Документы финансовой отчетности

Ведение внешнеэкономической деятельности подразумевает умение ориентироваться в большом количестве документов, в том числе и финансовых. В этой статье мы познакомим вас с особенностями и содержанием финансовых документов.

Мы расскажем о том, какие финансовые документы, относящиеся к деятельности предприятия, должна иметь компания, занимающаяся импортом или экспортом, об их структуре и о том, кто имеет право на их подпись.

Финансовые документы при ВЭД

Финансовые документы предприятия – документы, из которых можно узнавать финансовое состояние организации за конкретную дату или итоги его работы за конкретный период. Из этих документов можно узнать о возможностях организации в плане финансов, прибыли или убытках, возможностях для дальнейшего ведения деятельности. Главные финансовые документы: балансовый отчёт, отчёт о прибыли или убытках, отчёт о направлениях расхода денег.

Рассмотрим основные финансовые документы в РФ, которые требуются для осуществления внешнеэкономической деятельности:

    • Счёт-фактура. Документ, являющийся основанием для выполнения оплаты;
    • Счёт-проформа. Документ, требующийся для подтверждения таможенной стоимости и прохождения таможенного контроля. В нём указаны цена и стоимость транспортируемого товара. Счёт-проформа не является основанием для оплаты;
    • Инвойс. Является аналогом счёт-фактуры и товарной накладной. В документе имеются данные о продавце и покупатели, условия поставки, ссылка на договор ВЭД, название товара, коды ТН ВЭД, стоимость и цена;
    • Сертификат страны происхождения. Его требуется получать в государстве экспорта. Выдается документ в торгово-промышленной палате. Применяется он для прохождения таможенного оформления и обеспечения уплаты пошлины со льготами.

    Другие виды финансовых документов

    Компания, занимающаяся внешнеэкономической деятельностью, должна также иметь следующие документы финансовой отчётности:

    1. Балансовый отчёт. Из него можно узнать о финансовом состоянии компании. В нём указывается структура капитала организации. В подразделе актив содержатся сведения о размещении денег и путях их траты. В подразделе пассив содержатся сведения об источниках поступления средств, финансировании.
      Активы могут быть оборотными, то есть краткосрочными: дебиторская задолженность, производственные запасы и так далее. Активы могут быть необоротными, то есть долгосрочными: основные средства, патенты, лицензии и так далее. В балансовом отчёте указываются долгосрочные инвестиции, пассив баланса, заёмный капитал, собственный капитал;
    2. Отчёт о прибыли и убытках. В этом документе указываются итоги хозяйственной деятельности организации за определённый период, разница доходов и затрат, размер убытка или прибыли.
      Отчёт о прибыли может быть одноступенчатым или многоступенчатым. При одноступенчатой структуре доходы складываются. Затем складываются расходы. Путём вычета определяется размер прибыли или убытков. Многоступенчатая структура подразумевает последовательный вычет из форм дохода формы расхода. В итоге требуется подвести промежуточные результаты;
    3. Отчёт о движении финансовых средств. В этом документе указываются поступления средств, их расход. Указываются только те пути движения средств, которые относятся к текущей деятельности организации.
      Данный документ имеет несколько разделов. Это движение денег при производственно-сбытовой деятельности (выпуск товара, его доставка, чистая прибыль и так далее), движение денег при инвестиционной деятельности (это любые действия, при которых производится приобретение и продажа капитала, инвестиции в акции и прочее), движение средств при финансовой деятельности (получение финансов вследствие предоставления их со стороны кредиторов или инвесторов). Расчёты при оформлении этого документа выполняются на основе информации из балансового отчёта и отчёта о прибыли/убытках.
    4. Документы, отражающие платёжно-банковские операции. Сюда включаются банковские гарантии, паспорт сделки и т.д.

    Выпуск товаров за границу возможен только при наличии всех сопроводительных бумаг. Какие документы для экспорта необходимо представить на для таможни, читайте в нашей статье.
    Читайте как рассчитать таможенную стоимость товара вот тут. Из этой статьи вы узнаете и о правилах оформления декларации таможенной стоимости.

