Чем дубликат отличается от копии?

Вопрос:

Имеет ли нотариально заверенная копия документа такую же юридическую силу, как и сам оригинал?

Ответ:

Заверенная нотариусом копия документа не подменяет оригинал. Она имеет более высокую юридическую силу, чем обычная копия, но не равноценна ни оригиналу, ни дубликату.
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) {КонсультантПлюс}

20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

При этом суды в ряде решений признают нотариально удостоверенную копию равноценной оригиналу

Эксперты разъясняют следующее.

С одной стороны, нотариально удостоверенная копия документа не имеет юридической силы оригинала. С другой стороны, она отличается от обычной копии документа, которая вообще не имеет никакой юридической силы.

Отсутствие законодательного урегулирования обусловило разнообразие и противоречие судебной практики по этому вопросу.

Первая позиция — нотариально удостоверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала. Третий арбитражный апелляционный суд так прямо и постановил, что «нотариально удостоверенная копия документа обладает такой же юридической силой, что и подлинник документа» <1>. Верховный Суд РФ подтвердил подобный подход: «нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности» <2>.

<1> Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. N 03АП-4596/12 (дело А33-8612/2012).

<2> Определение Верховного Суда РФ от 27 февраля 2017 г. N 304-КГ16-20906.

Вторая позиция судов сводится к рассмотрению нотариально удостоверенной копии документа в качестве надлежащим образом заверенной копии. Она базируется на положении ч. 8 ст. 75 АПК РФ, которая предусматривает возможность представления в арбитражный суд письменных доказательств как в подлиннике, так и в форме надлежащим образом заверенной копии. В определении ВАС РФ установлено, что «к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ» <1>, т.е. ВАС РФ, по сути, поставил знак равенства между удостоверенной нотариусом и заверенной иным лицом, например работодателем, копией документа. Если в подобном ракурсе рассматривать юридическую силу нотариального заверения копии документа, то, во-первых, ее статус снижен; во-вторых, не совсем ясно, что понимать под «надлежаще заверенными копиями документов» и как их соотносить с оригиналами.

<1> Определение ВАС РФ от 20 декабря 2010 г. N ВАС-14501/10 «О передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации».

Таким образом, в современной судебной практике и доктрине сформировалась внешне в целом сбалансированная позиция в отношении юридической силы нотариально удостоверенной копии документа как бесспорности ее доказательственной силы или ее безусловной достоверности.

гл. II, § 1, «Дефекты, ошибки и неурядицы: правовое регулирование» (Бычков А.И.) («Инфотропик Медиа», 2017) {КонсультантПлюс}

В деловой практике используются подлинники (оригиналы) документов>, их дубликаты (документы, изготавливаемые взамен поврежденных или утраченных подлинников), а также копии. Подлинник документа и его дубликат равнозначны по своей юридической силе при соблюдении следующих условий. Дубликат должен воспроизводить полностью содержание подлинника, содержать необходимые реквизиты (Апелляционное определение Верховного суда Республики Марий Эл от 26.04.2016 N 33-679/2016), в подлежащих случаях должен быть нотариально удостоверен, если в такой форме был выполнен подлинник, и составлен с соблюдением установленных требований (Апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 18.06.2015 по делу N 33-8887/15).

Получение заимодавцем у нотариуса дубликата договора займа взамен утраченного подлинника само по себе не может свидетельствовать ни о сохранении между сторонами обязательственных отношений, вытекающих из договора займа, ни о неисполнении заемщиком данного договора. Более того, данный дубликат не может свидетельствовать о том, что заимодавец подлинный договор утратил, а не возвратил заемщику. Если иные доказательства, кроме дубликата договора, подтверждающие неисполнение заемщиком обязательств по договору займа, в материалы дела не представлены, то в иске заимодавца к заемщику будет отказано в полном объеме (Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.07.2016 по делу N 33-11150/2016).

