Авансовый отчет при УСН

Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты. Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, расскажем в статье.

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ, Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Дт 51 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на банковский счет организации.

Дт 52 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на валютный счет фирмы организации.

Дт 73 Кт 51, 52 — сотруднику возвращена сумма комиссии банка за перевод.

Дт 91 Кт 73 — комиссия банка признана в расходах.

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Главная — Статьи

Осуществление расходов на командировку, на приобретение товарно-материальных ценностей, расчеты с контрагентами — вот лишь некоторые ситуации, при которых оформляется авансовый отчет. Однако «упрощенцы» порой считают, что утруждать себя составлением дополнительных документов не имеет смысла.
Насколько правомерна такая позиция налогоплательщиков? На какие моменты необходимо обратить внимание при составлении авансового отчета и при отнесении затрат по нему в расходы при исчислении единого налога, уплачиваемого при применении УСН?

А может, обойдемся?

Конечно, прежде чем рассказывать обо всех спорных моментах, возникающих при заполнении авансового отчета, необходимо определиться с главным вопросом: а нужен ли «упрощенцу» авансовый отчет? Ведь согласно п. 3 ст. 4 Федерального закона N 129-ФЗ (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») «упрощенцы» освобождены от ведения бухучета. И если еще организации, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, как-то могут объяснить себе, что данный первичный документ им необходим, то «упрощенцы» с объектом налогообложения «доходы» порой совершенно уверены: не то что авансовые отчеты, а вообще большинство (а то и все) первичных документов им не нужны, ведь налог исчисляется с доходов, причем определяемых кассовым методом, то есть от поступления денежных средств на расчетные счета и в кассу, что не составляет особого труда проверить.

Однако ситуация не так проста, как может показаться на первый взгляд.
Начнем с «упрощенцев», выбравших объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов». В данном случае составление авансового отчета просто необходимо. Ведь иначе нельзя принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Обратимся к положениям гл. 26.2 НК РФ.
Расходы признаются, если они:
1) входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ;
2) соответствуют ст. 252 НК РФ: документально подтверждены и экономически обоснованны. И вот здесь мы впервые встречаемся с требованием о документальном оформлении. А ведь именно авансовый отчет является первичным документом. Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы, и только при оформлении авансовым отчетом такие траты приобретают высокий статус расходов. Именно об этом говорится в Письме УФНС России от 23.04.2007 N 18-11/3/037127.1@: документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов, являются:
— расходно-кассовый ордер;
— приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
— командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
— авансовый отчет командированного работника по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п., утвержденный руководителем;
3) оплачены организацией. Это еще одно условие, о котором не следует забывать «упрощенцам», применяющим УСН с объектом «доходы минус расходы». Таким образом, если осуществляется подотчет в классическом варианте, то есть сначала подотчетное лицо получило деньги, а потом отчиталось за полученные средства, датой признания расходов будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент выполняются все условия, необходимые для принятия расходов: они оплачены (в момент, когда выданы денежные средства под отчет) и произведены (о чем свидетельствует отчет подотчетного лица). Аналогичную позицию высказывают и специалисты главного финансового ведомства (см., например, Письмо от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21): пп. 13 п. 1 ст. 346.16 Кодекса установлено, что налогоплательщики вправе при определении налоговой базы учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания.
С учетом вышеизложенного, выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).
В случае, который достаточно часто встречается на практике, когда работник организации (как правило, руководитель) сначала приобретает необходимые товарно-материальные ценности, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему, моментом признания расходов будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.
Теперь перейдем к тем организациям, которые применяют УСН с объектом налогообложения «доходы». Нужно ли таким налогоплательщикам составлять авансовые отчеты?
По данному вопросу свои разъяснения неоднократно приводили специалисты налоговой службы.
На основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными документами.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При этом документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.
В соответствии с п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Постановлением Госкомстата РФ N 88 (Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации») для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
— кассовая книга (форма N КО-4);
— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Согласно п. п. 3 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ — авансовый отчет, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от N 55 (Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Данная позиция представлена в Письмах УФНС по г. Москве от 18.01.2007 N 18-11/3/03895@, от 21.12.2005 N 18-11/3/94150.
Таким образом, организации, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы», обязаны соблюдать Порядок ведения кассовых операций и, следовательно, составлять авансовые отчеты. При этом данное обоснование в пользу составления авансовых отчетов подходит для всех «упрощенцев», в том числе для тех, кто выбрал объект «доходы минус расходы», однако, как мы говорили ранее, у последних есть более сильный аргумент для составления авансовых отчетов — необходимость учета и признания расходов.

