Компенсация за автомобиль НДФЛ

Нередко сотрудники используют личный автотранспорт в служебных целях. И в этом случае возникают вопросы по начислению компенсации: кому она полагается, в каких размерах ее можно начислить, когда выплачивать, облагается ли она налогами, нужно ли ее включать в Расчет НДФЛ и соцналога? Эксперт Татьяна ЛЫМАРЕВА разъяснила, как все сделать правильно:

– Компенсация выплачивается работникам предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, чья производственная деятельность связана со служебными поездками, если работник использует для этих поездок (кроме командировок) свой собственный автомобиль .

Если автомобиль не принадлежит работнику на правах личной собственности, компенсация за его использование в служебных целях не полагается.

В бюджетных организациях компенсация производится в пределах 30% от суммы бюджетных ассигнований, предусмотренных на содержание служебных легковых автомобилей, небюджетные организации не ограничены такими рамками .

Компенсация выплачивается в зависимости от количества лошадиных сил двигателя:

Количество лошадиных сил

Предельный размер компенсации за месяц

(кратно БРВ*)

Сумма компенсации

за 1 месяц в 2020 году

(по состоянию за период 01.01.2020 г. – 01.06.2020 г.)

свыше 100

4,5

1 003 500

от 70 до 100

3,5

780 500

до 70

446 000

*В 2020 году размер БРВ за период 01.01.2020 г. – 01.06.2020 г. составлял 223 000 сум.

Размеры компенсации определены так, чтобы возместить работнику рациональные затраты по эксплуатации используемого только для служебных поездок автомобиля – на бензин, масло, ремонт и т.п. Заправлять и обслуживать автомобиль должен сам работник за счет начисляемой ему компенсации.

Основанием для выплаты компенсации является руководителя предприятия.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию копию техпаспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Выплачивается компенсация один раз в месяц – одновременно с выплатой заработной платы за вторую половину месяца (т.е. – не в аванс).

Как рассчитать?

Компенсация начисляется только за отработанные дни. Во время нахождения работника в отпуске, командировке, на больничном, а также – его невыхода на работу по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется в служебных целях, компенсация не выплачивается.

Пример Расчет компенсации при использовании автомобиля в командировке

Директор, использующий личный автомобиль (106 л. с.) в служебных целях, отработал 19 рабочих дней, остальные дни он находился в командировке. Причем в командировку (Ташкент–Джизак) он ездил на этом же личном автомобиле.
На предприятии установлена 5-дневная рабочая неделя. В июне – 22 рабочих дня. Компенсация за июнь будет начислена в размере:
1 003 550 сум. (4,5 х 223 000) : 22 раб. дня х 19 раб. дней = 866 659, 09 сум.
За дни командировки компенсация за использование личного автомобиля не выплачивается. За этот период начисляются командировочные расходы, в том числе – за проезд согласно нормам. Это и будет покрытием затрат работника на поездку.

Внимание

Компенсация в пределах указанных выше норм:

  • не рассматривается в качестве дохода физлица – не облагается НДФЛ и соцналогом и не учитывается при начислении среднего заработка;
  • не отражается в Расчете НДФЛ и соцналога.

Руководитель вправе повышать предельный размер компенсации не более чем на 10% в зависимости от условий эксплуатации. К примеру, – в период холодной зимы или жаркого лета. В этих условиях могут повышаться нормы расхода на бензин.

Внимание

Компенсация сверх установленных норм:

  • облагается НДФЛ и соцналогом ;
  • отражается в Расчете НДФЛ и соцналога;
  • является невычитаемым расходом по налогу на прибыль .

Пример Расчет налогов при выплатах сверх нормы

Работнику предприятия за май 2020 года начислено 1 700 000 сум. заработной платы. Начисленная зарплата за январь–апрель составляет 6 800 000 сум. (1 700 000 х 4). Согласно приказу руководителя предприятия работник ежемесячно получает компенсацию за использование личного автомобиля (81 л. с.) для служебных поездок в размере 800 000 сум.

1. Определяем совокупный доход за январь–май 2020 г.

Сумма компенсации за май, не включаемая в доход физических лиц, составляет 780 500 сум. (223 000 х 3,5 БРВ), если работник отработал полный рабочий месяц. Соответственно, сверх нормы работник получил 19 500 сум. (800 000 – 780 500).

Совокупный налогооблагаемый доход за январь–май составит:
(6 800 000 + 1 700 000) + (5 x 19 500) = 8 597 500 сум.

