Обязанности секретаря в школе

Должностная инструкция секретаря в школе

УТВЕРЖДЕНО

Директор

Наименование учреждения

__________ /________________/

Приказ № ____ от «___» _____ 20__г.

СОГЛАСОВАНО

Председатель профкома

_________ /_________________/

протокол № ____ от «__»___ 20__г.

Должностная инструкция секретаря

1. Общие положения должностной инструкции

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 в редакции от 12 февраля 2014г; с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 05.07.2017г); в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.

При составлении данной должностной инструкции секретаря руководителя (директора) школы учтено также Постановление Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».

1.2. Секретарь общеобразовательного учреждения назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.

1.3. Секретарь школы должен иметь среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в сфере делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно директору общеобразовательного учреждения.

1.5. В своей профессиональной деятельности секретарь обязан руководствоваться:

— уставом образовательного учреждения;

— трудовым договором;

— всеми приказами и распоряжениями директора образовательного учреждения;

— законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;

— данной должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы;

— всеми нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства.

— утвержденной инструкцией по охране труда секретаря школы;

1.6. Секретарь школы обязан знать:

— структуру общеобразовательного учреждения и его кадрового состава;

— государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила орфографии и пунктуации русского языка;

— правила эксплуатации оргтехники;

— правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

— правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

— технику создания, обработки, передачи и хранения документов;

— правила деловой переписки;

— правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2. Функции

Основными направлениями в работе секретаря школы являются:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора образовательного учреждения и его заместителя;

2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:

3.1. Прием всей поступающей в общеобразовательное учреждение корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;

3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;

3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента образовательного учреждения) и списка всех преподавателей каждого учебного года;

3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников общеобразовательного учреждения;

3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;

3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;

3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся;

3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;

3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками общеобразовательного учреждения;

3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора образовательного учреждения или его заместителя;

3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль;

3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора общеобразовательного учреждения;

3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором образовательного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.14. Контроль обеспечения директора общеобразовательного учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения;

3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки;

3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору образовательного учреждения;

3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники;

3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.

3.19. Секретарь школы должен вести работу:

— в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения;

— в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

4. Права

Секретарь школы имеет право:

4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;

4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;

4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;

4.6. Знакомиться с должностной инструкцией, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;

4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;

5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.4. За неразглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь:
6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.

6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.

Круг обязанностей

Непосредственные обязанности секретаря в школе являются наиболее важным разделом должностной инструкции. В нем определяется, какие виды деятельности должен будет выполнять человек на своем месте на протяжении рабочего дня.

Профессиональные обязанности секретаря учебной части в школе таковы:

  1. Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение.
  2. Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы.
  3. Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже).
  4. Выполнение операций, имеющих отношение к сбору и обработке информации (в том числе и с использованием компьютерной техники).
  5. Слежение за своевременной подготовкой и рассмотрением документации.
  6. Составление писем, запросов, документов и ответов по распоряжению директора учебного заведения.

Секретарь находится в тесном профессиональном контакте не только с директором, но и с руководителями структурных подразделений школы, педагогическим составом и заместителями директора. Кроме того, исполнитель на этой должности не только самостоятельно выполняет все правила учреждения, но и следит за исполнением со стороны других сотрудников. Стоит отметить, что обязанности секретаря делопроизводства в школе ничем не отличаются от круга обязанностей секретаря учебной части.

Должностные взаимодействия и условия работы

В первую очередь стоит отметить, что секретарь школы работает по графику, который составляется на основании 40-часовой рабочей недели. Однако в то же время в должностной инструкции указывается, что рабочий день не является нормированным. При трудоустройстве на пост секретаря учебной части стоит обязательно принимать во внимание эти факты.

В процессе осуществления трудовой деятельности секретарь учебного заведения контактирует с педагогическим коллективом школы, административным и обслуживающим персоналом. Взаимодействие проводится для последующего предоставления полученной необходимой информации на заседаниях совета школы, ученических и педагогических собраниях. Также в профессиональные обязанности секретаря входит проверка выполнения переданных приказов, поручений и распоряжений. Ему подлежит также кадровая и финансово-хозяйственная деятельность, осуществляемая учебным заведением.

С помощью должностной инструкции руководство школы или любого другого учебного заведения четко и понятно предоставляет круг основных профессиональных обязанностей специалиста, устанавливает пределы субординации, профессионального взаимодействия, очерчивает границы ответственности сотрудника. При составлении этого документа во внимание берутся законодательные акты, регламентирующие трудовую деятельность различных специалистов, квалификационно-информационные справочники и другая методическая литература.

