Норма списания моторного масла

Замена моторного масла: все, что нужно знать бухгалтеру

Мы с вами уже знаем, как правильно заправить «железного коня» (см. статью «Талоны, смарт- и скретч-карты на горючее: что и как правильно применять» // «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 41), а также как заменить в нем тормозную и охлаждающую жидкость (см. «Списываем тосол и тормозную жидкость» // «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 20). Остается лишь заменить моторное масло и — полный вперед!

Однако моторное масло отличается от того же горючего тем, что последнее полностью сгорает в процессе работы автомобильного двигателя. Тогда как масла после отработки ими своего функционального ресурса требуют слива из автомобиля. И с учетом этого возникает закономерный вопрос: что делать с таким отработанным материалом? Но, чтобы было, что сливать, сначала нужно что-то залить. Поэтому для начала выясним нюансы замены моторного масла.

Замена моторного масла

С какой периодичностью следует проводить замену масла в двигателе автомобиля?

Порядок проведения технического обслуживания (в том числе замены моторного масла) и ремонта дорожных транспортных средств определен Положением № 102. Согласно п. 3.7 этого Положения техническое обслуживание транспортного средства необходимо выполнять в планово-обязательном порядке, включая определенный этим документом и инструкциями производителей перечень обязательных работ. В частности, первое техническое обслуживание рекомендовано осуществлять с периодичностью в соответствии с таблицей 1 ( п. 3.9 Положения № 102). Примерный перечень операций ТО-1 приведен в приложении А к Положению № 102. Работы по замене масла в поддоне картера двигателя как раз входят в этот перечень операций. Согласно таблице 1 такое техобслуживание для легковых автомобилей и автобусов должно проводиться каждые 5000 км.

Важно! Если определенная в таблице 1 периодичность обслуживания отличается от периодичности, установленной документацией завода-производителя, следует руководствоваться указанной документацией.

Также периодичность техобслуживания в целом и замены моторного масла в частности в значительной степени зависит от условий эксплуатации (рельефа местности, технической категории автомобильных дорог и т. п.). Таким образом, в первую очередь нужно ориентироваться на периодичность замены моторного масла, определенную заводом-изготовителем соответствующего автомобиля. На практике моторное масло меняют, как правило, через каждые 7000 — 8000 км. Также желательно каждые 1000 — 2000 км пробега все-таки заглядывать под капот и проверять уровень масла. Чтобы определить, нужно ли добавлять моторное масло, следует воспользоваться масляным щупом, который отражает его уровень в двигателе.

Какими нормами расходов моторного масла следует руководствоваться?

Для планирования потребности в горюче-смазочных материалах, контроля за их расходами и ведения отчетности бюджетные учреждения руководствуются Нормами № 43. Об этом должно быть указано в приказе об учетной политике учреждения или же в отдельном приказе, которым будет установлено, что при списании горюче-смазочных материалов надо использовать именно Нормы № 43.

Так, согласно п. 1.10 разд. 1 этих Норм нормативы расходов смазочных материалов приведены в приложении В к Нормам № 43. Эти нормативы установлены из расчета на 100 л (100 м3 СПГ) нормативных расходов топлива для соответствующего автомобиля:

— нормативы расходов масел — в л/100 л (л/100 м3 СПГ);

— нормативы расходов смазок — в кг/100 л (кг/100 м3 СПГ).

Таким образом, расходы смазочных материалов напрямую зависят от количества использованного автомобилем горючего.

Стоит также заметить, что большинство используемых на сегодняшний день автомобилей не включены в приложение В к Нормам № 43. Для таких авто следует применять временные нормативы расходов смазочных материалов в следующих размерах ( п. 2.3 разд. 2 Норм № 43):

— для дизельных и газодизельных грузовых автомобилей и автобусов с полной массой свыше 3,5 т:

моторное масло — до 2,8 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;

трансмиссионное масло — до 0,4 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;

специальные масла — до 0,1 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;

пластичные (консистентные) смазки — до 0,3 кг/100 л (кг/100 м3 СПГ) Qн;

— для остальных автомобилей и автобусов:

моторное масло — до 1,8 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;

трансмиссионное масло — до 0,15 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;

специальные масла — до 0,05 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;

пластичные (консистентные) смазки — до 0,1 кг/100 л (кг/100 м3 СПГ) Qн.

