Как сделать трудовую книжку

Содержание

Как и где получить трудовую книжку

Трудовая книжка – важный документ, которая необходим для совершения официальной трудовой деятельности и является основанием для начисления стажа. Как получить трудовую книжку и правильно её заполнить, мы и расскажем в данном материале.

Где получить трудовую книжку и как её правильно заполнять

Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своём первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора. Далее её следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.

Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашёл ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.

Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.

Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах, в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.

Условия хранения трудовых книжек и их выдачи

Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем.

Так, условия хранения документа должны быть следующими:

  • в шкафу среди важных документов;
  • в сейфе.

Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.

Условия выдачи книжки на руки её владельцу:

  • при расторжении трудового договора;
  • по требованию сотрудника при подаче заявления, для предоставления информации из трудовой книжки (в таких случаях ему выдаётся копия документа) в ФМС или же прочие органы;
  • трудовую книжку могут отдать родственникам сотрудника в случае его смерти;
  • при отсутствии семьи после смерти сотрудника трудовая должна храниться у работодателя в течение 50 лет.

Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения ещё не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.

Теперь перейдём к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

  • постоянный штат официальных работников;
  • сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
  • сезонные работники;
  • внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приёме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

  • данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
  • сведения о предыдущих местах работы;
  • награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.
Содержание титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места.

Как получить трудовую книжку

В целом эта страница должна включать следующие данные:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • образование;
  • дата заполнения книги;
  • подписи сотрудника и ответственного за оформление;
  • печать компании.

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

  • номер записи в зависимости от того, какой идёт по счету работодатель;
  • дата приёма на работу;
  • указание должности и департамента, которому подчинён сотрудник;
  • документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
  • причина и дата увольнения;
  • должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвящённый наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почётных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

  • номер записи;
  • дата присвоения поощрения;
  • вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса.

Какие данные ещё могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

  • информация о повышении квалификации;
  • присвоение категории;
  • прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает её владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Если места в трудовой книжке больше нет

Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в неё специальный вкладыш с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.

При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.

Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.

Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно её заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учёт трудовых книжек сотрудников предприятия.

Количество преступлений в России

Оформление трудовой книжки впервые

Трудовая книжка – это документ, в котором содержится полная информация о трудовой деятельности гражданина. По умолчанию она хранится у работодателя. Но что делать тем, кто только начинает свой трудовой путь и приходит на работу впервые. Где купить? Выписать или получить? Куда её нести?

Начать работать можно практически на любом этапе вашей жизни. Порой довольно раннем. Достаточно вспомнить тысячи маленьких актеров и актрис и детей, занятых в различных эстрадно-театральных направлениях.

Малый опыт сотрудников  и некомпетентность кадровой службы зачастую приводит к допущению множества ошибок при заполнении. Некоторые грубые ошибки можно исправить только заменой книжки. Многие ошибки влекут штрафы организациям и трудности в получении пособий физическим  лицам.

Возрастной критерий

В нашей стране совершеннолетним считается человек, достигший 18 лет. Но как и в любом правиле, здесь есть исключения.

Трудовые отношения без трудовой книжки: а стоит ли?

В России предусмотрена процедура эмансипации. Одна из категорий, при которых эта процедура становится доступной, — это люди, работающие по трудовому договору или осуществляющие предпринимательскую деятельность.

Инициативу о признании человека эмансипированным должны проявить родители или опекуны. Они подают прошение в органы опеки и попечительства, которые и выносят свой окончательный вердикт. Если вердикт окажется положительным, то трудовую деятельность человек может осуществлять уже с 16 лет. И, конечно, ему понадобится трудовая.

Как и где приобрести заветную книжку

Способы приобретения трудовой книжки довольно подробно изложены в различных законодательных актах. Рассмотрим их немного подробнее.

Самостоятельное приобретение

Трудовую книжку можно купить и самому. Часто можно встретить их в магазинах , где продаются обычные книги и канцтовары, или в киосках с прессой. Бланк не менялся с 2003 года и является унифицированным. На голограмме не стоит заострять внимание. Её может  и не быть , что вполне допустимо. Далее вы относите приобретенный бланк работодателю.  Заполнять вам ничего не надо. Над этим голову поломает отдел кадров.  Отметим, что в соответствии с законом покупать сами трудовую вы не обязаны. 

Кто должен покупать

На самом деле обязанность эта закреплена за работодателем. И если вы , по каким-то причинам, не желаете путешествовать по магазинам в поиске трудовой, никто вас заставить не в праве. Но удерживать стоимость книжки работодатель может и, как показывает практика, делает это.

Процесс вычета стоимости трудовой из заработной платы

Заработная плата гражданина – это ежемесячное вознаграждение за отработанный месяц. Не всегда до работника доносится информация о различных вычетах, но вопросы возникают. Вычтенная сумма невелика.

В районе 200 рублей. Но предпочтительнее понимать, что и зачем вычитается из ваших кровно заработанных.

Документ, подтверждающий вычет

Вычет должен документально подтверждаться приказом, оформленным по всем правилам документооборота. Только после вашего ознакомления с этим документом у вас могут произвести удержание из вашей зарплаты.

