Исправления в акте выполненных работ

Корректировочный акт выполненных работ – документ, у которого нет унифицированной формы. Однако он должен соответствовать ряду общепринятых требований к оформлению. Это бумага строгой отчетности, необходимая для формирования бухгалтерской документации. Для того чтобы было на что ориентироваться, можно скачать примеры заполнения и готовый бланк корректировочного акта.

  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк корректировочного акта выполненных работ .docСкачать образец корректировочного акта выполненных работ .doc

Федеральная налоговая служба может потребовать этот документ для изучения при проведении разнообразных проверок.

Ошибки и неточности в документе (особенно в содержательной его части) могут привести к необходимости привлечения организации или должностного лица к административной ответственности в виде штрафа. Кроме того, если ошибочные данные были числовые, то у бухгалтера компании может не сойтись баланс в бухгалтерской отчетности.

Назначение

В деловых отношениях случаются изменения разного рода. В частности, меняется цена товара или предоставляемой услуги. Стороны договариваются между собой о том, что они работают дальше, но на других условиях. Но акты выполненных работ уже сформированы и подписаны, и цены там старые.

Для того чтобы не платить при возможных проверках налоговой штраф, необходимо юридически грамотно составить корректировочный акт выполненных работ. Именно при подписании этого документа информация в предыдущей документации считается недействительной, она заменяется указанными в корректировочной бумаге данными.

Подготовка

Между контрагентами предварительно должны быть подписаны дополнительные соглашения. Последние должны закреплять договоренность сторон о том, что некоторые условия поставки либо оказания услуг были изменены.

Если дело касается сроков или наименования грузоперевозчика посредника, то акт выполненных работ можно оставлять без изменений. Если же меняются принципиально важные моменты, указанные в акте выполненных работ, то обязательно внимательное составление корректировочного акта.

Обычно при изменении условий требуется внесение изменений в весь комплект документов. Это касается счета-фактуры. Кстати, согласно третьему пункту 168 статьи Налогового кодекса этот корректирующий документ должен быть выписан в срок, не превышающий пяти дней с даты подписания первоначального варианта.

Составные части корректировочного акта

От акта выполненных работ корректировочный акт отличается названием, а также способом заполнения. Остальные же элементы документа остаются в нем неизменными.

Так как с документацией работают люди, то опечатки и ошибочные данные в бумагах – частое явление. Если по какой-то причине были указаны неверные реквизиты либо цена, количество товара, то без корректировочного акта не обойтись. Естественно, если счет-фактура и все сопутствующие бумаги не имеют в содержании ошибок, на них делать корректировочные бумаги нет необходимости.

К основным нюансам, которые необходимо указать в акте для нормальной работы с контрагентом, относятся:

  • Наименование и номер акта. Последний необходим для регистрации в журнале входящей документации деловых партнеров.
  • Наименование исполнителя.
  • ИНН, КПП, адрес организации.
  • Порядковый номер.
  • Название товара или предоставленной услуги.
  • Единица измерения товара или услуги. Под каждое наименование отводится отдельная строка таблицы.
  • Количество.
  • Цена за единицу.
  • Общая стоимость предоставленных услуг либо проданного товара.
  • Отметка об отсутствии претензий по качеству и срокам поставки от заказчика. Стандартная формулировка, неизменная для всей подобной документации. Заказчик, подписывая корректировочный акт выполненных работ, выражает согласие с тем, что указанные в бумаге данные совпадают с реальным положением дел, а также получатель удостоверился в том, что не имеет претензий относительно качества, количества товара или услуги и времени поступления.

В самом конце акта расписываются представители заказчика и исполнителя. Для того чтобы документ имел юридическую силу, недостаточно просто расписаться. Необходима расшифровка подписи с фамилией и инициалами лица, которое имеет право подписи подобного рода документов.

Налоги

Если происходит исправление тех актов, которые уже были учтены в сданной налоговой декларации, то необходимо будет все их корректировать. Для этого после создания корректировочного акта в налоговый орган по месту регистрации компании нужно направить уточненные налоговые декларации. В них указывается верная информация. Из правильной суммы высчитываются причитающиеся с организации налоги. Она их уплачивает в полном объеме и пенни на различие сумм.