При этом нормативы расходов смазочных материалов уменьшаются на 50 % для всех автомобилей, находящихся в эксплуатации менее 3 лет. В то же время для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 8 лет или имеющих пробег свыше 150 тыс. км, такие нормы могут быть увеличены до 20 %. Но такое увеличение обязательно должно быть надлежащим образом обосновано.

Необходимо понимать, что нормативы расходов смазочных материалов включают в себя замену смазочных материалов во время технического обслуживания и периодическое их добавление в процессе эксплуатации.

Внимание! Нормативные расходы соответствуют предельно допустимым расходам. То есть они могут быть значительно выше, чем обычные расходы смазочных материалов автомобилей в удовлетворительном техническом состоянии. Особенно это касается авто современных конструкций.

Таким образом, рекомендуется применять минимально возможные значения нормативов расходов смазочных материалов в соответствии с конструктивными особенностями и техническим состоянием транспортного средства.

Временные нормы расходов смазочных материалов вводятся в действие приказом руководителя учреждения и распространяются только на автомобили данного учреждения. Причем уже из названия таких норм понятно, что они будут действовать не постоянно, а только в течение определенного времени. А конкретно, при введении в действие в Украине постоянных норм расходов топлива и смазочных материалов на соответствующие модели (модификации) автомобилей эти нормы утратят свою силу.

Теперь о том, как определить предельно допустимые расходы смазочных материалов для конкретного пробега служебного автомобиля. Для этого нужно воспользоваться следующей формулой:

Qс = Qн х Qг : 100 л,

где Qс — нормативные расходы смазочных материалов для фактического пробега автомобиля;

Qн — временный норматив расходов смазочных материалов на 100 л израсходованного горючего;

Qг — нормативные (исходя из базовой линейной нормы) расходы горючего исходя из фактического пробега автомобиля.

Пример 1. Заведение здравоохранения имеет на балансе специализированный медицинский автомобиль ГАЗ-32214. Приказом руководителя заведения установлен временный норматив расхода моторного масла для этого автомобиля на уровне 1,8 л в расчете на 100 л израсходованного горючего. С учетом инструкции производителя руководителем учреждения принято решение о проведении замены моторного масла через каждые 7000 км пробега. Нормативный расход горючего (с учетом базовой линейной нормы) на этот пробег — 1456 л (20,8 л/100 км х 7000 км).

Таким образом, нормативные расходы моторного масла равны: 1,8 л х 1456 л : 100 л = 26,21 л. То есть это максимально возможное количество моторного масла, которое можно списать на работу такого автомобиля в течение выполнения им пробега в 7000 км.

Для замены масла в картере двигателя, как правило, требуется 5,5 — 6 л масла. Остальные 20,21 л (26,21 — 6) водитель может добавлять по мере необходимости.

По каким КЭКР планировать расходы на замену моторного масла?

Для того чтобы правильно запланировать расходы на замену моторного масла в служебном авто, прежде всего нужно четко понимать, каким способом будет проводиться такая операция. Ведь здесь есть два варианта развития событий:

— или замена выполняется собственными силами учреждения без привлечения сторонних специалистов (штатным водителем, механиком учреждения). Этот вариант выполнения работ по замене моторного масла является более распространенным;

— или замена производится на СТО.

Если вы избрали первый вариант, тогда сначала нужно приобрести моторное масло. Расходы на приобретение таких материалов согласно п. 15 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333 следует планировать и осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Если же в учреждении нет специалиста, который мог бы заменить моторное масло в автомобиле, то придется обратиться в СТО. Оплату услуг по техобслуживанию транспортных средств (в том числе и замене масла в двигателе) следует проводить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)». Этого требует п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333. По большей части, исполнитель работ использует собственные расходные материалы, поэтому в отдельном приобретении масла нет необходимости.

Как правильно отразить в учете операцию по замене моторного масла?