    Право подписи финансовых документов

    Мы рассмотрели примерную структуру финансовых документов компаний, но кто имеет право подписывать их при оформлении?

    Доверенность на право подписи может оформляться у нотариуса, однако эта крайняя мера. В большинстве предприятий имеется внутренняя доверенность на право подписи, снабженная специальным приказом.

    Обычно право на подпись финансовых документов принадлежит руководителю организации или главному бухгалтеру.

    Оформление Финансовых документов и отчетов

    Однако, при их отсутствии на месте, право может быть передано другим сотрудникам.

    Для выполнения доверенности на право подписи необходимо оформить её в письменной форме на бланке организации, а также поставить печать. В доверенности указывается следующая информация:

    • дата и город оформления доверенности;
    • паспортные данные сотрудников, на которых составляется доверенность, а также их подписи;
    • срок, в течение которого документ остается действительным.

    Внешнеэкономическая деятельность – это одновременно и широкие возможности для развития компании, и возникающие при этом сложности. ВЭД требует не только поиска контрагентов за рубежом, но и вдумчивого оформления документов. Информация о том, как оформляется договор между партнёрами по внешнеэкономическим операциям вот здесь. Финансовые документы – важнейшая часть документооборота компании. Из них можно узнать о финансовом состоянии организации, прибыли и убытках.

    Финансовые бумаги важны и при осуществлении транспортировки груза через границу. Документы, требующиеся для таможенного оформления, несут в себе информацию таможенной стоимости груза, его характеристиках, условиях поставки и так далее. Они свидетельствуют о финансовом аспекте конкретной перевозки груза.

    Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

    Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

    Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

    Одним из главнейших документов организации является финансовая отчетность. Именно ее предоставляют в налоговые органы финансовые организации. Основной целью финансовой отчетности является отображение текущего финансового состояния предприятия. Финансовая отчетность формируется каждый период. Согласно новому законодательству, окончательное формирование финансовой отчетности должно происходить в конце года, на основе ежеквартальных экономических показателей.

    Фундамент, на котором формируется финансовая отчетность, это бухгалтерский баланс предприятия. Он должен сводиться ежемесячно – для внутренней отчетности и ежеквартально – для налоговых органов. Бухгалтерский баланс представляет собой структуру активов и пассивов организации.

    1.2.3. Основные документы финансовой отчетности

    Под активами предприятия понимается перечень имеющегося имущества предприятия, в том числе и готовая продукция. Их классифицируют как оборотные и внеоборотные.

    К первому виду активов, относят то имущество и средства, которые используются в процессе финансово-хозяйственной деятельности организации, а внеоборотные, это основные средства, такие как оборудование, здания и сооружения, а так же долгосрочные вклады организации в сторонние проекты и дебиторская задолженность. Кроме разделения активов предприятия на оборотные и внеоборотные, их подразделяют и по степени ликвидности, то есть окупаемости. Высоколиквидные активы, это те средства, которые могут быть переведены в денежный эквивалент в кратчайшие сроки. Поэтому, самым высоколиквидным активом предприятия является собственный капитал и чистая нераспределенная прибыль.

    Помимо бухгалтерского баланса, при формировании финансовой отчетности предоставляют следующие документы:

    • Отчет о прибыли и убытках предприятия за отчетный период. Данный отчет позволяет проследить динамику изменения финансового состояния предприятия и выявить тенденции изменений.
    • Отчет о движении денежных средств. Данный отчет предоставляется организацией при составлении промежуточной финансовой отчетности, и может прилагаться в качестве дополнения к годовой отчетности.
    • Аудиторское заключение. Данный отчет не является обязательным, и предоставляется по желанию руководства организации или по специальному запросу из налоговых или правоохранительных органов. Аудиторское заключение производят независимые специалисты аудиторской компании, основываясь на финансовой отчетности предприятия и внутренних экономических показателях организации.
    • Пояснительные записки. Это дополнение к бухгалтерскому балансу и отчету о прибыли и убытках, которое составляется экономистом или главным бухгалтером предприятия. Пояснительные записки содержат все необходимые пояснения и расшифровки к предоставленным основным документам финансовой отчетности.

