое количество этих товаров было роздано. Если в ходе рекламной акции не все товары были розданы потребителям рекламы, то остаток товаров должен быть возвращен материально ответственным лицом на склад предприятия;

— информацию о реализации товара со скидкой;

— результат рекламной акции;

— приложение:

документы, подтверждающие передачу продукции для акции (накладные на передачу товаров лицу, ответственному за их вручение, акты),

документы, подтверждающие списание рекламной продукции (например, акт на списание переданных в рекламных целях товаров (дата акта должна соответствовать дате проведения мероприятия, в акте должно быть указано место передачи товара));

— подписи ответственных лиц.

Отметим, что отсутствие граф «Материально ответственное лицо» и «Наименование рекламной продукции» может послужить основанием для признания рекламной акции фиктивной.

Так, в одном из дел несоблюдение такого требования, а также отсутствие расшифровки раздаваемых рекламных пакетов (наименования фасовочного материала, способа их формирования) послужило основанием для доначисления налога на прибыль, НДС и пеней (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.12.2012 N А68-5527/12).

Также можно дополнительно указать в отчете на то, что к нему прикладываются материалы, подтверждающие факт проведения рекламной акции, что докажет реальность осуществления затрат. Как правило, организации прикладывают к отчету о проведенном рекламном мероприятии фото- или видеоматериалы.

Отчет о проведении рекламной акции и документы о передаче продукции и ее списании для проведения акции необходимо оформлять по итогам проведения каждой такой акции, именно они подтвердят факт проведения мероприятия.

Стоит учесть, что независимо от того, проводилась рекламная акция самим рекламодателем самостоятельно или же с привлечением рекламного агентства (рекламораспространителем), в отчете указываются все подробности рекламной акции с приложением необходимых подтверждающих документов.

Если рекламная акция проводилась привлеченным лицом, то в этом случае документальным подтверждением служит акт оказанных услуг (отчет исполнителя). В нем должны быть указаны место и время проведения рекламной акции, а также, например, количество врученных подарков.

Таким образом, для того чтобы признать расходы на проведение рекламной акции в целях налогообложения прибыли, необходимо иметь подтверждающие документы, которыми организация может подтвердить направленность данных расходов на получение дохода.

Задать вопрос можно

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

Дзен Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Каков порядок хранения чековой книжки?

Какой адрес нужно указывать в транспортной накладной?

Как оформить направление работника на семинар?

Приказ о проведении рекламной акции ─ это официальное распоряжение руководителя организации. Благодаря документу он может выделить свой бизнес на фоне конкурентов и заинтересовать покупателей своей продукции. Приказ оформляется в письменной форме с соблюдением базовых регламентных норм.

  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о проведении рекламной акции .docСкачать образец приказа о проведении рекламной акции .doc

Цель рекламных акций

Ключевые цели рекламных акций — это:

  • эффективная продажа рекламодателем своего товара;
  • продвижение своего товара на рынке;
  • мотивация потенциального покупателя на совершение пробной покупки;
  • увеличение доверия потенциальных покупателей к своему товару.

Какие существуют формы проведения рекламных акций

Если организация приняла решение о проведении рекламной акции своих товаров, то она может провести ее в виде:

  • Дегустации. Покупатель, попробовав продукцию, может составить свое представление обо всех ее достоинствах и поделиться об этом с другими.
  • Сэмплинга. Это бесплатная раздача рекламных образцов потенциальным покупателям, чтобы те в дальнейшем купили товар за полную стоимость.
  • Подарков за покупку товара. Это промоакция, которая направлена на увеличение продаж товаров путем выдачи любого небольшого подарка за покупку.
  • Промоушена. Это промоакции, которые подразумевают распространение рекламных материалов (агитки, листовки, брошюры, флаеры, буклеты). Самым эффективным считается распространение сертификатов, позволяющих получить скидку.