Для учета смазочных материалов в Плане счетов предназначен субсчет 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы». Учет по этому субсчету следует вести в разрезе видов горючего и смазочных материалов. То есть для учета моторного масла определенного вида и производителя необходимо открыть отдельный аналитический счет в рамках субсчета 235.

Что касается документального оформления операции по замене моторного масла в служебном автомобиле, то здесь опять-таки все зависит от способа выполнения такой замены. В частности, при проведении замены собственными силами учреждения списание моторного масла следует оформлять Актом списания по типовой форме № З-2, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130. В акте обязательно нужно указать, для техобслуживания какого конкретно автомобиля было использовано моторное масло. Основанием для выполнения работ по техническому обслуживанию служебного автомобиля должно быть распоряжение руководителя учреждения.

Зато, если замена масла осуществляется на СТО, отношения с исполнителем работ прежде всего следует оформить договором. Также взаимоотношения между заказчиком и исполнителем услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств (далее — КТС) урегулированы Правилами № 615. Так, в момент передачи подрядной организации транспортного средства оформляется Акт передачи-приема КТС, его составных частей (систем) для предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту ( приложение 2 к Правилам № 615), который составляется в двух экземплярах. В свою очередь, Акт передачи-приема КТС, его составных частей (систем) после предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту ( приложение 3 к Правилам № 615) удостоверяет факт предоставления услуг. В случае замены эксплуатационных жидкостей (в том числе моторного масла) при техническом обслуживании КТС исполнитель указывает в данном акте их наименование, маркировку и необходимые эксплуатационные параметры. Кроме того, после завершения работ исполнитель должен предоставить заказчику следующие документы ( п. 8 разд. VІІ Правил № 615):

1) счет-фактуру, наряд-заказ, накладную, квитанцию и т. п.;

2) гарантийный талон (один экземпляр);

3) приложения к эксплуатационной документации;

4) справку-счет на составные части, приобретенные и установленные исполнителем на КТС.

Утилизация отработанных моторных масел

Что делать с отработанным моторным маслом?

Ответ однозначный — утилизировать. Ведь отработанные нефтепродукты, не пригодные для использования по назначению (в том числе отработанные моторные, индустриальные масла и их смеси), являются опасными отходами. Они относятся к разделу А Желтого перечня отходов.

Механизм сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных моторных масел регламентирован Порядком № 1221. Действие этого Порядка распространяется на субъектов хозяйствования всех форм собственности, в процессе деятельности которых на территории Украины образуются отработанные масла ( п. 3 Порядка № 1221). Такие субъекты хозяйствования считаются потребителями масел (смазок).

Основные обязанности потребителей масел (смазок) приведены в п. 6 Порядка № 1221. В частности, они должны:

— обеспечить раздельный сбор отработанных масел;

— сдавать отработанные масла на приемные пункты или непосредственно переработчикам отработанных масел (смазок);

— осуществлять первичный учет в отношении приобретенных масел, их использования, дальнейшего обращения с отработанными маслами;

— подавать информацию о состоянии обращения с отработанными маслами. Такая информация подается ежеквартально до 10 числа следующего месяца в Госэкоинспекцию по форме в соответствии с приложением 5 к Порядку № 1221. Это требование не касается субъектов хозяйствования, которые проводят замену масел (смазок) в транспортных средствах в пунктах замены.

Таким образом, каждое учреждение должно либо самостоятельно обеспечить утилизацию отработанных масел, либо поручить это специализированному предприятию. Если учреждение не может самостоятельно обеспечить их утилизацию, оно должно заключить договор или с переработчиком масел, или с пунктом их приема.

Факт приема отработанного моторного масла специализированное предприятие должно подтвердить актом приема отработанных масел (смазок) в соответствии с приложением 3 к Порядку № 1221. Этот документ оформляется в двух экземплярах. Один из них предоставляется учреждению, которое сдает указанные отходы, а второй остается у принимающего их субъекта хозяйствования, который имеет лицензию на право осуществления хозяйственной деятельности в сфере обращения с опасными отходами ( п. 13 Порядка № 1221).