    Финансовая отчетность является официальным документом предприятия, который играет важную роль в экономическом развитии и становлении предприятия. Поэтому, финансовая отчетность должна предоставляться организацией регулярно, и составляться квалифицированным специалистом. Помимо порядка формирования, финансовая отчетность имеет принципы, на которые основываются при ее составлении.

    Основные принципы формирования финансовой отчетности

    • Первый принцип – это объективность. Данный принцип является самым важным, так как за фальсификацию показателей финансовой отчетности пожен большой штраф и наказание, вплоть до лишения свободы. Поэтому, вся финансовая отчетность должна отображать реальное финансовое состояние организации.
    • Принцип второй– учет по начислению. Данный принцип заключается в том, что в формировании финансовой отчетности должны быть отображены не только операции с денежными средствами, но и различные виды взаимных услуг между предприятиями, бартер и прочие нематериальные операции;
    • Третий принцип – консерватизм. Отличие финансовой отчетности от различных проектов и даже бизнес планов в том, что в финансовой отчетности организации должны быть отображены лишь сухие факты, которые обязаны иметь подтверждение в виде реально существующих экономических показателей.

    Принципы формирования финансовой отчетности уже долгое время являются важным правилом для бухгалтерских работников и экономистов. Это обусловлено не только важностью этого финансового документа, но конфиденциальностью изложенной информации. Так как финансовая отчетность представляет собой структурированную сводку всех экономических показателей организации и всесторонне характеризует ее экономическое состояние. Поэтому, в свете высокой конкуренции на рынке бизнеса, данные финансовой отчетности строго охраняются и не разглашаются третьим лицам без необходимости.

    Профессиональную деятельность предприятия, занимающегося транспортными перевозками груза, невозможно представить без ведения бухгалтерского учёта. Основными бумагами для подобных организаций являются финансовые документы. Без знаний и опыта в их составлении невозможно представить успешные поставки товара через государственную границу. В данной статье рассмотрим список документов финансовой отчётности для компаний-участников ВЭД, содержание этих бумаг и принадлежность права на подпись.

    Финансовые документы предприятия — что это такое?

    Финансовые документы являются очень важными бумагами для отслеживания рентабельности и продуктивности деятельности предприятия. С помощью них можно получить подробную информацию о финансовом состоянии участника ВЭД, доходах за определённый период времени и результатах работы.

    Что может дать полученная из этих бумаг информация? На её основе принимаются решения по поводу:

    • реорганизации финансов;
    • снижении косвенных трат;
    • изменении плана работы;
    • дальнейших возможностях предприятия.

    Виды финансовых документов

    Законодательством Российской Федерации установлен перечень бумаг, которые необходимы юридическому лицу для ведения внешнеэкономической деятельности. Рассмотрим их в отдельности.

    Балансовый отчёт

    Балансовый отчёт даёт наиболее подробную и наглядную информацию о финансовом состоянии предприятия-участника ВЭД. Исходя из указанных в отчёте данных, можно судить о рентабельности компании и эффективности действующего плана.

    Балансовый отчёт состоит из трёх подразделов:

    • Актив. В нём содержится информация о размерах капитала компании и тратах за отдельный период времени.
    • Пассив. Он содержит данные о доходах предприятия.
    • Доля собственников. Она зависит от размера инвестиций.

    Общий капитал компании, т. е. актив, является суммой пассива и долей инвесторов.

    Помимо информации о финансовом состоянии предприятия, из балансового отчёта можно узнать о целесообразности инвестирования в компанию и стоимости акций. Потенциальные инвесторы, исходя из этого документа, оценивают положение предприятия на современном рынке. Это и обуславливает огромную значимость балансового отчёта.

    Отчёт о прибылях и убытках

    Если балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юридического лица, то в этой бумаге прописывается чёткое соотношение прибылях и убытков. Существенным отличием между этими документами является и то, что балансовый отчёт показывает общее финансовое состояние компании, а отчёт о прибылях и убытках — показатели и параметры за отдельно взятый период.