Авансовый отчет: основные моменты заполнения

Коротко о главном

В Постановлении Госкомстата России N 55 приведены основные моменты, которые необходимо знать при заполнении авансового отчета. Напомним некоторые из них:
— авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы;
— авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии;
— авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации;
— на оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете;
— в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9);
— реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ;
— проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру;
— на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Авансовый отчет в электронной форме: возможно ли это?

Пунктами 1 и 2 ст. 1 Федерального закона N 1-ФЗ (Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действует до 1 июля 2012 г. наравне с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи») определено, что электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие указанного Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.

Будут ли авансовые отчеты (типовая форма N АО-1), оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, подтверждать расходы организации?
Мнение главного финансового ведомства по данному вопросу представлено в Письме от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Закона.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.
Пунктами 1 и 2 ст. 1 Федерального закона N 1-ФЗ установлено, что целью данного Закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.
Действие указанного Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.
В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона N 149-ФЗ (Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Учет расходов на приобретение бланков первичных документов

Сегодня в большинстве своем организации ведут учет в специализированных программах, которые также дают возможность распечатывать соответствующие документы с уже внесенными в них сведениями. Однако вопрос об учете расходов на приобретение бланков документов, в том числе бланков авансовых отчетов, для некоторых налогоплательщиков остается актуальным, и подтверждение тому — разъяснение чиновников главного финансового ведомства. На вопрос, по какой статье расходов следует отражать стоимость приобретенных банков авансовых отчетов, финансисты отвечают: с учетом того, что в соответствии с пп. 17 п. 1 ст. 346.16 Кодекса при определении объекта обложения единым налогом учитываются расходы на канцелярские товары, налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы по оплате стоимости приобретаемых бланков (Письмо от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123).

Оправдательные документы: различные ситуации

Отдельным моментом в большой теме под названием «Авансовый отчет» является вопрос об оправдательных документах, которые прикладываются к авансовому отчету. Как правило, бухгалтеры организаций требуют от подотчетников товарные и кассовые чеки. Что делать, если нет кассового чека? ФНС при проверках такие суммы квалифицирует как доход сотрудника, которому был выдан авансовый отчет, и пытается обложить налогом на доходы физических лиц. Судьи в данном вопросе встают на сторону налогоплательщиков. Именно такая ситуация рассмотрена в Постановлении ФАС ДВО от 26.07.2006, 19.07.2006 N Ф03-А73/06-2/1776.
Как следует из материалов дела, денежные суммы выдавались обществом своим работникам под отчет для приобретения цветов к юбилеям и торжественным мероприятиям. В подтверждение расходования выданных под отчет денежных средств на указанные цели были представлены товарные чеки, а также акты о приобретении товарно-материальных ценностей, составленные работниками налогового агента, которые не могут заменить первичных учетных документов, а именно кассовый чек.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечисленные в названной статье обязательные реквизиты.
Во исполнение указанного Закона Правительством РФ принято Постановление от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах», согласно которому на Госкомстат возложены функции по разработке и утверждению унифицированных форм первичной учетной документации.
В Постановлении Госкомстата РФ N 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации АО-1 «Авансовый отчет» с указаниями по ее применению и заполнению (введена в действие 01.01.2002). Данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В соответствии с этими указаниями бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. При этом в перечне документов, подтверждающих расходы, поименованы: квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и другие оправдательные документы. То есть такой перечень не является исчерпывающим.
Таким образом, отсутствие чека контрольно-кассовой машины при наличии других оправдательных документов не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения последними дохода, облагаемого НДФЛ.
Судей Дальневосточного округа в данном вопросе поддерживают коллеги Западно-Сибирского округа: ссылка инспекции на отсутствие кассовых чеков в качестве документального подтверждения авансового отчета обоснованно отклонена арбитражным судом, поскольку товарный чек, оформленный согласно требованиям ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», является документом первичной учетной документации, а отсутствие кассовых чеков не свидетельствует о расходовании подотчетным лицом денежных средств на собственные нужды. Кроме того, судом установлено, что материальные ценности приобретены за наличный расчет для производственных нужд, приняты к учету как основные средства.
Совокупность перечисленных обстоятельств свидетельствует о правильности вывода арбитражного суда об отсутствии дохода у физического лица и, следовательно, об отсутствии оснований для привлечения общества к ответственности за неполную уплату НДФЛ (Постановление от 20.09.2007 N Ф04-2603/2007(38159-А81-7)).
В отдельную тему можно выделить вопрос, связанный с подтверждением расходов подотчетными лицами в случае, когда товарно-материальные ценности приобретаются подотчетными лицами у плательщиков ЕНВД. Связано это с изменениями, внесенными в Федеральный закон N 54-ФЗ (Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Согласно данным изменениям плательщики ЕНВД, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Могут ли «упрощенцы» использовать данный документ для подтверждения понесенных расходов?