2. Определяем сумму НДФЛ за январь–май:

8 597 500 х 12% = 1 031 700 сум.
В январе–апреле было начислено 825 360 сум. НДФЛ. Соответственно сумма НДФЛ, подлежащая удержанию в мае, составит:
1 031 700 – 825 360 = 206 340 сум.

3. Определяем сумму обязательных взносов на ИНПС за январь–май:

8 597 500 х 0,1% = 8 597,5 сум.

Так как в январе–апреле были начислены взносы на ИНПС в размере 6 878 сум., сумма взносов на ИНПС за май составит:
8 597,5 – 6 878 = 1 719,5 сум.

Сумма НДФЛ, перечисляемая в бюджет за май, составит:
206 340 – 1 719,5 = 204 620,5 сум.

4. После удержания НДФЛ работнику за май 2020 года выплачивается:

2 500 000 – 206 340 = 2 293 660 сум.

Можно ли за счет компенсации оплатить ремонт

Чтобы действия предприятия не привели к дополнительным налоговым последствиям, рекомендуем выплатить работнику, у которого сломался используемый в служебных целях автомобиль, денежную компенсацию. Данную сумму он сможет потратить по назначению – на ремонт.

Есть и другой вариант: работник может написать заявление о том, что просит сумму причитающейся ему компенсации за использование его личного автомобиля направить на оплату за ремонт в автосервис. Руководитель издает об этом соответствующий приказ. При этом нужно продумать, как будет оформлен договор с сервисным предприятием:

  • работодатель в этом договоре будет выступать посредником или заказчиком;
  • как автосервисное предприятие будет оформлять ЭСФ.

Исходя из условий и вида договора будут разные налоговые последствия как для предприятия, так и для работника.

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.

Консультация 15.05.18

Некоторые вопросы компенсации за использование личного автомобиля при выполнении должностных обязанностей

Предприятие планирует выплачивать своим работникам (региональным менеджерам по продажам) компенсацию за использование личного автомобиля для выполнения своих должностных обязанностей. Сумма компенсации, фиксированная, и не включает компенсации стоимости ГСМ. Сумма компенсации будет облагаться НДФЛ и ВС.

Для заправки этих авто предприятие будет закупать ГСМ и выдаваться талоны своим работникам. По результатам периода (месяца) работники составляют отчет о списании ГСМ (примеры во вложении).

Какие налоговые риски несет предприятие по этой операции? Есть ли вложенные документы достаточными для НЕ начисления налогов (НДС, НДФЛ и ВС) по списанию ГСМ?

Существует три варианта использования собственного автомобиля работника в деятельности предприятия. Это заключение договора:

— аренды автомобиля;

— ссуды автомобиля;

— использование автомобиля как инструмента с компенсацией.

В Кодексе законов о труде (далее — КЗоТ) о компенсации работнику за использование в хозяйственной деятельности предприятия и его собственного автомобиля не упоминается. В статье 125 КЗоТ «Компенсация за износ инструментов, принадлежащих работникам» КЗоТ речь идет только об инструментах физического лица, за износ которых она имеет право получить компенсацию. Автомобиль — хоть и не является инструментом, но ДФС неоднократно соглашалась с тем, что при выплате компенсации за использование работником личного автомобиля для выполнения трудовых обязанностей можно пользоваться ст. 125 КЗоТ.

В таком случае, работники, использующие свои авто для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию).

Размер и порядок выплаты этой компенсации определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником.

Часть первая статьи 6 ГКУ позволяет сторонам заключать договоры, не предусмотренные актами гражданского законодательства, но соответствующие общим принципам гражданского законодательства. Поэтому если стороны договорятся, то могут заключить и договор компенсации. Поскольку законодательство не регулирует порядка заключения такого договора, это дает предприятию право установить его самостоятельно во внутреннем локальном акте.

Существует два подхода к документальному оформлению отношений в таком случае — «договорной» и «по заявлению». То есть можно оформить договор о выплате компенсации за использование автомобиля работника, в котором установить размер компенсации и периодичность ее выплаты. Также можно не оформлять письменного договора, а на основании заявления работника об использовании собственного автомобиля в служебных целях издать приказ руководителя о возможности такого использования и выплату компенсации.

Независимо от того, по какому варианту предприятие и работник договорятся использовать его личный автомобиль в производственной деятельности, арендная плата или компенсация должна выплачиваться на основании первичных документов, подтверждающих фактическое использование транспортного средства и понесенные работником расходы.