Сроки

Опытные бухгалтеры знают, что при ошибках в первичке верный счет-фактура должен быть отправлен не позже пяти дней с момента подписания дополнительного соглашения к договору между контрагентами.

С корректировочными актами принцип действия такой же. Если через пять дней от делового партнера не поступает документации, которая свидетельствует о необходимости произведения коррекции, то предыдущее бумаги будут считаться единственно верным вариантом осуществлении сделки.

Важный момент: использование корректировочных актов как способ исправления должно быть закреплено в учетной политике компании.

Виды актов

Способов скорректировать первоначальные данные существует несколько:

  1. Указать полную стоимость исправления. То есть в бумаге содержатся две цифры: новая и старая.
  2. Указать разницу в показателях. То есть в акте содержится старая сумма, сумма корректировки и прописывается, в какую сторону корректировка производится.
  3. Указать новую сумму, сумму корректировки, также сторону, в которую первоначальная цифра изменилась.

Наиболее практичными являются первый и второй вариант, но организация вправе использовать любую форму корректировочного акта выполненных работ. Главное, чтобы она была отражена в учетной политике.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

Г. Дорошева, аудитор РК, директор Аудиторской компании «DSAudit»,

член правления ПАО «Коллегия аудиторов»

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НЕЛЬЗЯ ВНОСИТЬ ИСПРАВЛЕНИЯ В ДОКУМЕНТЫ?

В каких случаях нельзя вносить исправления в документы? Организация 100 % является государственным предприятием, документы для списания ОС предоставляет согласно Правилам № 615 от 01.07.2011 года. Но при согласовании с вышестоящими организациями, часто приходится доказывать нижеследующее. 1. Срок использования: не принимают, что ОС может после 1-3 лет по техническим причинам стать негодным к использованию, организация прикладывает заключение сервисного центра, несмотря на это отказывают в списании, так как ОС не полностью самортизировано. 2. Не укладываются в срок рассмотрения, порой протягивают по полгода. Организацией было представлено на рассмотрение и согласование списание ОС в конце 2013 года, а утвердили только в июне 2014 года. Для согласования в Управлении финансов организации пришлось 2013 год исправить на 2014 год. В согласовании отказывают по причине исправления. На сколько корректно было менять 2013 на 2014 год, и обоснован ли отказ?

Согласно Приказу Министра финансов РК от 3 августа 2010 года № 393 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях» в первичных документах, как в текстовой части, так и цифровых данных, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается.

Отсюда, Правила допускают зачеркивание ошибочных данных с надписью «Исправлено» и подтверждением подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления, но такое исправление на титуле документа выглядит некорректно. Наверное, этим и был обоснован отказ в принятии документа.

Общеизвестно, что основой бухгалтерского и налогового учета являются первичные учетные документы. Все документы, применяемые в деятельности субъекта, можно разделить на внутренние и внешние (первые он оформляет, по сути, сам для себя — например, расчетные документы по заработной плате, авансовые отчеты, акты о приеме и списании товарно-материальных ценностей и прочие, вторыми он обменивается с контрагентами (третьими лицами)). Закон N 402-ФЗ <1> допускает два способа оформления первичных документов: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Ни один из них не является приоритетным, поскольку бумажный документ равнозначен электронному (разумеется, если они оформлены и подписаны с учетом требований законодательства <2>).

На практике при составлении первичных документов (на бумаге или в электронном виде) нередко допускаются ошибки (например, в суммовых или количественных показателях). Эти ошибки, несомненно, должны быть исправлены. Но как их исправить? Какие требования законодательства следует учесть?