В Письме от 15.10.2010 N 03-11-06/2/156 финансисты приводят следующие разъяснения по этому вопросу. В соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при исчислении налоговой базы вправе учесть расходы, предусмотренные п. 1 данной статьи и соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть обоснованные, документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Статьей 346.24 НК РФ установлено, что налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином.
В соответствии с Приказом Минфина России N 154н (Приказ Минфина России от 31.12.2008 N 154н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и Порядков их заполнения») операции, регистрируемые в книгах учета, должны быть подтверждены первичными документами.

Таким образом, для налогоплательщиков упрощенной системы налогообложения подтверждением сумм расходов на оплату приобретенных товаров (работ, услуг) независимо от суммы являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.).
В силу п. 2.1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Таким образом, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг должны подтверждаться отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками или документами (товарными чеками, квитанциями или другими документами), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Указанные документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2.1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, могут выдаваться организациями и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, при осуществлении ими соответствующей предпринимательской деятельности, подлежащей обложению ЕНВД для отдельных видов деятельности.

Авансовый отчет с точки зрения сотрудника

Что касается сотрудника, больным вопросом для обеих сторон может стать ситуация, когда сотрудник не отчитался за полученные под отчет средства. Как поступить организации? Можно ли удержать неизрасходованные денежные средства из зарплаты сотрудника? Как документально оформить данную операцию?
Типичная ситуация. Работник организации был в командировке. Он израсходовал денег меньше, чем получил под отчет. Остаток неистраченных средств в кассу он не вернул. Организация решила удержать эту сумму из его зарплаты. Нужен ли для этого приказ директора или же бухгалтерия может сделать это самостоятельно (например, на основании авансового отчета)? Должен ли работник написать заявление с просьбой удержать деньги из его зарплаты?
Как отмечают специалисты Роструда в Письме от 09.08.2007 N 3044-6-0, по возвращении из служебной командировки работник обязан составить авансовый отчет по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России N 55. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, его следует получить в письменной форме.

Некоторые предприниматели считают, что авансовые отчеты при УСН составлять нет необходимости. Они ссылаются на п. 3 статьи 4 Закона № 129-ФЗ, по которому организации и ИП, применяющие упрощенную схему налогообложения, освобождаются от ведения бухгалтерской документации. Однако ими упускается из виду тот факт, что в авансовых отчетах при УСН проводки отображаются разные: расходы на закупку товара и сырья, командировочные отчисления, взаиморасчеты с другими структурами и прочее. Поэтому, прежде чем отказываться от оформления такой документации, целесообразно сначала проконсультироваться со специалистами.