Какая информация должна быть отображена в документе

Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем должны быть указаны:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • место, где был составлен документ;
  • дата его составления;
  • регистрационный №;
  • формулировка «В целях … (указать цель проведения рекламной акции) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • основной текст;
  • ФИО ответственного за исполнение приказа лица;
  • подписи всех лиц, указанных в документе, плюс расшифровка;
  • оттиск печати.

Что касается основного текста, то здесь должны присутствовать такие формулировки:

  1. «Провести рекламную акцию с … по … в … (указать место, где будет проводиться рекламная акция)».
  2. «Выделить в качестве призов … (перечень призов)».
  3. «Подготовить для утверждения в срок до … (дата) смету расходов на проведение необходимых мероприятий».
  4. «Назначить ответственным за проведение рекламной акции коммерческого директора … (ФИО коммерческого директора)».
  5. «Главному бухгалтеру … (ФИО главного бухгалтера) обеспечить финансирование рекламной компании в соответствии с утвержденной сметой».
  6. В течение … дней после окончания рекламной акции … (ФИО ответственного лица за проведение рекламной акции) представить отчет о ее результатах.
  7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Важно! К приказу прилагается смета расходов на проведение рекламной акции.

Правила, которых необходимо придерживаться при составлении документа

Составляя приказ, специалист должен придерживаться ряда требований. Вот самые основные из них, которые надо соблюдать:

  • Интервал между краями страницы и текстом. Размер установлен российским законодательством.
  • Приказ издается только на бумаге белого цвета А4.
  • Дата должна быть прописана цифрами.
  • Нельзя использовать государственную символику РФ.
  • В документе обязательно должен быть указан регистрационный №.
  • Все подписи и расшифровки должны присутствовать в документе.

Ошибки, которые допускаются специалистом чаще всего

Бывает такое, что при составлении документа специалист допускает ошибки. Вот самые основные:

  • неправильно написано название организации;
  • неправильно написаны число, месяц или год либо они вообще не написаны;
  • не указан регистрационный №;
  • не указана цель, ради которой было затеяно проведение рекламной акции;
  • не указаны сроки проведения рекламной акции;
  • отсутствует смета расходов на проведение акции;
  • не указаны должности в графе ознакомления;
  • внесены различные поправки;
  • основной текст написан почерком, который очень сложно разобрать;
  • ФИО сотрудников написаны неправильно;
  • очень много орфографических ошибок в тексте;
  • текст сильно затерт стирательной резинкой.

Как устранить ошибки, которые были допущены при составлении документа

Чтобы исправить ошибки, недочеты в документе, необходимо следующее:

  1. Переделать документ. Этот способ актуален в том случае, когда ошибки были найдены:
    • до того, как начальник поставил свою подпись;
    • в момент подписания.
  2. Напечатать новый документ. Но перед тем как издать новый, необходимо создать документ, который аннулирует приказ, где есть ошибки. Он должен содержать:
    • № документа;
    • время, когда был подписан (число, месяц, год);
    • название;
    • формулировку «Считать недействительным»;
    • основания для аннулирования;
    • ФИО лица, несущего ответственность за исправленные ошибки;
    • подпись.

Итак, когда обычные рекламные средства становятся все менее действенными, на первый план выходят инструменты Belowtheline. Здесь речь идет о проведении акций в разных формах, в основе которых лежит личный контакт с потенциальным покупателем.

Как и любое направление в маркетинговых коммуникациях, акции призваны оказывать воздействие на первые впечатления покупателя, а значит, они должны быть запоминающимися. В этом случае даже незаинтересованный в товаре покупатель, минуя стойку специалиста по продвижению товара, всегда обратит внимание на его название, и, когда появится потребность в нем, он (покупатель) вернется, чтобы его купить.

Формы проведения рекламных акций проводятся в зависимости от продвигаемого товара и основных характеристик его целевой аудитории, но в любом случае, прежде чем провести акцию, ее должны хорошо спланировать и подготовить. Для этого специалисты и разрабатывают программу, ведь в ней строго определены цели, задачи, формы и методы.

admin