Первичные учетные документы

В силу п. 2 ст. 1 Закона N 402-ФЗ бухгалтерский учет — это формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных данным Законом, в соответствии с требованиями, установленными им, и составление на основе названной информации бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательные требования к их составлению приведены в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а также п. п. 12 — 18 Положения.
Таким образом, первичные учетные документы — это документы, которые удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций и служат основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в счетах аналитического и синтетического учета.
В свою очередь, бухгалтерский учет представляет собой вторичную категорию, призванную зафиксировать совершенное экономическим субъектом действие для его отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности.
Закон N 402-ФЗ и Положение разделяют понятия первичных учетных документов и самого бухгалтерского учета (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.02.2015 N 20АП-7582/2014 по делу N А62-6393/2014).
Первичными документами по праву могут считаться, скажем, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты приема-передачи. А вот акт сверки расчетов с поставщиком первичным документом не является (см., например, Постановление АС ВВО от 20.03.2015 N Ф01-382/2015 по делу N А11-9541/2013). Не может быть признан таковым и счет-фактура (ведь основанием для его выставления является либо акт приемки-передачи, либо накладная).
Что касается гражданско-правовых договоров, то отнесение их к разряду первичных документов в настоящее время является предметом дискуссий. По данному вопросу существует две противоположных точки зрения.
1. Гражданско-правовые договоры сами по себе не подтверждают движения денежных средств или факт совершения конкретной хозяйственной операции. Следовательно, они не могут быть отнесены к числу первичных бухгалтерских документов. Договор является лишь основанием для составления первичных документов бухгалтерского учета (см. Постановление АС ПО от 28.05.2015 N Ф06-23899/2015 по делу N А57-13648/2014).
2. Сделка, совершаемая юридическим лицом, как факт его хозяйственной жизни является объектом бухгалтерского учета, подлежащим оформлению надлежащим образом. Поэтому договор, как документ, которым оформляется совершение сделки, относится к первичным учетным документам по смыслу Закона N 402-ФЗ (см. Постановление АС СЗО от 09.04.2015 N Ф07-1504/2015 по делу N А56-21786/2014).
Между тем указанные противоречия в суждениях касательно природы гражданско-правовых договоров экономические субъекты могут использовать в своих интересах; в частности в зависимости от преследуемых целей они вправе руководствоваться одной из вышеупомянутых точек зрения.

Требования Закона N 402-ФЗ к порядку исправления первичных документов

Возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Здесь же оговаривается, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя исправлять кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, п. 16 Положения).
Касательно самого порядка внесения исправлений в названной норме приведены довольно скупые рекомендации. Согласно им «джентльменский набор» любого исправленного документа состоит из трех частей:
— непосредственно самого исправления;
— даты внесения исправления;
— подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (по мнению автора, в данной части законодателем использована некорректная формулировка: применительно к рассматриваемой ситуации логичнее говорить о лицах, вносящих исправления в первичный документ, а не составивших его).
Как видим, в Законе N 402-ФЗ отсутствует детализированный порядок внесения исправлений в первичный документ. Вместо этого им установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа (обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, внесших исправления). Данное обстоятельство, бесспорно, ставит экономических субъектов в затруднительное положение, поскольку документ, содержащий неверные сведения или ошибки, не может являться легитимным и надлежаще удостоверять (подтверждать) факт совершения той или иной хозяйственной операции. Как быть? Очевидно, что подход к исправлению первичных документов, составленных на бумажном носителе и в электронной форме, должен быть различным.
Важная деталь. Минфин России считает, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие контролерам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения (иначе говоря, несущественные ошибки в первичных учетных документах), не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение базы по налогу на прибыль (см. Письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 <3>). Со своей стороны отметим: обозначенный финансистами подход к недочетам в документах по налогу на прибыль можно распространить на НДС. Ведь условием для применения вычетов наравне с наличием счетов-фактур является и наличие первичных документов, на основании которых товары (работы, услуги) принимаются к бухгалтерскому учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).
———————————
<3> Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@ данные разъяснения доведены до сведения территориальных налоговых органов и налогоплательщиков.

