Нумерация листов дела

4.1.2. Нумерация листов в делах

Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации документов дела и обеспечения их сохранности.

Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком.

Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях, когда на них имеется текст, либо иная информация (например, лицевая сторона листа – 1. оборотная сторона листа – 1 об).

В целях избежания пропуска листов при проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, не стираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь, пасту, цветные или химические карандаши.

Номер листа не должен затрагивать текст документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

Нумерация крупноформатных и сложенных листов. Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми.

Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как один лист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Нумерация неподшитых листов. Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются – в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.

Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.

Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенные листы нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.

Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные в альбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа. Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии, вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листами и шифруются на оборотной стороне.

Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы, другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне.

Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. В ряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл. после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы в случае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.

Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы, содержащие информацию.

Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров, например 7а.

Оформление листа-заверителя.

Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

Суммарное количество листов в листе-заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч. не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель и учитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных и (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается: количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела; количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего количества листов дела.

В листе-заверителе дела кроме особенностей нумерации фиксируются:

— особенности формирования дела;

— особенности оформления документов;

-особенности физического состояния бумаги и текста.

Особенности формирования дела определяются наличием в деле следующих документов:

-почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма, штемпели, марки и другие знаки почтовой оплаты);

— изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы, схемы, диаграммы);

-художественно-оформленных, специфических документов (визитки, меню, приглашения, билеты т.п.);

-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

-неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных по вертикали и горизонтали, наклеенных листов);

К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей, сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.

К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы, проколы, отверстия, загибы листов, угасающий текст.

Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листов уточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов, правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела в листе заверителе.

Каждый непронумерованный лист и (или) лист пронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможности порядковым (если он не проставлен) или литерным номером.

В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов, имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными в листе-заверителе. При несоответствии вносятся исправления в лист-заверитель.

Внесенные в лист-заверитель дела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшего изменения.

Перенумерация листов.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые. Лист-заверитель дела переоформляется.

Помните, что каждое конкретное дело может иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями формирования дела.

Если дело имеет многочисленные особенности (формирования, оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указать их сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель по установленной форме.

ТУ по Чувашской Республике и Ульяновской области Россельхознадзора сообщило о результатах плановой проверки ООО ПСК «Красная звезда». В результате проведенных мероприятий было выявлены нарушения:

  • В помещении для хранения лекарственных средств отделка стен, полов и потолков не предусматривает проведение влажной уборки.
  • Стеллажи для хранения лекарственных средств не обеспечивают свободный доступ к лекарственным средствам и стенам для уборки.
  • Стеллажи для хранения лекарственных средств не пронумерованы и не промаркированы.
  • Учет лекарственных средств с ограниченным сроком годности не ведется.
  • Отсутствует специально выделенная зона для лекарственных средств с истекшим сроком годности, в поврежденной упаковке. В помещении для хранения лекарственных средств обнаружен препарат АСД фракция 3 «Для животных» (емкость 100 мл, производитель ФГУП «Армавирская биофабрика», серия № 16, дата изготовления 07.2010 г., срок годности 4 года, в количестве 4 флакона) с истекшим сроком годности.

Данные действия нарушают требования пунктов 3, 7, 8, 15, 16, 23 Правил хранения лекарственных средств для ветеринарного применения, утвержденных приказом Минсельхоза России от 15.04.2015 № 145, за что предусмотрена административная ответственность согласно ч.1 ст. 10.6 КоАП РФ.

Порядку оформления дел посвящена глава 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

Согласно пункту 180 Инструкции дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

При этом в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

  • наименование вышестоящей организации;
  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела;
  • год, в котором заводится дело;
  • срок хранения дела.

В свою очередь, согласно пункту 183 Инструкции полное оформление дела предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции);
  • составление листа-заверителя дела;
  • оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
  • систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 Инструкции.

Пунктом 184 Инструкции установлено, что дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. А вот дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

Особое внимание следует также обратить на порядок нумерации документов в делах. Установлено, что листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов. Например: 15а, 15б

Согласно пункту 186 Инструкции к делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 13 к Инструкции. Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.

Установлено, что для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

Также особое внимание следует обратить на правила оформления обложки дела. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15 к Инструкции. По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

  • при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;
  • в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
  • на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
  • если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»;
  • из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;
  • при внесении дела в сводную опись в соответствии с требованиями пункта 204 Инструкции на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело. В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива. Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

Пунктом 189 Инструкции установлено, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

отменен/утратил силу Редакция от 04.11.1999 Подробная информация

Наименование документ ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 04.11.99 N 137 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ»
Вид документа приказ, инструкция
Принявший орган верховный суд рф
Номер документа 137
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 04.11.1999
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус отменен/утратил силу
Публикация
  • На момент включения в базу документ опубликован не был
Навигатор Примечания

ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 04.11.99 N 137 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ»

5. Порядок нумерации листов

5.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

5.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

5.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.