Компании, которые работают на упрощенной системе налогообложения, имеют некоторые послабления в подаче налоговой отчетности, однако авансовые отчеты при УСН 6 % сдавать все же необходимо. Этот документ помогает вести учет всех денежных средств, которые были выданы подотчетным лицам. Его необходимо своевременно подавать в ФНС. Но особенности оформления и предоставления в орган ежегодно изменяются. Узнать, как учитываются авансовые отчеты при УСН и когда нужно сдавать отчет в этом году, помогут сотрудники нашей компании. Они точно знают, как правильно оформлять документацию, а также в какой форме ее подавать в Налоговую службу. Также они могут взять на себя составление отчета для вашей компании.

Нужны ли авансовые отчеты при УСН
Лицо, которое получило денежные средства под отчет, должно не позже трех дней после этого предъявить документы об израсходованных суммах. Эта официальная бумага называется авансовым расчетом. В дальнейшем она будет подана в контролирующие органы. Очень часто у предпринимателей возникают сложности с определением, как учесть авансовые отчеты при УСН.
Трудности с зачислением средств в единый расчет появляются у лиц, которые не изучали постановления Минфина. В 2017 году изменился бланк подачи этого обязательного документа, что спровоцировало возникновение сложностей с его оформлением. Новая форма авансового отчета при УСН утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа. Она получила название № AO-1.
Но почему же столь часто возникают сомнения, обязателен ли авансовый отчет при УСН?Причина этого в том, что компании, которые работают на упрощенной системе налогообложения, освобождены от ведения бухгалтерского учета. А авансовый отчет должен входить в состав этого документа. Поэтому многие просто думают, что им не нужно составлять авансовый отчет без счет-фактуры при УСН.
Однако это распространенное заблуждение. Компании, которые работают на УСН 6 %, обязательно должны составлять авансовые отчеты. Они необходимы предприятию, так как без них нельзя принять в расход затраты, которые осуществлялись подотчетным лицом.

Для кого учет авансовых отчетов при УСН обязателен
Если предприниматель выбирает в качестве объекта налогообложения доходы, сниженные на размер расходов, то ему придется оформлять отчетность по авансам. Ведь только подобным образом можно учесть затраты соответствующих должностных лиц. Признание авансовых отчетов при УСН осуществляется, если расходы:

  • входят в перечень, утвержденный ст. 346.16 НК РФ;
  • документально подтверждены;
  • реально оплачены организацией.

Дата утверждения таких документов соответствует числу, месяцу, году признания самих платежей. В авансовом отчете статусы оплаты расходов при УСН отображаются по общим правилам. Это касается также выдачи командировочных средств, покупки товаров с последующим возмещением.
Для тех организаций, которые используют упрощенную схему налогообложения и выбирают в качестве его объекта доходы, во многих случаях признание расходов в авансовых отчетах при УСН и соблюдение регламента кассовых операций является обязательным. В этих документах указываются суммы наличных денег, выданные должностным лицам на осуществление хозяйственных операций.
Заполнение авансового отчета при УСН
Оформление отчетности — это трудновыполнимая и очень ответственная задача. Поэтому справиться с ней могут далеко не все люди. Для того чтобы правильно подготовить и заполнить документ, необходимо иметь специальные знания и быть в курсе последних нововведений. Все особенности оформления авансового отчета при УСН подробно изложены в Постановлении Госкомстата России № 55.
В нем указано, что отчет должен составляться в одном экземпляре подотчетным лицом и бухгалтером компании. На обратной стороне необходимо перечислить все документы, которые подтверждают расходование выданных средств. Это могут быть:

  • квитанции;
  • чеки;
  • транспортные документы.

Составление авансовых отчетов при УСН в электронной форме также допустимо. Бухгалтерия обязана проверить достоверность указанной в документе информации. Только после этого отчет подается на утверждение руководителю или уполномоченному лицу. В дальнейшем документ принимают к бухгалтерскому учету.
Узнать, как оформляется авансовый отчет при УСН в 2017 году, вы можете у сотрудников компании «Финаби». Специалисты постоянно следят за нововведениями в бухгалтерской сфере, поэтому всегда в курсе последних изменений. Они не только подскажут, как правильно составить отчет, а также могут оформить его за вас.