Исправление электронных первичных документов

В силу технических особенностей составления электронных документов внесение в них исправлений способом, установленным в п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, невозможно. Поэтому в случае их применения единственным возможным вариантом внесения исправлений является лишь составление нового (исправленного) документа — по аналогии с исправленными счетами-фактурами.
Напомним, методика по исправлению электронных счетов-фактур определена положениями Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137): она предусматривает внесение исправлений путем выставления новых экземпляров счетов-фактур.
Однако счет-фактура (как упоминалось ранее) не является первичным документом, а потому руководствоваться порядком внесения исправлений, установленным Постановлением N 1137, можно лишь по аналогии, поскольку в самом Законе N 402-ФЗ нюансы исправления электронных первичных документов не оговорены. Выходом в данном случае является внесение поправок в поименованный Закон, а также корректировка положений соответствующего ведомственного акта.
Отметим, что в настоящее время Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены лишь электронные Форматы товарной накладной (форма ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) <4>. Но Форматы упомянутых документов не предусматривают (пока!) специального поля для указания номера и даты исправления. А потому хозяйствующий субъект вправе дополнить каждый из названных документов обозначенными полями самостоятельно: например, форму электронного первичного документа — информационным полем, в котором будут отражаться сведения о номере и дате исправления. Такие советы, в частности, приведены в Рекомендациях Фонда НРБУ БМЦ Р-42/2013-КпТ «Внесение исправлений в электронные документы» <5>.
———————————
<4> В Письме от 09.12.2015 N ЕД-4-2/21577 специалисты ФНС сообщили о проведении определенных мероприятий по расширению перечня документов, возможных к представлению (обмену) в формате XML.
<5> Данный документ можно найти на сайте www.bmcenter.ru.

По мнению экспертов названного фонда, внесение исправлений в электронные документы приводит к следующим учетным изменениям:
1. В случае внесения изменений в стоимостные показатели (количество и (или) цена) после проведения документа с исправлением в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки на разницу (сторно при уменьшении или дополнительные проводки при увеличении).
2. Если в документе изменяются поля «Адрес доставки», «Ответственные лица», «Грузоотправитель» или «Грузополучатель», проведение такого документа не отразится на бухгалтерских проводках.
3. В случае возникновения необходимости изменения номенклатуры в бухгалтерском учете отражаются сторнировочные проводки в отношении исправляемых номенклатурных позиций и формируются проводки по новым исправленным номенклатурным позициям.
Итак, в случае с электронной «первичкой» (то есть с электронными формами товарной накладной (форма ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ или услуг, составленных по Форматам, которые утверждены Приказом ФНС России N ММВ-7-6/172@, и подписанных квалифицированной электронной подписью) существует единственный способ внести в нее исправления — это составление нового (исправленного) документа.
А как обстоит дело с исправлением документов, составленных вручную или посредством автоматизированных бухгалтерских программ?

Исправление бумажных первичных документов

В настоящее время большинство первичных документов составляются не вручную, а с помощью специализированных бухгалтерских программ (например, «1С-Бухгалтерия»), то есть автоматизированным способом. В связи с вышесказанным возникает вопрос: какой это документ — бумажный или электронный?
Несмотря на названный способ составления первичного документа, для его дальнейшего использования в документообороте экономического субъекта он, как правило, распечатывается, и на нем проставляются подписи ответственных сотрудников. Данное обстоятельство, в свою очередь, указывает на то, что мы в рассматриваемом случае имеем дело с обычным бумажным документом. То есть исправлять документ, сформированный при помощи бухгалтерской программы, нужно в том же порядке, что и созданный вручную.
Далее перейдем непосредственно к самому порядку исправления таких первичных документов.