В случае заключения договора использования автомобиля с компенсацией ситуация с документами несколько сложнее. Связано это с тем, что на законодательном уровне не определено, что именно входит в понятие «компенсация» (то есть расходы должны компенсироваться работнику) и как вычислять ее размер.

Если учитывать все возможные затраты на автомобиль, сумма компенсации может состоять из двух частей:

— Первая: компенсация непосредственно за использование личного автомобиля работника в интересах предприятия (амортизация);

— вторая: расходы, связанные с его эксплуатацией (в частности, расходы на заправку).

Именно о том, что будет компенсироваться работнику, указывается в приказе руководителя предприятия. Как правило, предприятие компенсирует работнику определенную сумму только за использование автомобиля.

Вопросы налогообложения выплат, связанных с использованием предприятием личного автомобиля работника в служебных целях.

НДС. Поскольку владельцем автомобиля является физическое лицо — не плательщик НДС, то, конечно, ни налогового кредита в сумме выплаченного возмещения или арендной платы предприятие не будет.

Предприятие имеет право на налоговый кредит при приобретении бензина. И не будет признавать налоговое обязательство в соответствии с п. 198.5 НКУ, в случае документального подтверждения его использования в хозяйственной деятельности.

Именно для этого следует оформить отношения по использованию автомобиля с работником, желательно составить приказ, в котором указать направление использования такого автомобиля (он, конечно, должен быть связан с хозяйственной деятельностью) и подтвердить факт использования бензина для использования именно этим автомобилем. Для этого следует составлять соответствующие документы (можно использовать путевые листы, хотя их форма, когда типичная, пока отменена, акты списания). Советуем, для доказательства связи осуществленных предприятием расхода топлива с его хозяйственной деятельностью, в путевых листах коротко указывать куда и с какой целью двигался автомобиль.

Кроме этого, контролирующие органы не видят связи с хоздеятельностью предприятия в случае списания топлива сверх норм установленные приказом №43 (подкатегория 502.07.20 «Как учитываются расходы на приобретение ГСМ, если в приказе Министерства транспорта Украины от 10.02.98 № 43» О утверждении норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте «отсутствуют нормы расхода топлива на автомобиль?»). Поэтому, по их мнению, на сумму такого превышения начислять налоговые обязательства по НДС на основании норм пп. «Г» п. 198.5 НКУ.

Впрочем, считаем, если предприятие разработает и утвердит собственные нормы списания топлива, тогда будет считаться, что оно использует топливо в пределах хоздеятельности.

НДФЛ по выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля.

Порядок налогообложения доходов физических лиц регулируется разделом IV НКУ, согласно пп. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 которого предусмотрено, что плательщиком налога на доходы физических лиц является, в частности, физическое лицо — резидент, получающее доходы из источника их происхождения в Украине.

Подпунктом 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 НКУ определено, что объектом налогообложения физического лица — резидента является общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход — это любой доход, подлежащий налогообложению, начисленный (выплаченный, предоставленный) в пользу плательщика налога в течение отчетного налогового периода (п. 164.1 ст. 164 НКУ).

В соответствии с пп. «Г» п. 164.2.17 НКУ доход, полученный налогоплательщиком в виде суммы денежного или имущественного возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика, кроме обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения согласно ст. 165 НКУ является дополнительным благом работника.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такие доходы должны быть отражены с признаком «126».

Ставка налога на доходы физических лиц в соответствии с п. 167.1 ст. 167 НКУ составляет 18 процентов.

Учитывая изложенное, и условия запроса, средства, потраченные предприятием для заправки транспортного средства не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход такого работника. Но неотъемлемым условием является то, что Вы должны доказать, связь таких расходов с хозяйственной деятельностью предприятия.

Военный сбор.

Также, доходы, определенные ст. 163 НКУ, является объектом налогообложения военным сбором (пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Ставка военного сбора составляет 1,5 проц. объекта налогообложения, определенного пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ (п. 1.3 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Начисление, удержание и уплата (перечисление) налога на доходы физических лиц и военного сбора в бюджет осуществляются в порядке, установленном ст. 168 НКУ.

Кроме того, освобождаются от налогообложения военным сбором доходы, согласно разделу IV НКУ не включаются в общий налогооблагаемый доход физических лиц (не подлежат налогообложению, облагаются по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в подпунктах 165.1.2, 165.1.18, 165.1 .25, 165.1.52 п. 165.1 ст. 165 НКУ (пп. 1.7 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Итак содержание военного сбора осуществляется аналогично по НДФЛ. В случае выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля — ВЗ содержится (так как это признается дополнительным благом), а в случае выдачи талонов — ВЗ не удерживается.

