Чек или приходный кассовый ордер?

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

Г. Шахворостова, сертифицированный бухгалтер-практик (САР)

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ КВИТАНЦИЯ К ПКО ПОЛНОЦЕННЫМ ДОКАЗАТЕЛЬСТВОМ ОПЛАТЫ ЗА ТОВАР?

Компания закупила товар у ИП наличным расчетом. Поставщик предоставил счет-фактуру (без НДС), накладную на отпуск товара и квитанцию к ПКО. Фискальный чек ИП не приложил, т. к. не имеет кассовый аппарат. 1. Является ли квитанция к ПКО полноценным доказательством оплаты? 2. Насколько будет правомерно компании-закупщику отнести суммы за товар на свои затраты со стороны налогового управления?

В соответствии со статьей 645 Налогового кодекса на территории Республики Казахстан денежные расчеты производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Данное положение не распространяется на денежные расчеты:

1) физических лиц, не подлежащих обязательной государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей, кроме лиц, осуществляющих частную нотариальную деятельность или деятельность по исполнению исполнительных документов;

2) индивидуальных предпринимателей (кроме реализующих подакцизные товары), осуществляющих деятельность:

с применением специального налогового режима на основе патента;

в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса на территории открытых торговых рынков;

в рамках специального налогового режима для крестьянских или фермерских хозяйств, по деятельности, на которую распространяется данный специальный налоговый режим.

Таким образом, если поставщик — ИП относится к вышеперечисленным субъектам, то он вправе не применять контрольно-кассовые машины и в данном случае кассовый чек не требуется. Если же ИП не относится к таким субъектам, то требование чека контрольно-кассовых машин со стороны покупателя обязательно.

Требования к приему и выдаче наличных денег и оформлению кассовых документов установлены Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстана от 14 октября 2011 года № 1172.

Прием наличных денег в кассу субъекта производится по приходному кассовому ордеру, подписанному главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным руководством субъекта.

При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица на то уполномоченного руководством субъекта и кассира, заверенная печатью. Индивидуальными предпринимателями заверение печатью производится при ее наличии.

В данном случае, если квитанция к приходному кассовому ордеру оформлена в соответствии с Правилами, то она является первичным документом, подтверждающим оплату за товар. На основании накладной и квитанции к приходному кассовому ордеру налогоплательщик обоснованно относит произведенные расходы на вычеты в соответствии с пунктом 3 статьи 100 Налогового кодекса.

Но в случае документальной проверки налоговыми органами как компании, так и ИП, возможно проведение встречной проверки по данной операции, если ИП обязан применять контрольно-кассовую машину.

При установлении нарушения налоговый орган вправе привлечь к административной ответственности по статье 284 «Нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин» Кодекса об административных правонарушениях обе стороны сделки. Согласно пунктам 1 и 3 указанной статьи неприменение контрольно-кассовой машины при осуществлении на территории Республики Казахстан денежных расчетов, производимых при торговых операциях, выполнении работ, оказании услуг посредством наличных денег, а также применение контрольно-кассовой машины, являющейся неисправной или не состоящей на учете в органе государственных доходов по месту использования, а также невыдача чека контрольно-кассовой машины или товарного чека либо выдача чека контрольно-кассовой машины или товарного чека на сумму больше или меньше уплаченной за товар или услугу — влечет предупреждение.

Какой документ заменяет кассовый чек? Можно ли вместо чека ККМ выдавать накладную, товарный чек или квитанцию? Является ли квитанция к приходному кассовому ордеру аналогом чека ККМ? Разрешается ли выдача накладной или приходного ордера при разовой наличной сделке?

Когда ИП/ООО принимает наличную оплату от клиентов, то в большинстве случаев нужно применять ККМ и выдавать покупателям кассовый чек. Исключение: оказание услуг населению (разрешается выдавать типографский БСО), а так же применение ЕНВД (разрешается не применять ККМ, а вместо чека выдавать квитанцию об оплате).

