Как сшить книгу покупок

Нормативная база

Для того чтобы книга покупок и продаж была оформлена надлежащим образом, необходимо знать достаточно большое количество правил, которые регламентируются современным законодательством. Постараемся более подробно разобраться в правовом аспекте этого вопроса и рассмотрим основные нормативно-правовые акты:

  1. Согласно Федеральному закону №137, квартал является налоговым периодом, именно поэтому книга должна составляться ежеквартально.
  2. По завершению налогового периода рассчитывается сумма НДС, подлежащего к уплате в бюджет (п.1 ст. 55 НК РФ).
  3. НДС должен быть уплачен в бюджет строго до 20 числа после окончания налогового периода, отчетность предоставляется в те же сроки (ст. 174 НК РФ).
  4. Если книга ведется в электронной форме, необходимо ориентироваться на Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года №ММВ-7-6/138.

При работе с подобными реестрами стоит также уделять внимание таким документам, как:

  • Налоговый кодекс Российской Федерации (ст. 169, 174, 88, 76);
  • Федеральный закон №382 от 29 ноября 2014 года.

Очень важно отслеживать изменения в законодательстве, поскольку вся бухгалтерская отчётность должна быть оформлена в соответствии с современными требованиями, которые к ней предъявляются.

Из чего состоит документ

В случае, если вышеперечисленные лица заполнять книгу не будут вообще или будут ее заполнять, но не в полном объеме, это может повлечь за собой серьезные штрафы, которые выставит налоговая служба при проверке.

На титульном листе книги отображается минимальное количество данных, а именно:

  • название компании;
  • ИНН;
  • сроки ведения документа.

На следующей странице располагается книга покупок, представляющая собой регистр в виде таблицы, заполненной следующими данными:

  • номер документа, дата его составления;
  • номер счетов-фактур;
  • дата оплаты и принятия товара на учет;
  • наименование продавца, его реквизиты;
  • страна изготовления товара;
  • ставка налога на добавленную стоимость;
  • сумма, потраченная на товар с учетом НДС и без него;
  • сумма, уплаченная в качестве НДС;
  • подпись уполномоченного лица.

Немаловажной частью книги продаж и покупок являются данные, которые касаются, в основном, продаж:

  • номера счетов-фактур, дата их выставления;
  • название и реквизиты контрагента;
  • дата проведения оплаты;
  • сумма, уплаченная за покупку товара с учетом и без учета НДС;
  • ставка налога;
  • сумма, уплаченная в качестве НДС;
  • подпись.

Если какая-то из записей будет отсутствовать, при том, что она должна была быть указана обязательно, компании может быть выставлен серьезный штраф.

Типичные ошибки

Для того чтобы не бояться проверки налоговых служб, необходимо вести бухгалтерию со всей ответственностью и внимательностью. Однако ошибки при оформлении книги продаж и покупок встречаются достаточно часто. Рассмотрим самые распространенные из них:

  1. Технические ошибки ввода. На сегодняшний день электронные счета-фактуры не являются востребованными, а это значит, что контрагенты между собой обмениваются бумажными документами, которые заполняются вручную. Ручное заполнение документов сопровождается наличием ошибок, которые, как правило, допускаются при вводе ИНН и номера документа. Несмотря на то, что формат документа может быть не нарушен, ошибки данных он будет содержать, а это значит, что при камеральной проверке налогоплательщику может быть предъявлено требование разъяснить причины таких расхождений.
  2. Неверное отражение данных в регистрах. Данные ошибки связаны с тем, что нормативная база в отношении заполнения данных проработана недостаточно, именно поэтому у тех, кто ведет бухгалтерию, могут возникнуть проблемы с заполнением данных. Самая распространенная в этом отношении ошибка – указание кодов видов операций. Это связано, прежде всего, с тем, что действующие на сегодняшний день нормативно-правовые акты не отражают полного списка операций, которые могут проводиться организациями.
  3. Ошибочное отображение операций, связанных с экспортом и импортом при применении посреднических схем. Эта ошибка связана с тем, что некоторые посредники не владеют навыком корректной работы со сводными счетами-фактурами или неверно отражают данные в журналах.

Каким образом налогоплательщики могут избежать ошибок при заполнении книги покупок и продаж? Ответ прост: необходимо контролировать данные в течение всего налогового периода и периодически сверять информацию, которая указана, с той, которая имеется у контрагентов.

Рекомендуется также больше внимания уделять электронному документообороту, поскольку он позволяет минимизировать риск возникновения технических ошибок ввода данных.

Если при заполнении книги все же были допущены ошибки, поправки вносить нужно в обязательном порядке, при этом есть два способа, которые позволят это сделать.

  1. Если квартал уже окончен: ошибочная запись отражается с отрицательными знаком, регистрируется новая запись с правильными значениями.
  2. Если ошибка была в прошедшем квартале и декларация уже сдана, необходимо: выполнить действия, описанные выше, но в дополнительном листе книги, подготовить уточненную декларацию и сдать ее в соответствующую инстанцию.