Этим своим качеством (равнозначная по общему правилу юридическая сила) подлинники и дубликаты отличаются от копии документа, соответствие которой оригиналу всегда может быть поставлено под сомнение. В судебном разбирательстве подлинники документов представляются в суд в случае, если обстоятельства дела подлежат подтверждению исключительно такими документами. Подлинники необходимо также представить по требованию суда, если невозможно разрешить дело без подлинников или представленные копии одного и того же документа различны по своему содержанию (п. 2 ст. 71 ГПК РФ, п. 9 ст. 75 АПК РФ и п. 3 ст. 70 КАС РФ).

Подлинники представляются в материалы дела или на обозрение суду с целью уяснения всех фактических обстоятельств спора и их правильной оценки. Следует учитывать, что суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств. Факт, подлежащий установлению с помощью утраченного подлинника, не считается доказанным (п. 7 ст. 67 ГПК РФ, п. 6 ст. 71 АПК РФ, п. 7 ст. 84 КАС РФ). Однако такое требование не применяется, если в материалы дела представлена только одна копия документа и другой, которая ей не соответствует, нет. В таком случае оснований для отклонения данного доказательства нет (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 17.05.2016 N Ф09-3113/16).

Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»

Наталия КОНДАКОВА

Особые виды копий — архивная копия и копия электронного документа. Архивная копия — это официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Копия электронного документа — это форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в установленном порядке. Формой внешнего представления электронного документа является его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Следует различать понятия «заверенная копия» и «дубликат документа». Дубликат документа — это повторный экземпляр подлинника официального документа, созданный взамен утраченного или поврежденного и имеющий юридическую силу. Дубликат — это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Отличие копии от дубликата заключается в цели изготовления. Дубликат заменяет подлинник, а копия воспроизводит его. Целью создания обусловлено то, что дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа (номер, печать, серию и т.д.), а копия в точности повторяет атрибуты того оригинала, который она воспроизводит.

Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными правовыми актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40. Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа. Чтобы отличить дубликат от подлинника (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника), на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат».

Порядок заверения копий определен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Требования к удостоверению копии документа, установленные инструкцией по делопроизводству, должны соблюдаться независимо от способа ее изготовления.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Оформить подписку на журнал

Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Чем отличается подлинник от дубликата

Дубликат выдается взамен подлинника, если подлинник испорчен или утерян. То есть он заменяет подлинник и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Может выдаваться по запросам физических и юридических лиц. Чтобы отличить дубликат от подлинника, в верхнем правом углу дубликата документа ставится штамп «Дубликат». Тогда подлинник, в случае его обнаружения, не имеет права использоваться. Дубликаты оформляются на принятых в организации бланках документов и полностью воспроизводят реквизиты подлинника документа.

Чем отличается дубликат от копии

Копия документа, в отличие от дубликата, может оформляться не только на бланке, но и на обычной бумаге. Она точно воспроизводит документ, но не является одним из его экземпляров. Копия не имеет юридической силы, если не заверена в установленном порядке. Копия документа может быть изготовлена в электронной форме или на бумажном носителе.

А если копия заверена

Заверенная копия, в отличие от обычной, может обладать юридической силой. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.

Итак, подведем итоги чем отличается дубликат от копии или заверенной копии:

  1. В отличие от копии дубликат всегда один и выдается взамен оригинала. Копий может быть несколько.

  2. Дубликат имеет свои реквизиты: надпись «Дубликат», номер, дату документа. Копия воспроизводит все реквизиты оригинала.

  3. Дубликат обладает той же юридической силой, что и подлинник. То есть может его заменить. Заверенная копия обладает юридической силой, но гораздо в меньшей степени, чем оригинал документа. Даже заверенная нотариально. Так как для совершения многих действий только заверенной копии недостаточно. Например, провести регистрацию имущества на основании заверенной копии договора, а не оригинала документа, не представляется возможным.

В деле всегда хранится подлинник. В случае его отсутствия дубликат. Заверенная копия выдается по запросу либо по необходимости. Обычные копии используются во внутренней работе организации. Они не нуждаются в хранении.

С уважением, Инна

Простая копия — копия документа, которую сняли на копировальном аппарате. Нотариально заверенная копия — нотариус снял простую копию и поставил на ней свою подпись и печать. Теперь подробнее.

В каждом языке существуют устойчивые выражения.
Например, на документе стоит печать — слышим фразы «документ с живой печатью», «документ с мокрой печатью», «документ с синей печатью». Все эти выражения означают только одно — это оригинал документа, на документе стоит подлинная печать.