Должностная инструкция секретаря школы

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

Председатель ПК Директор школы

______________ ______________

«___»_____ 2011г «___»____ 2011г

Должностная инструкция секретаря школы ОУ ШМСОШ

1.Общие положения
1.1.Секретарь назначается на должность и увольняется приказом директора школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и является его личным помощником.

1.3. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, уставом и правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей инструкцией.
2. Функции секретаря школы
Основными направлениями работы секретаря являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности секретаря школы
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;
3.2. Организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. Принимает и передает телефонограммы, факсы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.4. Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний управляющего совета школы, педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора школы ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.5. Следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
3.7. Печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;
3.8. Ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
3.9. Принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению, конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;
3.10.Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих) документы на подпись директору школы;
3.11.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

4. Права секретаря школы
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации, нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
4.5. Вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.
5. Ответственность секретаря школы
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь:
6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 36-часовой рабочей недели;
6.2. Взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического совета, проверки выполнения поручений учителям школы, приказов и распоряжений администрации школы, кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.
С инструкцией ознакомлен:

____________________________( Ф. И.О.)

(Подпись)

>Налесная Наталья Владимировна

На самом деле – это не так легко, как может показаться на первый взгляд.

Моя работа заключается в ведении документации, поступающей в школу, регистрацию входящей документации, обработка, хранение, доведение до директора, рассмотрение резолюций начальства, своевременное доведение документа до исполнителей. Также составление приказов, исходящих писем и актов организации, их отсылка. Подчиняюсь я директору школы. В своей деятельности мы руководствуемся Уставом, приказами и указаниями муниципального образовательного учреждения, основными нормативно–методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка муниципального образовательного учреждения; настоящей должностной инструкцией. С целью улучшения документационного обеспечения я как секретарь выполняю следующие должностные обязанности: обеспечиваю учет, регистрацию, контроль исполнения поручений директора, информационно– справочное обслуживание по документам, их хранение; осуществляю документационное обеспечение кадровой деятельности; организую подготовку необходимых документов для директора; отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности. Осуществляю контроль исполнения документов, поручений и заданий директора. Веду запись на личный прием граждан, а так принимаю от граждан заявления для директора, и регистрирую их в журнале Регистрации обращения граждан и слежу за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

Так же у меня имеются и право: запрашивать для руководителя от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства; требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов; визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы; вносить на рассмотрение директора предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно– вычислительной техники; требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки. В своей профессиональной деятельности я взаимодействую с педагогическим, административным, учебно–воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности муниципального общеобразовательного учреждения. На практике я веду делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Мой труд характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.

Моя работа секретаря школы весьма многогранна. Я должна уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. К тому же и должна обладать набором определенных деловых и личностных качеств. Быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, Для эффективного выполнения своей работы я должна уметь организовать ее. При организации своего рабочего времени, так как нужно успеть сделать документы, расписать и успеть их отнести адресату, который может находиться в другом районе, но при этом мою работу, которая осталась никто делать не будет. В мои обязанности входит повседневная работа, которую я выполняю: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела, прибытие, выбытие учащихся, контингент школы. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и входят в основу моей работы как секретаря.

Исключительно по просьбе трудящихся пилится этот пост, сама даже представить не могла, что кому нибудь подобное будет интересно!

Пришлось мне (именно пришлось) поработать в обычной муниципальной школе секретарем. Подробно на моих личных обстоятельствах останавливаться думаю не стоит, ибо, подозреваю, что общественность интересуют совершенно другие моменты. Скажу только, что адски срочно нужна была работа. Любая. А для города в котором я проживаю — это был еще не самый плохой вариант.

В двух словах скажу, основные направления работы школьного секретаря именно по той должностной инструкции, которая была мной подписана — общее (подчеркиваю — не кадровое!) делопроизводство и телефон, ну вызов к директору сотрудников и учащихся еще, выдача детишкам и сотрудникам различных справок, еще кой чего — по мелочи. Ни слова там нет, например об обязанности вести кадровую работу и обязанностях курьера, но именно это взваливается на школьного секретаря или делопроизводителя в детском саду. Многим работающим на подобных должностях приходится вместо выполнения своих прямых обязанностей проводить почти весь день в беготне по городу. В моем случае школа была расположена так, что большинство организаций,в которые мне таки конечно приходилось ходить, были расположены в шаговой доступности и со временем мне удалось «приучить» администрацию, что документы, надлежащие куда либо доставить я принимаю до 15.00. Таким образом у меня получилось сделать из лимона, так себе, но лимонад, так как я жила тоже рядом, то приходила по раньше домой. «Так себе», потому что данное обстоятельство было бы очень ценно для замужней женщины с маленькими детьми, которой нужно и детей из садика забрать и всякую домашнюю работу переделать, что меня не касалось. Дома мне по мимо интернета и телека заняться было почти не чем, а пойти куда либо,даже просто в кино, было бы большим ударом для бюджета. Размер моей з.п. равнялся МРОТ и не копейкой больше.