Если ИП/ООО обязан по закону выдавать кассовый чек ККМ, никакой иной документ заменить чек не может. Нельзя вместо чека ККМ выдать накладную, товарный чек, квитанцию или кассовый ордер. У всех этих документов собственное назначение и подтверждением приёма наличной оплаты они не являются.

Накладная (равно как и товарный чек) подтверждает факт передачи товаров покупателю. Даже если в накладной указать, что она подтверждает оплату, такая оговорка ничего не изменит и не поменяет назначение накладной – это документ только о передаче товаров. Точно так же товарный чек составляется только на передачу товара. По сути, товарный чек – это вариант накладной, только накладная выдается ООО или ИП, а товарный чек – физлицам. Квитанция в свободной форме — в целом достаточно абстрактный документ, который ничего, по сути, не подтверждает, а выдаваться может только для своего успокоения. Квитанция не является ни накладной, ни БСО, такая квитанция не заменяет кассовый чек ККМ.

Квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) заменой кассового чека не является. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО) – документы по кассовым операциям (не путайте кассу и ККМ), которые отражают движение наличных денег внутри вашей деятельности.

Таким образом, ни один документ не заменят кассовый чек ККМ. Даже выдача БСО (т.е. документа, который вроде бы допускается в качестве замены чеку при оказании услуг) в иных случаях не будет заменой кассового чека. Если по закону должен выдаваться кассовый чек, заменить его ничем нельзя. Даже временно или разово, если, к примеру, выключен свет и кассовый аппарат не работает. Выдача любого иного документа вместо кассового чека, считается нарушением за которое установлен штраф для ИП – до 4000 руб. для ООО – до 40 000 руб.

Вопрос:

На основании каких норм принимая наличные от ИП и ООО, необходимо составить приходный кассовый ордер (ПКО)? Для чего нужна отрывная часть ПКО? На кого в этом случае оформляется ПКО, на кассира или на покупателя?
Есть ли стандартная последовательность действий кассира? Получить деньги от покупателя, выдать чек ККТ, снять кассу(ККТ), сдать деньги в кассу и получить ПКО, отдать корешок ПКО клиенту? Тогда что остаётся у кассира?

Ответ:

Принимая наличную оплату от ИП или ООО обязательно нужно выдать кассовый чек и квитанцию к приходно-кассовому ордеру. Это следует из п. 4.6, 5 и 6 Указания ЦБ от 11 марта 2014 г. N 3210-У .
Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
Таким образом, учет кассовых операций, в том числе при осуществлении наличных расчетов с применением ККТ, ведется на основании приходных и расходных кассовых ордеров.
Отрывную часть ПКО (квитанция) покупатель предоставит в бухгалтерию для отчета (приложит к авансовому отчету). Поскольку расчеты наличными юрлица могут производить только через подотчетное лицо (сотрудника организации). На кассовом чеке нет возможности указать, от кого конкретно приняты деньги. А в квитанции ПКО указывается, что деньги приняты от такого-то ООО.
Если Вы закупаете товар у юрлица или другого ИП и расплачиваетесь наличными, то Вам обязаны выдать кассовый чек и квитанцию к ПКО, где будет указано от кого конкретно приняты деньги (от ИП Соколова). Отмечу, что одной только квитанции ПКО недостаточно для принятия в расходы УСН, обязательно нужен кассовый чек. Квитанция к ПКО идет лишь в дополнение. Подробнее вопрос рассмотрен в наших видео-новостях:
Метод приходно-расходных кассовых ордеров
Что можно выдать вместо кассового чека: накладную, товарный чек или квитанцию?
Приходно-кассовый ордер выписывается на имя покупателя.
Квитанции к ПКО нужно выдать только покупателем юрлицам или ИП. Физлицам выдавать ПКО не нужно, таким покупателям выдается только кассовый чек.
При расчетах с юрлицами и ИП:
— кассир получает оплату наличными;
— пробивает кассовый чек и выдает его вместе со сдачей покупателю;
— выписывает ПКО, отрывает и отдает покупателю квитанцию от ПКО, сам приходно-кассовый ордер остается у кассира, который он в конце рабочего дня вложит в кассовую книгу;
— выписывает накладную для покупателя.
— по окончании дня, заполняет кассовую книгу и сшивает с листом кассовой книги ПКО, оформленные за день. При этом выручку, полученную от физлиц отражает отдельно по одному общему ПКО.
Внимание! Предельный размер наличных расчетов в рамках одного договора между юридическими лицами или юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем не должен превышать 100 000 руб.
При расчетах наличными с физлицами:
— получите оплату наличными;
— пробейте кассовый чек и выдайте его покупателю вместе со сдачей;
— по просьбе покупателя можно выписать товарный чек или накладную;
— по окончании рабочего дня заполняется кассовая книга, где отражается дневная выручка оприходованная по одному общему ПКО за день.
Подробнее о ведение кассовой книги и .