Каждая фирма старается оптимизировать свои расходы при осуществлении своей деятельности и использует для этого все возможности, в том числе, применяя налоговые вычеты. Именно с этой целью организация должна вести непрерывный и достоверный налоговый учет.

Оформление книги продаж и покупок позволяет оценить эффективность работы конкретной компании и прогнозировать сумму НДС, которую она сможет возместить в конкретном налоговом периоде. В связи с этим необходимо тщательно следить за изменениями в законодательстве и постоянно контролировать правильность указанных в книге данных. Это позволит избежать дополнительных расходов и вопросов со стороны налоговых органов.

Как сформировать данные книги в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Книга покупок и продаж: новые правила ведения 2018

Читайте инструкцию, как заполнять книгу покупок и книгу продаж. Мы рассказали, для чего нужны эти регистры, что в них отражается, в каком порядке регистрируются документы. Показали, какие данные указывать в каждой графе. Вы сможете скачать образцы заполнения и узнаете, какие изменения вступили в силу в 2018 году.

Законодательство предъявляет множество разных требований к налогоплательщикам. Например, требует организовать такую систему налогового учета, которая позволит безошибочно рассчитать НДС и заполнить декларацию по нему. Регистрами налогового учета по НДС являются книги покупок и продаж. Они позволяют:

  • Отразить суммы начисленного и принимаемого к вычету налога,
  • Рассчитать данные для декларации.

Форма книги продаж и книги покупок утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Этот же документ разъясняет правила заполнения книг. Последний раз формы обновлялись в четвертом квартале 2017 года. Скачайте актуальные бланки книги покупки и продажи:

Чистый бланк книги продаж>>>

Чистый бланк книги покупок>>>

Образец заполнения книги покупок>>>

Образец заполнения книги продаж>>>

Что отражается в книге покупок и книге продаж

В книге покупок и продаж отражаются данные, необходимые для учета НДС и заполнения отчетности по налогу. Данные из них ежеквартально включаются непосредственно в декларацию по НДС.

Из чего состоят книга покупок и книга продаж? Каждый лист регистра содержит данные о счет-фактурах, выставленных покупателям или полученным от поставщиков.

Если нужно скорректировать данные за один из предыдущих кварталов, заполняют соответствующий дополнительный лист. Формы доп.листов также утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Расскажем основные правила ведения и заполнения книги покупок и продаж:

  • Вести книги можно как в бумажном, так и электронном виде. Нужно помнить, что в ИФНС их передают в электронной форме,
  • Книги заполняют следующие субъекты:
    • Плательщики НДС,
    • Лица, освобожденные от уплаты НДС,
    • Налоговые агенты,
  • По окончании квартала листы бумажной книги нужно пронумеровать и прошнуровать, заверить подписью руководителя компании или иного уполномоченного лица. С электронными регистрами ничего делать не нужно. Распечатать их придется, только если потребуется предоставить в ИФНС по запросу проверяющих.

Для регистров установлены следующие сроки хранения:

Регистр

Срок хранения

Основание

Книга покупок

4 года

п.24 Правил ведения книги покупок

Книга продаж

п.22 Правил ведения книги продаж

Образец заполнения книги покупок

Расскажем, что отражается в книге покупок. В нее вносятся сведения о документах, на основании которых компания может принять к вычету входной НДС:

  • Счет-фактуры и УПД поставщиков,
  • Счет-фактуры, ранее выставленные при получении предоплаты от покупателей,
  • Корректировочные счет-фактуры,
  • Свои счет-фактуры, выставленные:
    • При возврате товаров от покупателя – неплательщика НДС,
    • При выполнении строительных или монтажных работ хозспособом,
  • Бланки строгой отчетности по командировочным расходам и другие.

Регистрация документов производится в хронологическом порядке по мере поступления их в организацию. Поступившие документы отражаются в книге покупок после того, как у компании возникнет право на вычет входного НДС.

Документы отражаются в таком порядке:

Графа книги покупок

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции. Перечень кодов утвержден Приказом ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16

Номер и дата документа, дающего право на вычет НДС

Указывают номер и дату, если регистрируют исправленную счет-фактуру

Заполняют номер и дату, если регистрируют корректировочную счет-фактуру

Номер и дата исправленной корректировочной счет-фактуры

Номер и дату платежного документа указывают в следующих случаях:

  • Если вычет принимают по счет-фактуре, выданному на аванс, полученный от покупателя,
  • При возврате покупателю ранее полученного аванса,
  • По командировочным тратам.