Нюансы составления авансовых документов
Оформление авансовых отчетов при УСН по оплате ранее произведенных расходов требует знания бухучета и соответствующих правил. Если вы сомневаетесь, нужно или нет отображать в документации конкретные затраты, или не знаете, как показать ранее выплаченные суммы наличных денег, также обращайтесь за помощью. Мы досконально изучили, как составляется авансовый отчет при УСН по КДИР и прочим выплатам. Наши сотрудники быстро и юридически грамотно оформят для вас все бумаги, благодаря чему со стороны контролирующих госорганов к вашей организации претензий по ним не возникнет.
При заполнении приходится учитывать ряд важных моментов. Прежде всего, каждый авансовый отчет при УСН квитанциями, чеками и приходными ордерами должен дополняться обязательно. Любой такой документ:

  • составляется в одном экземпляре;
  • оформляется в бумажном или электронном виде;
  • содержит список документов, подтверждающих затраты.

При учете расходов при УСН с выдачей под авансовый отчет наличных денег обязательно отображаются их суммы. Все чеки и прочие платежные квитанции, приложенные к документу, нумеруются. Бухгалтерия должна проверить обоснованность и целевую направленность расходов. Если вы обратитесь к нам за консультацией, мы разъясним вам любые вопросы: как составляется авансовый отчет о командировочных расходах при УСН, в какие сроки и куда представляются, какими бумагами дополняются, в каком формате оформляются.

Если при УСН авансовый отчет не оплачен в соответствии с чеками либо деньги выданы без них, то это считается нарушением. В платежных документах должны быть указаны:

  • наименование приобретаемых материальных средств;
  • их количество;
  • итоговая сумма;
  • дата покупки.

Полные реквизиты должны быть указаны и в тех случаях, когда при УСН оплата поставщику через авансовый отчет осуществляется за транспортные расходы, затраты на проживание в гостинице во время командировки. ИФНС проверяет такую документацию, чтобы понять, насколько четко организация соблюдает кассовую, бухгалтерскую, налоговую дисциплину. Поэтому расходы, оформленные авансовыми отчетами при УСН, должны быть целевыми и документально подтвержденными.
Когда сдавать авансовый отчет при УСН
Как и все остальные обязательные декларации, сдавать авансовый отчет также необходимо строго в указанные временные рамки. Лицо, которое получило денежные средства под отчет, должно предоставить бумаги, подтверждающие их расходование, в течение 3 дней после окончания срока, на который они выданы. Далее происходит проверка авансовых отчетов при УСН. Длительность ее законом не установлена. Все зависит от загруженности специалистов, что должны осуществлять проверку.
Бухгалтерия обязана детально изучить все данные, указанные в отчете. При возможности, они должны проверить их достоверность. Если же срок сдачи авансового отчета при УСН не будет соблюден, то сумму могут вычесть из заработной платы подотчетного лица. Поэтому, если вы не хотите понести серьезные убытки, своевременно подавайте документы об израсходованных финансовых средствах.
Важно помнить, что даже ИП при УСН нужны авансовые отчеты. Для них составление этого документа обязательно, если средства были выделены на расчеты с контрагентами, поставщиками, на приобретение товарно-материальных ценностей. Особенности оформления отчета для компаний и индивидуальных предпринимателей не отличаются.
Авансовые отчеты при ЕНВД также необходимы. Даже единый налог на вмененный доход не освобождает от составления этого документа. Поэтому можно утверждать, что абсолютно все предприятия, которые работают на любых режимах налогообложения, должны оформлять и подавать авансовые отчеты.
Перерасход в авансовом отчете при УСН
Нередко возникают ситуации, когда суммы, выданной предприятием, просто не хватило на покупку всего необходимого товара, оплаты услуг. В таком случае возникает сложность, как отразить в отчете перерасход финансовых средств. В подробном перечне произведенных расходов необходимо указать данный факт. После проверки документа руководство проведет возмещение по авансовому отчету при УСН.
Если же у подотчетного лица остались средства, то он обязан сдать их в кассу.Если работник не погасил неизрасходованные финансы, то руководитель удержит сумму долга из его заработной платы.

