Форма 2 по ОКУД

Формы документов

Строение кода

Для каждого процесса утверждена единая форма, которую обязаны заполнять сотрудники. Она имеет собственные коды, состоящие из семи цифр и контрольного числа, где

  • Начальные две цифры – это соответствие вида документа к нужному классу документации;
  • Следующие два знака – направление использования данных форм и их совокупность;
  • Последние три цифры указывают на номер регистрации данного вида документа, который отмечается внутри подкласса;
  • Последующая завершающая цифра в коде указывает на контрольное число.

Каждый документ, составленный юридическим лицом или в частном порядке, имеет принадлежность к тому или иному классу подчиненности или принадлежности. Соответственно он должен учитываться согласно классификатору с определенной периодичностью. Это требуется для регулярного обновления данных с целью регистрации их в органах статистики.

  • Например, для Вооруженных Сил разработаны собственные коды, которые не входят в общий перечень и носят внутренний регламент.
  • В то время как любой документ можно отнести к группе официальных и личных.

Официальная группа, в зависимости от применения, включает в себя:

  • Управленческие документы;
  • Научно-технические или конструкторские;
  • Производственные документы;
  • Технологические и другие.

Управленческие документы в данной группе занимают ведущую роль, так как именно они являются ядром всего документооборота в хозяйстве. Благодаря своей функции можно управлять деятельностью объектов как в границах государства, так и отдельно взятого хозяйства.

Примеры

Если подробнее остановиться на каждой форме, то можно сказать следующее:

  • Под кодом 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной информации находятся еще тринадцать разъяснительных кодов. Они содержат документацию по информационной, нормативной координации деятельности, приватизации, ликвидации, созданию, реорганизации хозяйств. А также документацию, необходимую при приеме, увольнении, переводе на иное место работы, фиксированием премий, наказаний, отпусков и т.д.
  • Код 0300000 обозначает систему первичной документации для учета. Он также под собой имеет одиннадцать разъяснительных кодов. В них входит набор документов по бухгалтерскому учету на предприятиях, оплате и контролю труда, выполнению кассовой дисциплины, контролю за материалами, итогами инвентаризации, работ при ремонте и в строительстве, в том числе и капитальном, сохранности материальных ценностей, использование строительной техники и автотранспорта.
  • Код 0400000 относится к Унифицированной системе банковской документации, устанавливается Банком России и имеет дополнительно восемь кодов. Они подразумевают виды бланков по бухучету, квитовке и контролю расчетов с авизо, движению денег, контроль за валютой, отчетности и учета депозитов.
  • Код 0500000 относится к бюджетной, финансовой сфере и имеет под собой пять кодов. Они несут в себе информацию и бланки по финансам, бюджетной отчетности, сведения, представляемые в счетную палату и правительство России,
  • В код 0600000 входят разъяснительных еще восемнадцать кодов, несущих информацию по отчетам и статистике. Документы по доходам населения, демографии, оптовой и розничной торговле, сельскому хозяйству, строительству, инвестициям, а также отчет по преступности включается в данные коды.
  • Код 0700000 принадлежит учетной документации хозяйствующих объектов. Здесь всего пять дочерних кодов, которые отвечают за регистры бухучета, документы строгой отчетности, туристические путевки.
  • Система документации по труду относится к коду 0800000. Содержит дополнительно шесть кодов, в которых есть вся документация по рынкам и охране труда, трудовым отношениям и заявлениям в инспекции по труду, а также самым низким потребительским бюджетам.
  • Вся информация, относящаяся к системе документации пенсионного фонда, находится под кодом 0900000. В его составе также есть три разъясняющих кода. К таковым принадлежат набор документов по контролирующей, плановой экономической работе, а также набор бланков по ведению учета и распределению финансов.
  • Завершающий код 1000000 учитывается как стандартизированная система внешнеторговых документов. Здесь можно найти семь добавочных кодов. Они включают в себя полный набор документации необходимый при оформлении и ведении учета внешнеторговых операций.