Кадровая работа в школе построена так — часть функционала оплачивается, а часть нет. Как думаете, чем именно мне пришлось заняться? Ну даже отвечать не буду. Я вообщем то особо не протестовала — было интересно изучить что-то новое, да считала и считаю, что любые знания в жизни всегда могут пригодиться.

Сотрудница, которой оплачивалась часть кадровой работы, совершенно естественным для нее образом, посчитала, что мне слишком хорошо живется и сначала пыталась привлечь меня к оформлению больничных листов. Для не знающих придется пояснить — там ничего сложного нет, главное правильно посчитать трудовой стаж (от этого зависит размер оплаты больничного), а само оформление (той части которую должен сделать именно работодатель) занимает 2-3 минуты. Мне было приказано посчитать трудовой стаж. К тому моменту я уже достоверное знала, что за оформление б/л именно данная сотрудница получает доплату. Своими глазами видела тарификацию, где это было прописано. У меня от этого, как любят на Пикабу говорить, столь знатно «пригорело», что наверное дым из ушей повалил! Грю: «Не умею и вообще с числами не дружу.» Ну мне в ответ: » Там ничего сложного нет — считай». От злости посчитала «на глазок», т.е.заведомо не правильно. Но, чтобы сотрудник, на кого выписан больничный не пострадал, предупредила — я вполне могу ошибиться с расчетами и всякую ответственности за точность с себя сразу снимаю, если хотите — перепроверяйте. Пару раз так сделала — с больничными отстали.

Впрочем, больняки, это конечно — мелочь, их хоть и коллектив был большой (около 100 человек) больше 7-8 в мес.вроде как не было. Учитывая, видимо мое образование, на меня пытались свалить часть работы контрактного управляющего! Тут тоже пришлось «тупить» — делала просто не реальные ошибки в договорах, потому что если бы дело «пошло», на меня, как минимум повесили бы большинство контрактов, но за секретарскую зарплату!

Если описывать все что меня коснулось, то пост по количеству печатных знаков побьет все рекорды на Пикабу, поэтому, резюмируя, скажу — где могла «тупила», как могла — хитрила. Открыто воспротивилась, когда стали пытаться привлечь детей сопровождать и не в какие нибудь приятные поездки типа театра, концерта, когда до места назначения сопровождающие с детьми доставляются на транспорте, а в какое нибудь пешее шествие, через весь город! Очередь на мое место, мягко говоря, не стояла, а работник я, как минимум не плохой, поэтому администрации протест пришлось «проглотить».

В школах оклады маленькие, у всех! Поэтому различные надбавочки (часто по моему мнению ну просто «ни за что», например за кружок, деятельность которого ведется за редким исключением только на бумаге) — это очень лакомый кусочек, который достается, чаще всего администрации, в крайнем случае к ним приближенным, тем более, что очень много можно переложить на секретаря, завхоза, ну в крайнем случае «за спасибо» на молодого учителя. Мне лично и спасибо то далеко не всегда говорили. Пост первый, возможно сумбурный и не отражающий именно те моменты, которыми народ интересуется, да и напилен он большей частью из за чувства ответственности перед целыми 11-ю (!!!!!!!) внезапно появившимися подписчиками! Поэтому, если есть вопросы — спрашивайте. С тегами тоже могу ошибиться.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

  1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
  2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
  3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
  4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
  5. Порядочность.
  6. Общительность и доброжелательность.
  7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
  8. Коммуникабельность.
  9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
  10. Умение вести деловые переговоры.
  11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

  • заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
  • проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
  • нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

  1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
  2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка – оформление – обработка – хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
  3. Учет отправленных и полученных бумаг.
  4. Архивация документов.
  5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
  6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
  7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • осуществление контроля исполнения документов;
  • ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
  • ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

  • распорядительные;
  • информационные и справочные;
  • организационные;
  • кадровые (по личному составу);
  • финансовые;
  • технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Профессия секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который контролирует документооборот организации. Он обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, распределяет и подшивает внутреннюю документацию, ведёт архив, утилизирует документы, срок хранения которых истёк. Полный список того, что входит в обязанности этого специалиста, определяет его работодатель. Секретарь подчиняется напрямую руководителю, нередко является по совместительству его личным помощником.