Актуально на дату 10.06.2015 г.

Когда ИП начинает работать и появляются первые покупатели сразу встает вопрос — как правильно принять наличные деньги у покупателя и что выдать ему в качестве подтверждающего документа?

Часто в интернете встречаю вопросы следующего вида:

  • Уточните, пожалуйста, свой ответ. Если у нас нет кассового аппарата и я могу оформить при продаже только приходный кассовый ордер, может ли это являться нарушением с точки зрения ИФНС. Покупателей устраивает квитанция к ПКО.
  • Можно ли выдать клиенту вместе кассового чека квитанцию от ПКО? И правомерно ли вообще выдавать подобный документ?
  • Могу ли я принять оплату наличными и выписать приходно — кассовый ордер? Должен ли я вести какой либо учет данных денежных средств и в какой форме? А так же сдавать эти деньги в банк на свой расчетный счет и как часто? В случае если я не имею право выписывать приходно — кассовый ордер, то существует ли иная возможность оплаты моих услуг наличными?

Если кратко, то:

Приходный кассовый ордер не может заменить кассовый чек. В соответствии с Федеральным законом от 22.05.03 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» сказано, что к кассовому чеку приравниваются только: 1. Бланки строгой отчетности, если ООО и ИП оказывают услуги населению 2. Товарные чеки, квитанции, если ООО и ИП являются плательщиками ЕНВД. Во всех остальных случаях, при осуществлении наличных денежных расчетов, обязательно должен выдаваться кассовый чек.

Таким образом, применение квитанции к ПКО по форме КО-1 вместо кассового чека при приеме наличной оплаты за проданные материалы является незаконным.

ИП на УСН обязаны применять ККТ

По услугам физлицам-потребителям — можно без ККМ, при этом не важна система налогообложения — п. 2 ст. 2 закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Некоторые клиенты предлагают оплатить наличными.

Могу ли я принять оплату наличными и выписать приходно — кассовый ордер?

Принимать оплату наличными Вы можете как от физлиц, так и ИП и юрлиц. От ИП и юрлиц — не более 100 000 рублей по одному договору (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У) От физлиц без статуса ИП без ограничения суммы и количества договоров. В подтверждение оплаты от физлица выдается не ПКО, а БСО БСО не подменяет ПКО. ПКО, в тоже время, не является бланком строгой отчетности. БСО имеет определенные реквизиты, перечисленные в законе от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», которых нет у ПКО. ПКО — строго кассовый документ, оформляющий кассовую операцию.

Должен ли я вести какой либо учет данных денежных средств и в какой форме?

А вот теперь о кассовых операциях. В соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П, вступившем в силу с 01.01.2012 г., ИП обязаны вести кассовые операции и эта обязанность не связана с отсутствием необходимости в ККМ для ИП, оказывающих услуги. Обязательно нужно вести кассовую книгу. Кассовая книга — это не книга кассира-операциониста, последняя применяется только теми, кто обязан иметь ККМ (см. ст.2 ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Вы не обязаны иметь ККМ, но обязаны вести кассовую книгу. Согласно п. 1.8. положения, кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002. РКО и ПКО — кассовые документы.

