Аренда без актов выполненных работ

Здравствуйте!
Коллега, для отнесения в затраты услуг по аренде офиса не требуется ежемесячное подписания актов.
На нашем форуме не один раз обсуждалась данная тема. Вот, например:
Акты выполненных работ по договору аренды помещения
Налоговый учет расходов при аренде офиса
Также привожу ответы экспертов службы Правового консалтинга СПС «Гарант» Д.Гусихина и В.Горностаева на подобный вопрос:
«Вопрос: Организация заключила договор аренды помещения под офис. Договор аренды содержит все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». У организации также имеется акт приема-передачи помещения. Согласно договору организация перечисляет ежемесячную арендную плату не позднее 5-го числа текущего месяца. Договор аренды не предусматривает представления счета на оплату и составления акта выполненных работ. Какой перечень документов должен наличествовать у организации-арендатора для подтверждения расходов на аренду помещения?
Ответ: К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).
То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).
При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.
Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:
— дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
— дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
— последнее число отчетного периода.
Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).
При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).
Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).
Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).
В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).
При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).
Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.
Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.»

Какими документами можно подтвердить расходы арендатора на аренду помещения, если заключенный договор представления счетов на оплату и составления акта выполненных работ не предусматривает? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Дмитрий Гусихин и Вячеслав Горностаев.

Организация заключила договор аренды помещения под офис. Договор аренды содержит все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». У организации также имеется акт приема-передачи помещения. Согласно договору организация перечисляет ежемесячную арендную плату не позднее 5-го числа текущего месяца. Договор аренды не предусматривает представления счета на оплату и составления акта выполненных работ. Какой перечень документов должен наличествовать у организации-арендатора для подтверждения расходов на аренду помещения?

К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).

То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.

Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:

— дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

— дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

— последнее число отчетного периода.

Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).

При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).

Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).

Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).

В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).

При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).

Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.

Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

    Ситуация, при которой применим Акт выполненных работ к Договору аренды спецтехники с экипажем:

    Стороны заключили Договор аренды (фрахтования на время) спецтехники с экипажем, в соответствии с которым Арендодатель предоставляет Арендатору спецтехнику за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению ею и по её технической эксплуатации. После завершения оказания услуг Стороны должны составить и подписать документ, подтверждающий факт оказания услуг.

    Стороны Акта выполненных работ к Договору аренды спецтехники с экипажем:

  • Арендодатель – собственник или иное лицо, управомоченное законом или собственником сдавать спецтехнику в аренду и имеющее штат для управления и технической эксплуатации спецтехники (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель);

  • Арендатор – любое лицо, испытывающее временную нужду в спецтехнике (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо).

Содержание Акта выполненных работ к Договору аренды спецтехники с экипажем:

  • наименование Сторон Договора и указание на реквизиты Договора, по которому были оказаны услуги;

  • полный перечень оказанных услуг;

  • срок, в который было завершено оказание услуг;
  • стоимость оказанных услуг.

Акт выполненных работ является первичным бухгалтерским документом, подтверждающим факт оказанных услуг или выполненных работ, на основании которого выставляется счет на оплату и/или счет-фактура в подтверждение совершенного оборота по сделке. Акт выполненных работ подписывается уполномоченными представителями обеих Сторон Договора и скрепляется печатью организации при её наличии.

Акт выполненных работ к Договору аренды спецтехники с экипажем регулируется:

  • параграфом 1 (Общие положения об аренде) главы 34 Гражданского кодекса РФ;

  • параграфом 3 (Аренда транспортных средств) главы 34 Гражданского кодекса РФ.

Расходы на аренду
Безопасный минимум: Договор аренды, акт приемки-передачи имущества, ежемесячные счета-фактуры, документы об оплате.
Лишние документы: Ежемесячные акты.
Давайте посмотрим, какими документами обычно на практике обмениваются арендатор и арендодатель. И разберемся, какие из них действительно нужны вам для того, чтобы подтвердить расходы на аренду, а какие можно спокойно исключить. И не пререкаться каждый раз с контрагентом.
Договор аренды в письменной форме. Вообще глава 34 Гражданского кодекса РФ содержит требование соблюдать письменную форму договора, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом.
Акт приемки-передачи имущества. Законодательство требует составлять акт или иной подобный документ, только когда речь идет о недвижимости. Но в других случаях стороны договора, как правило, также составляют документ, подтверждающий передачу имущества арендатору.
Ежемесячные счета-фактуры и документы об оплате. Арендодатель ежемесячно выставляет арендатору счет-фактуру, на основании которого одна сторона начисляет НДС, а другая принимает его к вычету. Счета-фактуры можно считать документами, косвенно подтверждающими, что ваша компания продолжает пользоваться арендованным имуществом.
Перечисленные документы — это тот минимум, который необходим для признания арендных платежей в расходах.
Ежемесячные акты. Если ваша компания и арендодатель подписали договор с актом приемки-передачи имущества, то признать расходы в налоговом учете можно без ежемесячных актов об оказании услуг. Ведь договор и акт приемки-передачи подтверждают, что ваша компания получила имущество. А счета-фактуры и документы об оплате доказывают — стороны действуют по договору.
О том, что расходы на аренду можно подтвердить без ежемесячных актов, сказано и в письме Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118. Более того, в другом письме — от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750 — чиновники из финансового ведомства сделали общий вывод о ежемесячных актах. Так вот, по мнению Минфина России, для признания расходов ежемесячные акты нужны, только если стороны предусмотрели в договоре, что они будут обмениваться такой первичкой. Или это требование законодательства.
(Из статьи «Первичка, действительно нужная бухгалтеру, и бумаги, без которых вполне можно обойтись», «Главбух» № 21, 2012)

admin