Востребованность секретаря-делопроизводителя не вызывает вопросов. Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным. Именно этой работой и занимается делопроизводитель.

Эта профессия не подразумевает карьерного роста. Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой. Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей. Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы. Через несколько лет можно рассчитывать на небольшие надбавки за стаж.

Секретарь-делопроизводитель контролирует документооборот организации

Функции

Работа секретаря-делопроизводителя может показаться скучной и монотонной, но в действительности эти специалисты выполняют довольно много разнообразных дел в течение рабочего дня. Основная их функция — контроль документооборота организации. Если речь идёт о секретаре в суде, вероятно, специалист будет только вести протоколы судебных заседаний. Работник в офисе не только занимается документами и корреспонденцией, но и принимает звонки, а также обеспечивает обратную связь между руководством и структурными подразделениями.

Основные функции делопроизводителя во многом определяются спецификой организации и сферы, в которых он трудится.

Секретарь лучше всех в компании должен знать документацию, быстро ориентироваться в ней и должным образом хранить. Если руководителю необходимо найти приказ трёхлетней давности, именно грамотный делопроизводитель за минуту подаст ему нужную папку с искомым документом. В редких случаях выполняет функции инспектора — проверяет, как выполнены поручения руководителя в структурных подразделениях.

Обязанности

Основную часть рабочего времени делопроизводитель будет уделять бумагам. Контроль документооборота компании, активное управление им на практике подразумевает выполнение множества дел и заданий. Часть из них будут рутинными и повторяться изо дня в день, другие потребуют специальной подготовки и особенного внимания.

Стандартный перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя включает:

  • ведение документооборота компании;
  • подготовка проектов приказов, распоряжений, договоров;
  • деловая переписка;
  • ведение протоколов встреч и заседаний;
  • подготовку отчётов по своему направлению работы;
  • обеспечение связи между руководством и структурными подразделениями;
  • доведение важной административной информации до сотрудников компании;
  • регистрацию приказов руководства;
  • приём, регистрацию, распределение входящей корреспонденции;
  • подготовку и отправку входящей корреспонденции;
  • выполнение личных поручений руководства;
  • встреча гостей, клиентов, деловых партнёров;
  • приём входящих звонков.

Работодатель может как сократить, так и расширить перечень обязанностей секретаря. Что именно будет делать делопроизводитель на рабочем месте, определит его начальник.

Профессия секретаря подойдёт коммуникабельным людям, которые не боятся бумажной работы

Требования к работнику

Требования к кандидату на должность секретаря, как правило, подразумевают не образование, а конкретные навыки и умения. Кадровик компании укажет в вакансии следующие характеристики:

  • внимательность;
  • терпимость к монотонной бумажной работе;
  • коммуникабельность, вежливость;
  • уверенный пользователь ПК — стандартные офисные программы, 1С, в редких случаях графические редакторы;
  • умение пользоваться оргтехникой — принтер, сканер, ксерокс, факс;
  • презентабельный внешний вид;
  • спокойный характер, стрессоустойчивость;
  • грамотная устная и письменная речь.

Специалист должен ориентироваться в правилах и нормах делопроизводства. Возможно, окончить соответствующие курсы. Опыт работы в аналогичной сфере обычно считается преимуществом, но большинство работодателей принимают кандидатов и без опыта работы.

Как правило, требования в государственном учреждении менее строги из-за меньших зарплат.

Медицинских противопоказаний к такой работе нет, но некоторые ограничения могут быть установлены для людей с аллергией на бумажную пыль, нервными расстройствами, а также с заразными заболеваниями. Секретари много контактируют с другими людьми, а нередко становятся неофициальными лицами компании, потому что именно их первыми видят посетители в приёмной.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы. Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника.

Стандартный перечень прав секретаря включает:

  • знакомиться с нормативными актами организации;
  • требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
  • иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества. Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов. Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации. Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении.

Скачать: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это важное звено в любой организации. Этот специалист контролирует документооборот, принимает и отправляет корреспонденцию, а также выполняет личные поручения руководителя. Для этой работы не требуется высшее образование, но необходимы внимательность, умение терпеть рутину, знание норм документооборота и умение решать несколько задач одновременно. Эту профессию нельзя отнести к высокооплачиваемым, но любой портал для трудоустройства в любой момент времени предложит десятки вакансий.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

admin