Бланк строгой отчетности

БСО — это не только заменитель чека из ККМ, но документ, подтверждающий договорные отношения в сфере бытовых услуг. По БСО оформляете каждый приход денег в течении дня, а в конце дня оформляете один ПКО на всю сумму, указывая в основании — БСО такой-то, такой-то и такой-то. Все БСО за день подшиваете к одному ПКО. Дополню, что квитанция от ПКО выдается тому, кто сдает деньги в кассу, то есть кассиру, а если Вы и кассир — одно лицо, квитанцию выбрасываете. БСО надо заказывать в типографии.

А так же сдавать эти деньги в банк на свой расчетный счет и как часто?

В кассе могут быть деньги в пределах лимита, который Вы устанавливаете сами в порядке, предусмотренном вышеприведенным положением № 373-П, а Все что сверх — сдается в день превышения, потому что, в соответствии с п. 1.4. указанного положения (373-П): «Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с пунктами 1.2 и 1.3 настоящего Положения лимита остатка наличных денег (далее — свободные денежные средства). Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее — другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.» До лимита деньги могут храниться в кассе сколько угодно.

В случае если я не имею право выписывать приходно — кассовый ордер, то существует ли иная возможность оплаты моих услуг наличными?

Вы имеете право выписывать БСО, а ПКО — это кассовый документ, составляемый в конце дня, к которому подшиваются все БСО. БСО Вы применять вправе. Можно обойтись без него только, если клиент-физлицо внесет сам деньги Вам на счет, сходив в банк, или просто перечислит со своей банковской карты на Ваш счет через интернет.

Итог:

Выдача клиенту при расчете наличностью квитанции от приходника в качестве подтверждения оплаты вместо выбитого ККМ чека или иных предусмотренных в случае исключений документов неправомерна. Основным документом в любом случае считается исключительно кассовый чек. Заменить его БСО, товарным чеком или «прочим документом» можно только в ситуациях, предусмотренных законом

1.Форма приходного кассового ордера не приравнена к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчетов с покупателем (заказчиком, клиентом), а потому не может являться основанием для получения наличных денег без применения контрольно-кассовой техники.

<Письмо> УФНС России по г. Москве от 19.03.2012 N 17-26/23527 <Об обязанности организации выдать физическому лицу кассовый чек в подтверждение приема наличных денежных средств> {КонсультантПлюс}

  1. Документы, подтверждающие проведение расчетов наличными деньгами

Статья 861 ГК РФ закрепляет две формы осуществления расчетов: наличную и безналичную. В соответствии с п. 2 указанной статьи расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан в связи с осуществлением ими предпринимательской деятельности производятся в безналичном порядке. Однако названные лица вправе использовать для расчетов и наличные деньги при условии соблюдения требований к проведению кассовых операций.

В судебной практике возникают вопросы относительно оценки того или иного документа в качестве допустимого доказательства совершения расчетов с использованием наличных денег.

1.1. Вывод из судебной практики: По вопросу о возможности подтвердить проведение расчетов наличными деньгами квитанцией к приходному кассовому ордеру существует две позиции судов.

Позиция 1. Проведение расчетов наличными деньгами может быть подтверждено квитанцией к приходному кассовому ордеру.

Судебная практика:

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.08.2018 N Ф07-8051/2018 по делу N А66-16353/2017

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 26.01.2018 N Ф09-7959/17 по делу N А60-32834/2016

Позиция 2. Проведение расчетов наличными деньгами не может быть подтверждено квитанцией к приходному кассовому ордеру, если расчеты проведены с нарушением законодательства.