5.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

5.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

5.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

5.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

5.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

5.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).

5.11. При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

5.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. Соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

5.14. Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи (приложение 2).

5.15. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления нумерации листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

5.16. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример.

В настоящем деле (наряде) 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности N 543 осужденного Иванова А.В.

Заведующая канцелярией
СМИРНОВА Т.А.
15.04.99

Можно ли использовать литерные номера листов при оформлении дел? Применяется ли буквенная нумерация в современном делопроизводстве или этот способ уже давно не актуален?

Из статьи вы узнаете:

Слово «литера» пришло в наш язык из латыни и дословно значит «буква». Многие встречали его в составе почтового адреса, где оно служит для уточнения здания, например: дом № 81, литера А. Кто-то вспомнит его по рассказам о Шерлоке Холмсе, который хранил «достойную коллекцию злодеев» под литерой «М». В современном делопроизводстве этот метод нумерации также нашел широкое применение. Он удобен для точной идентификации документов, их упорядочения в архивах и каталогах.

Большая часть официальной документации компании хранится в ее архиве в течение определенных на законодательном уровне сроков. Ее подготовка к передаче в архив — важный делопроизводственный процесс. Все бумаги должны быть соответствующим образом подготовлены и прошиты. Что касается нумерации листов в делах, подготавливаемых к архивному хранению, ее можно выделить в отдельный этап данного процесса.

При подготовке дела необходимо убедиться в том, что документы, включенные в него, соответствуют заголовку по номенклатуре и расположены по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам, географическим признакам, хронологии или в алфавитном порядке.

Литерный номер в архиве — это, как правило, часть индекса документа. В процессе индексации всей документации присваиваются буквенно-цифровые обозначения. С их помощью любую официальную бумагу можно точно идентифицировать и найти в архиве при необходимости. Состав индекса определяется задачами поиска.

Как использовать литерные номера в описи дел?

Опись дел или архивная опись составляется для систематизации единиц хранения архива. Она помогает вести точный учет дел и раскрывает их содержание. По сути, такая опись выполняет функции архивного справочника, систематизированного перечня дел, переданных в архив.

На дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу и специфические дела данной организации, составляются отдельные перечни.

Описи дел включают следующие элементы:

  • Порядковый номер дела (его тома или части);
  • Индекс;
  • Заголовок согласно обложке;
  • Даты дела;
  • Количество листов;
  • Примечания.

Тома и части дела имеют самостоятельную нумерацию. Если необходимо внести в опись официальные бумаги с одинаковыми заголовками, то для первого дела эта графа заполняется полностью, а следующие однородные дела обозначаются словами «То же». В качестве примера использования литерных номеров в описи можно привести фрагмент перечня дел по личному составу.

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Число листов

Срок хранения

Примечание

Трудовые договоры с уволенными сотрудниками. Б — К. Т.1

То же. Буквы Л — Я. Т.2

В данном фрагменте дело, содержащее трудовые договоры с уволенными работниками, разделено на 2 тома, в каждом из которых документы расположены в алфавитном порядке. Первые буквы фамилий сотрудников служат литерными номерами разделов для каждого тома.

Как нумеруются листы при составлении внутренней описи?

Внутренняя по сути, представляет собой его оглавление. Этот документ составляется для дел следующих категорий:

  • со сроком хранения более 10 лет;
  • постоянного хранения;
  • дела по личному составу вне зависимости от сроков хранения;

Унифицированная форма описи приведена в Приложении №27 к Приказу Министерства культуры РФ №526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…». Согласно этим правилам, при оформлении дела необходимо прошить или переплети все включенные в него бумаги, пронумеровать их, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документации, оформить обложку дела.

В процессе нумерации существует ряд тонкостей, о которых нужно знать каждому делопроизводителю:

  1. Номер ставится в правом верхнем углу;
  2. Для его проставления используется нумератор или графитный карандаш;
  3. Листы внутренней описи нумеруются отдельно;
  4. Каждый том или часть дела имеют собственную нумерацию;
  5. На чертежах, фотографиях и иллюстрациях нумерация проставляется на оборотной стороне в левом верхнем углу;
  6. Лист с приклеенными наглухо документами нумеруют как один, если они подклеены одним краем, то пронумеровать нужно каждый из них;
  7. Документы с собственной нумерацией нумеруют в общем порядке;

Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки. Если их число незначительно, например, пропущено всего несколько листов, можно вставить пропущенные страницы в дело. Для их нумерации берут предыдущий номер, проставляют его на непронумерованный лист с добавлением литерного индекса в возрастающем порядке. Порядок нумерации будет выглядеть следующим образом: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Данные литерные номера необходимо указать в описи документов дела в соответствующей графе.

Могут ли пригодиться литерные номера при составлении листа-заверителя дела?