«Корректурный» способ исправления

Между тем указанный способ имеет ряд недостатков.
Так, в случае большого числа изменений внесение исправлений «корректурным» способом приведет к нечитабельности документа.
Неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку исправления должны быть внесены в оба экземпляра документа. Как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 N 10АП-14763/2014 по делу N А41-53651/14, одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит нормам права и не влечет правовых последствий (см. также Решение Арбитражного суда Нижегородской области от 17.03.2015 по делу N А43-27322/2014). Однако в ситуации, когда первичный документ уже отправлен контрагенту, внесение в него исправлений является довольно хлопотным занятием. Ведь вначале нужно истребовать у контрагента подлежащий исправлению документ, внести в него исправления и затем снова его отправить. При таком способе внесения исправления в первичные документы существенно увеличиваются время их прохождения между сторонами сделки и, соответственно, риск утраты самих документов. Поэтому на практике хозяйствующие субъекты поступают проще: направляют в адрес контрагента дубликат первоначального документа — с теми же реквизитами, но уже со скорректированными данными — и прикладывают к нему сопроводительное письмо с пояснениями. Однако правомерен ли подобный способ? Может ли замена первичного документа дубликатом применяться наравне с корректировкой изначального документа?

Способ выставления корректирующего документа

Сразу оговоримся: данный способ исправления первичных документов действующим законодательством прямо не предусмотрен, но и запрета в отношении его не установлено. Поэтому на равной основе могут применяться способ исправлений, указанный в разд. 4 Положения, а также иные способы — при соблюдении минимальных требований п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Именно такое решение обозначенной проблемы предложено экспертами Фонда НРБУ в Рекомендациях Р-41/2013-КпТ «Внесение исправлений в первичные документы» (см. на сайте www.bmcenter.ru). Как подчеркнули эксперты фонда, компания вправе самостоятельно разработать подходящий способ внесения исправлений в первичные документы с учетом своих особенностей документооборота.
Наиболее распространенными способами внесения исправлений в первичные учетные документы являются:
— внесение исправлений в изначальный первичный учетный документ;
— выставление корректирующего документа.
Остальные способы, по сути, сводятся к одному из указанных.
Правомерность действий субъектов по самостоятельному установлению способа исправления ошибок в первичных документах подтверждена в недавнем Письме Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, в котором рассматривался вопрос о разработке организацией способов внесения исправлений в первичные учетные документы.
В названном Письме финансисты, с одной стороны, отметили, что Законом N 402-ФЗ не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в первичном учетном документе. С другой стороны, они, сославшись на ст. 8 Закона N 402-ФЗ и ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» <7>, указали на наличие у организаций права самостоятельно разрабатывать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ.
———————————
<7> Утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.

За ориентир при разработке таких способов внесения исправлений они предложили взять правила исправления счетов-фактур, определенные Постановлением Правительства РФ N 1137.
Иными словами, хотя формально чиновники Минфина прямо не разрешили использовать дубликаты при исправлении первичных документов, они допускают возможность их оформления при исправлении ошибок в первичных документах. Однако делать это можно только с учетом требований Закона N 402-ФЗ и прочих правовых нормативных актов, а также при условии закрепления обозначенного способа в учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Остается добавить, что возможность использования метода выставления нового (исправленного) первичного документа взамен первоначального документа отмечают и арбитры. Например, судьи Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 28.03.2013 по делу N А13-9242/2012 указали: законодательство РФ не запрещает вносить изменения в первичные учетные документы, в том числе путем их замены на оформленные надлежащим образом, без изменения показателей, влияющих на объем и содержание произведенных хозяйственных операций <8>.
———————————
<8> Постановлением ФАС СЗО от 26.09.2013 по делу N А13-9242/2012 оставлено в силе.

Аналогичный вывод сделан в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу N А64-3569/2012: законодательство о налогах и сборах не исключает права налогоплательщика и его контрагентов вносить исправления в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль.

* * *

В заключение обобщим все вышесказанное.
Внесение исправлений в первичные документы требует от вносящего определенных знаний. Исправлять можно любые первичные документы, за исключением кассовых и банковских (их в случае ошибки придется переделать). При этом способ внесения исправлений в первичные учетные документы Законом N 402-ФЗ не детализирован, что дает организациям некоторую свободу в выборе способа исправления.
Иными словами, экономический субъект вправе разработать подходящий способ с учетом своих особенностей документооборота. На наличие у организаций права самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, указано также в Письме Минфина России N 07-01-09/2235.
Наиболее распространенными способами внесения исправлений в первичные учетные документы являются:
— внесение исправлений в изначальный первичный учетный документ (алгоритм определен в разд. 4 Положения), однако при использовании данного способа в случае внесения большого числа исправлений документ делается нечитабельным;
— выставление корректирующего документа (по аналогии с корректировочным счетом-фактурой).
Остальные способы, по сути, сводятся к одному из указанных. Такие разъяснения даны в Рекомендациях Фонда НРБУ БМЦ Р-41/2013-КпТ «Внесение исправлений в первичные документы».
В любом случае для исправления первичных учетных документов запрещено использовать корректоры и подчищать текст, иначе документы будут недействительны.