    Это, как правило, квартал или год.

    Отчёт должен содержать следующую информацию:

    • Размер доходов;
    • размер убытков;
    • соотношение прибыли и убытков;
    • общие результаты деятельности организации.

    Существует две разновидности этого документа:

    1. Одноступенчатый. Результаты деятельности компании оцениваются путём вычета из общих доходов всех убытков.
    2. Многоступенчатый. В данном случае производится последовательный вычет соответствующих форм расходов и убытков. После всех вычислительных операций подводится итог.

    При составлении этого документа рекомендовано пользоваться установленной законодательством Российской Федерации формой. Бланк можно дополнять или исключать некоторые позиции по собственному усмотрению (в рамках закона), он является лишь примером.

    Балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юр. лица.

    Отчёт о движении денежных средств

    Отчёт о движении денежных средств показывает, по каким путям поступают и расходуются средства компании. Это позволяет наиболее эффективно составлять и регулировать план деятельности участника ВЭД.

    Используются два метода составления этого документа:

    • Прямой. Этот метод позволяет установить размеры притока и оттока денежных средств. С его помощью нельзя сопоставить расходы и доходы, установить взаимосвязь между этими показателями.
    • Косвенный. Этот метод заключается в сопоставлении чистой прибыли и денежного прироста компании. Он может быть использован для автоматизации процесса бухгалтерского учёта.

    Выбор между этими двумя методами полностью зависит от типа организации. Прямой метод идеально бы подошёл для малого бизнеса. Крупным же организациям необходимо использовать косвенный метод составления этого документа для автоматизации учёта большого количества платёжных бумаг.

    Отчёты о банковских операциях

    К ним относятся квитанции об осуществлении платежей или поступлении денежных средств, банковские гарантии и т. д. Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.

    Счёт-фактура

    Счёт-фактура — бумага, которая содержит в себе основные характеристики груза. За его оформление ответственен продавец. Руководствуясь информацией, которая содержится в счёт-фактуре, покупатель производит оплату поставки.

    В данной бумаге обязательно содержатся следующие данные:

    • Основные характеристики товаров.
    • Стоимость единицы товара и всей партии.
    • Данные продавца и покупателя.
    • Информация о поставщике и условиях перевозки.

    Счёт-проформа

    Счёт-проформу часто путают с предыдущей бумагой. Но у этих документов абсолютно разное назначение, они сильно отличаются между собой.

    Счёт-фактура — документ, который является основанием для осуществление оплаты поставки.

    Финансовые документы предприятия: особенности и структура

    Он выдаётся покупателю уже после поставки.

    Счёт-проформа же является подтверждением реальной таможенной стоимости продукта. Данная бумага используется для выполнения процедуры таможенного оформления. Информация, указанная в ней, влияет на размер налоговых пошлин. Отправляется она до осуществления поставки.

    Инвойс

    Инвойс является обязательным для осуществления процедуры растаможки документом. Он выдаётся покупателю одновременно с продуктом. Инвойс содержит основную информацию о транспортируемом грузе:

    • Коды ТН ВЭД.
    • Наименование продукции.
    • Вес и количество продукции.
    • Основные характеристики.
    • Информация об упаковке и маркировке.
    • Информация о заключенном ранее договоре купли-продажи.
    • Данные всех участников сделки.
    • Стоимость поставки.

    Инвойс актуален только для внешнеэкономических сделок. При транспортировке груза внутри страны он не оформляется.

    Чем инвойс отличается от перечисленных выше финансовых документов? Он необходим таможенному органу для растаможки. В этой бумаге подробно указывается вся информация о грузе. Счёт-фактура и счёт-проформа используются для оплаты товара и вычисления размера таможенных выплат соответственно. Как посчитать таможенные платежи подробнее здесь.

    Право подписи финансовых документов

    Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.

    Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:

    1. Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
    2. Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.

    Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.