Ответ:

Нет, отдельное проставление разных кодов в одном платежном поручении законодательно не предусмотрено. Необходимо формировать несколько платежных поручений, каждое из которых будет содержать только один код вида дохода. По компенсациям за использование личного автомобиля проставляется код 2. По компенсациям стоимости питания проставляется код 1, как и по заработной плате.

Объясним подробнее.

Указанием Банка России от 14.10.2019 № 5286-У были утверждены коды видов дохода, и с 1 июня 2020 года у работодателей возникла обязанность указывать один из этих кодов в платежных поручениях при выплате работникам заработной платы и иных платежей. Причиной введения этих кодов послужили многочисленные случаи обращения излишнего взыскания на поступающие физическим лицам платежи судебными приставами-исполнителями. Зачастую приставы не имели возможности распознать данное поступление как доход, на который взыскание ограничено (например, зарплата) или вовсе запрещено (например, пенсия по потере кормильца). И в этих случаях гражданам приходилось прикладывать много усилий, чтобы добиться возврата излишних неправомерных взысканий. А работа судебных приставов-исполнителей, в свою очередь, тоже становилась менее эффективна. Теперь такие ситуации будут исключены.

Итак, указанием Банка России были введены следующие коды видов дохода: 1 — при переводе зарплаты или иных доходов, в отношении которых установлены ограничения размеров удержания (это доходы, перечисленные в ст. 99 Федерального закона об исполнительном производстве); 2 — при переводе таких доходов, на которые вообще нельзя обращать взыскание, за некоторым исключением (это доходы, перечисленные в ст. 101 федерального закона об исполнительном производстве); 3 — при переводе доходов, которые как раз являются теми самыми исключениями из ст. 101, к которым в соответствии с ч. 2 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ ограничения по обращению взыскания не применяются.

По коду 1 в статье 99 федерального закона № 229-ФЗ перечисляются такие виды дохода, как заработная плата, авторский гонорар и иные доходы.

По коду 2 в статье 101 перечислено немало видов дохода, на которые нельзя обращать взыскания, например, это денежные суммы:

  • выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью;
  • выплачиваемые в возмещение вреда в связи со смертью кормильца;
  • выплачиваемые лицам, получившим увечья при исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае их гибели;
  • различные компенсационные выплаты за счет бюджетных средств;
  • алименты;
  • командировочные;
  • материальная помощь работодателя в связи с рождением ребенка, смертью родственника, браком;
  • пенсии по случаю потери кормильца, выплачиваемые за счет средств федерального бюджета;
  • пособия на детей;
  • материнский капитал;
  • суммы единовременной материальной помощи из бюджета по различным обстоятельствам;
  • суммы компенсации стоимости путевок, проезда к месту лечения и обратно;
  • социальное пособие на погребение;
  • средства, выделенные пострадавшим в результате чрезвычайной ситуации;
  • другие подобные выплаты.

Исключениями, при которых проставляется код 3, являются суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью, или компенсационные выплаты за счет средств бюджетов гражданам, пострадавшим в результате радиационных или техногенных катастроф – они хотя и входят в перечисленные в ст. 101 денежные средства, но с этих средств возможно производить взыскание во исполнение алиментных обязательств должника или обязательств по возмещению ущерба здоровью. То есть с таких денежных сумм алименты, например, можно взыскивать в 100-процентном размере всей выплаты.

Если же перечисление денежных средств не подпадает ни под один из кодов, то никакой код и не проставляется (п. 2 Указания Банка России от 14.10.2019 № 5286-У).

Теперь разберемся, под какой код вида дохода подпадают компенсации, указанные в вопросе.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях подпадает под код 2 — этот вид дохода присутствует в перечне ст. 101 закона об исполнительном производстве в пп. «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 (это компенсационная выплата, установленная законодательством о труде, в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику). С этой компенсации взыскивать суммы задолженности нельзя.

Компенсация стоимости питания – проставляем код 1. Это иной вид дохода, с которого размер взыскания ограничен. Код должен быть проставлен, так как этот вид дохода является периодическим, в перечень, установленный ст. 101, не подпадает, но взыскание с него ограничено согласно ст. 99 закона № 229-ФЗ.

Таким образом, по данным платежам нужно оформить два платежных поручения: с кодом 1 — по зарплате и компенсации за питание и с кодом 2 — с компенсацией за использование автомобиля.

Ответ подготовлен Салиховой Натальей,
старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА

admin