Административная процедура № 5.10. Внесение изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния

Государственный орган, в который гражданин должен обратиться: орган загса по месту жительства заявителя или по месту нахождения записи акта гражданского состояния.
Документы и (или) сведения, представляемые гражданином для осуществления административной процедуры:

  • заявление;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • документ, удостоверяющий личность, с записью о национальной принадлежности – в случае изменения национальности в записях актов гражданского состояния;
  • копия решения суда – в случае внесения изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния на основании решения суда;
  • решение органа опеки и попечительства, компетентного органа иностранного государства – в случае изменения фамилии несовершеннолетнего;
  • документы, подтверждающие факты, являющиеся основанием для исправления ошибок, внесения изменений и дополнений в записи актов гражданского состояния (трудовая книжка, пенсионное удостоверение, медицинская справка о состоянии здоровья, решение Межведомственной комиссии по медико-психологической и социальной реабилитации лиц с синдромом отрицания пола при Министерстве здравоохранения о необходимости смены пола, воинские документы, документы об образовании, о крещении и другие);
  • свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, подлежащие замене в связи с внесением изменений в записи актов гражданского состояния;
  • документ, подтверждающий внесение платы

Размер платы, взимаемой при осуществлении административной процедуры:
1 базовая величина за выдачу свидетельства в связи с внесением изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния.
Максимальный срок осуществления административной процедуры:
10 дней со дня подачи заявления – при рассмотрении заявлений о внесении изменений, исправлений и дополнений в записи актов гражданского состояния, не требующих дополнительной проверки, а при необходимости проведения дополнительной проверки, запроса сведений и (или) документов от других государственных органов, иных организаций – 3 месяца.
Срок действия документов, выдаваемых при осуществлении административной процедуры — бессрочно.
Другие документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, по запросу органа загса в установленном порядке предоставляются государственными органами, иными организациями, к компетенции которых относится их выдача, а также могут быть представлены гражданином самостоятельно.
Документы, выданные компетентными органами иностранных государств, кроме документов, удостоверяющих личность гражданина, принимаются при наличии их легализации или проставления апостиля, если иное не предусмотрено законодательством об административных процедурах, а также международными договорами Республики Беларусь. Документы, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться переводом на белорусский или русский язык, засвидетельствованным нотариально, если иное не предусмотрено настоящим Законом и иными актами законодательства об административных процедурах.

В случае запроса органом загса документов и (или) сведений, составленных на иностранном языке, необходимых для осуществления административной процедуры, их перевод на один из государственных языков Республики Беларусь и его нотариальное свидетельствование обеспечиваются заинтересованным лицом.

По письменному заявлению заинтересованного лица орган загса предоставляет поступившие на иностранном языке документы и (или) сведения (копии записей актов гражданского состояния, извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния, сообщения, выписки, информационные письма и другое) для перевода и его нотариального свидетельствования в соответствии с требованиями законодательства.

От гражданина могут быть истребованы документы, подтверждающие его полномочия, если с заявлением обращается представитель заинтересованного лица.
В соответствии со статьей 225 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье исправление ошибок и внесение изменений, дополнений в записи актов гражданского состояния при наличии достаточных оснований и отсутствии спора между заинтересованными лицами производится органами, регистрирующими акты гражданского состояния. Отказ в совершении указанных действий может быть обжалован в суд.
Внесения изменений, дополнений, исправлений в записи актов гражданского состояния осуществляется на основании письменных заявлений, подаваемых в ходе приема.