    Оформление доверенности

    Доверенность на исполнение этой процедуры должна быть оформлена в письменном виде. Она должна содержать следующую информацию:

    • Паспортные данные доверенных лиц и копия удостоверяющего личность документа.
    • Дата оформления документа.
    • Название организации и её юридический адрес.
    • Срок действия доверенности.

    Дополнительная информация о финансовой отчётности предприятия в этом видео:

    От документооборота предприятия во многом зависит его рентабельность. А финансовые документы являются просто неотъемлемой частью внешнеэкономической деятельности. Именно в отчетах и прочих бумагах можно отследить динамику развития и эффективность действующего плана.

    Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

    ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

    Любое юридическое лицо, осуществляющее какую-либо хозяйственную деятельность и работающее на коммерческом расчете, находится в правовых, финансово-хозяйственных и иных социальных и экономических отношениях с государством и другими юридическими лицами. Независимо от формы собственности (государственная, кооперативная, частная, смешанная) в каждой из хозяйственных структур и единиц ведутся установленные государством учет и отчетность, в том числе обязательные их виды, предусмотренные законами, президентскими указами и правительственными решениями, постановлениями, распоряжениями, директивными письмами, инструкциями и другими документами.

    Правильно организованный учет дает возможность предприятию (организации) вести хозяйство экономно, расчетливо, прибыльно, изыскивать резервы увеличения дохода и прибыли.

    Чтобы успешно вести учет на предприятии, необходимо понять основы его построения и четко, полно, своевременно, качественно отражать в бухгалтерских документах производимые предприятием операции: затраты (расходы), полученные доходы (прибыль), расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, партнерами, бюджетом. Большое значение для грамотной организации учета имеют показатели хозяйственной деятельности: натуральные, трудовые и денежные. Хозяйственная деятельность подвергается учету в двух ее функциональных аспектах: объекты, составляющие хозяйственную деятельность, и объекты, ее обеспечивающие.

    Хозяйственные средства предприятия (организации) состоят из групп: основные средства – здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства; оборотные средства – сырье, материалы, топливо; денежные средства – денежная наличность; средства в расчетах – дебиторская задолженность различных организаций и лиц данному предприятию (организации); отвлеченные средства – возникают в связи с получением и распределением дохода (прибыли).

    Источники образования средств: собственные (уставный фонд); заемные (ссуды, краткосрочные кредиты банка).

    Метод бухгалтерского учета – совокупность способов и приемов, позволяющих бухгалтерскому учету осуществлять контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия (организации). Этот метод включает: документацию, инвентаризацию, счета, двойную запись, оценку, калькуляцию, баланс, отчетность. Каждый элемент метода бухгалтерского учета имеет свои общепризнанные стандарты оформления и обработки документов.

    Документ –письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

    СОЗДАНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ   ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТА Упрощенная схема бухгал­терского учета и отчетности       ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА
    Первичный     Книга доходов и   Декларация     АРХИВ
    документ     расходов   о доходах        
      ОРГАНИЗАЦИИ ВСЕХ ФОРМ СОБСТВЕННОСТИ (варианты обработки)   ПРОСТАЯ ФОРМА УЧЕТА  
          Журнал регистрации финансо­во-хозяйственных операций      
          УПРОЩЕННАЯ ФОРМА УЧЕТА    
          Ведомости В1-В8   Шахматка В9      
          МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА УЧЕТА    
    Первичный       Мемориальные   Журнал —     Баланс     АРХИВ
    документ       ордера   Главная                
            ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА    
            Журналы-ордера   Главная книга        
            КОМПЬЮТЕРНАЯ ФОРМА      
              Компьютерные бухгалтерские программы              

    План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия (организации) делится на девять разделов, которые дают всестороннюю характеристику хозяйственной деятельности, состояния хозяйственных средств, их источников, финансовых возможностей: основные средства и другие долгосрочные вложения; производственные запасы; затраты на производство; готовая продукция, товары и реализация; денежные средства; расчеты; финансовые результаты и использование прибыли; фонды и резервы; кредиты и финансирование; забалансовые счета.