Благодаря использованию Общероссийских классификаторов можно упорядочить поток получаемой информации и получить возможность управлять процессом экономики как на отдельном предприятии, так и в целом государстве.

Общероссийские классификаторы документации.

123

Важными средствами информационного обеспечения яв­ляются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации —нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:

  1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)
Общероссийский классификатор продукции (ОКП)
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

  1. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства ( ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)
Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

  1. Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ -совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж­дена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Как классифицируются объекты в ОКУД

ОКУД – составная часть Единой системы кодирования и классификации социальной и технико-экономической информации, которая охватывает унифицированные формы и системы документации, которые разрешены к применению в народном хозяйстве. Разработан классификатор для решения таких задач, как:

  • Регистрация форм документов
  • Сокращение количества используемых форм
  • Упорядочения в народном хозяйстве информационных потоков
  • Исключения неунифицированных форм документов из обращения
  • Обеспечение систематизации и учета унифицированных форм документов на основе их регистрации
  • Рациональная организация контроля над использованием унифицированных форм документов
  • Контроль над составом форм документов
  • Исключение дублирования информации, которая применяется в сфере управления

Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами РФ. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.

Какие разделы кодов ОКУД существуют и какова структура кода

В первом блоке представлены контрольное число и код, которые имеют следующий вид: ХХ ХХ ХХХ Х, восьмая последняя цифра является контрольным число, первые семь цифр представляют собой коды ОКУД.

Первая ступень иерархии – это первые и вторые символы, она обозначает класс форм. Другими словами, на данной стадии классификации будет выявлена принадлежность конкретной формы документа к определенной УСД. Вторая ступень иерархии ОКУД обозначена третьими и четвертыми символами, означает она подкласс форм. К третьей ступени относится регистрационный номер формы документа.

Ко второму блоку относится наименование объекта, которое представляет собой само название формы документа, конкретизированное либо общее для различных ступеней классификации.

В обязательном порядке коды общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. В некоторах классах форм, кроме указанных блоков, указывается иногда, например, индекс, периодичность и т.д. Связано это с преемственностью обозначений, которые приняты в органах государственной статистики.

Разрешается законом создавать новые формы первичной документации компетентными органами власти. Но тогда они обязаны вести отраслевой классификатор, созданные на основе ОКУД. В соответствующих классах и подклассах должны быть использованы определенные серии кодов.

Необходимо добавить, что были исключены в классификаторе классы, которые касаются УСД ВС РФ.

Для чего и где он используется?

Главная его задача – определение той отрасли, в которой работает данное предприятие или организация. Это основной государственный классификатор, объединяющий субъекты по отраслям их деятельности. В отличие от ОКВЭД, несущего полную, детальную информацию о хозяйствующем субъекте, ОКПО дает только общее представление об отрасли.

Используется он для следующих целей:

  • обеспечивает совместимость информсистем государства с информацией о субъектах хозяйствования;
  • идентифицирует субъекты на всей территории России;
  • способствует информационному обмену между различными ведомствами;
  • разработка единого информационного пространства;
  • автоматизированная обработка информации;
  • классификация информации, которая впоследствии дает возможность составить прогноз социально-экономического развития в государстве и совершенствовать организацию статистического учета.

Таким образом, ОКПО позволяет удобно вести статистику и обмениваться информацией между ведомствами. Не следует путать ОКПО с налоговыми идентификаторами, он не несет в себе данных о налогообложении. Это исключительно статистический регистрационный код.

Легализация деятельности предприятия или ИП на рынке возможна только после получения кода ОКПО. Если код не отражает отрасль деятельности, это чревато штрафными санкциями от проверяющих и контролирующих органов.

О том, как узнать задолженность в налоговой по ИНН, можно прочитать здесь.

Какой ручкой и какими чернилами следует заполнять трудовую книжку, а также о том, как это сделать — подробно в этой статье.

Структура и разделы

Данный классификатор состоит из 2-х разделов. Первый посвящен юрлицам, их представительствам и филиалам, а также организациям, которые работают без создания юрлица. Второй полностью состоит из индивидуальных предпринимателей.