После внесения изменений, дополнений, исправлений в запись акта гражданского состояния могут быть выданы новое свидетельство о регистрации акта гражданского состояния либо справка, содержащая сведения из записи акта гражданского состояния.

Бланки заявлений (скачать)

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Исправления в акт выполненных работ вносятся путем зачеркивания неверных значений в первоначальном документе с проставлением правильных значений, подтвержденных подписями сторон и указанием даты исправлений.
При выявлении арифметической ошибки в определении налоговой базы по НДС корректировочный счет-фактура не выставляется. В таком случае следует произвести исправление ошибочного счета-фактуры путем его замены на новый с правильными значениями.

Несмотря на то, что ошибка привела к излишней уплате налога, организации целесообразно скорректировать налоговую базу за I квартал 2012 года и подать уточненную налоговую декларацию.

Обоснование вывода:

Исправление ошибки в акте выполненных работ

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами (п. 1 ст. 9 Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ)).
При этом в случае выявления ошибки п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ предусматривает внесение исправлений в первичные документы (за исключением кассовых и банковских) по согласованию с участниками хозяйственных операций. Вносимые исправления должны подтверждаться подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Порядок исправления ошибок в первичных документах установлен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее — Положение N 105), и действующем на сегодняшний момент в части, не противоречащей Закону N 129-ФЗ. Как определяет п. 4.2 Положения N 105, ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления, что согласуется с п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ (п. 4.3 Положения N 105).

Действующим законодательством не предусмотрено составление корректировочных первичных документов. В то же время судьями отмечается, что в законодательстве нет запрета на исправление первичных документов и путем их полной замены на новые с теми же реквизитами (постановления ФАС Московского округа от 21.05.2008 N КА-А41/4238-08, Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2010 N 09АП-5303/2010). В любом случае при выявлении арифметической ошибки корректировочный (дополнительный) акт в мае 2012 года к акту от 31.03.2012 не составляется.

Отметим, что выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению (п. 4 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (далее — ПБУ 22/2010)). В рассматриваемой ситуации выявлена ошибка текущего отчетного года, которая исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором она выявлена, то есть в мае 2012 года (п. 5 ПБУ 22/2010).

Основанием для внесения изменений в первичные документы (в рассматриваемом случае — в акт выполненных работ от 31.03.2012) и исправления ошибки в учете будет служить бухгалтерская справка, составленная в мае 2012 года и содержащая необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. При этом в случае исправления акта путем оформления его дубликата в справке целесообразно зафиксировать факт аннулирования ошибочного документа.

Исправление счета-фактуры

Выставление корректировочного счета-фактуры производится в случае изменения стоимости оказанных услуг, в том числе в случае изменения их цены (тарифа) и (или) уточнения объема выполненных услуг. При этом необходимо наличие договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости оказанных услуг, в том числе из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения объема оказанных услуг (абз. 3 п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК РФ).

То есть для выставления корректировочного счета-фактуры изменение стоимости оказанных услуг должно быть обязательно согласовано с покупателем. При этом подразумевается, что первоначальный счет-фактура был составлен верно. Для выполнения этого условия изменения стоимости оказанных услуг должны быть отражены в двустороннем документе (например в соглашении), подтверждающем согласие покупателя на такое изменение. Альтернативным вариантом может служить иной документ, составленный в одностороннем порядке продавцом (авизо, кредит-нота, уведомление и прочее), но только в том случае, если договором предусмотрена возможность одностороннего уведомления покупателя об изменении стоимости оказанных услуг.

В рассматриваемой ситуации корректировочный счет-фактура не выставляется, поскольку причиной внесения исправлений является техническая (арифметическая) ошибка. Как неоднократно разъяснялось представителями финансового ведомства и контролирующих органов, НК РФ не предусматривает выставление корректировочных счетов-фактур в случае обнаружения технических ошибок в счетах-фактурах, выставленных по отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) (письма Минфина России от 16.04.2012 N 03-07-09/36, от 13.04.2012 N 03-07-09/34, 05.12.2011 N 03-07-09/46, 30.11.2011 N 03-07-09/44, ФНС России от 11.04.2012 N ЕД-4-3/6103@, от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4143@).