    В соответствии с Планом счетов в бухгалтерии должны вестись и храниться основные документы:

    • Главная бухгалтерская книга предприятия (организации);
    • годовой и квартальные балансы, другие формы бухгалтерской

    отчетности;

    • акты ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности;
    • акты (ведомости, описи) инвентаризации зданий, оборудования, товарно-материальных ценностей;
    • акты приема-сдачи и списания имущества и материалов;
    • расчеты (акты) проверки начисления заработной платы и правильности взимания налогов с предприятия (организации);
    • акты проверки кассы;
    • годовой финансовый план (прогноз);
    • годовой план-расчет финансирования капитальных вложений и

    титульные списки на капвложения;

    • квартальные кредитные и кассовые планы;
    • переписка с органами власти и управления, банками, сторонними организациями, деловыми партнерами по вопросам кредитования, финансирования, получения аккредитивов, дебиторской задолженности, финансовых соглашений, движения валютных средств, расчетов за материалы; сырье, оборудование, работы, услуги;
    • книга регистрации счетов, аккредитивов, банковских и платежных поручений, доверенностей предприятия (организации), платежей инофирм;
    • счета на реализацию материалов, продукции, работ, услуг;
    • месячные финансовые донесения;
    • кассовая книга;
    • кассовые, банковские, мемориальные документы;
    • оборотные ведомости;
    • путевые листы;
    • лицевые счета работников;
    • аннулированные доверенности;
    • расчетные ведомости на выдачу заработной платы, премиальных и отпускных;
    • ведомости оплаты больничных листов;
    • платежные поручения на выплату пособий на детей;
    • табели явки на работу;
    • авансовые отчеты подотчетных лиц, командировочные документы;
    • отчеты, справки, письма об отчислении средств на социальное обеспечение.

    Имеются нормативные акты и специальные инструкции по составлению и оформлению большинства видов учетно-отчетной документации.

    Приходные и расходные кассовые документы оформляются в соответствии с Положением о ведении кассовых операций; банковские документы – Правилами банка; состав, порядок подготовки и представления статистической отчетности – соответствующими положениями и инструкциями государственных статистических органов. В ряде документов допускается и свободный порядок изложения информации и записи сведений. Например, акт специальной проверки или ревизии. Главное требование – обоснованность, доказательность, убедительность приводимых сведений.

    Движение сырья и материалов по видам, сортам учитывается в карточках складского учета на основании первичных приходо-расходных документов: приходных ордеров, журналов учета поступающих грузов, транспортных и отгрузочных документов, актов о приеме материалов, требований для учета и отпуска, накладных на внутреннее перемещение и отпуск на сторону материалов и сырья, нарядов.

    Виды обязательной финансово-бухгалтерской документации:

    • расчетные счета. Расчетные счета открываются предприятиями (организациями) или отдельными предпринимателями, имеющими статус юридического лица, на основании заявлений, карточек с образцами подписей, оттиска печати предприятия (организации), устава или учредительного договора, справки о государственной регистрации и полномочиях руководителей и главных бухгалтеров – по установленным формам;
    • документы по безналичным расчетным операциям – посредством акцептной и безакцептной форм расчетов, аккредитивов, особых счетов, платежных переводов, чеков, распоряжений по бесспорному списанию средств;
    • доверенности – письменные свидетельства о полномочиях, выдаваемые одним юридическим лицом другому для представительства перед третьими лицами. Реквизиты доверенности: срок действия, наименование и номер расчетного счета предприятия (организации), наименование и адрес банка, дата выдачи, фамилия, имя, отчество, паспортные данные лица, которому выдана доверенность, цель доверенности, подписи доверенного и доверяющего, печать юридического лица и дата выдачи доверенности, регистрационный номер по журналу учета выданных доверенностей;
    • приемные квитанции – документы, использующиеся для оформления приемки сырья, материалов, готовой продукции. В приемных квитанциях фиксируются: категория, сортность, вид материала, соответствие стандартам, единичная цена и общая стоимость. Заверяются квитанции подписями должностных лиц и печатью;
    • авансовые отчеты – документы, составляемые лицом, получившим наличные деньги (суммы под отчет) для выполнения возложенных на него обязательств или поручений руководства предприятия (организации).