Лист-заверитель — это отдельный документ, который составляется для учета числа листов в деле. Законом утверждена его унифицированная форма (Приложение №8 к Правилам архивного дела). В нем указывают:

  • число пронумерованных листов (цифрами и прописью);
  • количество листов внутренней описи;
  • особенности нумерации;
  • сведения о физическом состоянии документации;

Данные о наличии в подшивке литерных номеров листов — это обязательные для указания в листе-заверителе сведения. Если при были допущены ошибки, и его состав подвергся изменению или дополнению, а вложенные листы были пронумерованы литерами, необходимо их перечислить. Например: «В деле подшито и пронумеровано 213 (двести тринадцать) листов, в том числе: литерные номера листов: 45а, 45б, 45в + листов внутренней описи — 4”.

Если после оформления листа-заверителя состав и состояние дела претерпевают изменения (замена подлинников на копии, повреждение или утеря документации), необходимо сделать об этом надлежащую отметку с указанием даты и ссылкой на соответствующий акт.

Можно ли применять литерные номера в приказах?

Присвоение уникальных индексов всем приказам, выпускаемым в организации необходимо в следующих целях:

упорядочить процессы регистрации официальной документации;

ускорить процедуру поиска и распознавания приказа в общем документальном массиве;

облегчить классификацию при подготовке документации к архивному хранению;

Нумерация приказов по ГОСТ

Согласно » . Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация…», который вступит в силу 1 июля 2018 года, обязательным реквизитом каждого документа является его регистрационный номер. Это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, в состав которого входит порядковый номер и дополнительный литерный номер в соответствии с номенклатурой дел организации.

цифровой код — индекс в соответствии с датой выпуска приказа с начала календарного года;

литерный номер — это буквенный шифр, который позволяет определить принадлежность приказа к тому или иному виду;

Актуальность буквенной нумерации

Литерные номера в приказах используются для повышения эффективности индексации документов. Этот процесс позволяет присвоить каждой официальной бумаге, в том числе приказу, уникальный литерно-цифровой индекс, свидетельствующий о времени его регистрации, месте составление, времени исполнения и сроке хранения.

Эта процедура довольно индивидуальна. Ее определяют утвержденные локальными нормативными актами компании. Наличие литерных номеров зависит, в первую очередь, от общего числа издаваемых приказов и необходимости их четкого разграничения по видам.

В небольших компаниях приказы по разновидностям, как правило, не делят. Однако при их подготовке к архивному хранению у делопроизводителя возникает необходимость разделить их по срокам хранения. Для этого к через косую черту или дефис добавляют литерный номер или буквенный индекс: «к” (кадры), «л” (личный состав). Первый может означать принадлежность приказа к категории документов кратковременных сроков хранения, второй — к группе документов со сроком хранения 75 лет.

В крупных компаниях система индексов может быть расширена до 10 и более литерных кодов. Так, например, часто встречаются следующие буквенные обозначения:

П — приказы о приеме на работу;
К — командировки;
МК — местные командировки;
ОТД — отпуска без сохранения заработной платы;
ОТК — учебные и очередные отпуска;

Таким образом, литерный номер — это способ идентифицировать приказ, выделить его в общем потоке документации и однозначно определить его принадлежность.

Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9

Правила заполнения листа-заверителя дела

И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:

  • наличие литерных номеров листов;
  • наличие пропущенных листов;
  • номеров листов с наклеенными фотографиями;
  • номеров крупноформатных листов;
  • номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
  • номеров поврежденных листов:
  • наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.

Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

  • Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
  • Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

  1. Наименование документа — в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
  2. Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
  3. Далее указывается количество листов в описи дела;
  4. Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 — фотография);
  5. Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

  • На лицевую часть обложки сшитого дела;
  • На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.
  • Служебное задание (форма Т-10а)
  • Образец заполнения формы Т-61
  • Лицевой счёт работника (форма Т-54)
  • Штатное расписание (форма Т-3)
  • Образец заполнения формы Т-7

Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. Из статьи вы узнаете:

  • зачем нужен лист-заверитель и обязательно ли его оформление;
  • как составляется лист-заверитель личного дела;
  • лист-заверитель личного дела: образец оформления;
  • какие сведения указывают при заполнении листа-заверителя;

Лист-заверитель в системе учетных документов Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией.

Лист-заверитель дела: содержание и оформление

Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.
Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.
Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Как оформить лист заверитель личного дела

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Бланкер.ру

Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

Справка К стандартным реквизитам бланка относятся:

  1. Название вида документа;
  2. Наименование должности составителя;
  3. Подпись;
  4. Расшифровка;
  5. Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию: Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами); Литерные номера; Пропущенные номера; Особенности физического состояния и формирования дела; Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4.

Внимание

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листа дела; наличие пропущенных номеров листов дела; наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Оформляем дела на постоянное хранение

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3) На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается. В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела. Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.

admin