Электронный авансовый отчет
В соответствии с действующим налоговым законодательством и руководящими указаниями Министерства финансов РФ, авансовые отчеты при УСН 15% и других аналогичных системах налогообложения можно представлять в надлежащие службы как в бумажном, так и в электронном варианте. Главное, чтобы они отражали достоверную информацию, а их оформление соответствовало требованиям регламента. При УСН 8 2 авансовые отчеты на машинных носителях должны содержать заверенную электронную подпись. В этих документах необходимо отобразить все средства, выданные наличными деньгами или выплаченные ранее на:

  • все произведенные хозяйственные операции;
  • закупку материальной базы или товаров;
  • оплату командировок персоналу.

Если вы впервые заполняете авансовый отчет по НДС при УСН или другим произведенным ранее выплатам, то многие моменты будут неясны. Чтобы избежать ошибок в документе и потери времени на выяснение различных вопросов, обращайтесь за помощью в компанию «Финаби». Мы проведем для вас обстоятельную консультацию.

Расходы при УСН 6% «Доходы»

При УСН 6% учет расходов в целях налогообложения не нужен. Исключение – платежи на обязательное страхование работников, фиксированные страховые взносы предпринимателей за себя и торговый сбор. Эти расходы можно вычитать из налогового платежа. ИП без работников могут уменьшить налог на страховые взносы вплоть до нуля, а ИП с работниками и ООО уменьшают платеж в бюджет не больше, чем на 50%.

Все остальные расходы для налогообложения в расчет не принимаются. Это значит, что при проверке правильности расчета налога инспекторы не будут проверять обоснованность затрат и наличие подтверждающих документов.

На УСН 6% в Книге учета доходов и расходов отражается только доходная часть, в декларацию по единому налогу тоже заносятся только итоговые данные по выручке.

Скачать и заполнить КУДиР для УСН

Но даже упрощенцам нельзя игнорировать учет расходов и хранение документов. Это нужно:

  1. Для бухгалтерского учета. ИП на упрощенном режиме бухучет не ведут, а вот ООО ведут. Они должны отражать расходные операции в бухучете и хранить подтверждающие документы.

  2. Для подтверждения законности приобретения товара. Если будут отсутствовать документы, налоговики могут счесть имущество полученным безвозмездно и доначислять налог. Это касается не только организаций, но и предпринимателей.

  3. Для внутреннего учета, анализа и планирования.

Расходы при смене объекта налогообложения

Может случиться так, что ИП или фирма примут решение сменить объект налогообложения с «Доходы» на «Доходы минус расходы». Часть трат, понесенных еще во время применения УСН 6%, можно будет вычесть из доходов уже после перехода на УСН 15%.

Это возможно в следующих случаях:

  1. Товары были приобретены для перепродажи, и к моменту перехода полностью или частично не распроданы. Расходы по этим товарам признаются только после их продажи. Это значит, что стоимость товаров, которые будут проданы после перехода на УСН 15% можно будет вычесть из налогооблагаемой базы несмотря на то, что фактически эти затраты были понесены еще в период применения УСН 6%.

  2. Материалы были приобретены у поставщиков до перехода, а оплачены уже после. Эти суммы тоже можно смело засчитывать в расходы при расчете налогооблагаемой базы.

  3. Основные средства были приобретены и оплачены до перехода, но введены в эксплуатацию уже после. По закону расходы на приобретение основных средств принимаются к вычету после ввода в эксплуатацию, поэтому в этой ситуации их можно принять к вычету несмотря на то, что они были понесены в период применения УСН 6%.

Во всех этих случаях должны быть подтверждающие документы. Подключитесь к сервису «Моё дело» — и учет выручки и затрат будет вестись в автоматическом режиме.

Вы будете заносить расходные и доходные операции, а сервис сам на их основе рассчитает налоги, сформирует КУДиР и налоговую декларацию. На УСН «Доходы» в отчетные документы попадет только выручка, но вся информация по тратам будет храниться в системе для контроля и анализа. Вы сможете отследить историю любой операции и документы, которые ее сопровождали.

Получить бесплатный доступ

В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 0 нравится Поделиться:

admin