Если регистрируют счет-фактуру поставщика, графу 7 можно не заполнять

Дата оприходования приобретенных ТМЦ

9, 10

Реквизиты продавца

11, 12

Заполняется, если в сделке участвует посредник

Заполняется при ввозе ТМЦ, подлежащих декларированию. При регистрации счет-фактуры российского поставщика не заполняется

Заполняется, если сумма счет-фактуры указана в иностранной валюте

Общая сумма счет-фактуры, включая НДС

Сумма НДС, которую компания принимает к вычету

Образец заполнения книги покупок>>>

Образец заполнения книги продаж

В книгу продаж вносят документы, на основании которых у компании возникает обязанность уплатить НДС:

  • Счет-фактуры по реализованным товарам, работам и услугам,
  • Универсальные передаточные документы, выданные покупателям,
  • Счет-фактуры, выданные покупателям при получении от них предоплаты,
  • Исправленные и корректировочные счет-фактуры,
  • Собственные счет-фактуры, составленные при выполнении строительных или монтажных работ хозспособом и т.д.

Записи вносят в регистр в хронологическом порядке. Графы заполняются так:

Графа книги продаж

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции. Перечень кодов утвержден Приказом ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16

Номер и дата счет-фактуры

Заполняют компании – резиденты особой экономической зоны Калининградской области, осуществляющие вывоз товаров за границу

Графу заполняют компании – экспортеры в страны ЕАЭС

Указывают номер и дату, если регистрируют исправленную счет-фактуру

Заполняют номер и дату, если регистрируют корректировочную счет-фактуру

Номер и дата исправленной корректировочной счет-фактуры

7, 8

Реквизиты покупателя

9, 10

Реквизиты посредника, если сделка проходит с его участием

Реквизиты платежного документа заполняют при выставлении счет-фактуры на предоплату покупателя, при исчислении «агентского» НДС

12, 13а

Заполняется, если сумма в счет-фактуре указана в валюте

13б

Общая сумма счет-фактуры, включая НДС

14, 15, 16

Сумма без НДС

17, 18

Сумма НДС

Заполняется по операциям, освобожденным от налога

Образец заполнения книги продаж>>>

Изменения 2018 года для книг покупок и продаж

С 2018 года в России начала действовать система tax free. Она позволяет иностранцам вернуть НДС, который она уплатили при покупке товаров в российских магазинах. Для этого, помимо обычного кассового чека, торговая организация выдает иностранцу чек, заполненный в особой форме, это так называемый чек tax free. В дальнейшем на таможне иностранец сможет предъявить чек tax free и вернуть уплаченный НДС. А магазин регистрирует чеки tax free у себя в книге покупок и продаж.

Кто может стать участником системы tax free>>>

Таблица поправок по налогам, которые повлияют на вашу работу в 2018 году>>>

В связи с появлением чеков tax free с 1 апреля 2018 года вступили в силу изменения порядка заполнения книги покупок и продаж. Суть изменений ФНС разъяснила в письме №СД-4-3/5552@ от 26.03.2018г.

В книге продаж чек tax free регистрируют сразу при реализации товаров в следующем порядке:

Графа книги продаж

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции 35

Порядковый номер и дата чека tax free

Порядковый номер и дата кассового чека

13б

Стоимость товаров с учетом НДС

17 и 18

Сумма НДС

7, 8, 14, 15, 16

Не заполняются

При этом показания контрольных лент ККТ в книгу продаж включают без учета чеков tax free, иначе возникнет задвоение суммы выручки.

Когда иностранец получит отметку на свой чек, магазин сможет получить вычет НДС. Необходимые данные торговая компания получает из службы tax free аэропорта и регистрирует чек в книге покупок:

Графа книги покупок

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции 36

Порядковый номер и дата чека tax free

Порядковый номер и дата кассового чека

Не заполняется

Стоимость товаров с учетом НДС

Сумма НДС по товарам, вывоз которых подтвержден таможенным органом

Проверка книги покупок по оборотке

Книга покупок — это большая таблица, которая ведется в электронном или бумажном виде и в которой регистрируются счета-фактуры и документы, подтверждающие правильность определения суммы НДС, подлежащей вычету или возмещению в порядке, установленном Налоговым кодексом.

Если вся первичка отражена в учетной бухгалтерской программе правильно, книга покупок сформируется без ошибок.

Как проверить книгу покупок?

Для этого обязательно надо проверить за один отчетный период:

  • сумму вычетов в декларации по НДС;
  • сумму по дебету счета 68.02.

Если эти суммы совпали с книгой покупок — значит, у вас всё сформировано правильно, если нет — надо искать ошибки.

В программе «1С» расхождения в учете НДС можно найти с помощью налогового регистра «НДС покупок», выбрав аналитику по поставщикам и первичным документам.

Правильность заполнения книги покупок проверяется по формуле:

При наличии ошибок надо сформировать анализ счета 68.02 и проверить выполнение равенства:

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Кредитовые обороты за период за минусом оплаченного налога (проводка Дт 68 Кт 51) = НДС в книге покупок

Также надо проверить:

  • соответствие счетов 60.01 и 60.02: чтобы по одному и тому же контрагенту и одному и тому же договору не было дебетовых и кредитовых остатков;
  • сальдо по счету 76.ВА по конкретному контрагенту и конкретному договору (при соблюдении условий, указанных в п. 9 ст. 172 НК РФ) должно быть не более, чем сальдо по счету 60.02 по этому же контрагенту и договору, умноженному на расчетную ставку 18/118.
admin