И еще одно. Не так давно постановлением № 118 была утверждена форма декларации об отходах (приложение к указанному постановлению). Такую декларацию согласно п. 2 Порядка предоставления декларации об отходах, утвержденного упомянутым постановлением, должны подавать все субъекты хозяйствования, деятельность которых так или иначе приводит к образованию отходов в объеме от 50 до 1000 условных единиц. Рассчитать объемы образования отходов в условных единицах можно с помощью специального калькулятора*.

* См. http://plast.vn.ua/Pzuv.html.

Декларация об отходах подается один раз в год одновременно в бумажной и электронной форме в центр предоставления административных услуг. Срок подачи — до 20 февраля года, следующего за отчетным.

Для заполнения этой декларации нужно также знать класс опасности отходов. Отработанное моторное масло, в частности, относится к ІІІ классу опасности. Но стоит отметить, что на сегодняшний день на государственном уровне не существует утвержденного перечня (классификатора) отходов с установленными классами опасности. В то же время в отдельных регионах используются локальные перечни в пределах функционирования региональных систем управления отходами.

Класс опасности отходов определяется в соответствии с ДСанПіН 2.2.7.029-99 (разд. 5), утверждается органами Минздрава по согласованию с территориальными органами Минприроды. Информация о классах опасности отдельных видов отходов также приводится в выданных разрешительных документах (разрешениях на размещение отходов и лимитах) в сфере обращения с отходами. То есть информацию о классе опасности отходов вы можете узнать в том специализированном предприятии, куда будете сдавать отработанное масло на переработку.

Внимание! Следует четко различать декларацию об отходах и декларацию по экологическому налогу — они взаимоувязаны, но подаются в разные органы и с различными целями.

Итак, подведем итог. Вылить отработанное моторное масло просто на землю нельзя. Такие действия могут нанести непоправимый вред окружающей среде. К тому же это карается законом. А конкретно, нарушение требований по обращению с отходами во время их сбора, перевозки, хранения, обработки, утилизации, обезвреживания, удаления или захоронения влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц. Размер штрафа может колебаться в пределах от 50 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 850 до 1700 грн.). Такие меры воздействия предусмотрены ст. 82 КоАП.

Самым правильным будет сдать отработанное моторное масло на переработку специализированному предприятию. Сейчас пунктов приема таких отходов немало в каждом городе. Однако они часто устанавливают минимально допустимое для сдачи количество таких масел. Поэтому возможно его придется некоторое время накапливать, прежде чем сдать на переработку.

Также отработанное масло может быть использовано в хозяйственных целях. Например, его иногда применяют для смазывания деталей в разных инструментах (бензопила, сучкорезы, мото-косы и т. п.). Не секрет и то, что обработка деревянных поверхностей (исключительно для наружных работ) отработанным маслом предотвращает их порчу под воздействием окружающей среды.

Именно от того, как вы планируете в дальнейшем использовать отработанное моторное масло, и будет зависеть порядок его учета.

Нужно ли оприходовать отработанное моторное масло? Каков порядок его учета?

Запасы признаются активом при условии, что их можно достоверно определить, а также если использование таких запасов предусматривает получение будущих экономических выгод. Указание на это содержит п. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 123. Значит, отработанное моторное масло следует оприходовать на баланс учреждения, если вы можете сдать его на переработку и получить за это хоть какой-нибудь доход. Также нужно оприходовать такое масло, если вы планируете его использовать для хозяйственных нужд учреждения. Зато в случае, когда за утилизацию отработанного масла вам не платят, а вам самим придется заплатить (и такое возможно), тогда зачислять его на баланс учреждения нет никакого смысла. Достаточно будет вести только количественный учет этих отходов.

Для учета запасов, удерживаемых с целью дальнейшего распределения, передачи или продажи, Планом счетов предусмотрен субсчет 261 «Запасы для распределения, передачи, продажи». Поэтому отработанное масло, которое учреждение планирует передать (реализовать) специализированному предприятию для утилизации, следует учитывать на этом субсчете. Тогда как учет отработанного масла, которое планируется оставить в учреждении и использовать для хозяйственных целей, целесообразно вести на субсчете 239 «Прочие материалы».