В каждом из этих разделов есть три блока:

  1. Наименование объектов.
  2. Идентификация.
  3. Классификационные признаки.

Итак, первый блок – наименование. Представляет собой полное наименование субъекта. Для первого раздела указывается и полное, и сокращенное название предприятия или организации на русском языке. В случае если есть и английское название, оно вносится в качестве дополнительных сведений. Что касается ИП, необходимо указать фамилию, имя и отчество предпринимателя в именительном падеже.

Во втором блоке непосредственно содержится код ОКПО. Для предприятий и организаций он состоит из 8 цифр, а для ИП – из 10 цифр. Первые две цифры определяют 4 вида деятельности:

  • трудовые и природные ресурсы;
  • продукты труда и производственной деятельности;
  • народное хозяйство;
  • управление и документация.

Остальные цифры – непосредственный порядковый номер регистрации. Последняя из цифр – контрольная. Она рассчитывается по специальной методике, установленной Правилами стандартизации.

Последний блок – дополнительные коды иных классификаторов, а именно:

  • ОКАТО – код объектов согласно административно-территориальному делению, по нему определяют, где находится тот или иной субъект;
  • ОКФС обозначает форму собственности предприятия или организации;
  • ОКОГУ представляет код органов государственного управления, по нему можно узнать, кому подведомственен данный орган власти;
  • ОКОПФ содержит сведения касательно организационно-правовой формы предприятия;
  • ОКВЭД характеризует вид экономической деятельности;
  • ОКТМО – точные данные о территории муниципального значения, где расположен субъект хозяйствования.

В блоке находится информация о 6 классификаторах, другие данные не предусмотрены.

Обращаем ваше внимание, что одинаковых кодов быть не может. Единственный возможный случай совпадения – когда субъект был ликвидирован, и его код ОКПО через 5 лет может быть переприсвоен новому хозяйствующему субъекту.

Если есть сомнения, то развеять их довольно легко. Нужно просто сверить ИНН, и все станет на свои места — если он не совпадает, значит, речь идет о разных организациях.

Где взять код ОКПО для организации?

Орган, ведущий ОКПО, который и занимается выдачей номера – Федеральная служба государственной статистики или, проще говоря, Управление Росстата. Именно Росстат ведет классификатор и базу данных, обеспечивающую учет информации и статистики о субъектах хозяйствования, то есть аккумулирует собранные сведение.

При регистрации организациям и ИП выдается письмо Росстата, где содержится присвоенный код ОКПО. То есть впервые получить его очень просто, он выдается вместе с другими регистрационными документами.

Если код утерян, Росстат выдаст его повторно. Кстати, это услуга является платной.

Номер ОКПО ИП или ООО можно узнать, имея такие документы, как выписка из реестра (ЕГРИП или ЕГРЮЛ), для акционерных обществ – Устав (копия), выписка ЕГРЮЛ и выписка из реестра акционеров. В Росстат можно прийти лично или отправить электронный запрос через официальный сайт. Запрос оформляется в письменном виде.

ОКПО фирмы указывается на всех юридических, налоговых и бухгалтерских документах и отчетах. Например, в договорах, соглашениях, лицензиях, разрешениях, счетах, актах выполненных работ, в любых отчетах проверяющих органов.

Как найти его по ИНН и другие способы

На сайте Федеральной налоговой службы есть специальный сервис, по которому можно узнать код ОКПО по ИНН. Там вы узнаете точный адрес организации, а затем в районной администрации можно узнать и сам код.

Зная код ОКПО, легче получить доступ к другим реестрам и проверить добросовестно ли выполняет ваш контрагент свои обязательства перед государством, не открыта ли процедура банкротства в его отношении.

Свой код можно узнать и обратившись в саму налоговую инспекцию, подав письменное заявление на выдачу выписки из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. Официальный ответ придет через 5 дней. Также можно обратиться и в районную администрацию. При себе обязательно нужно иметь документы, в том числе ИНН.

Есть сайт, на котором осуществляется проверка ОКПО. Для проверки нужно знать полное наименование организации, данные ЕГРИП или ЕГРЮЛ, ОГРН и дату регистрации.