Кто вправе издавать приказ

Приказ инициируется работодателем или же его заместителем. Иногда это право имеют кадровики или бухгалтеры. Только эти сотрудники вправе ставить на приказ печать и объявлять его легитимность в рамках организации.

Кто должен оформить

Чистый бланк трудовой заполняется в отделе кадров организации, в которую вы трудоустраиваетесь. Многие ошибочно начинают заполнять книжку сами, наивно полагая, что заполнить её легко и просто. Чтобы вам не пришлось оплачивать ещё один экземпляр, доверьте эту миссию специалистам.

Срок оформления

При трудоустройстве с вами заключают трудовой договор. В течение недели после подписания обеими сторонами договора, работодатель обязан завести на вас трудовую. Законодательно регламентирован срок пять рабочих дней.Слишком рано заводить книжку не имеет смысла, так как работник может уволиться на второй день. Вам обязательно должны предоставить для проверки данные для дальнейшего подписания. После полного оформления, ваш документ хранится до тех пор, пока вы не решите уволиться, или работодатель не захочет расторгнуть трудовой договор. На руки вам книжку в течении трудовой деятельности не выдадут, но предоставить заверенную копию по требованию обязаны.

Какие документы нужны для получения

Основанием для заведения трудовой книжки является трудовой договор. Отдел кадров также может запросить копию вашего паспорта для сравнения данных. Не забывайте, что помимо договора и копий о вашем трудоустройстве должен быть вынесен ещё и приказ. Только наличие всех этих документов даст старт для заведения книжки.

Заявление на заведение

В большинстве организаций на заведение книжки потребуется заявление. Но не стоит полагать, что если вы его не напишите, то книжка не заведется. Обязательство ведения трудовых на работодателя возложено законом. И никакие заявления не являются решающим фактором в этом вопросе. Заявление — это скорее инициатива самой организации, целью которой является достижение определенного порядка и структуризации.

Заполнение трудовой книжки

Заполнение — момент крайне ответственный. Подойти к этому процессу нужно максимально внимательным и сосредоточенным. Все записи ведутся только на русском языке. Исключение делается только для отдельных республик, которые могут выбрать между родным языком, признанным в республике официальным, и русским. Для записи используются стойкие чернила синего, черного или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются. Пишется все полностью. Даты пишутся арабскими цифрами. Но и у них есть особенность: год пишется в четырехзначном формате.

Как оформить трудовую книжку работника, который впервые осуществляет трудовую деятельность

Этот текст предназначен для тех людей, которые держат в руках абсолютно чистый шаблон трудовой и занимаются её заполнением впервые.

Особое внимание следует обратить на самый первый разворот книжки. В нем записана основная информация о трудящемся. ФИО и дату рождения необходимо заполнить, основываясь только на паспортных данных, информацию об образовании — на основании дипломов о высшем или среднем образовании. Даже если в паспорте очевидная опечатка , вы эту опечатку обязаны перенести в трудовую. Также следует различать профессию и специальность в дипломе и при приеме на работу.Вписывать нужно то, что в дипломе! Как правило, в дипломах указывают что-то одно: либо профессия, либо специальность. Для фактической рабочей специальности(профессии) предусмотрено место на другом развороте книжки. Разрядность в трудовую не вписывают.

Различное от паспорта  написание  фамилии, имени и отчества запрещено!

В завершении заполнения работник расписывается в документе.

Далее вы перелистываете страницу трудовой. В следующем  развороте  необходимо заполнить данные о приеме на работу.

Вы указываете первый порядковый номер, правее — дату заполнения. Также необходимо написать юридическое наименование организации и на какую должность принят сотрудник.  Писать «ООО» или «ОАО» нельзя. Необходимо прописывать полную аббревиатуру компании. Согласно ст 20 ТК РФ структурные предприятия(в том числе и филиалы) не могут быть работодателем(юр.  лицом). В графе 4 указывается номер правоустанавливающего документа (приказ или что-то подобное). Пока сотрудник числится в организации на  этом можно остановиться.

После увольнения очередная запись заканчивается подписью руководителя и печатью организации.

Не лишним будет дать самому работнику ознакомиться с записью. Возможно, своим свежим взглядом он увидит какой-то недочет. Если же вы все-таки допустили ошибку, то исправить её можно следующим образом. Тонкой линией нужно перечеркнуть неверную информацию. Сверху подписать достоверную. На обратной стороне обложки делается пометка с информацией о документе, на основе которого было произведено исправление. Запись фиксируется подписью лица, который сделал запись, и печатью организации.

В перспективе, после смены нескольких работ, нельзя просто взять и исправить, к примеру, первую запись о приеме на работу. Чтобы исправить эту ошибку, вам придется снова вступить в контакт с вашим первым работодателем. Это также одна из причин, почему следует с повышенным вниманием относиться к ведению трудовых книжек. Особые сложности возникают, если предприятие, которое допустило ошибку больше не существует.