В этом случае в счет-фактуру, выставленный при оказании услуг, вносятся исправления в порядке, установленном постановлением Правительства России от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137).

Пункт 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение 1 к Постановлению N 1137) предусматривает внесение продавцом исправлений в счет-фактуру путем составления новых экземпляров счетов-фактур. Исправленный счет-фактура в обязательном порядке повторяет номер и дату первоначального документа, а также содержит номер и дату исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с общим порядком, установленным Постановлением N 1137.

Подача уточненной налоговой декларации

В соответствии с п. 1 ст. 54 НК РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым периодам, в текущем налоговом периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).

Следуя приведенной норме, в рассматриваемой ситуации организация вправе произвести пересчет налоговой базы по НДС в II квартале 2012 года, поскольку в периоде совершения ошибки (I квартале 2012 года) налогооблагаемая база по НДС оказалась завышена, что привело к излишней уплате налога.

Отметим, что существует позиция контролирующих органов, согласно которой в случае, если период обнаружения ошибки известен, корректировка налоговой базы должна производиться исключительно в этом периоде независимо от того, что ошибка привела к излишней уплате налога (письма ФНС России от 17.08.2011 N АС-4-3/13421, УФНС России по г. Москве от 26.03.2010 N 16-15/031541@). Однако представители финансового ведомства считают такой вывод ошибочным (письмо Минфина России от 25.08.2011 N 03-03-10/82). Вместе с тем не исключаем возможные претензии со стороны налоговых органов при корректировке налоговой базы в текущем налоговом периоде, в котором выявлена ошибка.

Исходя из п. 1 ст. 81 НК РФ организация также не обязана представлять уточненную налоговую декларацию за I квартал 2012 года, поскольку ошибка при отражении завышенной стоимости оказанных услуг не привела к занижению суммы налога, подлежащей уплате.

Обязательный же пересчет налоговой базы и представление уточненных налоговых деклараций за период, в котором совершена ошибка, производится только в случае, если ошибка привела к занижению налоговой базы и суммы налога, подлежащего уплате в бюджет (письмо Минфина России от 15.11.2010 N 03-02-07/1-528).

Вместе с тем следует учитывать, что налоговая база по НДС определяется на основании не только счетов-фактур, но и книг продаж и покупок, обязанность вести которые установлена п. 3 ст. 169 НК РФ.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При необходимости внесения изменений в книгу продаж после окончания текущего налогового периода регистрация счета-фактуры производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором были зарегистрированы счета-фактуры до внесения в них исправлений (п. п. 2, 3 Приложения 5 к Постановлению N 1137).

В рассматриваемой ситуации в дополнительном листе книги продаж за I квартал 2012 года производится аннулирование записи об ошибочном счете-фактуре (с отрицательными значениями) и регистрация исправленного счета-фактуры с положительными значениями (п. 11 Приложения 5 к Постановлению N 1137).

Иными словами, внося исправления в счет-фактуру за предыдущий налоговый период, организация должна произвести соответствующие записи в дополнительном листе книги продаж за этот же период. То есть в книге продаж периода обнаружения ошибки регистрация исправленного счета-фактуры не производится. Следовательно, в случае, если организация воспользуется правом произвести пересчет налоговой базы в периоде обнаружения ошибки, это повлечет несоответствие итоговых показателей книги продаж за II квартал 2012 года и налоговой базы по НДС, отраженной в декларации за II квартал 2012 года.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации организации целесообразно подать уточненную налоговую декларацию за I квартал 2012 года. Повторимся, что в данном случае это является правом налогоплательщика. При этом организация имеет право на своевременный зачет (в счет предстоящих платежей по этому или другим налогам соответствующего бюджета) или возврат сумм излишне уплаченного налога по заявлению налогоплательщика (пп. 5 п. 1 ст. 21, п.п. 1, 4, 6 ст. 78 НК РФ).

admin