В целом порядок учета отработанного масла мало чем отличается от порядка учета металлолома, о котором мы уже не раз рассказывали на страницах нашей газеты. Оприходование такого масла (аналогично оприходованию металлолома) следует оформлять накладной (актом о приеме материальных ценностей). Результаты его оценки также нужно отразить в акте оценки произвольной формы. Стоимость таких материалов определяют исходя из цены их возможной реализации.

Важно! Если отработанное масло остается для непосредственного использования в учреждении (не сдается специализированному предприятию для переработки), не позднее последнего рабочего дня месяца на сумму таких материалов необходимо составить и подать в органы Госказначейской службы Справку о поступлениях в натуральной форме.

Рассмотрим порядок отражения операций по замене моторного масла в служебном автомобиле на счетах бухгалтерского учета на условном примере.

Пример 2. Больница приобрела 6 л моторного масла для технического обслуживания кареты скорой помощи (ГАЗ-32214). Стоимость моторного масла — 420 грн. (в том числе НДС — 120 грн.). Замену масла в поддоне картера двигателя автомобиля произвел водитель больницы. Стоимость использованного масла списана на фактические расходы на основании акта списания по типовой форме № З-2.

При замене моторного масла из автомобиля было слито и оприходовано 5,5 л отработанного масла. Согласно акту оценки его стоимость составляет 27,50 грн. (5,5 л х 5 грн.). Руководством было принято решение о передаче отработанного масла на переработку специализированному предприятию. Факт передачи отходов специализированному предприятию был удостоверен актом приема отработанных масел (смазок).

Денежные средства за сданное отработанное масло в сумме 27,50 грн. поступили на специальный регистрационный счет бюджетного учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции следует отображать так:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

Перечислены средства поставщику за приобретенное моторное масло

Оприходовано моторное масло

Списано использованное моторное масло для техобслуживания автомобиля

801 (802)

Оприходовано отработанное масло, которое подлежит сдаче специализированному предприятию

27,50

Начислен доход от реализации отработанного масла

711*

27,50

Передано на основании акта отработанное масло специализированному предприятию

27,50

Поступили средства от специализированного предприятия на специальный регистрационный счет учреждения

27,50

* Считаем использование субсчета 711 «Доходы по средствам, полученным в качестве платы за услуги» при оприходовании отработанного масла нецелесообразным, поскольку у учреждения в таком случае возникают не доходы, а обязательства по передаче его специализированному предприятию.

Начисление дохода проводится при реализации отработанных масел специализированному предприятию.

На этом все. Берегите природу и уважайте закон!

Нормативные документы

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Желтый перечень отходов — Желтый перечень отходов, утвержденный постановлением КМУ от 13.07.2000 г. № 1102.

Порядок № 1221 — Порядок сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных масел (смазок), утвержденный постановлением КМУ от 17.12.2012 г. № 1221.

Постановление № 118 — постановление КМУ «Об утверждении Порядка подачи декларации об отходах и ее формы» от 18.02.2016 г. № 118.

Положение № 102 — Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102.

Нормы № 43 — Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

Инструкция № 333 — Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

План счетов — План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Правила № 615 — Правила предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств, утвержденные приказом Мининфраструктуры от 28.11.2014 г. № 615.

ДСанПіН 2.2.7.029-99 — Государственные санитарные правила и нормы «Гигиенические требования обращения с промышленными отходами и определение их класса опасности для здоровья населения» ДСанПіН 2.2.7.029-99, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Украины от 01.07.99 г. № 29.

НП(С)БУ 123 — Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.

Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).

В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.

Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).

Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:

1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);

2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);

3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).

Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.

Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат.

Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?

При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

  • журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);

  • путевые листы;

  • акты списания тосола, масел;

  • оборотные ведомости.

Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.

Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.

Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.

Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.

Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.

При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:

  • на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;

  • на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;

  • на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;

  • на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.

Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.

Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.

Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.

Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:

  • внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);

  • Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.

При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.

Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.

Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:

  • при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;

  • при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);

  • при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);

  • при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.

Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.

Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.

Счетные ошибки при определении расхода топлива.

Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D), где:

Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.

В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.

Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.

Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.

Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.

* * *

В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:

  • искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;

  • регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;

  • ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;

  • отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

admin