Трудовая у ИП

У кого же завести книжку молодому индивидуальному предпринимателю? Сам себе, даже по логике, он не может вести трудовую книжку, так как он сам является в данном случае работодателем. Стаж трудовой деятельности у ИП  измеряется сроком отчислений денежных средств в пенсионный фонд и налоговую. Таким образом, фраза «трудовая у ИП» теряет смысловую нагрузку. 

Особенности заполнения трудовой книжки несовершеннолетнего

Даже если человек эмансипирован, он все же несовершеннолетний. Разумеется, трудовая для него будет заведена, но в заполнении будут некоторые особенности. Особенность касается графы об образовании и специальности. Заполнять её не нужно. Остальные графы заполняются по общему правилу.

Существует большая вероятность, что несовершеннолетний повысит свой уровень образования, возможно, даже не раз. Вполне может измениться тяга к той или иной специальности. А в графе образование уже будет стоять «среднее».

Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовой стаж и опыт работника. Бережно хранить этот документ и делать в нем грамотные записи – прямая обязанность работодателя.

Как и где получить трудовую книжку

Сегодня запись в трудовую книжку уполномочены производить не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, поэтому вопрос о правильности ее оформления стал еще более актуальным.

Как оформить трудовую книжку впервые

Если ваш новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, скорее всего, вам придется оформлять ему трудовую книжку с «нуля». Приобрести новый бланк трудовой можно в магазине канцтоваров.

Начинать оформление следует с заполнения титульного листа. С ним обычно не возникает сложностей – правильно и в соответствии с паспортом заполняем строки под фамилию, имя и отчество, а также дату рождения. Образование и профессия проставляются в соответствии с документом об образовании. Далее ставится дата заполнения, а также подписи будущего владельца трудовой книжки и лица, ее заполнившего. На месте для печати ставят оттиск печати организации, оформившей трудовую, либо оттиск печати отдела кадров (при ее наличии).

Далее работодатель должен внести сведения о приеме на работу нового сотрудника.

Как правильно оформить трудовую книжку: прием на работу

Запись о приеме на должность делается в разделе «Сведения о работе». Для начала в графе 3 следует записать полное наименование организации-работодателя, а если в Уставе есть краткое название – привести его тут же, в скобках. Если в трудовой уже есть запись о предыдущих местах работы, писать заголовок нужно в первой же чистой и свободной строке – не надо «залезать» на чужие подписи и печати.

Сразу же под этим заголовком, на следующей строке следует последовательно заполнить:

• Графа 1 – порядковый номер записи, т.е., следующий номер после предыдущей.
• Графа 2 – дата приема на работу. Не дата заполнения трудовой книжки, а
именно дата вступления в должность!
• Графа 3 – тут делается запись о принятии сотрудника на работу. Стоит помнить, что название должности и специальности должно указываться в полном соответствии с договором.
• Графа 4 – для реквизитов приказа о приеме на работу. Обязательно проставьте номер и дату документа.

Примерная запись о приеме на работу будет звучать так: «Принят на должность электрика 1-го разряда». Если в договоре прописано, что человек принимается в конкретный отдел, это должно прозвучать в формулировке записи, например: «Принят в машинный цех на должность старшего механика».

Во всех остальных случаях запись в трудовую делается аналогично, при этом меняется только сама формулировка записи. Также, если один работодатель заполняет книжку неоднократно, то заголовок со своим наименованием он указывает только один раз – в самом начале взаимоотношений с владельцем книжки.

Как правильно оформить трудовую книжку: перевод на другую работу

Запись о переводе на другую работу производится только в том случае, если это перевод на постоянное место работы. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Работника могут перевести как в рамках одного отдела, так и в другое структурное подразделение. Если новая должность при переводе в другой отдел называется абсолютно так же, как и прежняя, информацию о ней все равно следует отразить в записи.

Например, при переводе сотрудника в его трудовой пишут:
«Переведен на должность старшего бухгалтера»
«Переведена на должность заместителя директора в финансовый отдел»

Как правильно оформить трудовую книжку: увольнение

Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника. Увольнение по инициативе работника, т.е. по его собственному желанию делается на основании пункта 3 первой части статьи 77 Трудового кодекса.
Например, запись могла бы звучать так:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Внизу записи расписывается лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, делается расшифровка его должности и ФИО, а также ставится круглая печать организации или ИП (в последнем случае – при ее наличии).

Ниже работник ставит свою подпись, подтверждая, что ознакомлен со всеми сделанными в его трудовой книжке записями.

Вот такие премудрости ожидают работодателя при оформлении трудовой книжки работника. Организация или предприниматель несут полную ответственность за хранение этого документа и обязаны после увольнения работника выдать ему трудовую со всеми соответствующими записями. При этом если сотрудник не может получить ее лично – документ высылается ему по почте, и с этого момента ответственность за задержку выдачи трудовой с работодателя снимается.

Василиса Мезенцева

2013-04-15 05:20:26

48105 просмотров

Процесс получения трудовой книжки у работодателя

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении

(прекращении трудового договора)

КонсультантПлюс: примечание.

Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

admin