«Простая копия», «обычная копия» — все это обозначает копию, которую сняли с документа на копировальном аппарате. Документ может быть на нескольких листах — копия снимается с каждого листа и в результате у нас будет документ на нескольких листах и копия документа на нескольких листах.

При подаче документов в то или иное учреждение видим требование сдать оригинал документа и копию. При подаче пакета документов сотрудник учреждения сверяет копию и оригинал — есть там отличия или нет. Эта же копия — отличий не должно быть. Но можно же обмануть и в копии что-то там подправить / убавить / изменить.

Для защиты от таких действий и обращаются к нотариусу.

Нотариус снимаем копию с документа (делает копию всех страниц документа на копировальном аппарате). Если исходный документ на нескольких листах — нотариус все листы скрепляет между собой.

На копии нотариус ставит штамп, свою подпись и гербовую печать. На штампе типовой текст о том, что нотариус заверил копию, подчисток, приписок, неоговоренных исправлений не обнаружено. Такая копия называется нотариально заверенной копией.

Как разместить заказПередайте нам документ любым удобным способом:
— отправьте по почте info@amira24.ru;
— пришлите через WhatsApp, Viber или Telegram на +7 (926) 264-68-44;
— приходите в любой из офисов;
— заполните заявку на сайте.Подтвердите срок и стоимость заказа.
Расскажем, из чего складывается стоимость, в какие сроки он будет готов.
Доступны 9 способов online-оплаты для физических лиц.
Удобнее платить с расчетного счета? Без проволочек выставим счет на юридическое лицо.Заказ готов.
Вам удобнее получить заказ в офисе? Вот адреса офисов.
Достаточно выслать заказ по электронной почте? Сделаем!
Доставить в другой город или страну? С удовольствием!

9 причин выбрать «Амира-Диалект»

Все виды переводческих услуг

Амира-Диалект оказывает следующие услуги:
— письменный перевод (юридический, технический, медицинский);
— устный перевод (синхронный и последовательный);
— перевод сайта;
— нотариальный перевод и перевод личных документов;
— апостиль и легализация, истребование документов.

Внимательность к деталям

Разговор с вами мы начнем с выяснения требований принимающей стороны. Кто попросил у вас перевод? Что с легализацией? Что с заверением? Какие у них требования по оформлению?

Бесплатные консультации

Простой вопрос можно обсудить по телефону или через онлайн-консультанта на сайте. Что-то сложное и требующее времени на ответ — напишите нам по почте info@amira24.ru.

Мы подробно и в полной мере ответим вам. Если в процессе обсуждения нам потребуется помощь со стороны — мы все выясним и расскажем вам. И это бесплатно.

Опыт работы

«Амира-Диалект» работает с 1999 года. У нас огромный опыт работы, проверенные переводчики, дружественные нотариусы и большое желание помочь вам решить возникшую задачу.

Мы постоянно на связи

Электронная почта, многоканальный телефон, популярные мессенджеры (Viber, WhatsApp, Telegram), Skype, бесплатный звонок с сайта — мы всегда на связи.

Доступная стоимость

Мы предлагаем вам качественный перевод свидетельства по низкой цене. Мы не скрываем цены — вот наш прайс-лист. Там нет витиеватых выражений, мелкого шрифта и тайных сносок.

Удобство оформления заказа

Наши сотрудники работаю с утра до позднего вечера. Мы специально арендуем помещения офисы рядом с метро — 3-5 минут пешком от метро и вы у нас!
Нет времени приехать к нам в офис — оформите заказ удаленно.

Удобство оплаты

В России вы или за пределами страны, рублевая у вас карточка или валютная, наличные или оплата по банку — мы примем платеж быстро и оперативно. Онлайн-оплата, закрывающие бухгалтерские документы — без вопросов, сделаем!

Бонус

Мы сохраняем выполненные переводы. Вы можете обратиться к нам спустя длительный срок и получить перевод в электронном виде абсолютно бесплатно.

Пришлите документы — через 30 минут* сообщим срок и стоимость.
* при размещении заявки в рабочие часы

admin