Благодаря коду на всей территории государства ведется единый, централизованный и достоверный реестр всех субъектов хозяйствования. Создано единое информационное поле и статистическая база данных. Данный классификатор – не статическая система, он постоянно меняется, в него вносятся изменения и дополнения, поэтому его не публикуют, иначе это заняло бы не один том, а переиздание происходило бы еженедельно.

Актуальный код можно узнать или в самом Росстате, или в интернете через ИНН. Также коды крупных предприятий можно узнать, просто воспользовавшись поиском в интернете. Многие из них публикуют его на своем сайте.

Для государственных органов ОКПО – удобная база, где под одним номером можно узнать полную информацию о конкретном субъекте. Также единый код упрощает обмен информацией между различными органами.

Структура кода ОКПО

В общегосударственном реестре идентификатор ОКПО имеет два самостоятельных раздела: первый отведен для юрлиц и организаций без этого статуса, а второй – для индивидуальных предпринимателей.

Каждый раздел состоит из 3 частей.

  1. Название объекта. В этом блоке фиксируется полное наименование хозяйствующего субъекта, а также сокращенное. Название должно быть указано на русском языке, но если имеется и иноязычный вариант, его вписывают как дополнительные сведения. Для ИП наименование – это ФИО в именительном падеже.
  2. Идентификатор. Сами цифры, из которых состоит код ОКПО: 8 для предприятий, 10 – для ИП. Первая и вторая цифры кодируют направление вида деятельности, их может быть 4:
    • ресурсы (природные и трудовые);
    • товары и другие продукты труда и производства;
    • народное хозяйство;
    • документация и управление.

    Остальные позиции, кроме последней, представляют собой порядковый номер, доставшийся в процессе регистрации. Завершающий знак является контрольным, его можно рассчитать по особой схеме, описанной в Правилах стандартизации.

  3. Дополнительные коды. Кроме ОКПО, предприниматель получает принадлежность и к другим классификаторам, фиксирующимся в его статистическом учете, таким, как:
    • ОКАТО;
    • ОКФС;
    • ОКОГУ;
    • ОКОПФ;
    • ОКВЭД;
    • ОКТМО.

Данные о других возможных классификаторах, кроме приведенных 6, в этом блоке не предусмотрены.

Где взять ОКПО

Перечислим все возможные способы получения информации об ОКПО.

  1. Письмо из статистики. Юрлицам, организациям и ИП при регистрации нужно получить выписку из данных Росстата, которая содержит всю основную статистическую информацию о новом субъекте предпринимательской деятельности, в том числе и код ОКПО. Если это письмо утеряно, его можно запросить повторно лично или через Интернет (повторная информация предоставляется уже за отдельную плату). Для этого необходим ИНН и выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.
  2. Различные документы. Код ОКПо указывается на большом количестве различной документации по делопроизводству фирмы: платежных поручениях, бухгалтерских и налоговых бумагах, соглашениях, актах приемки-передачи или выполненных работ, отчетах контролирующих органов.
  3. Сервис Федеральной налоговой службы. Код ОКПО можно узнать онлайн, если известен ИНН предпринимателя или юрлица. На сайте можно узнать адрес, по которому зарегистрирована организация, а сам ОКПО выяснить уже в районной администрации.
  4. Налоговая инспекция. Написав письменное заявление, можно попросить о выдаче повторной выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для этого нужно удостоверение личности, ИНН и учредительные документы фирмы. Официально вам должны ответить в течение 5 суток.
  5. Официальные сайты. Многие предприятия, особенно крупные, не делают секрета из своего ОКПО и публикуют его на своих интернет-страницах, где их легко отыскать, воспользовавшись функцией «Поиск».

Информация об ОКПО – в основном справочная, она не часто нужна при обычном ведении бизнеса, требуется она регулирующими органами только в особенных ситуациях. Часто индивидуальные предприниматели не осведомлены о собственном коде ОКПО, ведь эти сведения не являются обязательными.

admin