    Порядок подписания и удостоверения документов определяется должностными инструкциями предприятия (организации). Документы и письма, имеющие отношение к материальным гарантиям, связанные с получением товарно-материальных ценностей и денежных средств, подписываются первым руководителем предприятия (организации) и главным бухгалтером. На подписанных документах ставится печать, служащая удостоверением подписей и придает документам юридическую силу. Полномочия должностных лиц на подписание документов по учету и отчетности оформляются приказом по предприятию (организации).

    КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

    1. Каковы общие требования к составлению первичных документов?

    2. Назовите виды обязательной бухгалтерской документации и их назначение.

    3. Каковы особенности хранения бухгалтерских документов?

    ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

    Деловой этикет

    Деловой этикет является одной из наиболее существенных характеристик делового мира. Деловой мир можно представить в виде следующих составных частей: личность делового человека, условия, в которых осуществляется то или иное дело, деловые отношения между партнерами и сослуживцами.

    Деловой этикет – это совокупность правил, принципов и конкретных форм общения, обладающих рядом специфических особенностей. Важнейшими среди них являются ориентация на конструктивный результат, стремление разрешения конфликта, спорного положения, достижения договоренности, соглашения. В деловом общении интерес к обсуждаемой проблеме должен преобладать над симпатией или антипатией к партнеру. Речевой этикет является основной частью делового общения. Он предполагает вежливое и уважительное отношение к собеседнику, использование речевых норм приветствия, прощания и представления, умение правильно и лаконично формулировать свои мысли.

    В основе правил делового этикета лежит: вежливое и уважительное отношение в деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающимися разное служебное положение; умение принимать решения и способность их выполнять; честность в деловых отношениях; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с мнением партнера; умение признавать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

    Деловое общение – это не только голосовое общение, но и общение посредством документов, деловой этикет проявляет себя в форме и содержании документов. Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при веде

    нии переписки. Первое и основное правило переписки – нельзя затягивать с ответом, заставляя корреспондента ждать. С деловым партнером нужно быть искренним и не писать ненужных писем.

    Как оформлять финансовые документы

    Проявлением этикета является употребление вступительных и заключительных формул вежливости.

    С появлением Интернета образовалась глобальная среда письменной речи, которая имеет свой этикет. Сетевой этикет предъявляет к письмам свои требования. Свое имя и фамилию надо писать по-русски. Обязательно надо указывать конкретную тему письма. В содержании письма необходимо избегать долгих отступлений, писать надо кратко, ясно и по делу. Хороший стиль и связный текст письма говорит о грамотности автора.

    Для переписки с иностранными корреспондентами можно использовать специально разработанные программы. Самые известные и распространенные в России текстовые процессоры – это Microsoft Word (для работы в системе

    Windows) и Лексикон (для работы в MS-DOS), а также Write и WordPad. Они являются хорошими помощниками в написании деловых писем на русском и других языках. В них есть готовые документы, которые можно выбрать по тематике, стилю, назначению. Нужно лишь дополнить письмо именами и координатами, которые известны только пользователю, и отправить его адресату. Если переписка ведется на английском или других языках могут помочь электронные словари: МультиЛекс, Lingo и другие. Как правило, время ответа на e-mail не должно превышать сутки (исключая нерабочие дни), если тема не подразумевает более длительных сроков для подготовки ответа.

    Преимущество электронной почты определяется оперативностью доставки информации от корреспондента к адресату. При этом каждое переданное по электронной почте письмо должно быть оформлено в соответствии с установленными требованиями делового этикета. Любые документы должны иметь безупречный внешний вид, иначе можно потерять свой престиж и доверие партнеров.

    Этикет деловых отношений предполагает широкий выбор правил и рекомендаций культурного поведения на работе. Культура деловых отношений нередко имеет большее влияние в управлении людьми, чем все другие, часто более глубокие и существенные качества.

    Читайте также:


    admin