Судебная практика:

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 07.06.2018 N Ф05-5842/2018 по делу N А40-115527/2017

Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового

Авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму учесть в расчетах с подотчетным лицом (возместить ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены. Кассовый чек — не единственное доказательство добросовестности сотрудника. Товарный чек и сданные на склад ценности подтверждают факт расходования денег подотчетным лицом на их приобретение, в том числе при отсутствии кассового чека.

Готовое решение: Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

2.Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека

Возможна ситуация, когда к авансовому отчету о расходовании подотчетной суммы не приложен кассовый чек. Отсутствие кассового чека во многих случаях не является препятствием для принятия к учету авансового отчета

Готовое решение: Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

3.статье 25 Закона N 2300-1 прямо указано на то, что отсутствие у потребителя товарного чека или кассового чека либо иного подтверждающего оплату товара документа не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания.

4.Об отсутствии чеков ККТ при утверждении авансового отчета

Описание ситуации: В связи с внесенными поправками в Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…» с 1 июля 2018 г. у работников, получивших деньги под отчет, не принимаются товарные чеки без кассового чека. К сожалению, наши работники не всегда прислушиваются к изменениям в законе и приносят товарные чеки без чека ККТ.

Вопрос 1: Можно ли расходы по этим товарным чекам относить на убытки, на 91-й счет?

Ответ: Авансовый отчет — это первичный документ для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. К нему подотчетное лицо прилагает документы, подтверждающие расходование выданных денег.

Авансовый отчет принимается к бухгалтерскому учету, а указанная в нем сумма учитывается в расчетах с подотчетным лицом (возмещаются ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены.

В случае приобретения подотчетным лицом товаров в розницу у организации, которая обязана использовать ККТ, при отсутствии чека ККМ (при наличии только товарного чека) организация вправе отнести данные суммы на расходы, не принимаемые в целях налогообложения прибыли (91-й счет), при условии утверждения авансового отчета руководителем или уполномоченным им лицом.

Вопрос 2: Какие риски могут быть при нарушении Закона о ККТ для работников, получивших средства под отчет, и организации?

Ответ: При нарушении Закона о ККТ основные риски несет организация-продавец в виде наложения административного штрафа за неприменение ККТ.

Организация-покупатель, подотчетное лицо которой в авансовом отчете не подтвердило факт оплаты товаров, приобретенных в розницу, не вправе принять данные расходы в целях налогообложения прибыли.

Также при отсутствии чека ККМ и счета-фактуры организация-покупатель не сможет принять к вычету суммы НДС по приобретенным товарам.

Что касается вопроса о том, нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если среди подтверждающих документов нет чека ККТ, то официальной позиции по данному вопросу нет.

Однако существуют судебные акты, из которых следует, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.

Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 13.12.2010 N КА-А40/15065-10 по делу N А40-98411/09-107-657 суд указал, что отсутствие чеков контрольно-кассовой машины при наличии других документов, подтверждающих факт расходования спорной суммы, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами.

В Постановлении ФАС Московского округа от 24.02.2010 N КА-А40/669-10 по делу N А40-46422/09-112-282 суд отклонил довод налогового органа о том, что при отсутствии кассового чека сумма аванса, выданного работнику под отчет на хозяйственные расходы, облагается НДФЛ. Кроме того, работник представил товарные чеки, которые были признаны судами первой и апелляционной инстанций достоверными документами, подтверждающими произведенные сотрудником расходы.

Таким образом, полагаем, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.

Тематический выпуск: Налог на добавленную стоимость: актуальные вопросы из практики налогового консультирования (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2018, N 8) {КонсультантПлюс}

5.Отсутствие кассовых чеков в целях приобретения товарно-материальных ценностей при наличии авансового отчета, товарных чеков, актов списания в производство товарных ценностей не может свидетельствовать о том, что денежные средства, переданные в подотчет, являются доходом работника. К такому Решению пришли служители Фемиды Арбитражного суда Саратовской области от 29 января 2018 года по делу N А57-18148/2017.

Статья: Спорные подотчетные (Крикунова О.) («Расчет», 2019, N 1) {КонсультантПлюс}

admin